Was ist eine Travel Management Software?
Anders als klassische Websites für Privatreisende sind Geschäftsreisemanagement-Tools Software-Lösungen, die speziell für Unternehmen und deren Bedürfnisse entwickelt wurden. Sie weisen daher eine Reihe von besonderen Business-Funktionen auf, die vor allem der Optimierung von Arbeitsprozessen dienen – und Sie vom Planungs- und Buchungsprozess über das Reiseerlebnis selbst bis hin zur Datenanalyse im Nachhinein unterstützen.Wozu dient ein Reisemanagement-Tool?
Derartige Reisemanagement-Tools werden verwendet, um Reisen zu buchen, bevorstehende Reisen zu verwalten sowie frühere Reisen nachzuverfolgen und Berichte darüber zu erstellen. Darüber hinaus können Sie mit solchen Lösungen Reiserichtlinien automatisieren, Reiserechnungen und -anbieter konsolidieren, Genehmigungsprozesse integrieren und Kostenstellen hinterlegen. Je nach Leistungsumfang der Software können Sie auch externe Tools, z. B. für die interne Kommunikation, einbinden. Auch für die Reisekostenverwaltung, -abrechnung und -rückerstattung gibt es zahlreiche Software-Lösungen.Gestalten Sie Ihren Geschäftsreiseprozess noch effizienter – dank automatisierter Workflows!
Vorteile einer Travel Management Software für Unternehmen & Mitarbeiter:innen
Professionelle Reisemanagement-Tools bieten eine Reihe von Vorteilen – und zwar für alle Parteien, die für gewöhnlich am Geschäftsreisemanagement eines Unternehmens beteiligt sind. Dazu gehören Arbeitgeber, Finance Manager:innen, Personalabteilung, Travel Manager:innen sowie die Reisenden selbst.Erfahren Sie hier mehr über die zentralen Vorteile eines externen Online-Buchungstools – und mit ihnen auch die wichtigsten Features:- Selbstbuchung – Indem die Reisenden Ihre Buchungen selbst tätigen, können sie aktiv mitbestimmen. Gleichzeitig wird die Verwaltung entlastet.
- Compliance – Eine automatisierte, im Tool hinterlegte Reiserichtlinie sorgt dafür, dass nahezu alle Buchungen innerhalb des Reisebudgets und der Vorgaben erfolgen.
- Umbuchungen & Stornierungen – Wenn sich Ihre Pläne ändern, warten viele Tools mit unkomplizierten Umbuchungs- und Stornierungsoptionen auf.
- Große Auswahl – Entscheiden Sie sich für eine Plattform, die mehrere Anbieter, Airlines und Co. miteinander vergleicht, profitieren Sie von einem umfangreichen Reiseinventar.
- Transparenz – Sie können all Ihre Reisen und die Ihrer Mitarbeiter:innen an einem einzigen Ort gesammelt einsehen – und das jederzeit.
- Support – Der Kundenservice Ihres Reisemanagement-Partners ist auch dann zur Stelle, wenn Sie gerade schlafen oder keine Lösung parat haben.
- Informationen & Warnungen – Einige Tools versorgen die Reisenden vor und während der Reise mit wertvollen Informationen zu Einreisebestimmungen, Sicherheits- und Gesundheitsrisiken und bereiten sie so optimal vor.
- Vereinfachte Abrechnung – Die Rechnungsstellung wird konsolidiert und von Reisekostenberichten begleitet. Auch gibt es Tools, die die gesamte finanzielle Abwicklung übernehmen – Zahlungen, Rückerstattungen etc.
Software-Lösungen für die Buchung & Verwaltung von Geschäftsreisen
Bei der Wahl des passenden Reisemanagement-Tools für Ihr Business empfiehlt es sich, einmal ganz von vorn zu beginnen – bei der Buchung und Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen. Wir haben vier praktische Software-Lösungen für Sie herausgesucht, mit denen Sie bei der Buchung Zeit, Kosten und Mühe sparen und von ausgefallenen Angeboten profitieren können.Tools für ein effizientes Reisekostenmanagement
Neben der Reisebuchung und -planung spielt das Ausgabenmanagement eine zentrale Rolle. Und auch hierfür gibt es eine Menge hilfreiche Tools. Wir haben neun interessante Anbieter für eine effiziente Reisekostenverwaltung für Sie zusammengetragen.BILL Spend & Expense (ehemals Divvy)
Weitere interessante Reisemanagement-Tools & Add-ons
Auch über die klassischen Tools im Bereich Reisemanagement und Spesenabrechnung hinaus gibt es inzwischen zahlreiche kreative und interessante Anwendungen rund um das Thema Dienstreisen. Mit der passenden Software können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen entspannt und sicher reisen – und dabei im Idealfall auch noch sparen. Wir haben uns umgesehen und sieben spannende und teils ausgefallene Business Travel Lösungen für Sie ausgesucht.Erfahren Sie, wie Sie Ihre Reisenden auf Geschäftsreisen schützen können.
Kleine & mittlere Unternehmen als besondere Zielgruppe
Lange Zeit richteten sich professionelle Software-Lösungen für das Geschäftsreise-Management vorrangig an große Unternehmen. Sei es, weil diese vermehrt auf Geschäftsreisen gingen oder weil hier mehr Geld zur Verfügung stand, um administrative Aufgaben auszulagern. Heute konzentrieren sich viele Anbieter auch auf kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Aus gutem Grund.Oftmals reicht die Personalstärke in KMU nicht aus, um Mitarbeiter:innen zu beschäftigen, die sich ausschließlich um Geschäftsreisen kümmern. Infolgedessen liegt die Verantwortung für die Reiseplanung entweder bei den Reisenden selbst oder bei Kolleg:innen aus der Buchhaltung, der Finanzabteilung oder HR. Hierbei kann es schnell zu Überforderung und Frustration kommen.Das Resultat: Buchungen außerhalb der Richtlinien, mangelnde Übersichtlichkeit, Überstunden, unzufriedene Mitarbeiter:innen, überstürzte Buchungsentscheidungen und hohe, teils nicht erstattungsfähige Kosten.Gerade für solche Unternehmen bergen professionelle Reisemanagement-Tools, die speziell für den Business-Bereich entwickelt wurden, ein großes Potenzial:- Durch die Integration der eigenen Reiserichtlinien, Budgetgrenzen und Genehmigungsworkflows, werden richtlinienkonforme Buchungen deutlich erleichtert.
- Überwachungs- und Nachverfolgungsoptionen helfen Arbeitgebern dabei, den Überblick zu behalten und die Sicherheit ihrer Reisenden zu gewährleisten. Gleichzeitig übernimmt der Kundenservice des Tools das Notfallmanagement.
- Mitarbeiter:innen erhalten mehr Freiraum, weil sie aktiv in die Planung ihrer Reise involviert sind und das nötige Vertrauen sowie ausreichend Informationen und Unterstützung entgegengebracht bekommen.
- Mithilfe von ausführlichen Reisedaten und Reportings lassen sich Schlüsse ziehen, um zukünftige Geschäftsreisen noch besser zu durchdenken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen langfristig zu steigern.
- Die Business-Tauglichkeit der Reise steht immer im Fokus – bei der Wahl der Unterkünfte und Transportmittel, aber auch bei der Rechnungsstellung und möglichen Einsparpotenzialen durch Steuern, Rückerstattungen und Co.
Die Investition in ein Reisemanagement-Tool kostet Geld – aber Richtlinienverstöße und suboptimale Buchungen sowie der Zeitaufwand, den die buchenden Mitarbeiter:innen in Recherchen, Rücksprachen und Co. stecken, erzeugen ebenfalls Kosten. Insofern lohnt sich ein Reisemanagement-Tool für Unternehmen jeder Größe.Travel Management Tools – ein Markt mit Zukunft
Ob komplettes Travel Management System, Buchungssoftware, reine Reisekostenverwaltung oder hilfreiches Extra-Feature für mehr Komfort: Software-Lösungen zur Unterstützung bei der Reiseplanung, -buchung und -abrechnung sind ein Modell mit Zukunft.Warum? Weil das Angebot an Unterkünften und Transportmitteln weiter wächst, die Preise immer stärker variieren und der gesamte Prozess rund um die Buchung zunehmend komplexer wird. Mit einem Reisemanagement-Tool werden Ihre Mitarbeiter:innen intuitiv und einfach durch die einzelnen Schritte der Reiseplanung geführt – und dabei von Expert:innen oder smarten Technologien geleitet und begleitet. Dabei sind Sie flexibel und können von überall aus mit Ihren Ansprechpartner:innen interagieren – je nach Angebot auch rund um die Uhr.Das erspart Ihnen Arbeit, Fehltritte, Zeit und in den meisten Fällen auch unnötige Ausgaben – und zeigt Ihnen vielleicht sogar neue Wege auf, um Geschäftsreisen kreativ zu gestalten, neu kennenzulernen und zu einem echten Erlebnis werden zu lassen – entspannt und unvergesslich.?)
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