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Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Unternehmen: von Dienstreise bis Betriebsveranstaltung

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Mehrwertsteuer-Rückerstattung
Umsatzsteuer auf Reisekosten weiterberechnen – so geht's

Umsatzsteuer auf Reisekosten weiterberechnen – so geht's

Fallen Reisekosten als Teil einer Dienstleistung an, können Unternehmen sich diese vom Auftraggeber erstatten lassen. Wie Sie als Unternehmen die Reisekosten an Ihre Kund:innen weiterberechnen können und was es bei der Umsatzsteuer in diesem Fall zu beachten gilt, erklären wir jetzt.

Die Umsatzsteuer bei Reisekosten

Unternehmen zahlen Umsatzsteuer auf ihre Reisekosten, z. B. auf Hotelübernachtungen und Bahnfahrten. Je nach Reiseleistung liegt der Umsatzsteuersatz in Deutschland bei 7 % (etwa für Hotelübernachtungen) oder 19 % (etwa für Zugtickets).
Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können sich die im Rahmen der Reisekosten entrichtete Umsatzsteuer dann als Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen.
Doch was passiert, wenn die Reisekosten nicht für das Unternehmen selbst getätigt werden, sondern im Zuge einer Dienstleistung anfallen? In diesem Fall können die Reisekosten an die Kund:innen des Unternehmens weiterberechnet werden. Wie das funktioniert, schauen wir uns im Folgenden genauer an.
Tipp: Weiterführende Informationen zur Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer finden Sie in unserem ausführlichen Leitfadenbeitrag zum Thema „Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Unternehmen“.
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Reisekosten weiterberechnen – was bedeutet das?

Fallen Reisekosten im Zuge einer Dienstleistung für Kund:innen an, so kann der Auftragnehmer diese dem Auftraggeber in Rechnung stellen. Dies ist jedoch nur zulässig, wenn
  • diese Praxis branchenüblich vereinbart 
  • oder aber die Erstattungsvereinbarung ausdrücklich vertraglich festgehalten wurde.
In jedem Fall macht es daher Sinn, die Weiterberechnung der Reisekosten im Rahmen des Dienstleistungsvertrages eindeutig zu regeln. So beugen Sie späteren Problemen bei der Rechnungsstellung vor.

Welche Reisekosten können weiterberechnet werden?

Prinzipiell können sämtliche Reisekosten weiterberechnet werden – vorausgesetzt, deren Kostenübernahme wurde in der Vereinbarung mit dem/der Kund:in festgehalten. Dabei gibt es auch keine offizielle Höchstgrenze.
Zu den gängigen Reisekosten, die weiterberechnet werden können, zählen:
  • Fahrtkosten (z. B. Zugticket, Flug, Auto etc.)
  • Übernachtungskosten (z. B. Hotelübernachtung)
  • Verpflegungspauschalen (steuerfrei, aber weiterberechenbar) 
  • Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren, Kosten für WLAN etc.)
Hinweis: Um die Vorsteuer für Reisen geltend zu machen und auch um sie an die Kund:innen weiterberechnen zu können, müssen alle Rechnungen korrekt ausgestellt und die Belege aufbewahrt werden.

Umsatzsteuer bei der Weiterberechnung – das gilt es zu beachten

Bevor wir uns ein konkretes Beispiel für die Weiterberechnung der Reisekosten anschauen, werfen wir einen Blick auf die mit den Reisekosten verbundene Umsatzsteuer. Denn: Bei der Weiterberechnung dieser gibt es einiges zu beachten.
Grundlegend gelten die Reisekosten im Zuge einer Dienstleistung als eine sogenannte Nebenleistung zur erbrachten Hauptleistung. Dadurch werden die Reisekosten in der Weiterberechnung an die Kund:innen immer mit dem Umsatzsteuersatz versehen, den auch die Hauptleistung erhält. Dabei spielt es dann keine Rolle, ob die eigentlichen Reisekosten mit 7 % oder 19 % versteuert wurden. Ausschlaggebend ist der Mehrwertsteuersatz für die erbrachte Dienstleistung/Hauptleistung.
Fallen nun betriebsbedingte Reisekosten an, kann das vorsteuerabzugsfähige Unternehmen im ersten Zuge die Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern. Im nächsten Schritt kann der Nettobetrag für die Reisekosten in die Rechnung für den/die Kund:in aufgenommen und dort dann mit dem entsprechenden Umsatzsteuersatz versehen werden

Umsatzsteuer auf Reisekosten weiterberechnen – ein Beispiel

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:
Ein Unternehmen schickt eine:n Mitarbeiter:in im Zuge einer Beratungsdienstleistung auf Reisen. Dabei fallen folgende Ausgaben für die Reise an:
  • Zugfahrt: 119 € (inkl. 19 % Umsatzsteuer) 🡪 19 € vorsteuerabzugsfähig
  • Hotelkosten: 214 € (inkl. 7 % Umsatzsteuer) 🡪 14 € vorsteuerabzugsfähig
Gesamtkosten brutto: 333 €
Umsatzsteuer/Vorsteuer: 33 €
Nettokosten: 300 €
Das Unternehmen bezahlt für die Reise einen Betrag in Höhe von 333 €. Es kann sich 33 € als Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen und dem/der Kund:in die tatsächliche Kostenbasis von 300 € netto in Rechnung stellen.
Das könnte wie folgt aussehen:
Kosten Beratungsdienstleistung: 1.000 € zzgl. 19 % MwSt. = 1.190 € brutto
Reisekosten: 300 € zzgl. 19 % MwSt. = 357 € brutto
Kosten gesamt: 1.547 € brutto
In diesem Fall hat das Unternehmen die Brutto-Reisekosten als Nebenleistung mit dem gleichen USt.-Satz zu belegen wie die Hauptleistung – nämlich mit 19 %. Dabei spielt es keine Rolle, dass der Auftragnehmer für die Hotelkosten selbst nur 7 % Umsatzsteuer entrichtet hat.
Ist der Auftraggeber bzw. Kunde der Dienstleistung ebenfalls ein Unternehmen, so kann dieser die entrichtete Steuer auf betrieblich bedingte Haupt- und Nebenleistungen seinerseits ebenfalls als Vorsteuer absetzen und sich den Betrag erstatten lassen. Somit fallen für den Auftraggeber keine zusätzlichen Kosten jenseits der 300 € netto an. Der Auftragnehmer muss die vom Auftraggeber entrichtete MwSt. dann an das Finanzamt abführen.
Handelt es sich bei den Kund:innen hingegen um Privatpersonen, so müssen diese die Mehrwertsteuer als Verbrauchsteuer endgültig entrichten. Die Privatpersonen können keine Vorsteuer geltend machen und das Unternehmen muss die MwSt. an die Finanzbehörde abführen.

Sonderfälle bei der Weiterberechnung der Reisekosten

In den meisten Fällen läuft die Weiterberechnung der Reisekosten so, wie im Beispiel gerade dargestellt – zumindest, wenn beide Parteien umsatzsteuerpflichtig sind und ihren Sitz in Deutschland haben. Doch es gibt auch einige Sonderfälle, auf die wir jetzt genauer eingehen werden:
  • Reisekosten als durchlaufender Posten
  • Weiterberechnung als/an Kleinunternehmen
  • Reisekosten weiterberechnen bei Reisen ins Ausland

Reisekosten als durchlaufender Posten

In seltenen Fällen treten Reisekosten als sogenannte „durchlaufende Posten“ auf. In diesem Fall agiert das Unternehmen nur als Zahlstelle für die Kund:innen, d. h.: Die Rechnung für die Reisekosten läuft auf den Namen des/der Kund:in, das Dienstleistungsunternehmen zahlt aber die Rechnung und leitet die Kosten dann 1:1 an den/die Kund:in weiter.
Dabei gilt zu beachten, dass das Unternehmen in diesem Fall nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, da die Kosten keine reellen Kosten für die Firma darstellen und kein Leistungsaustausch stattgefunden hat.
Ein Beispiel zur Verdeutlichung:
Nehmen wir an: 
  • Der/Die Kund:in bzw. Auftraggeber:in reist für eine Beratungsdienstleistung zum Firmensitz des Auftragnehmers. 
  • Der Auftragnehmer versteht es als Service, das Hotel für seinen Gast zu buchen – tut dies aber als durchlaufenden Posten. Sprich: Das Unternehmen bezahlt für eine Hotelübernachtung 107 € inkl. 7 % MwSt., lässt die Rechnung aber auf den Namen des/der Kund:in ausstellen. 
  • Als durchlaufenden Posten kann das Unternehmen diese Kosten dann 1:1 an den/die Kund:in weiterleiten. 
  • Es findet kein Vorsteuerabzug und kein erneuter MwSt.-Ausweis auf der Rechnung für den/die Kund:in statt. 
Die offizielle Rechnung würde wie folgt aussehen:
Beratungsleistung: 1.000 € zzgl. 19 % MwSt. 🡪 1.190 €
Durchlaufender Posten: Hotelübernachtung vom XX.XX.2025 (für Unternehmen XY verauslagt – kein Leistungsaustausch, kein USt.-Ausweis): 107 €. 
Reisekosten als durchlaufende Posten sind eine reale Maßnahme, werden so aber nur sehr selten verbucht. Oft ist es für die einzelnen Unternehmen einfacher, ihre jeweils eigenen Kosten direkt selbst zu übernehmen.

Weiterberechnung als/an Kleinunternehmen

Kleinunternehmen können sich mithilfe der sogenannten Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Sprich: Sie dürfen keine Umsatzsteuer erheben und führen auch keine USt. ans Finanzamt ab. Gleichzeitig darf das Unternehmen dann aber auch keine Vorsteuer geltend machen – ist also nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
Daraus ergeben sich 2 Konstellationen für die Weiterberechnung der Reisekosten:
  1. Der Auftraggeber ist ein Kleinunternehmen:In diesem Fall ändert sich für das dienstleistende Unternehmen an der Rechnungsstellung nichts. Als steuerpflichtiges Unternehmen muss es die Umsatzsteuer ausweisen und der Kunde (hier: Kleinunternehmen) muss den Bruttobetrag auf der Rechnung auch bezahlen.
  2. Der Auftragnehmer (Dienstleister) ist ein Kleinunternehmen:In diesem Fall müssen die Reisekosten voll bezahlt und dann nach dem Prinzip „Brutto=Netto“ an den/die Kund:in weitergegeben werden – ohne einen Umsatzsteuerbetrag gesondert auszuweisen. Der gesamte Rechnungsbetrag gilt als Bruttobetrag und es wird keine Umsatzsteuer erhoben.
Ein Beispiel:
  • Ein Kleinunternehmen bietet eine Beratungsleistung und muss dafür Reisekosten für Anfahrt und Übernachtung in Höhe von 250 € inkl. sämtlicher Umsatzsteuer bezahlen. 
  • Da das Kleinunternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, sind die 250 € brutto die tatsächliche wirtschaftliche Belastung für die Firma. 
  • Aus diesem Grund dürfen die vollen Bruttokosten dann auch 1:1 an den/die Kund:in weitergegeben werden – inkl. entsprechendem Verweis zur Kleinunternehmerregelung in der Rechnung.
Die Rechnung könnte wie folgt aussehen:
Beratungskosten: 1.000 €
Reisekosten: 250 €
Gesamtbetrag: 1.250 €
Hinweis: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
Das Unternehmen darf auf seine Haupt- und Nebenleistungen keine MwSt. erheben. Die 1:1 Weiterberechnung der Reisekosten ist daher in diesem Fall möglich, da für die Kund:innen des Unternehmens durch die fehlende MwSt. bei der Dienstleisterrechnung keine steuerliche Doppelbelastung anfällt.

Reisekosten weiterberechnen bei Reisen ins Ausland

Bei Dienstleistungen im Ausland verhält sich die Weiterberechnung etwas komplexer.
Erbringt ein Unternehmen eine Dienstleistung für einen Geschäftskunden im Ausland (B2B), so ist der Ort der Leistung das Ausland – damit ist die Leistung in Deutschland nicht steuerbar.
In diesem Fall werden Haupt- und Nebenleistungen (hier: Reisekosten) als Nettobeträge in Rechnung gestellt mit Verweis auf das sogenannte „Reverse-Charge-Verfahren“. Dabei geht die Steuerschuldnerschaft auf den ausländischen Leistungsempfänger über. So muss dieser den Nettobetrag dann nach dem Steuerrecht seines Landes versteuern.
Hinweis: Ob sich der Dienstleister die zuvor auf die Reisekosten entrichteten Steuern als Vorsteuer erstatten lassen kann, hängt davon ab, wo die Reiseleistungen gezahlt wurden. Für Reisekosten in Deutschland ist das kein Problem. Bei Vorsteuer, die an ausländische Firmen gezahlt wurde (etwa an ein französisches Bahnunternehmen für den Transport), muss sich das Unternehmen die Vorsteuer dann mithilfe des „Vorsteuer-Vergütungsverfahrens“ zurückholen. 
Auch hier eine Beispielrechnung:
Ein deutsches Unternehmen tätigt eine Beratungsleistung in Frankreich. Dabei entstehen folgende Reisekosten:
  • Reisekosten Bahn Deutschland: 119 € inkl. 19 % MwSt. 🡪 19 € erstattungsfähig durch Vorsteuerabzug in DE
  • Reisekosten Bahn Frankreich: 107 € inkl. 7 % MwSt. 🡪 evtl. Erstattung der Vorsteuer durch Vorsteuervergütungsverfahren in der EU
Gesamtreisekosten brutto: 228 €
Gesamtkosten netto: 200 €
Rechnung des Auftragnehmers an den/die ausländische:n Kund:in:
Beratungsleistung: 1.000 € 
Reisekosten: 200 €
Gesamtbetrag netto: 1.200 €
Hinweis: Steuerfreie sonstige Leistung gemäß § 3a Abs. 2 UStG. Die Steuerschuldnerschaft geht gemäß Art. 196 MwStSystRL auf den Leistungsempfänger über (Reverse-Charge-Verfahren).  USt-IdNr. Kunde: FRXXXXXXXXXX
Der Dienstleister darf in diesem Fall keine deutsche Umsatzsteuer erheben und gibt die Steuerschuldnerschaft an den Auftraggeber unter Nennung seiner USt.-IdNr. weiter. Das deutsche Unternehmen muss dann allerdings zusätzlich eine sogenannte „Zusammenfassende Meldung“ an das Finanzamt abgeben.
Wie sieht es bei Privatpersonen im Ausland aus?
Bei Dienstleistungen an ausländische Privatkund:innen (B2C) ist der Ort der Leistung gemäß § 3a Abs. 1 UStG grundsätzlich in Deutschland. In diesem Fall wird deutsche USt. fällig – unabhängig vom Wohnort der Kund:innen
Hinweis: Für ausführliche Informationen und konkrete Unterstützung bei der Weiterberechnung der Reisekosten empfiehlt es sich, eine:n Steuerberater:in zurate zu ziehen.

Fazit: Reisekosten korrekt weiterberechnen

Die Weiterberechnung von Reisekosten an Kund:innen im Rahmen einer Dienstleistung ist steuerlich erlaubt – aber an klare Voraussetzungen gebunden.
Wenn Unternehmen im Rahmen einer Dienstleistung Reisekosten weiterberechnen, gelten diese als Nebenleistung und unterliegen dem gleichen Umsatzsteuersatz wie die Hauptleistung – unabhängig davon, wie einzelne Reiseposten ursprünglich besteuert wurden. 
  • Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können die auf Reiseleistungen gezahlte Umsatzsteuer beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen. 
  • Den Nettobetrag können die Unternehmen dann an die Kund:innen weiterberechnen, zzgl. der Umsatzsteuer auf die Hauptleistung. 
  • Auch steuerfreie Verpflegungspauschalen dürfen weiterberechnet werden und unterliegen dann ebenfalls dem Hauptleistungssteuersatz.
In Sonderfällen wie der Abrechnung als Kleinunternehmen, der Behandlung durchlaufender Posten oder bei grenzüberschreitenden Leistungen (insbesondere mit Reverse-Charge-Verfahren im B2B-Geschäft) ist besondere Vorsicht geboten, da hier abweichende umsatzsteuerliche Regeln gelten. Ein genauer Blick auf Rechnungsstellung, Leistungsort und Vorsteuerabzug ist entscheidend, um Fehler und steuerliche Nachteile zu vermeiden.
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FAQ – häufige Fragen zur Umsatzsteuer von Reisekosten bei der Weiterberechnung an Kund:innen

Wird bei der Weiterberechnung von Reisekosten die Umsatzsteuer verwendet?

Was ist der Unterschied zwischen durchlaufenden Posten und der Weiterberechnung von Reisekosten?

Wie wird die Umsatzsteuer auf durchlaufende Posten berechnet?

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