Wie bucht man Betriebsveranstaltungen?

Es gibt verschiedene Wege, eine Betriebsveranstaltung zu organisieren oder zu buchen. Sie können die Planung selbst übernehmen und mit Veranstaltungsorten oder Dienstleistern in Kontakt treten sowie deren Angebote miteinander vergleichen. Oder aber Sie nutzen ein spezielles Tool für die Eventplanung, wie etwa TravelPerk MICE. Mithilfe solcher Tools können Sie alle relevanten Aspekte einer Betriebsveranstaltung in nur einer einzigen Plattform planen, vergleichen, buchen und managen – von der Eventlocation bis hin zum Transport und der Unterkunft der Gäste.

Welches Konto sollte man für die Betriebsfeier nutzen?

Alle Kosten für eine Betriebsveranstaltung, die im Rahmen des steuerlichen Freibetrags von 110 € pro Teilnehmer:in liegen, werden üblicherweise auf das Konto für „freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ gebucht, also auf die Posten SKR 03 = 4140 oder SKR 04 = 6130. Alle weiteren Ausgaben, die den Freibetrag übersteigen, müssen auf das Konto „freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ gebucht werden – dann auf die Posten SKR 03 = 4145 oder SKR 04 = 6060.

Ist ein Vorsteuerabzug bei Betriebsveranstaltungen möglich?

Ja, theoretisch ist ein Vorsteuerabzug für Aufwendungen von Betriebsveranstaltungen möglich, jedoch nur, wenn die Freigrenze von 110 € aus dem Umsatzsteuerrecht nicht überschritten wird. Anders als bei der Lohnsteuer, die mit Freibeträgen arbeitet, sieht die Umsatzsteuer für Betriebsveranstaltungen im Bereich Vorsteuer eine Freigrenze vor. Wird diese Freigrenze überschritten, entfällt das Recht auf Vorsteuerabzug für die gesamte Summe. Sprich, wenn die Zuwendungen der Betriebsveranstaltung die Freigrenze von 110 € pro Teilnehmer:in in der Umsatzsteuer übersteigen, haben Unternehmen keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Was zählt zu einer Betriebsveranstaltung?

Als Betriebsveranstaltung zählt jede Veranstaltung innerhalb eines Unternehmens, die eine betriebliche Veranlassung und gleichzeitig einen gesellschaftlichen Charakter aufweist. Zudem muss die Teilnahme an diesen Veranstaltungen allen Angestellten der Firma offenstehen. So zählen z. B. Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge oder auch Jubiläumsfeiern zu den Betriebsveranstaltungen.

Was ist keine Betriebsveranstaltung?

Nicht als Betriebsveranstaltung gelten zum Beispiel:Veranstaltungen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, also deren Teilnehmerkreis nicht hauptsächlich aus Betriebsangehörigen bestehtFeiern für einzelne Mitarbeiter:innen, z.B. Abschiedsfeiernsogenannte „Arbeitsessen“, bei denen Angestellte durch den Arbeitgeber bewirtet werden (etwa bei Überstunden)

Ist eine Betriebsveranstaltung Arbeitszeit?

Nein, grundlegend gelten Betriebsveranstaltungen nicht als Arbeitszeit. Einzige Ausnahme: Die Veranstaltung findet während der regulären Arbeitszeit statt – dann muss die in das Event investierte Zeit auch als Arbeitszeit angesehen und mit Arbeitslohn vergütet werden.

Betriebsveranstaltung buchen

Ob Weihnachtsfeier, Sommerfest oder Jubiläumsfeier – Firmenevents haben bei vielen Unternehmen einen festen Platz im Veranstaltungskalender. Doch gelten all diese Feiern auch wirklich als sogenannte Betriebsveranstaltungen?

Wir erklären Ihnen, was genau eine Betriebsveranstaltung ist, welche Vorteile diese Veranstaltungsart mit sich bringt und was es bei der Organisation und Buchung dieser Feiern zu beachten gilt.

Was ist eine Betriebsveranstaltung?

Als Betriebsveranstaltungen gelten alle Veranstaltungen innerhalb eines Unternehmens, die einen betrieblichen Anlass haben – also alle Events, die in engem Zusammenhang mit der Firma und ihren Angestellten stehen und auch nur innerhalb des Unternehmenskreises gefeiert werden.

Alle Betriebsveranstaltungen werden vom Unternehmen, also dem Arbeitgeber, organisiert und durchgeführt oder von diesem in Auftrag gegeben. So zählen unter anderem Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Betriebsausflüge und auch Jubiläumsfeiern zu den Betriebsveranstaltungen.

Neben der betrieblichen Veranlassung zeichnen sich diese Events auch durch ihren gesellschaftlichen Charakter aus. Sie sind dazu gedacht, das Zusammengehörigkeitsgefühl und den Teamgeist innerhalb des Unternehmens zu stärken.

Das müssen Sie bei der Buchung einer Betriebsveranstaltung beachten

Veranstaltungsort

Auch wenn es sich um eine Betriebsveranstaltung handelt, ist nicht vorgeschrieben, dass diese auch innerhalb des Firmengeländes bzw. im Betrieb stattfinden muss. Solange das Unternehmen der Organisator der Veranstaltung ist, können Betriebsfeiern sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmensgeländes stattfinden. Sie können das betriebliche Event also direkt vor Ort veranstalten oder aber eine für die geplante Feier passende Location außerhalb suchen.

Das Team von TravelPerk Events kann Ihnen bei der Buchung von Veranstaltungsorten helfen und Rabatte für Gruppenreisen ermöglichen.

Rahmenprogramm

Betriebsveranstaltungen können ganz unterschiedliche Rahmenprogramme aufweisen bzw. verschiedene Aktivitäten beinhalten. So zählt nicht nur der Empfang in der Unternehmens-Lobby als Betriebsfeier. Auch ein gemeinsames Essen, sportliche Ereignisse oder der Besuch einer kulturellen Veranstaltung können Aktivitäten im Rahmen einer Betriebsfeier sein.

Somit sind die Gestaltungsspielräume für Betriebsfeiern sehr vielfältig und können dem jeweiligen Anlass des Events angepasst werden. Findet die Weihnachtsfeier zum Beispiel im Rahmen eines geselligen Abendessens statt oder das geplante Teambuilding-Event des Unternehmens wird in Form einer Sportaktivität realisiert, fallen diese Events ebenfalls unter Betriebsveranstaltungen.

Teilnehmerkreis einer Betriebsveranstaltung

Veranstaltungsort und Rahmenprogramm sind also frei wählbar, anders verhält es sich aber mit dem Teilnehmerkreis einer Betriebsveranstaltung, denn:

Die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung steht generell allen Arbeitnehmer:innen des Unternehmens offen. Dazu zählen

Aktive Mitarbeiter:innen (Voll- oder Teilzeit)

Mini-Jobber:innen, Praktikant:innen u. ä.

Leiharbeiter:innen

Angehörige anderer Unternehmen, die zum Konzern gehören

Begleitpersonen der Angestellten (Ehegatt:innen, Familienangehörige etc.)

Eventuell auch ehemalige Angestellte

Damit ein Event als Betriebsveranstaltung gilt, muss sich der Teilnehmerkreis zum Großteil aus direkten Angehörigen des Betriebs und deren Begleitpersonen zusammensetzen. Ist dies nicht der Fall und der Anteil der Außenstehenden überwiegt den der direkten Unternehmensangehörigen, so handelt es sich offiziell nicht um eine Betriebsveranstaltung.

Betriebsveranstaltungen steuerlich geltend machen

Doch wieso ist diese genaue Definition der Betriebsveranstaltung überhaupt so wichtig? Und warum wird so viel Wert auf den betrieblichen Anlass und den Teilnehmerkreis gelegt?

Der Grund: Betriebsveranstaltungen erhalten eine spezielle steuerliche Behandlung. Wenn alle Kriterien erfüllt sind, können Sie als Arbeitgeber die Kosten für die Veranstaltung im Rahmen eines Freibetrags lohnsteuerfrei verbuchen. Dies geschieht in der Regel über die Buchhaltungskonten SKR 03 = 4140 oder SKR 04 = 6130.

Drei Dinge sind hier wichtig:

Es muss sich um eine Betriebsveranstaltung handeln (siehe Anlass und Teilnehmerkreis).

Aufwendungen können nur bis zu einem Freibetrag von 110 € pro Teilnehmer:in pro Veranstaltung lohnsteuerfrei verbucht werden.

Der genannte Freibetrag von 110 € pro Person kann höchstens zweimal im Jahr beansprucht werden.

Hinweis: Kennen Sie den steuerlichen Unterschied zwischen „Freibetrag“ und „Freigrenze“? Übersteigen die Kosten für ein Firmenevent die 110 €, müssten bei einer Freigrenze sämtliche Kosten komplett versteuert werden. Bei einem Freibetrag hingegen sind die 110 € immer lohnsteuerfrei, während nur der restliche Betrag versteuert werden muss.

Höchstgrenze der Aufwendungen für Arbeitnehmer:innen

Aufwendungen für Betriebsfeiern gelten laut Einkommensteuergesetz (EStG) als Zuwendung des Arbeitnehmers zugunsten seiner Mitarbeiter:innen, dementsprechend gelten diese als lohnsteuerfrei.

Das ist laut EStG aber nur der Fall, wenn der steuerliche Freibetrag von 110 € pro Arbeitnehmer:in je Veranstaltung nicht überschritten wird. Die Kosten, die in diesen Freibetrag einfließen, setzten sich aus verschiedenen Posten zusammen:

Verpflegungskosten & Bewirtungskosten (Getränke, Speisen etc.)

Übernachtungs- und Fahrt- bzw. Reisekosten

Kosten für den Veranstaltungsrahmen (Räumlichkeiten, Musik etc.)

Aufwendungen für Eintrittskarten, etwa für kulturelle Veranstaltungen

Geschenke und Präsente (z. B. im Rahmen der Weihnachtsfeier)

Umsatzsteuer (damit handelt es sich bei diesem Steuerfreibetrag um einen Bruttobetrag)

Möchten Sie als Arbeitgeber die Betriebsausgaben der Veranstaltung vollständig lohnsteuerfrei verbuchen, so dürfen die Gesamtkosten, auf die einzelnen Arbeitnehmer:innen umgerechnet, den Freibetrag von 110 € nicht übersteigen.

Dabei ist zu beachten, dass Arbeitnehmer:innen nicht nur ihre eigenen Kosten angerechnet werden, sondern auch die ihrer Begleitpersonen. Veranstaltungskosten, die also beispielsweise für Ehegatten oder Kinder anfallen, werden zu den Freibeträgen der einzelnen Mitarbeiter:innen gezählt.

Tipp: Die eben erwähnten Verpflegungskosten spielen übrigens nicht nur bei Firmenevents eine wichtige Rolle, sondern auch, wenn es auf Geschäftsreise geht. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Guide „Verpflegungspauschale für Dienstreisen“.

Betriebsveranstaltung buchen SKR03 – ein Beispiel

Um die steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen besser zu verstehen, hier ein kleines Rechenbeispiel:

Umgerechnete Kosten pro Teilnehmer:in bei einer Veranstaltung: 70 €

Mitarbeiter:in allein: 70 €

Mitarbeiter:in mit Ehepartner:in: 70 € + 70 € = 140 €

Alle Zuwendungen und Kosten der Veranstaltung, die die Grenze von 110 € nicht übersteigen, fallen bei der Lohnsteuer unter die Kategorie „freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerfrei“. Diese Ausgaben werden von der Buchhaltung auf die Posten SKR 03 = 4140 oder SKR 04 = 6130 verbucht.

Sämtliche Zuwendungen, die den Lohnsteuer-Freibetrag von 110 € aber übersteigen, müssen für die Steuer separat verbucht werden. Diese Zusatzaufwendungen fallen dann unter die Kategorie „freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ mit den Posten SKR 03 = 4145 oder SKR 04 = 6060.

Wenn wir bei unserem Beispiel bleiben, würde die Aufwendungen für den oder die Mitarbeiter:in mit Begleitperson wie folgt verbucht:

110 € als freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerfrei

30 € als freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig

Somit muss der Arbeitgeber für den überschüssigen Betrag von 30 € Steuern abführen und den Betrag entsprechend verbuchen.

Veranstaltungsplanung leicht gemacht. Mit unserer Vorlage behalten Sie die Kosten im Blick und planen finanziell verantwortungsvoll.

Höchstens 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr

Der Lohnsteuer-Freibetrag von 110 € pro Veranstaltung kann pro Mitarbeiter:in nur zweimal im Jahr geltend gemacht werden. Sind also zum Beispiel drei Betriebsferien in einem Jahr geplant, und alle Mitarbeiter:innen nehmen auch an allen Veranstaltungen teil, so können Sie die Aufwendungen der dritten Feier nicht mehr als steuerfrei deklarieren.

Möchten Sie als Unternehmen steuerpflichtige Aufwendungen verhindern, so dürfte jede:r Angestellte maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr besuchen. Alle weiteren Betriebsausgaben für diese Veranstaltungsart, die über 2 x 110 € pro Kopf hinausgehen, sind steuerpflichtig.

Tipp: Sie möchten noch mehr über die Eventplanung im Unternehmen erfahren? Dann werfen Sie gerne einen Blick in unseren Guide zur Planung eines Firmenevents.

Betriebsveranstaltung buchen leicht gemacht – mithilfe von Eventtools

Bei der Organisation und Buchung einer Betriebsveranstaltung gilt es einiges zu beachten. Nicht nur für die Location, sondern auch für die Anfahrt, die Übernachtung, die Verpflegung und die Unterhaltung der Festgäste will gesorgt sein. Dieser Organisationsaufwand kann schnell zu einer großen Herausforderung werden und die verantwortlichen Personen viel Zeit und Mühe kosten.

Doch es muss nicht kompliziert sein, denn es gibt spezielle Eventmanagement-Tools, die Ihnen bei der Organisation und der Buchung Ihrer Betriebsfeier helfen und Ihnen so bares Geld und Zeit sparen. Mithilfe dieser Tools können sie beispielsweise die Teilnehmerliste managen, Transportmittel oder Unterkünfte buchen und Eventlocations sowie Verpflegung organisieren – und das alles an einem Ort.

Betriebsveranstaltungen buchen mit TravelPerk – so einfach geht’s

Mit TravelPerk Events und TravelPerk MICE organisieren, buchen und managen Sie Betriebsveranstaltungen so einfach und bequem wie nie zuvor. Erstellen Sie schnell und einfach Teilnehmerlisten, buchen Sie Transport und Unterkunft für die Teilnehmer:innen und integrieren Sie die Reiserichtlinien des Unternehmens in den Buchungsprozess.

Machen Sie Schluss mit den zahlreichen Korrespondenzen und Rechnungen der einzelnen Anbieter – mit TravelPerk Events und MICE organisieren, buchen und managen Sie Ihre Betriebsveranstaltungen kompakt in nur einer Plattform.

Seien Sie immer auf dem Laufenden mit aktuellen Daten zu allen Buchungsvorgängen und dem Teilnehmerstatus.

Teilen Sie die Details der Veranstaltung und Reisepläne mit den Teilnehmer:innen und halten Sie so alle Mitglieder:innen up to date.

Detaillierte Rechnungen und Belege für alle Posten erleichtern Ihnen später die Kostenrechnung für die Betriebsausgaben und die Aufwendungen.

Sie benötigen Unterstützung? Kein Problem, unsere Event-Expert:innen helfen Ihnen gerne dabei, genau die Veranstaltung zu realisieren, die Sie sich wünschen. Vom Transport bis hin zur Location – unser Eventservice kümmert sich um jedes Detail.

Organisieren Sie Ihr nächstes Firmenevent ganz einfach mit TravelPerk.

FAQ – häufige Fragen zur Buchung von Betriebsveranstaltungen

Wie bucht man Betriebsveranstaltungen?
Welches Konto sollte man für die Betriebsfeier nutzen?
Ist ein Vorsteuerabzug bei Betriebsveranstaltungen möglich?
Was zählt zu einer Betriebsveranstaltung?
Was ist keine Betriebsveranstaltung?
Ist eine Betriebsveranstaltung Arbeitszeit?

Betriebsveranstaltungen buchen & erfolgreich organisieren – so klappt’s