Wofür brauche ich eine Dienstreise-App?
Rund um das Thema Geschäftsreise gibt es inzwischen zahlreiche Apps und Plattformen. Kein Wunder – im Rahmen einer Dienstreise gibt es schließlich auch eine ganze Menge zu organisieren. Während die Buchung früher über das Reisebüro um die Ecke abgewickelt und die Reisekostenabrechnung händisch ausgefüllt wurde, finden sich heute für nahezu jeden Teilbereich des Reise- und Reisekostenmanagements digitale Lösungen.Gleichzeitig sind mit der Zeit aber auch die Möglichkeiten, die Komplexität von Dienstreisen und die mit damit einhergehenden Ansprüche der Reisenden gewachsen. Hinzu kommt, dass bei einer Auswärtstätigkeit nicht nur die Bedürfnisse und Vorstellungen der Mitarbeiter:innen eine Rolle spielen, sondern auch die Interessen und finanziellen Mittel des Unternehmens. All das muss bei der Planung einer Geschäftsreise berücksichtigt werden – und genau hier setzt das Konzept der Dienstreise-App an.Was ist eine Dienstreise-App?
Einfach gesprochen vereint eine Geschäftsreise-App alle Funktionen und To-dos, die im Kontext einer Dienstreise anfallen, in einer Anwendung beziehungsweise auf einer Plattform: von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung. Es handelt sich also um eine All-in-One-Lösung, die verschiedene Services miteinander kombiniert und Buchende durch den gesamten Organisationsprozess begleitet.Neben der Web-Version wird auch eine mobile App angeboten, damit die Reisenden die Software intuitiv bedienen und von überall auf ihre Daten zugreifen können – das unterscheidet moderne Dienstreise-Apps von anderen Online-Geschäftsreiseanbietern. Leistungen & Funktionsweise von Geschäftsreise-Apps
Der Weg beginnt in der Regel mit einer Registrierung. Im Anschluss wird ein individuelles Unternehmensprofil erstellt: Hier lassen sich Reiserichtlinien, Freigabeprozesse, Kostenstellen, Zuständigkeiten, Budgetgrenzen, Buchungsrechte und vieles mehr festlegen. Diese Informationen bilden die Interessen und Möglichkeiten des Unternehmens ab und legen den Grundstein für eine möglichst hohe Compliance und eine unkomplizierte Verwaltung der Reisekosten.Innerhalb der hinterlegten Richtlinien und Vorgaben können Mitarbeiter:innen Reisen buchen oder Reiseanträge bzw. Buchungsanfragen stellen – egal, ob die zuständigen Reisemanager:innen oder die Reisenden selbst. Im Idealfall bildet das Repertoire der Anwendung dabei alle wichtigen Aspekte der Reisebuchung ab – allen voran die Bereiche Mobilität und Übernachtung. Je größer und vielseitiger die Auswahl, desto besser:- Transportmittel: Züge, Flüge, Mietwagen
- Unterkünfte: Hotels, Apartments, Privatzimmer
Erweiterte Features von Business-Travel-Apps
Nach oben sind den Möglichkeiten von Dienstreise-Apps keine Grenzen gesetzt. Alles, was für Reise- und Finanzmanager:innen sowie Reisende eine Erleichterung darstellt, hat seine Daseinsberechtigung auf der Plattform. Denkbar sind z. B. erweiterte Services wie: Vorteile bei der Nutzung von Dienstreise-Apps
Durch den großen Funktionsumfang bieten All-in-One-Lösungen zur Geschäftsreisebuchung viele Vorteile. Wir haben die wichtigsten Benefits für Sie zusammengetragen. Unkomplizierte Selbstbuchungen
Komplexe Reiserichtlinien und undurchschaubare Buchungsvorgaben halten Mitarbeiter:innen oft davon ab, ihre Reisen selbst zu buchen. Dabei wissen die sie selbst am besten, worauf sie bei der Buchung besonderen Wert legen, welche Flugzeiten für sie machbar sind und welche Unterkunft ihnen am ehesten zusagt. In einer Geschäftsreise-App lassen sich alle notwendigen Regelwerke hinterlegen, sodass die Arbeitnehmer:innen sicher durch den Prozess geleitet werden. So können Sie je nach Voreinstellung Reiseanträge stellen oder direkt selbst buchen. . Bessere Konditionen & mehr Flexibilität
Durch spezielle Vereinbarungen mit Hotelketten oder Fluggesellschaften erhalten Unternehmen über professionelle Reiseanbieter oft günstigere Preise als bei einer eigenständigen Buchung. Außerdem arbeiten Dienstreise-Apps in der Regel mit mehreren Reisedatenbanken – und können daher ein besonders großes und gutes Angebot bereitstellen. Auch im Fall von Stornierungen greifen Sonderkonditionen. So bekommen Sie oft einen Großteil Ihres Geldes zurückerstattet und müssen sich keine Sorgen um Planänderungen machen.Höhere Compliance & Effizienz
Voreingestellte Genehmigungsprozesse, definierte Budgetobergrenzen und weitere Vorgaben sorgen dafür, dass Buchungen außerhalb der Richtlinie nahezu unmöglich sind. Denn jede Anfrage, die den festgelegten Rahmen für Reisekosten, -ziele und -dauer übersteigt, muss individuell genehmigt werden. Weniger Fehlbuchungen führen auch zu einer immensen Kosten- und Zeitersparnis. Gleichzeitig steigt die Compliance Ihrer Reiserichtlinie – und mit ihr auch die Effizienz Ihres Reisemanagements. Fürsorgepflicht & Mitarbeiterzufriedenheit
Attraktive Zusatzfunktionen
Viele Geschäftsreiseanbieter beschränken sich in ihren Services nicht auf die Planung und Buchung von Geschäftsreisen, sondern bieten darüber hinaus interessante Dienstleistungen an. So unterstützen sie die Unternehmen zum Beispiel beim Ausgabenmanagement, bei der Reisekostenabrechnung und der Rückerstattung der Mehrwertsteuer.Einige bieten auch nachhaltige Optionen für grünere Geschäftsreisen mit weniger CO2-Emissionen oder helfen Ihnen mit Reporting-Funktionen dabei, Ihr Dienstreisemanagement auf Basis der eigenen Erfahrungen weiter zu verbessern. Die vielen verschiedenen Möglichkeiten machen Dienstreise-Apps zu einer lohnenden Investition für Unternehmen jeder Größe. 6 beliebte Dienstreise-Apps im Überblick
Ähnlich wie im Privat- beziehungsweise Freizeitreise-Bereich gibt es auch für das Geschäftsreisemanagement Anwendungen, die sinnvolle Services und eine angenehme Benutzeroberfläche miteinander kombinieren. Zu den Business-Pendants zu klassischen Reisebuchungstools wie Booking.com und Check24 zählen unter anderem:- TravelPerk
- Lanes & Planes
- SAP Concur
- Expensify
- Egencia
- CWT
Wir haben uns die Dienstreise-Apps der besagten Anbieter einmal genauer angeschaut – und liefern Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Merkmale.Fazit – die Dienstreise-App als Allround-Talent
Moderne Geschäftsreise-Apps haben es sich zur Aufgabe gemacht, Arbeitgebern, Reisenden und Travel Manager:innen das Leben zu erleichtern – mithilfe eines Tools, in dem sie all ihre Aufgaben zentral erledigen können. Ohne großen Rechercheaufwand, endlose Vergleiche, Plattform-Wechsel oder ungeklärte Fragen.So gesehen ist eine gute Dienstreise-App also ein richtiges Allround-Talent: Sie beherrscht Flug- und Hotelbuchungen, enthält Informationen zur Reisekosten- und Fahrtkostenerstattung sowie Verpflegungspauschalen, bietet Platz für alle Belege, die Sie für Ihre Reisekostenabrechnung brauchen, und unterstützt Sie bei jedem Schritt des gesamten Planungs-, Buchungs- und Reiseprozesses – inklusive Reporting danach.Optimal ergänzen lässt sich das Angebot durch zusätzliche Tools und Apps, die während der Reise für einen reibungslosen Ablauf und einzigartige Erlebnisse sorgen: mit Haushaltstipps, Restaurantempfehlungen, ausgefallenen Aktivitäten, Übersetzungshilfen und weiteren sinnvollen Features, die zwar nichts mit dem Reisemanagement, aber durchaus mit der Reise selbst zu tun haben. Wir stellen Ihnen unsere Top-Tipps vor – in unserem Blog-Beitrag zu hilfreichen Apps für Ihre Geschäftsreise.Testen Sie die Reisemanagement-Plattform, die Benutzer:innen lieben!
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