Was ist eine Reisekostenabrechnungs-Software?
Mit einer Reisekostenabrechnungs-Software können Sie Geschäftsreise-Ausgaben verwalten und verfolgen. Viele Anbieter setzen dabei auf Komplettlösungen, die Ihnen das gesamte Reisemanagement erleichtern – nicht nur die Kostenabrechnung an sich. So brauchen Sie nur eine Software: um Reisen zu buchen, sich um reisende Mitarbeiter:innen zu kümmern, Spesenabrechnungen zu erstellen, Rechnungen zu begleichen u. v. m.
Funktionen & Vorteile einer Reisekostenabrechnungs-Software auf einen Blick
Mit einer Reisekosten-Software für Unternehmen können Sie: - Spesen erfassen – z. B. Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand
- Ausgaben verschiedenen Kostenstellen zuordnen, Rechnungen verwalten und Zahlungen tätigen
- Belege und Reisekostenabrechnungen digital erstellen, übertragen und speichern
- Ausgaben kategorisieren, anschaulich darstellen, analysieren und in automatisierte Berichte überführen
- Gesetzliche Pauschalen berechnen – z. B. Verpflegungspauschale und Kilometergeld
- Reisekosten reduzieren – sei es durch Hilfe bei der Mehrwertsteuerrückerstattung, integrierte Reise- und Reisekostenrichtlinien, individuelle Freigabe-Workflows, fundierte Einblicke, Firmenkreditkarten o. Ä.
Je nach Anbieter können ausserdem weitere Leistungen enthalten sein, z. B. eine Funktion zur Zeiterfassung, Integrationen mit Tools wie DATEV sowie Lösungen rund um die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen. Die Vorteile auf einen Blick:- Einfache Reisekostenabrechnung
- Volle Kostenkontrolle
- Flexible Berichterstattung
- Effizientes Reisemanagement
Reisekostenabrechnung: 8 Software-Lösungen im Überblick
Wann und für wen lohnt sich eine Reisekostenabrechnungs-Software?
1.) Zu hohe Kosten für Geschäftsreisen
Sie haben das Gefühl, zu viel Geld für Geschäftsreisen auszugeben? Mithilfe einer Reisekostenabrechnungs-Software finden Sie heraus, an welchen Stellen Sie beim Reisebudget sparen könnten: - Fundierte Daten zu Ihren Buchungsgewohnheiten und eine vollumfängliche Auflistung aller Reiseausgaben decken Optimierungspotenziale und Handlungsbedarfe auf.
- Bei Geschäftsreiseanbietern wie TravelPerk finden Sie eine grosse Auswahl an Hotels, Apartments, Flügen, Mietwagen und mehr. Zudem profitieren Sie von ausgehandelten Preisen für Unterkünfte. Ein grösseres Angebot und vergünstigte Tarife helfen Ihnen, Ihre Reisekosten zu senken.
- Die automatisierte Integration Ihrer Reiserichtlinie stellt sicher, dass Ihr Geschäftsreisebudget nicht überschritten wird. Einmal im Tool hinterlegt, können Mitarbeiter:innen nur Buchungen im vorgegebenen finanziellen Rahmen tätigen. Überteuerte Hotel- und Flugbuchungen sind damit Geschichte.
2.) Mühsame Berichterstattung für Geschäftsreisen
Bei all den Geschäftsreisen verlieren Sie langsam den Überblick und haben Schwierigkeiten, Ausgaben nachzuvollziehen und zuzuordnen? Ein detailliertes Reisemanagement-Reporting gibt Aufschluss über Ihre Ausgaben für Geschäftsreisen – die manuelle Berichterstellung ist allerdings kompliziert und zeitaufwendig. Ihre Reisekostenabrechnungs-Software erledigt diese Arbeit von allein. Das bietet gleich mehrere Vorteile: - Ihre Mitarbeiter:innen werden entlastet – von Geschäftsreisenden bis hin zur Buchhaltung.
- Sie erhalten flexible Echtzeit-Berichte, sodass Sie Ihren Cashflow jederzeit im Blick behalten.
- Die vorhandenen Daten lassen sich nach Ihren Wünschen aufschlüsseln: z. B. nach Kostenstellen, Abteilungen oder Mitarbeitenden.
3. ) Ineffizientes & unübersichtliches Reisemanagement
Klare Vorgaben zu Buchungswegen, erstattungsfähigen Kosten, gesetzlichen Pauschalen und Budgetgrenzen werden nicht eingehalten oder sind Zukunftsmusik? Die meisten Software-Lösungen bieten gleich mehrere Funktionen für ein effizienteres und transparenteres Reisemanagement: - Gesetzliche Vorgaben werden automatisch hinterlegt und aktualisiert.
- Individuelle Reiserichtlinien lassen sich einbinden und automatisiert anwenden.
- Ein integriertes Buchungstool ersetzt Einzelbuchungen über diverse Anbieter.
- Sämtliche Ausgaben werden zentral verwaltet, belegt und schneller erstattet.
- Bei Bedarf erhalten Sie Unterstützung von Expert:innen – idealerweise 24/7.
Tipps für die Wahl der passenden Reisekosten-Software
Wer sich für eine Reisekostenabrechnungs-Software entscheidet, sollte wissen, welche Funktionen konkret benötigt werden. Folgende Faktoren sollten Sie bei der Wahl einer Reisekostenabrechnungs-Software berücksichtigen:- Benutzerfreundlichkeit – intuitive Bedienung, übersichtliche Dashboards, Schulung oder Onboarding für Mitarbeiter:innen, Demo als Entscheidungshilfe
- Mehrere Benutzerprofile – variierende Zugriffsrechte für Finanzteams, Buchhaltung, Reisende und Co., verschiedene Freigabeprozesse und Buchungsrechte nach Hierarchie-Ebene, eindeutige Zuordnung zur Kostenstelle
- Integration der Reiserichtlinien – Bestimmungen für Reisekosten und Budgetgrenzen hinterlegen und automatisiert berücksichtigen
- Reibungslose Rückerstattung – schnelle Rückerstattung von Mitarbeiterauslagen, Kostenverfolgung und digitale Verwaltung von Belegen, papierlose Reisekostenabrechnung
- Prozessautomatisierung – Echtzeit-Analyse und -Aufbereitung von Reise- und Finanzdaten in Form von Berichten und Diagrammen, Automatisierung von Genehmigungsprozessen bei Buchungen, Bezahlungen und Erstattungen
- Nahtlose Integration – z. B. Buchhaltungs- und Zeiterfassungssoftware, HR-Tools, Teammanagement- und Kommunikationssoftware, Kalender, Reisemanagement-Tool etc.
Neben reinen Lösungen für die Reisekostenabrechnung gibt es auch Kombi-Tools, die mehrere Bereiche abdecken – z. B. das gesamte Finanzmanagement oder das gesamte Reisemanagement. Je nach Bedarf kann es sich lohnen, auf die Komplettlösung eines Reisemanagement-Unternehmens zu setzen: Über das Kostenmanagement hinaus lassen sich mithilfe solcher Plattformen sämtliche Aspekte Ihrer Geschäftsreisen zentral verwalten. Ob Sie Reisen buchen, Reisedaten verwalten, Flüge ändern, Ausflüge planen oder besondere Meetings organisieren möchten: Mit einer Reisemanagement-Lösung wie TravelPerk können Sie Ihre Geschäftsreisen vereinfachen.
FAQ – häufige Fragen zum Thema „Reisekostenabrechnungs-Software“
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