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Cómo Rover usa TravelPerk para cohesionar equipos internacionales sin tanta fricción
Desafío
- Coordinar equipos de +500 personas tenía que ser un caos: Rover necesitaba facilitar la organización de viajes entre sus sedes, pero ¿cómo hacerlo de manera que cada viaje se ajustara a las políticas de la empresa? ¿Cómo se coordinaría el equipo con los horarios y los desplazamientos? ¿Y si necesitaban modificar la reserva ante imprevistos?
- Querían ahorrar tiempo y evitar que las reservas se fueran de presupuesto: Con más de 180 viajes al año, no parecía muy eficiente tener a una persona gestionando todo manualmente: comparar precios en plataformas de reserva, negociar tarifas con proveedores, gestionar cancelaciones, vigilar que las reservas estén dentro del presupuesto o resolver incidencias, entre otras gestiones habituales.
- No querían complicar aún más las finanzas: Rover necesitaba centralizar todos los gastos, controlar presupuestos y no perder el tiempo reclamando facturas a los proveedores. Así, tanto el Workplace Experience Manager como Finanzas se verían liberados de una carga administrativa totalmente innecesaria.
Solución
«Añadimos la política de viajes y el límite de gasto por vuelo y hotel. Dimos autonomía a nuestros empleados para reservar sus propios viajes. Si la reserva cumple la política, queda aprobada automáticamente. Esto nos ahorra tiempo y facilita la gestión».
Adrián Barroso, - Workplace Experience Manager en Rover
Resultados
Máxima flexibilidad y tranquilidad para coordinar más de 180 viajes anuales
«Estamos muy contentos. Jenz, nuestro Account Manager, me ayudó a cambiar mi último vuelo a Seattle una semana antes del viaje y ha resuelto todos los imprevistos y problemas de gestión de forma rápida y eficaz».
Adrián Barroso, - Workplace Experience Manager en Rover
Gestión de viajes más eficiente y sin disgustos gracias a la automatización
Mayor control de los gastos de viaje y finanzas más simples
«Ahora tenemos todas las facturas centralizadas en una única plataforma y no tenemos que perder el tiempo reclamándolas a las aerolíneas».
Adrián Barroso, - Workplace Experience Manager en Rover
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