Was ist Ausgabenmanagement?
Produkte, Materialien, Dienstleistungen, Geschäftsreisen, Verpflegung – in diesen und mehr Kategorien tätigen Unternehmen jeden Tag die verschiedensten Ausgaben. Derartige Kosten entstehen in unterschiedlichen Abteilungen, überall dort, wo Mitarbeiter:innen etwas kaufen, in Auftrag geben oder bezahlen. Am Ende laufen alle Geschäftsausgaben auf einem oder mehreren Schreibtischen zentral zusammen – in der Buchhaltung oder im Finanzmanagement. Hier findet das Ausgabenmanagement statt.Die Mitarbeiter:innen begleichen Rechnungen, sortieren Quittungen, prüfen Kostenaufstellungen und Abrechnungen und leiten Rückerstattungen ein. Sie dokumentieren, analysieren und verwalten sämtliche Unternehmensausgaben – und sorgen so dafür, dass das Unternehmen zahlungsfähig bleibt. Das heißt: Um die Liquidität Ihrer Firma sicherzustellen, ist ein effizientes Ausgabenmanagement essenziell. Dafür braucht es geschulte, zuverlässige Mitarbeiter:innen – und im Idealfall ein Tool, das ihnen die Arbeit erleichtert und den Rücken freihält. Eine Ausgabenmanagement-Software übernimmt genau diesen Part und unterstützt Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber bei jedem Schritt des Ausgabenmanagements. Mögliche Funktionen einer solchen Software sind:- Ausgabendokumentation
- Ausgabenkontrolle
- Ausgabenverwaltung
- Ausgabenanalyse
Gestalten Sie Ihren Geschäftsreiseprozess noch effizienter – dank automatisierter Workflows!
Vorteile einer Spend Management Software
Gegenüber der manuellen Ausgabenverwaltung bieten professionelle Software-Lösungen für das Spend Management viele Vorteile. Der größte Pluspunkt: Dort, wo verschiedene Prozesse, die sonst mehrere Mitarbeiter:innen und Abteilungen durchlaufen, automatisiert und zentralisiert werden, entstehen saubere, effizientere Abläufe und zuverlässige Ergebnisse. So sparen Sie langfristig Zeit und Geld – durch:- Kurze Prozesse & weniger Fehlerquellen: Anstatt Papierquittungen hin- und herzureichen, Formulare auszufüllen und E-Mails zu schreiben, tragen Ihre Mitarbeiter:innen ihre Ausgaben einfach in die App ein. Die zuständigen Kolleg:innen können sie dann sofort abrufen und weiterverarbeiten. Ohne Umwege und Übertragungsfehler.
- Erleichterte Workflows & höhere Compliance: In Ihrer Ausgabenmanagement-Software können Sie Verantwortungsbereiche, Ansprechpersonen, Freigabeprozesse und Kostenrichtlinien einrichten. So gehen Sie sicher, dass keine Kosten eingereicht oder Ausgaben getätigt werden, die das vorgesehene Budget übersteigen – zumindest nicht ohne Genehmigung.
- Volle Transparenz & umfassende Berichte: Wählen Sie zwischen einer Vielzahl von Berichtsoptionen und behalten Sie jederzeit den Überblick über alle getätigten und bevorstehenden Ausgaben – auf Wunsch geordnet nach Kategorien oder Kostenstellen. Durch die Analyse und Aufbereitung der Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und Sparpläne erstellen.
- Nahtlose Vernetzung & große Entlastung: Die meisten Spend Management Lösungen zeichnen sich durch eine gute Kompatibilität aus: Sie können sie bspw. in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren und mit Ihrem Reisebuchungssystem vernetzen. So – und durch die vielen hilfreichen Features und die einfache Handhabung – erleichtert die Anwendung den Alltag Ihrer Mitarbeiter:innen und steigert ihre Zufriedenheit.
Wann sollte ich in eine Software-Lösung investieren?
Die Antwort auf die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt für den Umstieg vom analogen auf ein digitales Ausgabenmanagement ist denkbar einfach: jetzt – oder vielmehr jederzeit. Denn letztlich sind die Herausforderungen und Risiken, die sich bei der Nachverfolgung und Abwicklung von Spesen und Ausgaben im Allgemeinen ergeben, für alle Unternehmen gleich groß: egal, ob Startup, Familienbetrieb oder Weltkonzern.Außerdem sind Einsparpotenziale gerade für kleinere Unternehmen wertvoll – sowohl finanziell als auch mit Blick auf die Kapazitäten der Arbeitnehmer:innen. Deshalb lohnt es sich immer, ein benutzerfreundliches Tool hinzuzuziehen, das Ihren Mitarbeiter:innen Arbeit abnimmt und Ihnen gleichzeitig zu neuen Erkenntnissen verhilft. So können Sie Ihr Budget einhalten und den manuellen Arbeitsaufwand verringern. Bei den meisten Software-Anbietern müssen Sie dafür nicht einmal große Summen zahlen. Welche Anforderungen sind besonders wichtig?
Als kleines Unternehmen brauchen Sie ein Tool, das Ihnen den Rücken freihält, damit Sie sich auf Ihr Wachstum konzentrieren können. Besonders wichtig ist deshalb – neben den möglichst niedrigen Kosten – eine einfache Bedienung und eine reibungslose Integration in Ihre bestehenden Software-Lösungen. Achten Sie außerdem darauf, dass die gewählte Plattform folgende Kriterien erfüllt:- Automatisierte Dateneingabe & -übertragung
- Sensibilität für Fehler & Richtlinienverstöße
- Prognostische Einblicke in Ausgabentrends
- Integrierte Steuer- & Rückerstattungsrechner
- Schnelle Auslagenerstattung oder Firmenkreditkarten
15 Software-Lösungen im Überblick
Digitale Tools für Ihr Ausgabenmanagement gibt es von zahlreichen Anbietern. Wir haben 15 beliebte Optionen für Sie zusammengetragen und uns Leistungsumfang, Preis sowie Bewertungen von Nutzer:innen einmal genauer angesehen. Im Folgenden finden Sie Details zu:- Yokoy
- Pleo
- Payhawk
- Rydoo
- Circula
- Moss
- Expensya
- Mobilexpense: Declaree & MXP
- Spendesk
- BILL (ehemals Divvy)
- Expensify
- Webexpenses
- Fyle
- ExpenseIn
So finden Sie die passende Ausgabenmanagement-Software
Allein die Anzahl der verfügbaren Software-Lösungen für das Spesenmanagement zeigt, dass es an der Zeit ist, Ihre Ausgabenverwaltung zu digitalisieren. Mit dem passenden Tool gehören lose Zettel, endlose E-Mail-Verläufe und unübersichtliche Formularstapel endlich der Vergangenheit an. Um zwischen all den Möglichkeiten die Plattform zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt, braucht es ein wenig Geduld und Recherchearbeit.- Eruieren Sie gemeinsam mit Ihrem Finanzteam, welche Funktionen für Ihre Bedürfnisse besonders wichtig sind: Firmenkreditkarten, Ausgabenanalysen und Echtzeit-Berichte, schnelle Rückerstattungen oder vielleicht jede einzelne davon?
- Achten Sie darauf, dass das Tool Ihrer Wahl sich nahtlos mit allen Systemen verbinden lässt, die Sie bereits nutzen: von Kommunikationstools über Travel Management Systeme bis hin zur HR-Software. So steigern Sie Ihre Effizienz und nehmen Ihren Mitarbeiter:innen möglichst viel Arbeit ab.
- Beziehen Sie die Bewertungen der Systeme – bspw. auf G2 und Capterra – in die Entscheidungsfindung mit ein. Achten Sie hierbei nicht nur darauf, wie gut ein Tool abschneidet, sondern haben Sie auch die Anzahl der abgegebenen Bewertungen im Blick, um ein möglichst realistisches Bild zu erhalten.
- Wählen Sie eine Ausgabenmanagement-Software, die ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist und sich nach Möglichkeit auf Ihre Branche oder Ihre Unternehmensgröße spezialisiert hat bzw. Anpassungsoptionen bietet. Zudem sollte die Lösung Ihrer Wahl idealerweise auf Ihren Standort ausgerichtet sein – so gehen Sie sicher, dass alles gesetzeskonform abläuft.
Mit diesen Tipps finden Sie sicher eine Spend Management Software, die Ihnen die Arbeit erleichtert: für mehr Effizienz und Zufriedenheit, einen freien Kopf sowie große Einsparungen. ?)
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