Wann kann ich eine Dienstreise steuerlich absetzen?
Um Geschäftsreisen steuerlich absetzen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:1. Die Auswärtstätigkeit muss „beruflich veranlasst“ stattfinden. Das bedeutet: Die Reise erfolgt im Interesse Ihres Arbeitgebers. Dazu zählen z. B.:- Messe- und Veranstaltungsbesuche
- Aussendienstfahrten/Kundentermine
- Fortbildungen
- Unterricht in der Berufsschule
- Studienfahrten
2. Sie können die Reisekosten nur dann absetzen, wenn der Arbeitgeber diese nicht erstattet hat. Sollten Ihre Ausgaben bereits über eine Reisekostenabrechnung ausgeglichen worden sein, können Sie diese nicht mehr steuerlich geltend machen.3. Während Sie für einige Arten von Reisekosten Pauschalbeträge geltend machen können, sind für andere Nachweise notwendig: Heben Sie daher alle Rechnungen, Quittungen und Belege auf.
Welche Reisekosten kann ich genau absetzen?
Sie können die meisten Kosten geltend machen, die im Rahmen Ihrer Geschäftsreise angefallen sind. Dazu zählen:- Fahrtkosten (z. B. Kilometerpauschale, Zugtickets, Flugtickets, Taxikosten, Parkgebühren, Mautgebühren, Mietwagen-Kosten)
- Übernachtungskosten (z. B. Hotelkosten, Miete)
- Verpflegungsmehraufwand (Pauschale)
- Reisenebenkosten (z. B. Trinkgelder, Telefonkosten, Gepäckaufbewahrung, Versicherungen im Rahmen der Reise)
Nicht absetzen können Sie die Anschaffung von Reiseausrüstung wie Gepäck oder Reiseführer sowie eventuell entstandene Geldbussen oder Verwarngelder.
Sind tatsächliche Kosten oder Pauschalen absetzbar?
Die meisten Kosten für die Dienstreise können Sie in der tatsächlichen Höhe steuerlich absetzen. Hierzu benötigen Sie die entsprechenden Belege – verwahren Sie also Hotelrechnung, Zugticket, Parkschein etc., um diese bei Bedarf dem Finanzamt vorlegen zu können. Gerade bei längeren oder häufigeren Reisen ist es empfehlenswert, eine Tabelle anzulegen, damit Sie die Übersicht behalten und sämtliche Ausgaben dokumentiert sind.Keine Belege benötigen Sie, wenn Sie mit dem eigenen Fahrzeug anreisen. Hier greift eine Pauschale. Auch die Verpflegungsmehrkosten können pauschal erstattet werden.
Verpflegungspauschale in der Schweiz
Wann benötige ich einen Nachweis über Reisekosten?
Für sämtliche Kosten, die nicht pauschal abgesetzt werden können, benötigen Sie Nachweise in Form von Quittungen, Rechnungen und Belegen. Dazu zählen:- Übernachtungskosten: Rechnungen von Hotels, Pensionen oder Ferienwohnungen mit Angabe des Namens, der Anschrift und des Reisezeitraums.
- Fahrtkosten: Taxibelege oder Quittungen von öffentlichen Verkehrsmitteln, beispielsweise Bahn- oder Flugtickets. Wenn Sie Ihr eigenes Fahrzeug nutzen, benötigen Sie eine detaillierte Aufstellung der gefahrenen Kilometer und Angaben zu Datum, Uhrzeit sowie Start- und Zielort der Fahrt.
- Reisenebenkosten: Belege für Nebenkosten, die während der Dienstreise angefallen sind, wie Parkgebühren, Mautkosten oder Telefon- und Internetkosten.
- Fortbildungs- und Tagungskosten: Rechnungen von Seminaren, Kongressen oder Fachtagungen, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit besucht wurden.
Bewahren Sie alle Belege sorgfältig auf und sammeln Sie sie geordnet, um der Steuerverwaltung gegenüber einen lückenlosen Nachweis über die angefallenen Reisekosten erbringen zu können.Wie mache ich die Reisekosten steuerlich geltend?
Die Reisekosten werden in der Steuererklärung im Abschnitt Berufsauslagen angegeben. Diese Auslagen umfassen sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit anfallen und die nicht bereits vom Arbeitgeber erstattet wurden. Dazu gehören auch die Pendlerkosten sowie die Reisekosten für Geschäftsreisen.
Berufsbedingte Kosten in der Steuererklärung
Über die Berufskostenpauschale können Sie Kosten, die für die Ausübung Ihres Berufs nötig sind, geltend machen – darunter Arbeitsmaterialien, Kleidung sowie ggf. die Einrichtung eines privaten Arbeitszimmers. Geschäftsreisen ausserhalb des regulären Arbeitswegs können Sie unter übrige berufsbedingte Kosten absetzen, darunter: - Fahrtkosten (z. B. Zug, Auto, Flug): Wenn Sie Ihr eigenes Auto nutzen, können Sie die Kilometerpauschale von CHF 0,70 pro Kilometer ansetzen. Öffentliche Verkehrsmittel oder Flüge werden nach den tatsächlichen Kosten abgerechnet.
- Verpflegungskosten: Hier können Sie Pauschalen von CHF 15,- bis CHF 30,- pro Tag ansetzen, wenn die Verpflegung nicht gestellt wurde. Falls es spezifische Belege gibt, können Sie auch die tatsächlichen Kosten eintragen.
- Übernachtungskosten: Auch diese werden in der Regel über Pauschalen erfasst, sofern die Übernachtungskosten nicht vom Arbeitgeber übernommen wurden.
Die Bedingungen und die genaue Höhe der Pauschalen können von Kanton zu Kanton unterschiedlich ausfallen.
Reisekosten absetzen für Selbstständige
Als Selbstständige:r können Sie Ihre eigenen Reisekosten sowie die Ihrer Mitarbeiter:innen als Gewinnungskosten und geschäftsmässig begründete Aufwendungen geltend machen – sofern sie für die Erzielung der Einkünfte notwendig sind.Das trifft auf die Fahrtkosten für Geschäftstermine sowie auf Verpflegungs- und Übernachtungskosten zu, wenn diese im Rahmen der selbständigen Tätigkeit anfallen. Private Reisen sowie die private Nutzung von Firmenfahrzeugen müssen dabei klar von den geschäftsmässig begründeten Reisekosten abgegrenzt werden.
Vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreise- management. Ein für alle Mal.
Nice to know: weitere Steuertipps
Sparen Sie noch mehr Steuern – mit unseren Tipps rund um berufliche Reisen und weitere Werbungskosten.Vorstellungsgespräch als Auswärtstätigkeit
Dienstreise mit Urlaub verbinden & anteilig absetzen
Sie fahren dienstlich an einen attraktiven Ort – und wo Sie schon mal da sind, würden Sie am liebsten gleich einen Urlaub anschliessen? Viele Arbeitgeber ermöglichen dies. Die entstandenen Kosten für die berufliche und private Reise werden in diesem Fall anteilig getrennt. Den beruflichen Anteil können Sie – sofern nicht vom Arbeitgeber beglichen – von der Steuer absetzen. Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Artikel „Dienstreise mit Urlaub verbinden“.
Kilometerpauschale für Fahrten zu anderen Arbeitsstätten
Während der reguläre Arbeitsweg steuerlich durch die Pendlerpauschale abgedeckt ist, können Arbeitnehmer:innen die Fahrt zu weiteren Arbeitsstätten als Reisekosten von der Steuer absetzen. Den Arbeitsort kann der Arbeitgeber festlegen. Ansonsten ist dies der Ort, an dem Sie typischerweise an jedem Arbeitstag oder 2 volle Arbeitstage pro Woche oder mindestens ein Drittel Ihrer Arbeitszeit tätig sind. Das kann das Büro sein oder auch wechselnde Arbeitsstätten für Kundenbesuche. Alle Fahrten zu anderen Arbeitsstätten können Sie fortan als Reisekosten von der Steuer absetzen.
Weitere interessante Werbungskosten
Abseits der Reisekosten können Sie beispielsweise noch folgende Werbungskosten steuerlich geltend machen:- Arbeitsbekleidung
- Arbeitsmittel
- Bewerbungskosten
- Beruflich bedingte Umzugskosten
- Arbeitszimmer
- Fortbildungskosten
- Doppelte Haushaltsführung
- Telefon- und Internetkosten
Eine detaillierte Liste der absetzbaren Werbungskosten finden Sie im Steuerbuch Ihres Kantons.
FAQ – häufige Fragen zum Thema Dienstreise & Steuererklärung
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