Cómo Perk ayudó a HOLOPLOT a ahorrar un 20 % de su tiempo con la autogestión de reservas de viajes

HOLOPLOT necesitaba una solución para gestionar de manera eficiente el aumento de la demanda de viajes

Con sede en Berlín, HOLOPLOT es una empresa de audio profesional enfocada en transformar radicalmente la tecnología del sonido. Con 150 empleados, la compañía gestiona proyectos complejos en regiones como Europa, Oriente Medio, Asia y EE. UU.

Los viajes de negocios son cruciales para el éxito de HOLOPLOT, desde los ingenieros que viajan para instalar sistemas, hasta los equipos de ventas que visitan a clientes y aseguran asociaciones. Sin embargo, a medida que aumentaban las demandas de viajes, la empresa se dio cuenta de que sus procesos manuales de reserva de viajes eran insostenibles.

Antes de Perk, HOLOPLOT dependía de un sistema de tickets para que los empleados solicitaran viajes de negocios. Christian Frederking, Senior Office Manager, luego realizaba las reservas manuales de vuelos, hoteles y trenes a través de plataformas en línea. También era la persona de referencia para resolver problemas durante los viajes, a menudo combinando tareas relacionadas con los viajes con otras responsabilidades importantes.

«Dependía de un sistema de tickets, donde luego tenía que hacer las reservas manualmente en plataformas en línea. Todo tenía que pasar por mí, dejando poco tiempo para enfocarme en otras prioridades.»

Christian Frederking, - Senior Office Manager en HOLOPLOT GmbH

HOLOPLOT ahorra un 20 % de tiempo con la plataforma de autogestión, automatizaciones e integraciones de Perk

Este proceso ineficiente dejó claro que HOLOPLOT necesitaba una solución que pudiera automatizar las reservas de viajes, reducir la carga administrativa y agilizar la gestión de viajes a medida que la empresa escalaba. Así entró Perk.Con Perk, no solo los empleados pueden reservar sus propios viajes, sino que Christian ya no tiene que aprobar cada solicitud de viaje: los gerentes son responsables de sus propios presupuestos y pueden aprobar los viajes ellos mismos. Christian estima que ahorra un día completo de trabajo gracias a la reducción de tareas administrativas después de la implementación de Perk.

HOLOPLOT también ha introducido grupos de viajes adicionales en la plataforma de Perk, lo que ayuda al equipo de contabilidad a hacer un seguimiento del gasto por equipo y ubicación. Esta transparencia hace que la gestión de presupuestos sea más eficiente, a la vez que otorga a los empleados mayor control sobre sus viajes.

Las integraciones de Perk con Personio, Yokoy y Slack han ayudado a minimizar aún más los largos procesos manuales. Con la integración de Slack, los gerentes son notificados inmediatamente de las solicitudes de viaje y pueden aprobarlas o rechazarlas directamente en Slack, evitando tener que cambiar de plataforma. La integración con Yokoy proporciona al equipo financiero visibilidad total del gasto en viajes, eliminando la necesidad de informes manuales.

«Trabajo a tiempo completo, y gracias a Perk, he ahorrado un 20 % de mi tiempo cada semana en tareas administrativas relacionadas con los viajes.»

Christian Frederking, - Senior Office Manager en HOLOPLOT GmbH

Los empleados tienen una mejor experiencia de viaje, mientras la empresa ahorra en viajes de negocios

Perk permite a los empleados de HOLOPLOT acceder a la asistencia de viaje en varios idiomas, como inglés, alemán y español, un beneficio significativo para una empresa con nacionalidades diversas. La plataforma también ofrece características integrales de deber de asistencia, permitiendo a los gerentes rastrear dónde están los empleados, acceder a una visión general de la ubicación de los equipos y responder rápidamente en caso de emergencia.

Además, las funciones avanzadas de informes de Perk proporcionan información detallada sobre los costes de los viajes y las tendencias, ayudando a HOLOPLOT a optimizar los presupuestos y tomar decisiones basadas en datos que les ayuden a ahorrar dinero.

«La integración de Perk con Slack es increíblemente útil, ya que podemos comunicarnos y aprobar los viajes rápidamente. Cuando recibimos una notificación, respondemos rápido, y es muy útil poder hacerlo en un lugar donde ya estamos trabajando y comunicándonos.»

Christian Frederking, - Senior Office Manager en HOLOPLOT GmbH

Perk ofrece un soporte al cliente proactivo que va más allá

Christian también elogia a los equipos de atención al cliente y gestión de cuentas de Perk. En una acasión, cuando uno de sus empleado no pudo abordar debido a un overbooking, el equipo de atención al cliente ayudó a la empresa a recuperar tanto el coste del billete como la compensación por el embarque denegado.

«Nuestra gestora de cuentas es genial. ¡Siempre está haciendo lo mejor que puede!»

Christian Frederking, - Senior Office Manager en HOLOPLOT GmbH

Lo que Perk proporcionó

Plataforma de autoreserva de los viajeros

Aprobaciones y procesos automatizados

Integraciones con Personio, Yokoy y Slack

Informes de gestión de viajes avanzados

Deber de asistencia y protección durante los viajes de trabajo

Gran inventario de transporte y alojamiento

Soporte y asistencia 24/7

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Cómo Perk ayudó a HOLOPLOT a ahorrar un 20 % de su tiempo con la autogestión de reservas de viajes

HOLOPLOT necesitaba una solución para gestionar de manera eficiente el aumento de la demanda de viajes

HOLOPLOT ahorra un 20 % de tiempo con la plataforma de autogestión, automatizaciones e integraciones de Perk

Los empleados tienen una mejor experiencia de viaje, mientras la empresa ahorra en viajes de negocios

Perk ofrece un soporte al cliente proactivo que va más allá

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