Einfaches, effizientes und modernes Spesenmanagement für HGC

Seit über 125 Jahren versorgt die HG COMMERCIALE das Baugewerbe mit Material und ist dabei eine unverzichtbare Institution, denn ihre Lieferbereitschaft und Zuverlässigkeit sind kaum zu schlagen. Die Mission der HG COMMERCIALE: “Wir machen das Bauen einfach und effizient”. Und der Leitsatz „Einfach & Effizient“ sollte auch für die Spesenverarbeitung gelten.

Herausforderung: Störanfälliges Tool mit hohem Support-Aufwand

Die HGC hatte setzte bereits auf ein digitales Spesentool, aber die Technologie war veraltet und verursachte viel Frustration bei den Mitarbeitenden und dem Finanzteam.

Mitarbeitende mussten weiterhin Belege sammeln, um digitale Umschläge zu füllen, die nur einmal im Monat eingereicht werden konnten. Das Finanzteam konnte erst am Monatsende nach Erhalt der Kartentransaktionen mit der Abrechnung beginnen. Der Prozess war zeitraubend, der Supportbedarf hoch.

Ausserdem verfügte das System über keine native App und wurde wegen seiner Störanfälligkeit sowohl von den Mitarbeitenden als auch der Geschäftsleitung teilweise mehr als Hindernis, denn als Hilfe wahrgenommen.

Lösung: Einfaches Einreichen, KI-gestützte Überprüfung

Mit Yokoy Expense reichen Mitarbeitende ihre Spesen heute in weniger als einer Minute ein.

Das Motto lautet: „Ässe, fötele, fertig.“ Beleg fotografieren und hochladen – alles Weitere übernimmt die KI von Yokoy.

Funktionen wie das Transaktionsmatching und erweiterte Filtermöglichkeiten verbessern die Übersicht und ermöglichen dem Finanzteam passgenaue Belegprüfungen.

„Von der neuen Filterfunktion in der Belegprüfung bin ich wirklich begeistert! Sie ermöglicht zielgenaue Stichproben, die auf Schwellenwerten oder Kostenkategorien basieren, ohne dass ich jeden einzelnen Beleg durchgehen muss."

Pascal Burkhalter, Head of Finance and Accounting bei HGC

Die Anbindung an Abacus, das HR- und Payroll-Tool sowie an das ERP-System von SAP ermöglichen einen reibungslosen Datenverkehr.  Zudem generiert Yokoy zwei verschiedene Exportdateien, die je nach Spesenart direkt entweder ins ERP-Tool oder ins HR-Tool exportiert werden, wobei nur bei Privatauslagen ein Spesenbeleg für die Lohnverrechnung relevant ist.

Effekt: Geschwindigkeit, Transparenz und Benutzerzufriedenheit

„Yokoy hat eine 180-Grad-Wende in Sachen Effizienz und Benutzerzufriedenheit gebracht“, sagt Pascal Burkhalter.

Mit Yokoy hat die HGC:

• Managern und dem Finanzteam Hunderte Arbeitststunden gespart

• 200 % Effizienzsteigerung durch die Automatisierung kostspieliger manueller Aufgaben erzielt

• Erhöhte Transparenz für Finanzverantwortliche und verkürzte Bearbeitungszeiten für den Rechnungsabschluss ermöglicht

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Effizienzsteigerung im Spesenmanagement

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Erstattungen werden innerhalb von nur 24 Stunden bearbeitet

4.6 Tage

Durchschnittliche Bearbeitungszeit für Spesen

Die durchschnittliche Durchlaufzeit eines Beleges liegt jetzt bei noch lediglich 4,6 Tagen. Und das ist noch nicht alles – jede vierte Belegverrechnung wird innerhalb von nur 24 Stunden abgewickelt. Die jährlichen Einsparungen durch diese automatisierte Lösung betragen ein Mehrfaches der Lizenzgebühren für Yokoy Expense.

Vor allem aber hat Yokoy eines geschafft: Die gesamte Spesenverwaltung der HGC läuft heute leise und ganz ohne Support-Aufwand im Hintergrund ab.

"Die HGC ist von den Ambitionen und der Innovationskraft von Yokoy sowie der rasanten technischen Weiterentwicklung ihrer Produkte überzeugt."

Pascal Burkhalter, Head of Finance and Accounting at HGC