Tail-Spend-Management: Was ist Tail-Spend und wie kann man ihn reduzieren?

Tail Spend ist ein kritischer Bereich im Einkauf, der oft im Schatten bleibt. Dieser Begriff umfasst die zahlreichen nicht verwalteten, großvolumigen und geringwertigen Transaktionen, die innerhalb einer Organisation stattfinden.

Auch wenn es einen relativ kleinen Teil Ihrer Beschaffungsausgaben ausmacht, ist sein Einfluss auf Ihr Endergebnis alles andere als unerheblich.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die Folgen schlecht verwalteter Tail Spends, Best Practices für die effektive Verwaltung von Geschäftsausgaben und die Rolle von KI und Automatisierung in diesem Prozess.

Was ist Tail Spend?

Unsere Diskussion über Tail Spend kann nicht beginnen, ohne im Detail auf das Pareto-Prinzip einzugehen. Im Wesentlichen basieren die Tail Spends auf der Pareto-Kurve oder der 80/20-Regel.

Bei der Anwendung auf die Beschaffung besagt die Regel, dass 80 % der Gesamtausgaben mit nur 20 % der Lieferanten getätigt werden. Die restlichen 20 % der Ausgaben gehen also an 80 % der Anbieter.

Diese 80 % stellen eine beträchtliche Anzahl von Transaktionen einer großen Anzahl von Anbietern dar und erzeugen einen langen, unüberschaubaren Schwanz, der immer größer wird. Die Regel ist praktisch für die Ausgabensegmentierung und hilft Sourcing-Experten dabei, zu bestimmen, worauf sie ihre Aufmerksamkeit richten müssen.

Lassen Sie uns nun den Begriff definieren.

Unter Tail Spend versteht man die nicht-strategischen, großvolumigen Transaktionen mit geringem Wert oder die seltenen Käufe, die ein Unternehmen tätigt. Diese Ausgaben verteilen sich oft auf verschiedene Abteilungen, Lieferanten und Kategorien, sodass es schwierig ist, sie effektiv zu verfolgen und zu verwalten.

Tail Spend umfasst typischerweise kleine, einmalige Käufe und Dienstleistungen, die außerhalb der Kernbeschaffungsprozesse liegen.

Beispiele für Tail Spend

Um die Vielfalt der Artikel, Käufe und Transaktionen, die in die Tail-Spend-Kategorie fallen, besser zu verstehen, hier einige anschauliche Beispiele:

1. Portokasse

Auf der untersten Ebene der Tail-Spend-Hierarchie befinden sich die alltäglichen Ausgaben, die für den Betrieb einer Organisation notwendig sind und oft außerhalb des regulären Beschaffungsprozesses anfallen. Beispiele beinhalten:

• Mittagessen: Kleine Essenskosten für Mitarbeiter.

• Taxis: Transportkosten.

• Treibstoff: Auftanken von Firmenfahrzeugen.

• Verschiedene Ausgaben am Arbeitsplatz.

2. Ausgaben für E-Marktplätze

Etwas über den Portokassenausgaben liegen die Ausgaben für E-Marktplätze, die sich durch wiederkehrende Standardkäufe auszeichnen, die Unternehmen häufig tätigen. Diese Transaktionen haben in der Regel einen geringen materiellen Wert und werden nicht intensiv ausgehandelt. Beispiele umfassen:

• Schreibwaren: Bürobedarf wie Papier und Stifte.

• Batterien: Häufig verwendete Energiequellen.

• Elektrowerkzeuge: Werkzeuge für Wartung und Reparatur.

• Pappbecher: Einwegbecher für den Bürogebrauch.

• Laptops: Standard-Computerausrüstung.

• Büromöbel: Grundlegende Möbelstücke wie Tischventilatoren, Tische und Stühle.

3. Benutzerdefinierte Kataloge

Ausgaben für benutzerdefinierte Kataloge führen zu Komplexität, da sie spezifische Geschäftsanforderungen betreffen. In bestimmten Branchen, beispielsweise in der Fertigung, können kundenspezifische Kataloge einzigartige Artikel wie spezielle Elektrowerkzeuge enthalten. Nicht alle Unternehmen verfügen über Ausgaben für benutzerdefinierte Kataloge, aber wenn vorhanden, können diese einen erheblichen Teil der Beschaffungsausgaben ausmachen, manchmal bis zu 15 %.

4. Taktische Einkäufe

Wenn wir uns in der Tail-Spend-Kette nach oben bewegen, stoßen wir auf taktische Käufe, die Ähnlichkeiten mit Spot-Käufen aufweisen. Taktische Käufe zeichnen sich durch Käufe aus, die nur dem Endverbraucher bekannt sind. Diese Artikel wurden zuvor gekauft und der Lieferant oder die Lieferantenbasis wurde eingerichtet. Sie unterscheiden sich von Ausgaben für benutzerdefinierte Kataloge aufgrund der geringeren Kaufhäufigkeit, wodurch ein spezieller Beschaffungsrahmen überflüssig wird.

Wie analysieren Sie Tail Spend?

Die Analyse der Tail Spends ist von entscheidender Bedeutung, um die Kontrolle über diese Ausgaben zu erlangen und diese zu optimieren. Hier erfahren Sie, wie Sie es tun können.

1. Datenaggregation

Tail Spend ist eine weit gefasste Kategorie. Um es effektiv zu verwalten, sammeln Sie zunächst Daten aus verschiedenen Quellen in Ihrem Unternehmen, einschließlich Beschaffung, Kreditorenbuchhaltung und Spesenabrechnungen. Dies trägt dazu bei, einen umfassenden Überblick über die Tail Spends zu erhalten.

2. Kategorisierung

Tail Spend kann variieren. Legen Sie daher eine klare, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Definition fest. Kategorisieren Sie Extremausgaben, um gemeinsame Themen zu identifizieren. Dies hilft zu verstehen, wo die meisten nicht strategischen Ausgaben getätigt werden.

Zum Beispiel:

• Hidden Tail: Die größten Lieferanten, oft mit bestehenden Verträgen, aber versteckten Ausgaben.

• Kopf des Schwanzes: Geben Sie zwischen 50.000 und 1 Million US-Dollar pro Jahr aus, nicht strategisch verwaltet.

• In der Mitte: Käufe bei verschiedenen Lieferanten im Wert von 2.000 bis 200.000 US-Dollar pro Lieferant.

• Tail: Lieferanten mit Ausgaben von weniger als 2.000 US-Dollar, stark fragmentiert und transaktionsorientiert.

3. Lieferantenanalyse

Untersuchen Sie die Lieferanten, die zu Ihren Tail Spends beitragen. Stellen Sie fest, ob es bevorzugte Lieferanten gibt, die zur Konsolidierung von Einkäufen verwendet werden können.

4. Analyse der Ausgabenkontrolle

Bewerten Sie Ihre bestehenden Maßnahmen zur Ausgabenkontrolle und identifizieren Sie Lücken bei der Verwaltung von Tail Spends. Stellen Sie sicher, dass die meisten Einkäufe strategisch abgewickelt werden. Verwenden Sie KPI-Metriken, um den Fortschritt zu verfolgen, einschließlich Kostensenkung, Transaktionskosten und Ausgabentransparenz.

Das ultimative Ziel besteht darin, Geld für die Organisation zu sparen, und alle diese Schritte unterstützen dieses Ziel.

Was sind die größten Herausforderungen beim Tail-Spend-Management?

Das Tail-Spend-Management stellt mehrere Herausforderungen dar, die häufig auf mangelnde Transparenz, Kontrolle und fragmentierte Prozesse zurückzuführen sind.

Mangelnde Transparenz der Ausgabendaten

Eine der größten Herausforderungen im Umgang mit Tail Spend ist die begrenzte Transparenz dieser kleineren Transaktionen. Wenn diese Einkäufe nicht ordnungsgemäß verfolgt oder aufgezeichnet werden, wird es schwierig, sie zu analysieren, zu kontrollieren oder zu optimieren. Dieser Mangel an Daten kann Möglichkeiten zur Kosteneinsparung behindern.

Mangelnde Ausgabenkontrolle

In vielen Unternehmen bleiben Tail Spends unkontrolliert, was zu übermäßigen oder unnötigen Kosten führt. Ohne angemessene Kontrollmaßnahmen ist es schwierig, die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und Lieferantenverträgen durchzusetzen, was zu ineffizienten Ausgaben führen kann.

Fragmentierte Ausgabenverwaltungsprozesse

Der dezentrale Charakter von Tail Spend führt häufig dazu, dass verschiedene Abteilungen oder Einzelpersonen für diese Einkäufe verantwortlich sind. Dieser fragmentierte Ansatz macht es schwierig, Standardbeschaffungsverfahren durchzusetzen, bessere Angebote mit Lieferanten auszuhandeln und Einkäufe zur Kosteneinsparung zu konsolidieren.

Wie Ausgabenverwaltungssoftware dabei hilft, Tail Spends zu reduzieren

Software zur Ausgabenverwaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Reduzierung von Tail Spend, indem sie Prozesse rationalisiert, die Transparenz erhöht und kosteneffiziente Beschaffungspraktiken fördert. So wird dies erreicht:

1. Verbesserte Sichtbarkeit

• Datenaggregation: Ausgabenverwaltungssoftware sammelt Daten aus verschiedenen Quellen und bietet einen umfassenden Überblick über alle Ausgaben, einschließlich der Tail-Spend-Posten.

• Echtzeitüberwachung: Es ermöglicht die Echtzeitverfolgung von Tail-Spend-Transaktionen und erleichtert so die Identifizierung unregelmäßiger oder vertragswidriger Käufe.

• Kategorisierung: Die Software kategorisiert Tail-Spend-Posten und hilft Beschaffungsteams zu verstehen, wo nicht-strategische Ausgaben anfallen.

2. Automatisierte Ausgabenanalyse

• Ausgabensegmentierung: Ausgabenmanagementsoftware automatisiert den Prozess der Kategorisierung und Segmentierung von Tail-Spend-Waren und ermöglicht so eine gezieltere Analyse.

• Ausgabenklassifizierung: Die Ausgaben werden auf der Grundlage des Transaktionswerts und der Lieferantenbeziehungen in verschiedene Segmente eingeteilt, z.

3. Verbesserte Kontrolle

• Durchsetzung von Richtlinien: Die Ausgabenverwaltungssoftware setzt Beschaffungsrichtlinien durch und stellt sicher, dass alle Einkäufe den Richtlinien der Organisation entsprechen.

• Genehmigungsworkflows: Es rationalisiert Genehmigungsprozesse und verringert die Wahrscheinlichkeit unbefugter oder unbefugter Ausgaben.

• Vertragseinhaltung: Die Software überwacht die Einhaltung von Lieferantenverträgen und alarmiert die Beschaffungsteams bei etwaigen Abweichungen.

4. Zusammenarbeit mit Lieferanten

• Verhandlung und Konsolidierung: Software zur Ausgabenverwaltung unterstützt Lieferantenverhandlungen und die strategische Beschaffung, indem sie Tail-Spend-Käufe konsolidiert und Finanzteams bei der Identifizierung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten unterstützt.

• Auswahl bevorzugter Anbieter: Damit können Unternehmen bevorzugte Anbieter für verschiedene Tail-Spend-Kategorien auswählen, wodurch die Lieferantenfragmentierung verringert und die Gesamtzahl der Lieferanten verringert wird.

5. Kostenreduzierung

• Kostenvermeidung: Durch die Automatisierung der Ausgabenanalyse und -überwachung hilft die Ausgabenverwaltungssoftware dabei, unnötige oder übermäßige Ausgaben zu vermeiden.

• Massenverhandlungen: Die Software identifiziert Möglichkeiten für Massenverhandlungen oder Mengenrabatte und senkt so die Kosten weiter.

• Strategische Transformation: Sie hilft bei der Verlagerung von Tail-Spend-Posten in strategisch verwaltete Ausgaben, bei denen Kostenkontrolle und effiziente Beschaffungspraktiken Standard sind.

6. Compliance und Berichterstattung

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Ausgabenverwaltungssoftware stellt sicher, dass Tail-Spend-Transaktionen den gesetzlichen Standards entsprechen, und verringert so das Risiko einer Nichteinhaltung.

• Detaillierte Berichterstattung: Es bietet detaillierte Berichte zur Tail-Spend-Leistung und hilft Unternehmen dabei, Kostensenkungen, Transaktionskosten und Ausgabentransparenz zu verfolgen.

Nächste Schritte

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ausgabenverwaltungssoftware ein wertvolles Hilfsmittel zur Reduzierung von Tail-Spends ist.

Durch die Verbesserung der Transparenz, die Automatisierung von Analysen, die Durchsetzung von Richtlinien und die Förderung der Zusammenarbeit mit Lieferanten ermöglicht es Unternehmen, Beschaffungsprozesse zu rationalisieren und Kosteneinsparungen bei ihren Tail-Spend-Management-Bemühungen zu erzielen.

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