Was ist ein Reisebüro für Geschäftsreisen?
Im Privaten sind die meisten Menschen mit dem Konzept des Reisebüros vertraut: Wer eine Urlaubsreise buchen möchte, erhält hier eine Reiseberatung vom Fachpersonal. In einem Beratungstermin kommunizieren Sie Ihre Vorstellungen, die Reiseexpert:innen vor Ort recherchieren verschiedene Optionen für Ihre geplante Reise und bereiten Angebote für Sie vor. Am Ende erhalten Sie eine fertig gebuchte Pauschalreise mit allen notwendigen Informationen.Ein Reisebüro für Geschäftsreisen funktioniert im Grunde genauso – nur dass sich hier alles um dienstliche Auswärtstätigkeiten dreht. Als Dienstleister bucht und verwaltet das Reisemanagement-Unternehmen die Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeiter:innen. In der Regel arbeitet Ihr Unternehmen dabei eng mit einer oder mehreren Ansprechpersonen im Reisebüro zusammen, die alle Anfragen innerhalb Ihrer Reiserichtlinie abwickeln und die Reisenden bei sämtlichen Anliegen unterstützen. Durch die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro lassen sich Geschäftsreisen deutlich effizienter und organisierter managen: Sie können Ihre Reisekosten reduzieren, die Spesenabrechnung und den Buchungsprozess optimieren und das Reiseerlebnis für alle Beteiligten entspannter gestalten.Welche Dienstleistungen bietet ein Reisebüro für Geschäftsreisen?
Der Bereich Business Travel umfasst ein breites Aufgabenfeld Daher variiert das exakte Serviceangebot von Reisebüro zu Reisebüro und lässt sich kaum vollumfänglich beschreiben. Dennoch gibt es einige Leistungen, die ein Geschäftsreisebüro auf jeden Fall bieten sollte: - Umfängliche Reiseorganisation und -buchung für Mitarbeiter:innen
- Angebot von verschiedenen Reiselösungen und -leistungen in einem Service
- Unterstützung der Reisenden bei Stornierungen, Umbuchungen und Co.
- Aushandeln von Gruppen- und Firmentarifen, Sonderkonditionen und Rabatten für Geschäftsreisen
Große Unternehmen in diesem Segment sind darüber hinaus oft rund um die Uhr und an mehreren Standorten erreichbar und bieten Reiseberatung und Support in zahlreichen Sprachen an. Für solche Zusatzleistungen erheben sie aber womöglich Servicegebühren. Kleinere Anbieter haben unter Umständen eingeschränkte Geschäftszeiten und sind weniger flexibel, bieten dafür aber personalisierte Premium-Services zu moderaten Preisen. Bevor Sie sich für ein Reisebüro für Geschäftsreisen entscheiden, lohnt es sich daher immer, das volle Leistungsspektrum des Reisebüros anzufragen. Vorteile eines Geschäftsreisebüros
Nachteile eines Reisebüros für Geschäftsreisen
Insbesondere mit Blick auf die Effizienz und Betreuung bietet die enge Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisebüro viele Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen. Zumindest gegenüber einer selbstständigen Multi-Channel-Buchung. Trotzdem bringen Reisebüros auch einige Nachteile mit sich:- Veraltete Technologie: Viele Arbeitnehmer:innen sind heutzutage Digital Natives. Sie sind es gewohnt, digital zu (inter-)agieren und in Echtzeit zu kommunizieren. Bei Reisebüros läuft die Kommunikation zu großen Teilen via Telefonanruf und E-Mail. Teils sind sogar Beratungstermine vor Ort notwendig.
- Wenig Flexibilität: Bei Selbstbuchungen oder eigenständigen Recherchen können die Reisenden sich verschiedene Unterkünfte ansehen, zwischen mehreren Optionen wählen und die Buchungsparameter im Zweifel selbstständig anpassen. Diese Flexibilität schätzen viele Arbeitnehmer:innen.
- Hohe Kosten: Reisebüros können zwar für einzelne Kund:innen Sonderpreise aushandeln, bieten grundsätzlich aber nicht die besten Preise. Hinzu kommen je nach erbrachter Dienstleistung unter Umständen auch vergleichsweise hohe Gebühren.
- Wenig Auswahl: Weil viele Reisebüros fest mit bestimmten Anbietern zusammenarbeiten, fehlt es ihrem Angebot oft an Vielseitigkeit. V. a. günstige Airlines oder auch besondere Unterkünfte werden dadurch nicht abgedeckt, obwohl sie für Geschäftsreisen durchaus interessant sind.
Das Gute: Wer seine Geschäftsreise mit professioneller Hilfe planen und buchen möchte, ist heute nicht mehr unbedingt auf ein Reisebüro angewiesen – sondern kann auch auf modernere Optionen zurückgreifen.
Traditionelle Geschäftsreisebüros vs. Geschäftsreise-Plattformen
Heute vereinen digitale Dienstleister und Online-Reisebüros wie Booking.com oder Expedia alle Services und Optionen, die den Verbraucher:innen bei der Buchung einer Reise wichtig sind: Komfort, Autonomie, ein intuitives Nutzererlebnis, eine mobile Anwendung sowie eine umfassende Reiseunterstützung – gepaart mit einer großen Auswahl an Flügen, Zugverbindungen, Unterkünften und Mietwagen.Ein ähnliches Service-Angebot wie bei privaten Urlaubsreisen wünschen sich auch viele Dienstreisende. Hinzu kommen außerdem die Interessen der Firma sowie zusätzliche Bedürfnisse, die sich aus dem beruflichen Anlass der Reise ergeben:- Die Reiserichtlinien des Unternehmens sollten sich einfach integrieren lassen, damit sie bei der Buchung eingehalten werden können.
- Die Zahlung der Geschäftsreise sollte nicht aus eigener Tasche erfolgen, sondern nach Möglichkeit über die korrekte Kostenstelle laufen.
- Die Spesenabrechnung sollte automatisiert erfolgen und es sollten Spesen- und Reiseberichte zur Budgetanalyse bereitgestellt werden.
Professionelle Reisemanagement-Tools bieten all das und berücksichtigen dabei sowohl den persönlichen als auch den unternehmerischen Anspruch an Geschäftsreisen. Um die Bedürfnisse der Reisenden zu bedienen und gleichzeitig die Anwendbarkeit für den beruflichen Kontext sicherzustellen, setzen Dienstreise-Apps auf eine Kombination aus Technologie und Expert:innen-Service.Während Menschlichkeit und Kundenbetreuung bei herkömmlichen Reisebüros – ob mit Firmendiensten oder ohne – fester Bestandteil der Dienstleistung sind, kommt der technologische Aspekt häufig zu kurz. Dabei sind moderne Technologien unverzichtbar, um Reisende einzubinden, Prozesse zu automatisieren und ein Maximum an Autonomie, Flexibilität und Mobilität zu ermöglichen. Wer das Beste aus seinen Geschäftsreisen herausholen möchte, setzt daher also auf eine Lösung, die beide Elemente miteinander vereint.
Bereit, Ihr Geschäftsreisemanagement zu revolutionieren? Buchen Sie einfach eine Demo und wir zeigen Ihnen, wie.
So wählen Sie den passenden Dienstleister für Geschäftsreisen aus
Premium-Support während der Reise
Im Verlauf der Reise sollten Ihre Arbeitnehmer:innen niemals auf sich allein gestellt sein. Wählen Sie eine Reisemanagement-Lösung, die einen 24/7-Kundenservice mit persönlicher Beratung bietet, sodass in Notfällen immer jemand erreichbar ist und in Echtzeit Hilfestellung geben kann. Egal, ob wichtige Daten verloren gegangen sind, der Flug storniert wurde und schnell eine Alternative her muss oder es Probleme mit der Unterkunft gibt: In all diesen Fällen sollten Ihnen die Reise-Expert:innen des Anbieters mit Rat und Tat zur Seite stehen und Sie aus der Ferne unterstützen. Am besten rund um die Uhr und in mehreren Sprachen.
Integrierte Reiserichtlinien & Freigabeoptionen
Eine Dienstreise kann aus unternehmerischer Perspektive noch so erfolgreich verlaufen – wenn sie außerhalb der Richtlinie und jenseits der Budgetgrenze liegt, stellt sie wirtschaftlich zunächst einen Misserfolg dar. Bei der Buchung über ein Reisebüro achten die zuständigen Expert:innen auf die Einhaltung der Reiserichtlinien und des Budgets. Wenn Sie sich für ein Online-Tool für die Reisebuchung entscheiden, ist dies nicht der Fall. Um die Compliance Ihrer Geschäftsreisen in diesem Fall zu verbessern, brauchen Sie eine automatisierte Reiserichtlinie. Integrieren Sie Vorgaben, Zuständigkeiten, Budgetgrenzen und Freigabe-Workflows in Ihr Buchungstool und gehen Sie so sicher, dass alle zukünftigen Buchungen richtlinienkonform erfolgen oder explizit genehmigt werden. So fühlen sich Ihre Mitarbeiter:innen bei Selbstbuchungen nicht überfordert, können keine Fehlbuchungen tätigen und gewöhnen sich zunehmend an die Reiserichtlinie. Wählen Sie deshalb ein Tool mit Richtlinien-Funktion und machen Sie alle Mitarbeiter:innen damit vertraut.
Innovativ & leicht skalierbar
Moderne Technologien entwickeln sich rasant weiter und bringen viel Potenzial für die Geschäftsreisebranche mit sich. Wählen Sie also ein Reisemanagement-Unternehmen, das auf innovative Dienstleistungen für das Geschäftsreisemanagement setzt, die Zukunft im Blick behält und skalierbare Lösungen für wachsende Teams bietet.
Unterstützung von nachhaltigen Reisen
Bei Dienstreisen steht in der Regel der wirtschaftliche Aspekt im Vordergrund: Weite Strecken müssen möglichst schnell zurückgelegt werden, um keine Zeit zu verlieren und die Produktivität hochzuhalten. Die Umwelt rückt dabei oft in den Hintergrund. Höchste Zeit, umzudenken. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und entscheiden Sie sich für ein Geschäftsreisebüro, das nachhaltige Alternativen bietet – seien es nachhaltige Unterkünfte, Zugreisen oder Kompensationsmaßnahmen zur Reduktion Ihres CO2-Fußabdrucks bei Flugreisen und Co. Mithilfe von GreenPerk gleichen Sie Ihre Geschäftsreise-Emissionen aus und investieren in zertifizierte Klima- und Umweltschutzprojekte.Beliebte Reisebuchungsunternehmen für Geschäftsreisen
Falls Sie die Zusammenarbeit mit einem Online-Dienstleister für Geschäftsreisen erwägen, haben wir hier eine Liste mit bekannten Geschäftsreisemanagement-Tools für Sie zusammengestellt:- TravelPerk
- SAP Concur
- Egencia
- Expensify
- BCD Travel
- Lanes & Planes
- CWT
- FCM Travel
- Navan
- Corporate Traveler
- u. v. m.
Welche die Plattform Ihrer Wahl ist, hängt letztlich v. a. von Ihren Bedürfnissen und Reisegewohnheiten ab. In unserem weiterführenden Artikel informieren wir Sie zu verschiedenen Geschäftsreiseanbietern und ihren Funktionen – so fällt Ihnen die Entscheidung am Ende vielleicht etwas leichter.
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