Comment Perk a aidé HOLOPLOT à économiser 20 % de son temps grâce à la plateforme de réservation autonome des voyageurs

HOLOPLOT avait besoin d'une solution pour gérer efficacement l'augmentation des demandes de voyages

Basé à Berlin, HOLOPLOT est une entreprise d'audio professionnel axée sur la transformation radicale de la technologie audio. Avec 150 employés, l'entreprise gère des projets complexes dans des régions telles que l’Europe, le Moyen-Orient, l’Asie et les États-Unis.

Les voyages d'affaires sont essentiels au succès de HOLOPLOT, des ingénieurs se déplaçant pour installer des systèmes, aux équipes commerciales visitant des clients et sécurisant des partenariats. Cependant, face à l'augmentation des demandes de voyages, l'entreprise a constaté que ses processus manuels de réservation devenaient insoutenables.

Avant Perk, HOLOPLOT utilisait un système de billetterie pour que les employés demandent leurs voyages d'affaires. Christian Frederking, Senior Office Manager, effectuait ensuite manuellement les réservations de vols, d'hôtels et de trains via des plateformes en ligne. Il était également la personne de référence pour résoudre les problèmes pendant les déplacements, tout en jonglant souvent entre les tâches liées aux voyages et d'autres responsabilités essentielles.

« Je dépendais d'un système de billetterie, puis je devais effectuer des réservations manuelles sur des plateformes en ligne. Tout devait passer par moi, ce qui laissait peu de temps pour me concentrer sur d'autres priorités. »

Christian Frederking, - Senior Office Manager chez HOLOPLOT GmbH

HOLOPLOT économise 20 % de temps grâce à la plateforme de réservation autonome de Perk, à l'automatisation et aux intégrations

Ce processus inefficace a mis en évidence que HOLOPLOT avait besoin d'une solution capable d'automatiser les réservations de voyages, de réduire la charge administrative et d'optimiser la gestion des voyages à mesure que l'entreprise se développait. C'est là qu'intervient Perk.

Avec Perk, non seulement les employés peuvent réserver leurs propres voyages, mais Christian n'a plus besoin d'approuver chaque demande de voyage — les managers sont responsables de leur propre budget et peuvent approuver les voyages eux-mêmes. Christian estime qu'il économise une journée complète de travail grâce à la réduction des tâches administratives après la mise en œuvre de Perk.

HOLOPLOT a également introduit des groupes de voyages supplémentaires sur la plateforme Perk, ce qui aide l'équipe comptable à suivre les dépenses par équipe et par emplacement. Cette transparence rend la gestion des budgets plus efficace tout en offrant aux employés un meilleur contrôle sur leurs voyages.

Les intégrations de Perk avec Personio, Yokoy et Slack ont contribué à minimiser encore davantage les processus manuels longs. Avec l'intégration Slack, les managers sont immédiatement informés des demandes de voyages et peuvent les approuver ou les refuser directement sur Slack, évitant ainsi de devoir changer de plateforme. L'intégration Yokoy permet à l'équipe financière d'avoir une visibilité complète des dépenses liées aux voyages, éliminant le besoin de rapports manuels.

« Je travaille à temps plein, et grâce à Perk, j'ai économisé 20 % de mon temps chaque semaine sur les tâches administratives liées aux voyages. »

Christian Frederking, - Senior Office Manager chez HOLOPLOT GmbH

Les employés ont une meilleure expérience de voyage, tandis que l'entreprise économise sur les voyages d'affaires

La plateforme conviviale de Perk permet aux employés de HOLOPLOT d'accéder à une assistance voyage dans plusieurs langues, telles que l'anglais, l'allemand et l'espagnol — un avantage considérable pour une entreprise avec une grande diversité de nationalités. La plateforme offre également des fonctionnalités complètes de devoir de diligence, permettant aux managers de suivre la localisation des employés, d’avoir une vue d’ensemble des équipes et de réagir rapidement en cas d’urgence.

De plus, les fonctionnalités de reporting avancées de Perk offrent des informations détaillées sur les coûts et les tendances des voyages, ce qui aide HOLOPLOT à optimiser ses budgets et à prendre des décisions basées sur des données pour économiser de l'argent.

« L'intégration de Perk avec Slack est incroyablement utile, car nous pouvons communiquer et approuver les voyages rapidement. Lorsqu'on reçoit une notification, on répond rapidement, et c'est très utile de pouvoir le faire dans un endroit où nous travaillons déjà et communiquons. »

Christian Frederking, - Senior Office Manager chez HOLOPLOT GmbH

Perk offre un support client proactif qui va au-delà des attentes

Christian fait également l'éloge des équipes dédiées au service client et à la gestion des comptes de Perk. Lorsqu'un employé s’est vu refuser l’embarquement à cause d’un surbooking,, l'équipe du service client a aidé l'entreprise à récupérer à la fois le coût du billet et la compensation pour l'embarquement refusé.

« Notre responsable de compte est géniale. Elle fait toujours de son mieux! »

Christian Frederking, - Senior Office Manager chezHOLOPLOT GmbH