Un gasto oculto de más de 504 millones de euros al año para las empresas españolas
¿Verdad que notas cada vez más retrasos, cambios y cancelaciones en tus viajes de trabajo? No te lo estás imaginando: es real.
La tercera edición de nuestra encuesta anual revela que estos contratiempos son cada vez más frecuentes en todo el mundo. Y con ellos, también crece el coste para las empresas: no solo gastos directos, sino también los costes invisibles, como la pérdida de productividad y las horas de trabajo valioso desperdiciadas.Este año, encuestamos a más de 7000 viajeros de negocios de distintas edades y sectores en España, Alemania, Austria, el Reino Unido y Estados Unidos. Queríamos conocer el coste profesional, financiero y emocional de estos incidentes, así como la manera de reducir su impacto.
Principales conclusiones de la encuesta de TravelPerk sobre incidencias en 2025
Las empresas estadounidenses gastan cada año más de 17.000 millones de dólares a causa de los vuelos cancelados. En España, el gasto es de 504 millones de euros, un 2,2% de los 23.300 millones dedicados a viajes de trabajo cada año (GBTA Business Travel Index, 2025).
El 89% de los viajeros de negocios se ha visto afectado por imprevistos de viaje en 2025: la cifra más alta de los últimos tres años.
En 2025, las incidencias relacionadas con el clima superan con creces las de los últimos tres años: hasta un 39% de viajeros afectados en todo el mundo.
Las huelgas se han hecho notar en España: 28% de viajeros afectados, sobre todo en vuelos (frente al 21% de la media global).
El 25% de los viajeros cree haber perdido oportunidades de negocio debido a los contratiempos. En España, el mayor riesgo viene del aumento drástico en los retrasos (hasta un 61%).
El 66% de los viajeros sufre más estrés: más de la mitad afirma que las incidencias dañan el equilibrio entre trabajo y vida personal, lo que conlleva menor satisfacción laboral y mayor riesgo de burnout.
1 - La realidad actual de las incidencias en los viajes
Los imprevistos en los viajes se han ido convirtiendo en un reto imposible de ignorar. Si en 2023 ya afectaban a un 77% de los viajeros de negocios, la cifra ha subido hasta el 89% en 2025.
Más de la mitad de los viajeros de negocios (56%) han sufrido retrasos de más de una hora en los últimos 12 meses, mientras que las cancelaciones han afectado al 36% y la pérdida de conexiones al 26%.
En España, el impacto de los retrasos es aún mayor, con un 61% de viajeros afectados: una subida importante con respecto al 44% del 2024.
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El 39% de los viajes de trabajo se han visto alterados por incidencias climáticas, casi el doble que el año anterior (21%). En Estados Unidos, esta cifra sube al 50%, mientras que en España también crece hasta un 24% (frente al 14% en 2023). Dada la creciente inestabilidad climática y subida de temperaturas, como las olas de calor que afectan a los aeropuertos españoles cada verano, lo normal es que el impacto se deje notar cada vez más en los próximos años.
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Pero si nos fijamos en las cancelaciones, este año han llegado a afectar al 36% de los viajeros de todo el mundo (frente al 24% en 2023). En España, el impacto de los viajes cancelados también sube hasta el 30%, mayormente en vuelos. Además del apagón peninsular en abril, las huelgas de transporte han sido un factor importante que ha llegado a afectar al 28% de los viajeros, con consecuencias en vuelos (79%) y desplazamientos en tren (62%).
Está claro que las incidencias van en aumento, hasta el punto de que han pasado a ser la norma, no la excepción. Lo más grave es que los costes son altos: no solo económicos, sino también en forma de reuniones canceladas, oportunidades de negocio perdidas y una plantilla más estresada.
2 - El coste financiero de los problemas en los viajes
Por primera vez, la encuesta de este año indica el coste económico directo para las empresas, y los resultados hablan por sí solos: las empresas estadounidenses se dejan más de 17.000 millones de dólares extra al año por cancelaciones y otros imprevistos en los viajes. Para las empresas españolas, el coste asciende a 504 millones de euros de más cada año, lo que equivale a un 2,2% del presupuesto anual para viajes de trabajo.
El 36% de los viajeros españoles ha generado gastos extra en los últimos 12 meses a causa de estos contratiempos. La mayor parte se va en alojamiento y horas extra trabajadas para compensar el tiempo perdido, lo que coincide con el gasto global. Aunque los costes de alojamiento en el Reino Unido y EE. UU. llegan a ser mucho más altos que en la UE.
Además, en los últimos 12 meses, un 72% de los viajeros de todo el mundo ha tenido que volver a reservar sobre la marcha, pero sumando de media un 27% más de gasto para la empresa.
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Entre noches de hotel, recargos por cambios en las reservas y horas extra, el gasto acaba notándose enseguida en la factura. Esto obliga a las empresas a preveer estos gastos en su presupuesto para no acabar pagando de más.
Como dice Roy Hefer, director financiero de TravelPerk: “Viajar no es un gasto contable más, es una inversión de futuro para la empresa y, como cualquier inversión, hay que gestionarla con cabeza. Un retraso o una cancelación no tienen por qué acabar arruinando el viaje o disparar costes: las empresas que incluyen billetes flexibles, seguros de cancelación y tiempo de margen en sus políticas de viaje estarán mejor preparadas para mejorar tanto su productividad como su retorno de la inversión”.
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3 - El coste real: productividad, oportunidades y bienestar
El impacto financiero de las incidencias es cada vez mayor, pero el precio va más allá de la factura. También está el coste invisible del descenso de productividad, la pérdida de oportunidades de negocio y el estrés de los viajeros y el resto del equipo.
Los viajeros pierden hasta 6 horas de media por cada incidencia
El descenso en productividad supone un coste enorme y, a menudo, oculto. En 2025, los viajeros españoles han perdido 4 horas y 45 minutos por cada incidencia, y un 37% ha tenido que trabajar horas extra para ponerse al día con el trabajo tras el imprevisto. En Estados Unidos y Austria llegaron a perder hasta 6 y 5 horas por viaje, respectivamente.
Casi la mitad de altos cargos asegura perder oportunidades de negocio por contratiempos
Estos incidentes no solo afectan a la productividad personal, sino que también hacen perder clientes a las empresas. El 44% de los viajeros asegura que llegó tarde o no pudo asistir a reuniones importantes, mientras que un 25% cree que perdió nuevas oportunidades a causa de las incidencias. Para el equipo directivo, el golpe es aún mayor, ya que un 32% afirma que los imprevistos han impedido cerrar acuerdos y un 48% ha llegado tarde o ha faltado a reuniones importantes.
La principal consecuencia en España es que un 38% de los viajeros llega tarde o tiene que cancelar reuniones. Pero el problema va a peor en otros países. Un 46% de los viajeros de EE. UU. ha llegado a perderse reuniones, mientras que en el Reino Unido, la mitad de los viajeros faltó a reuniones presenciales.
Las incidencias causan más estrés al 57% de los viajeros
Al final, los imprevistos en los viajes de trabajo también erosionan el bienestar de los empleados. Esto se traduce en mayor rotación de personal y caídas en motivación y productividad, incluso cuando no están viajando.
En 2025, las consecuencias más notables para los trabajadores españoles han sido un mayor estrés (57%), más dificultad para conciliar vida laboral y personal (52%) y desajustes en compromisos y planes personales (28%).
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Este impacto en la agenda personal ha sido la norma en todo el mundo. En España, esto ha afectado especialmente a los trabajadores en remoto (45%), mucho más que a los que visitan la oficina (25%) o trabajan in situ (31%). Entre los más jóvenes, el impacto es aún mayor: el 40% de viajeros entre 18 y 24 años ha llegado a perderse algún compromiso familiar debido a las incidencias en los viajes, frente al 17% de los mayores de 55.
4 - Cómo se están adaptando los viajeros
El 91% de los profesionales de todo el mundo ha cambiado su forma de viajar por el aumento de incidencias. Ahora revisan actualizaciones y alertas de viaje más a menudo (42%), dejan más margen para llegar a destino (37%) y reservan con políticas de cancelación flexibles (36%).
Cuando toca reservar de nuevo y reajustar planes, los viajeros españoles lo tienen claro: un 35% prefiere hablar con una persona en tiempo real dando prioridad al teléfono frente a otras opciones automatizadas.
En cambio, el interés por las opciones de chat está decayendo: solo un 3% prefiere chat o SMS con agentes humanos (frente al 7% en 2023) y apenas un 5% opta por chatbots de IA.
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Estos resultados dejan claro algo: la tecnología ayuda, pero cuando hay problemas los viajeros siguen valorando el soporte humano en tiempo real. Por eso, las empresas más actualizadas combinan herramientas digitales con autoservicio y asistencia humana real.
Y no todas las herramientas digitales son iguales: a la hora de gestionar cambios, los viajeros prefieren hacerlo ellos mismos, sin agentes o bots de por medio.
Por ese motivo, en TravelPerk, viajeros y gestores de viajes tienen atención al cliente 24/7 con personas reales. Además, pueden gestionar cambios al instante y de forma automática a través del formulario “Administrar viaje”. Con solo unos clics, se añaden maletas, cambian vuelos o hacen modificaciones sin tener que contactar con el equipo de soporte. También hemos lanzado Juno, un asistente de viaje impulsado por IA que ayuda a los usuarios a realizar estos cambios.
5 - Cómo se están adaptando las empresas más preparadas
Las empresas que mejor se anticipan a los contratiempos están apostando muy fuerte por mejorar la experiencia de viaje, además de reducir los costes y consecuencias, tanto financieros como de otro tipo. Entre las medidas más habituales, exigen reservas totalmente flexibles (48%), seguros de viaje (42%) y plataformas de reserva aprobadas (41%), además de ajustar sus políticas de viaje (37%).
En concreto, el seguro obligatorio se convierte en la medida principal para un 43% de las empresas españolas, seguido de las reservas flexibles.
En conjunto, estas medidas apuntan a lo mismo: las empresas que responden mejor ante las incidencias son las que adaptan las políticas de viaje para aumentar la flexibilidad, aprovechar la tecnología y facilitar la asistencia.
1. Políticas
Muchas empresas refuerzan sus políticas de viaje en respuesta al aumento de incidencias.
En general, las políticas dejan de ser simples recomendaciones para convertirse en una solución de control de costes que evita fugas de presupuesto y, al mismo tiempo, ofrece más apoyo a los viajeros.
Al fomentar el uso de plataformas de reserva aprobadas (como ya hace el 41% de las empresas), es más fácil cumplir políticas, desde exigir cobertura de cancelación hasta reservar con tarifas flexibles.
FieldIn, por ejemplo, implantó TravelPerk e integró políticas de viaje. De esta forma, los empleados no dependen de un gestor de viajes ni tienen que consultar manuales en PDF, ya que las opciones de reserva que cumplen la política aparecen destacadas automáticamente en la plataforma. Resultado: casi el 100% de cumplimiento desde el cambio.
2. Flexibilidad
La flexibilidad se está convirtiendo en piedra angular: ahora casi la mitad (48%) de las empresas de todo el mundo exige reservas totalmente flexibles. Además, un 37% permite estancias más largas para ganar margen ante retrasos y un 33% impone cobertura de cancelación obligatoria.
En el caso de España, donde casi 3 de cada 10 viajeros ha sufrido huelgas en 2025, la flexibilidad es clave para reprogramar sobre la marcha y minimizar el impacto de las cancelaciones masivas.
Todas estas políticas de flexibilidad reducen el estrés de última hora, evitan perder reuniones (y oportunidades de negocio) y blindan cada viaje con más margen de maniobra para adaptarse cuando la situación se tuerce.
Aunque los billetes flexibles parecen caros, lo cierto es que estas reservas suponen ahorros significativos a medio plazo.
EU Business School lo comprobó al contratar FlexiPerk, la opción de reserva flexible de TravelPerk, para todo el equipo de Barcelona y el resto de Europa. Ahora, el equipo puede reservar y cancelar en el último minuto, sin dar explicaciones, además de recuperar al menos el 80% de los costes de cada viaje.
Como resultado, ahorraron 66.000 euros en viajes cancelados en tan solo un año.
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La libertad de cancelar cuando quieras y desde donde quieras. Recupera el 80% con FlexiPerk.
3. Tecnología
La tecnología adecuada contribuye a la autonomía de los viajeros a la vez que mejora el control de los costes y las políticas. Algunas plataformas de reservas como TravelPerk usan políticas integradas para garantizar el cumplimiento mientras permiten al equipo reservar viajes por su cuenta.
Cuando Nord Security implementó TravelPerk, obtuvieron una mayor autonomía y flexibilidad para los viajeros, al mismo tiempo que aumentaron el cumplimiento: una situación en la que todos ganan.
La tecnología de gestión de viajes de negocios aporta muchas ventajas:
Notificaciones en tiempo real para viajeros y gestores de viajes (poniéndoselo más fácil a ese 42% que ahora está más pendiente de las alertas de viaje).
Aplicaciones móviles que permiten reaccionar al instante ante las incidencias y acceder a opciones de autorreserva.
Atención humana 24/7 para aliviar la carga de los gestores de viajes y brindar a los viajeros acceso permanente al canal de soporte que prefieran.
Opciones de automatización (flujos para reprogramar reservas, informes de gastos automatizados, aprobaciones de viajes, etc.) para reducir la carga administrativa cuando las cosas no salen según lo previsto.
Por ejemplo, la internacional de moda Desigual añadió políticas de viaje preestablecidas que permitió a los empleados reservar por su cuenta hasta los viajes más complicados. Gracias a esto, el 89% de los viajes ahora se aprueban automáticamente, y dentro del presupuesto asignado. Como resultado, mejora el cumplimiento de las políticas y el control presupuestario, a la vez que reduce la carga para administración y finanzas.
4. Asistencia
Incluso con las mejores políticas en vigor, las incidencias de viaje son inevitables y estresantes para las personas implicadas.
Nuestro informe confirma que, ante un incidente, los viajeros siguen prefiriendo la comunicación instantánea con una voz real al otro lado, por mucho que las herramientas de autoservicio ganen en popularidad. Las mejores empresas ofrecen soporte 24/7 con asistencia humana y herramientas digitales, para que cada viajero elija el canal que más le convenga según la situación.
Esto es especialmente importante para incidencias mayores, como el apagón de la Península Ibérica en abril de 2025. Los apagones en España y Portugal obligaron a cancelar o modificar más de 1500 vuelos y viajes en tren, pero el equipo de TravelPerk reaccionó de inmediato para avisar, atender y ayudar a cambiar reservas o reembolsar a miles de pasajeros.
A pesar del caos, el equipo mantuvo puntuaciones de satisfacción general del 90% (CSAT) y, en concreto, un 98% en tickets relacionados con incidencias. Prueba de que, cuando todo falla, el factor humano contribuye al bienestar mejorando el estrés y la experiencia de viaje.
El soporte 24/7 no solo tranquiliza: también reduce el impacto de las incidencias al acelerar los reembolsos y los cambios en las reservas.
“La tecnología sin un buen servicio no basta. Creamos automatización eficiente, siempre con personas reales detrás para que el viajero se sienta cuidado”, dijo Kamil Jagodzinski, vicepresidente de Customer Care en TravelPerk.
Y añade: “El año pasado incorporamos un equipo especializado en gestión de situaciones críticas, con experiencia en previsión meteorológica, operaciones y gestión de incidencias, entre otras áreas. Ya han solucionado más de 340 incidencias en todo el mundo, manteniendo a los viajeros en movimiento incluso en situaciones como el apagón de España y Portugal. Mientras gran parte de la península estuvo paralizada, contactamos a los viajeros afectados, añadimos alertas a la plataforma y los agentes guiaron a 1.500 profesionales varados a través de vuelos y trenes. Es justo ese enfoque humano lo que garantiza la calma y que los viajes salgan adelante”.
Moderniza la gestión de viajes de tu empresa frente a los imprevistos
Las empresas más preparadas no se quedan con una única solución, sino que combinan las cuatro:
Políticas claras que reducen el gasto financiero de los viajes y las consecuencias de los contratiempos, a la vez que alivian la carga administrativa.
Flexibilidad a prueba de riesgos, tanto para evitar el sobrecoste de las incidencias como la pérdida de clientes y la bajada de productividad.
Tecnología eficiente que ofrece a los viajeros y a las empresas el soporte que necesitan para adaptarse a los incidentes.
Soporte que garantiza el bienestar de los viajeros reduciendo el estrés de los imprevistos y el impacto en la vida personal.
En conjunto, estas adaptaciones convierten las incidencias en algo asumible y sin tanto coste, ni para los viajeros ni para las cuentas de la empresa.
Las plataformas de gestión de viajes como TravelPerk permiten aplicar estas cuatro soluciones en una única herramienta: políticas y aprobaciones integradas, reservas flexibles con FlexiPerk, automatización e integraciones, y soporte al cliente 24/7 con localizador de viajeros incorporado. Todo lo que necesitas para gestionar un programa de viajes que no solo esté preparado para las incidencias, sino que las reduzca al mínimo.
Metodología
TravelPerk encargó a la agencia de investigación OnePoll la realización de una encuesta a 7000 viajeros de negocios en el Reino Unido (2000), Estados Unidos (2000), Alemania (1000), España (1000) y Austria (1000). Las encuestas se realizaron online entre el 6 y el 18 de agosto de 2025.
Los participantes eran empleados adultos que viajan por trabajo al menos dos veces al año y trabajan en empresas de entre 50 y 20.000 empleados.
El análisis de los costes de incidencias combina los datos de la encuesta con los puntos de referencia de gasto en viajes de negocios del GBTA Business Travel Index de 2025. Al calcular la proporción de empleados que viajan por trabajo y que se han visto afectados por cancelaciones de vuelos, así como el promedio en costes extra incurridos (como los derivados por la falta de cobertura para cambios de reserva, el alojamiento, el transporte terrestre y las horas extra de los empleados), el análisis ofrece una estimación del impacto financiero anual de las incidencias. Los cálculos de costes regionales se ajustaron utilizando los tipos de cambio de mercado publicados el 1 de agosto de 2025.
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