Begriffsklärung: Reisekostenabrechnung & Spesenabrechnung
- sämtliche Betriebsausgaben, inkl. Büromaterialien
- allgemeine Kosten im Zuge einer Dienstreise, z. B. Übernachtungs- und Fahrtkosten
- im Besonderen Kosten für das leibliche Wohl während einer Dienstreise, auch Verpflegungsmehraufwand genannt.
Was ist eine Reisekostenabrechnung? – Definition & Wissenswertes
- Reisezeit
- Reisezweck
- Reiseort
- Art der gelisteten Reisekosten
Welche Ausgaben gehören in die Reisekostenabrechnung?
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
Download-Vorlage: Formular für die Reisekostenabrechnung
Fahrtkosten
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Verkehrsmittel
Art der Fahrtkostenerstattung
Flugzeug
Erstattung in voller Höhe
Zug, Bahn, Bus
Erstattung in voller Höhe
Taxi
Erstattung in voller Höhe
Mietwagen
Erstattung in voller Höhe
Eigener PKW
Kilometerpauschale oder Kilometersatz
Dienstwagen
Kosten zahlt der Arbeitgeber ohnehin
Fahrten mit dem privaten Pkw richtig abrechnen
Übernachtungskosten
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Verpflegungsmehraufwand
Die Bedingungen für die Verpflegung im Überblick:
Dauer der Geschäftsreise
Tagegeld als Verpflegungsmehraufwand
unter 8 Stunden
keine Verpflegungspauschale – 0 €
zwischen 8 und 24 Stunden
kleine Pauschale – 14 €
ab 24 Stunden
große Pauschale – 28 €
Beispiel: wie die Spesenabrechnung funktioniert
- Zugticket für Hin- und Rückfahrt: 106,40 €
- Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden: 2 x 14 € = 28 €
- Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: 2 x 28 € = 56 €
- Übernachtungskosten laut Hotelrechnung: 3 x 112 € = 336 €
- 20 % Kürzung für Hotelfrühstück: 3 x -5,60 € = -16,80 €
Reisenebenkosten
- Trinkgelder
- Gepäckaufbewahrung oder Gepäckversicherung
- Telefon- und Internetgebühren
- Maut- und Parkgebühren
- Eintrittsgelder für dienstliche Veranstaltungen
- Portokosten
Wer zahlt am Ende was? – gesetzliche Spesen, steuerfreie Rückerstattung & Co.
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Wichtig: Was muss ich bei der Reisekostenabrechnung beachten?
FAQ – häufige Fragen zur Reisekosten- & Spesenabrechnung
Wie rechnet man Dienstreisen ab?
Wie hoch ist die Reisekostenpauschale?
Wie rechnet man Spesen richtig ab?
Wie hoch sind die Spesen pro Tag?
Ist eine Firma verpflichtet, Spesen zu zahlen?