Wie Rover TravelPerk nutzt, um internationale Teams reibungslos zusammenzubringen

Herausforderung

Rover ist das weltweit größte Netzwerk von Tiersittern und Gassigehern mit über 2 Millionen zufriedenen Kunden in Europa, dem Vereinigten Königreich, den USA und Kanada. Die Sicherheits- und Qualitätsgarantien des internationalen Unternehmens Rover sorgen dafür, dass Haustierbesitzer unbesorgt reisen können.

Mit Büros in Seattle und Europa wollte das Unternehmen einen stärkeren Teamzusammenhalt erreichen. Reisen waren für Rover entscheidend, um persönliche Zusammenarbeit und ein Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen zu fördern. Dabei standen sie vor folgenden Herausforderungen:

Die Koordinierung von über 500 Mitarbeiter:innen war chaotisch: Rover wollte die Organisation der Reisen zwischen den Standorten erleichtern, wobei jede Reise den Unternehmensrichtlinien entsprechen musste. Doch wie kann das Team die Zeitpläne und Reisen koordinieren? Was, wenn die Buchung aufgrund unvorhergesehener Umstände geändert werden musste?

Zeit sparen und Budgetüberschreitungen vermeiden: Bei mehr als 180 Reisen im Jahr war es ineffizient, alles manuell zu verwalten: Preise vergleichen, Raten verhandeln, Stornierungen bearbeiten, sicherstellen, dass Buchungen im Budget liegen, Probleme lösen und vieles mehr.

Finanzen nicht noch weiter verkomplizieren: Rover benötigte eine zentrale Verwaltung aller Ausgaben, um Budgets zu kontrollieren und keine Zeit mit der Rechnungsanforderung bei Anbietern zu verschwenden. So sollten sowohl der Workplace Experience Manager als auch die Finanzabteilung entlastet werden.

Lösung

Glücklicherweise hatte einer der Gründer bereits gute Erfahrungen mit TravelPerk gemacht – der Plattform für Geschäftsreisemanagement, die den Buchungsprozess vereinfachen und Rovers Buchhaltung und Ausgabennachverfolgung optimieren konnte.

„Wir haben die Reiserichtlinie und ein Ausgabenlimit pro Flug und Hotel hinzugefügt. Wir haben unseren Mitarbeiter:innen die Autonomie gegeben, ihre Reisen selbst zu buchen. Wenn die Buchung den Richtlinien entspricht, wird sie automatisch genehmigt. Das spart uns Zeit und vereinfacht die Verwaltung.“

Adrián Barroso, - Workplace Experience Manager bei Rover

Ergebnisse

Vor TravelPerk reisten die Mitarbeiter:innen von Rover nicht oft. Jetzt haben sie das perfekte Werkzeug, um dies auf die flexibelste Weise zu tun und das internationale Team noch besser zu vernetzen.

Maximale Flexibilität und Sicherheit bei der Koordination von über 180 Reisen pro Jahr

Bei Rover reisen jetzt mehr als 60 Mitarbeiter:innen und verwalten ihre Buchungen unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und zu ausgehandelten Preisen für Flüge, Hotels, Airbnb, Züge und Autos. Außerdem integriert sich TravelPerk nahtlos in Slack, sodass das Team viel einfacher koordinieren kann.

Besonders schätzt Rover die Möglichkeit, Buchungen kurzfristig zu stornieren und 80 % des Betrags zurückzuerhalten, sowie den 24/7-Support von TravelPerk für unvorhergesehene Ereignisse:

„Wir sind sehr zufrieden. Jenz, unser Account Manager, hat mir geholfen, meinen letzten Flug nach Seattle eine Woche vor der Reise zu ändern, und alle unvorhergesehenen Probleme schnell und effizient gelöst.“

Adrián Barroso, - Workplace Experience Manager bei Rover

Effizienteres und sorgenfreies Reisemanagement durch Automatisierung

Neben den Zeitersparnissen durch die Selbstbuchung wurden mit TravelPerk auch die Stunden, die für die Reiseverwaltung aufgewendet wurden, auf ein Minimum reduziert.

Der Workplace Experience Manager muss sich jetzt nur noch um die Genehmigungsprozesse kümmern, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass die Buchungen das Budget überschreiten, und kann sich auf die Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses konzentrieren.

Bessere Kontrolle der Reisekosten und einfachere Finanzen

Die Buchhaltung und Ausgabennachverfolgung wurden erheblich erleichtert. Die Finanzabteilung erhält Rechnungen direkt bei der Buchung und kann auf detaillierte Berichte zugreifen, die nach Abteilung, Datum, Ziel und anderen Kriterien aufgeschlüsselt sind. So kann das Unternehmen strategische Kosteneinsparungen vornehmen.

„Jetzt haben wir alle Rechnungen auf einer Plattform zentralisiert und müssen sie nicht mehr von den Fluggesellschaften anfordern.“

Adrián Barroso, - Workplace Experience Manager bei Rover

Adrián ist nach einem Jahr Nutzung von der Plattform überzeugt: „Wir werden TravelPerk weiterhin so nutzen wie bisher.“

Welche TravelPerk-Funktionen nutzt Rover?

This is the technology that holds Rover's international team together, and it does so by removing all the friction of traditional travel management.

Flexible Buchungen

Buchung und Stornierung der Reisen jederzeit und Rückerstattung von mindestens 80 % der Kosten.

Zentralisierte Rechnungsstellung

Vereinfachte Buchhaltung und Finanzmanagement mit einer einzigen Rechnung, die alle Reisekosten enthält.

Zugriff auf das branchenführende Reiseinventar

Buchung von Flügen, Unterkünften, Mietwagen und Zügen zu verhandelten Preisen.

24/7-Support

Rund um die Uhr erreichbare Unterstützung durch echte Menschen bei Buchungen, Änderungen und Stornierungen.

Automatisierte Reiserichtlinien und Genehmigungen

Erstellung von Richtlinien in weniger als 2 Minuten, Definierung der Budgetlimits und Optimierung der Genehmigungsabläufe.

Rover

Wie Rover TravelPerk nutzt, um internationale Teams reibungslos zusammenzubringen

Herausforderung

Lösung

Ergebnisse

Maximale Flexibilität und Sicherheit bei der Koordination von über 180 Reisen pro Jahr

Effizienteres und sorgenfreies Reisemanagement durch Automatisierung

Bessere Kontrolle der Reisekosten und einfachere Finanzen

Welche TravelPerk-Funktionen nutzt Rover?

Sprechen Sie mit unseren Expert:innen

Sie möchten mehr Kundengeschichten lesen?

Produkte

Buchen

Optimieren

Über uns

Dienstleistungen

Verwalten

Ressourcen

Studien