Bewältigung der Herausforderungen der Kreditorenbuchhaltung in produzierenden Unternehmen: Erfolgsstrategien

In der Fertigungsindustrie können Engpässe im Kreditorenbuchhaltungsprozess den Betrieb lahmlegen. Verzögerungen bei der Rechnungsgenehmigung, Diskrepanzen bei Bestellungen und Fehler bei der manuellen Dateneingabe sind nur einige der Hürden, mit denen Hersteller häufig konfrontiert sind.

Solche Engpässe belasten nicht nur die Lieferantenbeziehungen, sondern behindern auch die finanzielle Transparenz und Entscheidungsfindung.

Bei Yokoy verstehen wir die einzigartigen Herausforderungen, denen Fertigungsunternehmen bei ihren Kreditorenbuchhaltungsprozessen (AP) gegenüberstehen, und sind hier, um die Art und Weise, wie Sie Ihre Finanzen verwalten, zu verändern.

In diesem Artikel geben wir Ihnen Einblicke, wie die KI-Technologie für Hersteller, die ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse optimieren möchten, von entscheidender Bedeutung sein kann.

Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung in produzierenden Unternehmen

Prozesse der Kreditorenbuchhaltung (AP) stellen Fertigungsunternehmen aufgrund der Komplexität ihrer Lieferketten und des schieren Transaktionsvolumens vor besondere Herausforderungen. Bevor wir uns mit Lösungen befassen, werfen wir einen genaueren Blick auf diese Herausforderungen.

• Fehler bei der manuellen Dateneingabe: Menschliche Fehler bei der Dateneingabe sind eine häufige Herausforderung in Prozessen der Kreditorenbuchhaltung in der Fertigung. Falsch eingegebene Zahlen oder falsche Informationen können zu finanziellen Ungenauigkeiten und Compliance-Problemen führen.

• Diskrepanzen zwischen Rechnung und Bestellung: Der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen kann eine mühsame und fehleranfällige Aufgabe sein. Unstimmigkeiten können zu Zahlungsstreitigkeiten führen und den Kreditorenbuchhaltungszyklus weiter verzögern.

• Verzögerte Rechnungsgenehmigungen: Hersteller haben häufig mit einem großen Rechnungsvolumen zu kämpfen und verwenden zusätzlich zu ihren Finanztools eine Mischung aus manuellen Genehmigungsprozessen und Excel-Tabellen. Dies ist nicht nur zeitaufwändig, sondern führt häufig auch zu verspäteten Zahlungen an Lieferanten, was sich auf die Beziehungen auswirkt und möglicherweise Strafen nach sich zieht.

• Komplexe Zahlungsbedingungen: Hersteller verhandeln oft komplexe Zahlungsbedingungen mit Lieferanten, einschließlich Rabatten, Gutschriften und verlängerten Zahlungsfristen, deren manuelle Verwaltung schwierig sein kann.

• Mehrere Standorte und globale Lieferanten: Fertigungsunternehmen haben möglicherweise mehrere Standorte und arbeiten mit Lieferanten aus verschiedenen Regionen zusammen, was es schwierig macht, Kreditorenbuchhaltungsprozesse über verschiedene Zeitzonen und Sprachen hinweg zu koordinieren.

• Lieferantenvielfalt: Viele produzierende Unternehmen arbeiten mit einer Vielzahl von Lieferanten zusammen, die jeweils über eigene Rechnungsstellungsmethoden, Rechnungsformate und -systeme verfügen, was den Beschaffungsprozess komplexer macht.

• Bestandsverwaltung: Der Zeitpunkt der Zahlungen an Lieferanten ist für die Bestandsverwaltung von entscheidender Bedeutung, und Verzögerungen können sich auf Produktionspläne und die Effizienz der Lieferkette auswirken.

• Eingeschränkte Finanztransparenz: Ineffiziente Kreditorenbuchhaltungsprozesse behindern die Finanztransparenz und erschweren es Finanzexperten, fundierte Entscheidungen zu treffen und effektiv zu planen.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften und Steuergesetze kann für Hersteller kompliziert und anspruchsvoll sein und erfordert von der Kreditorenbuchhaltung eine sorgfältige Liebe zum Detail.

• Auditierung und Berichterstattung: Hersteller sind häufig mit strengen Auditierungsanforderungen konfrontiert, und die Pflege detaillierter Audit-Trails und Berichte kann zeit- und ressourcenintensiv sein.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert häufig den Einsatz fortschrittlicher Technologien wie der KI-gestützten Automatisierung, die Geschäftsprozesse rationalisieren, Fehler reduzieren, die Compliance verbessern und die Gesamteffizienz in Fertigungsunternehmen steigern können.

Wie KI-gestützte Automatisierung den Kreditorenbuchhaltungsprozess verbessern kann

KI-Automatisierungssoftware liefert innovative Lösungen, die die Einschränkungen manueller Prozesse überwinden.

Wir werden uns zwar nicht mit allen Anwendungen künstlicher Intelligenz in der Finanzabteilung von Fertigungsunternehmen befassen, konzentrieren uns jedoch auf die Schlüsselbereiche, in denen KI den Kreditorenbuchhaltungsprozess verbessern kann, und zeigen, wie KI-gestützte Software wie Yokoy innovative Lösungen über die Einschränkungen hinaus bietet manueller Verfahren.

Reduzieren Sie manuelle Arbeit, um die Effizienz zu steigern

Die KI-gestützte Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand im Kreditorenbuchhaltungsprozess erheblich.

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Dateneingabe und Genehmigungsabläufen spart KI wertvolle Zeit für Finanzexperten. Dies führt zu einer schnelleren Rechnungsbearbeitung und einer verbesserten Gesamteffizienz.

So erreicht die KI von Yokoy dies:

Rechnungserfassung und Datenextraktion

Künstliche Intelligenzsysteme können automatisch Daten aus Lieferantenrechnungen erfassen, einschließlich Lieferantendetails, Rechnungsbeträgen und Einzelposten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe, was Zeit spart und das Fehlerrisiko verringert.

Im Gegensatz zu herkömmlicher Software, die unstrukturierte Daten nicht richtig verarbeiten kann und häufig zu einer Mischung aus manuellen und digitalen Schritten führt, ist die Rechnungs-Engine von Yokoy nicht nur in der Lage, Rechnungspositionen zu lesen, sondern die Daten auch zu „verstehen“ und für die weitere Verwendung zu strukturieren.

Dies ist äußerst hilfreich, da es einen nahtlosen Datenfluss zwischen Finanztools und damit eine echte End-to-End-Automatisierung ermöglicht.

Automatisierte Genehmigungsworkflows

Durch künstliche Intelligenz unterstützte Automatisierung kann Rechnungen auf der Grundlage vordefinierter Regeln zur Genehmigung weiterleiten, um die Governance sicherzustellen und Chaos in Einrichtungen mit komplexen Hierarchien zu verhindern.

Beispielsweise können Rechnungen mit geringem Betrag automatisch genehmigt werden, während Rechnungen mit hohem Betrag an das entsprechende Personal weitergeleitet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungen den Genehmigungsprozess schnell durchlaufen, wodurch manuelle Prozesse überflüssig werden und eine durchgängige Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht wird.

Yokoy ermöglicht es Finanzteams, mehrstufige Hierarchien einzurichten und benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Vorabgenehmigungsabläufe zu erstellen. Es liegt daher an Ihrer Kreditorenbuchhaltung, zu entscheiden, wie viel Standardisierung und Flexibilität sie haben möchte.

Validierung der Rechnungsdaten

Die KI-Technologie soll manuelle Dateneingabefehler beseitigen. Durch intelligente Datenextraktion und -validierung wird das Risiko von Ungenauigkeiten deutlich reduziert und die Datenintegrität gewährleistet. Dabei bleibt es jedoch nicht bei der Dateneingabe in ein Rechnungsverarbeitungssystem.

KI-Systeme wie Yokoy können Rechnungsdaten von Lieferanten anhand von Bestellungen und Quittungen validieren. Eventuelle Unstimmigkeiten werden zur Überprüfung in Echtzeit markiert, wodurch die Wahrscheinlichkeit falscher oder doppelter Zahlungen verringert wird.

Mit der Zeit lernt die künstliche Intelligenz aus historischen Daten und verbessert so ihre Genauigkeit bei der Erkennung und Validierung von Informationen. Dies ist durch maschinelle Lernalgorithmen möglich, deren kontinuierliche Verbesserungen die Fehlerquote auf ein Minimum reduzieren.

Neben diesem Vorteil ermöglichen die automatisierten Prüfungen Funktionen wie Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich und Ausnahmebehandlung.

Darüber hinaus kann künstliche Intelligenz häufige Dateneingabefehler wie Tippfehler oder fehlende Informationen automatisch korrigieren und so die Datengenauigkeit gewährleisten. Auf diese Weise muss das AP-Team Fehler nicht manuell beheben und kann Zeit für strategischere Aufgaben gewinnen. Durch die Integration mit ERP-Systemen können die Daten automatisch übertragen werden, um genaue Aufzeichnungen zu ermöglichen.

Optimieren Sie die Rechnungsverarbeitung

Ein weiterer Vorteil der KI-gesteuerten Automatisierung für die Fertigungsindustrie besteht in der Rationalisierung des gesamten Rechnungsverarbeitungszyklus.

Wir haben bereits erwähnt, dass Software wie Yokoy die Rechnungsdatenerfassung automatisieren kann, aber darüber hinaus kann das Tool auch die Kodierung, den Abgleich und die Ausnahmebehandlung übernehmen.

RECHNUNGSKODIERUNG UND ABGLEICH

Yokoy weist Rechnungen anhand vordefinierter Regeln automatisch Hauptbuchcodes oder Kostenstellen zu, was den Rechnungscodierungsprozess beschleunigt und manuelle Eingriffe überflüssig macht.

KI-Software für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen. Abhängig vom verwendeten Tool und Ihrem Setup kann dies den Zwei-Wege-Match, den Drei-Wege-Match oder den 4-Wege-Match umfassen.

AUSNAHMENHANDLUNG

Bei Unstimmigkeiten oder Problemen mit einer Rechnung können Rechnungsverarbeitungslösungen wie Yokoy diese in Echtzeit zur Überprüfung markieren. Dadurch wird sichergestellt, dass nur Rechnungen verzögert werden, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern, was den Prozess für die meisten Rechnungen beschleunigt.

Durch benutzerdefinierte Workflows können Randfälle zur weiteren Prüfung automatisch an die zuständigen Stakeholder weitergeleitet werden.

Konsolidieren Sie die Technologielandschaft

Wenn wir mit Kunden und Interessenten in der Fertigungsindustrie interagieren, stoßen wir häufig auf Bedenken hinsichtlich schlecht ausgeführter Implementierungen und fehlender Systemintegration, die maßgeblich zu unzusammenhängenden Prozessen und fragmentierten Arbeitsabläufen in der Kreditorenbuchhaltung beitragen.

Wir empfehlen daher dringend, eine KI-gestützte AP-Automatisierungslösung zu wählen, die auf die individuellen Anforderungen Ihres Fertigungsunternehmens abgestimmt ist und sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt.

AP-Automatisierungslösungen sind für die Integration in bestehende ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware oder Beschaffungstools konzipiert. Diese Konsolidierung optimiert den Datenfluss und reduziert den Bedarf an mehreren Anwendungen.

Darüber hinaus ermöglicht moderne AP-Software Skalierbarkeit und bindet Sie nicht an einen einzigen Anbieter.

Yokoy wurde beispielsweise für globale Organisationen mit mehreren Einheiten und komplexen P2P- und AP-Setups entwickelt. Es ist äußerst flexibel und modular konzipiert, unterstützt mehrere Währungen und Sprachen und sorgt durch integrierte KI und Automatisierungsregeln für die Durchsetzung der Compliance in allen Regionen.

Verbessern Sie die Sichtbarkeit durch Echtzeitdaten

Künstliche Intelligenz bietet Echtzeit-Einblicke in Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess. Finanzexperten können auf aktuelle Daten und Analysen zugreifen, was die Transparenz erhöht und eine datengesteuerte Entscheidungsfindung ermöglicht.

INDIVIDUELLE BERICHTERSTATTUNG

Viele KI-Lösungen bieten ein zentrales Dashboard, über das Finanzexperten an einem Ort auf alle Ausgabenanalyseinformationen zugreifen können, von Rechnungen bis hin zu Genehmigungen. Dies vereinfacht die Benutzererfahrung und reduziert die Komplexität der Verwaltung verschiedener Tools, wodurch die Erstellung von Spesenabrechnungen unterwegs einfacher wird.

PROGNOSE

Mit historischen Daten und KI-gestützten prädiktiven Analysen können Sie den zukünftigen Cashflow vorhersagen und entsprechend planen und so die finanzielle Stabilität gewährleisten.

Compliance durchsetzen

Ein weiterer großer Vorteil von Automatisierungssoftware für die Fertigungsindustrie besteht darin, dass sie sicherstellt, dass Ihr Kreditorenbuchhaltungsprozess den Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien entspricht. Es hilft dabei, Unstimmigkeiten oder potenzielle Compliance-Probleme zu identifizieren und zu kennzeichnen, wodurch Risiken reduziert werden und Ihre Prozesse revisionssicher bleiben.

AUTOMATISIERTE COMPLIANCE-PRÜFUNGEN

KI kann Rechnungen automatisch auf Einhaltung von Steuervorschriften, Unternehmensausgabenrichtlinien und anderen gesetzlichen Anforderungen prüfen. Dies verringert das Risiko einer Nichteinhaltung und damit verbundener Strafen.

Yokoy überprüft beispielsweise Rechnungen und Ausgaben in Echtzeit anhand solcher Vorschriften und Richtlinien, markiert verdächtige Aktivitäten und benachrichtigt die relevanten Stakeholder.

Die Algorithmen der künstlichen Intelligenz erkennen Unregelmäßigkeiten oder potenziell betrügerische Aktivitäten, wie etwa doppelte Rechnungen oder ungewöhnliche Zahlungsmuster. Diese Früherkennung trägt dazu bei, finanzielle Verluste zu verhindern.

Vereinfachen Sie Audit-Trails

Mit modernen Kreditorenbuchhaltungstools wird die Pflege detaillierter Prüfprotokolle zum Kinderspiel. Jeder Schritt im Kreditorenbuchhaltungsprozess wird aufgezeichnet, was die Prüfungen reibungsloser macht und das Betrugsrisiko verringert.

AUTOMATISCHE AUFZEICHNUNGSFÜHRUNG

Yokoy erfasst automatisch jeden Schritt im Kreditorenbuchhaltungsprozess, vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Dies geschieht alles im Hintergrund und beeinträchtigt Ihre Arbeit nicht. Dieser umfassende Prüfpfad vereinfacht den Prüfungsprozess, da Prüfer den Verlauf jeder Transaktion problemlos nachverfolgen können.

DATENSPEICHERUNG UND ZUGRIFFSKONTROLLE

KI-Lösungen können historische Daten über längere Zeiträume sicher speichern und so sicherstellen, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen für die Datenaufbewahrung erfüllen. Mit KI können Sie steuern, wer Zugriff auf Audit-Trail-Informationen hat, und so die Sicherheit und den Datenschutz verbessern.

Lieferantenbeziehungen verbessern

In der Welt der Fertigung sind starke Lieferantenbeziehungen für die Aufrechterhaltung einer reibungslosen Lieferkette und die Sicherung günstiger Konditionen unerlässlich. Die KI-Automatisierung bietet ein leistungsstarkes Tool zur Stärkung dieser Beziehungen durch die Optimierung der Zahlungsabwicklung.

Da die manuelle Arbeit reduziert wird, können Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden. Dadurch werden nicht nur die Lieferantenbeziehungen verbessert, sondern es können auch Frühzahlungsrabatte genutzt werden, wodurch das Unternehmen Geld spart.

Nächste Schritte

Die Optimierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses in Fertigungsunternehmen durch KI-gestützte Automatisierung ist eine strategische Investition, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch Kosteneinsparungen und Compliance fördert.

Durch den Einsatz von KI-gestützter Automatisierung in Ihrem Kreditorenbuchhaltungsprozess können Sie erhebliche Verbesserungen bei Effizienz, Genauigkeit, Compliance und Transparenz erzielen und letztendlich den Erfolg in der wettbewerbsintensiven Fertigungsbranche vorantreiben.

Wenn Sie sehen möchten, wie Yokoy Ihnen helfen kann, Ihren AP-Betrieb zu vereinfachen, können Sie unten eine Demo buchen.