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Défi
- La coordination de plus de 500 personnes était chaotique – Rover devait faciliter les déplacements entre ses sites, mais comment faire pour que chaque voyage respecte les politiques de l’entreprise ? Comment coordonner les horaires et les déplacements ? Et que faire en cas d’imprévus nécessitant de modifier une réservation ?
- Gagner du temps et éviter les dépassements de budget – Avec plus de 180 voyages par an, il n’était pas très efficace de laisser une seule personne tout gérer manuellement : comparer les prix sur les plateformes de réservation, négocier les tarifs avec les fournisseurs, traiter les annulations, vérifier que les réservations respectent le budget, résoudre les problèmes, etc.
- Simplifier la gestion financière – Rover devait centraliser toutes les dépenses, contrôler les budgets et éviter de perdre du temps à réclamer des factures aux fournisseurs. Cela aurait également permis de soulager à la fois le Responsable Workplace Experience et le département Finance de tâches administratives superflues.
Solution
« Nous avons ajouté la politique de voyage et une limite de dépenses par vol et hôtel. Nous avons donné à nos employés l’autonomie de réserver leurs propres voyages. Si la réservation respecte la politique, elle est automatiquement approuvée. Cela nous fait gagner du temps et simplifie la gestion. »
Adrián Barroso, - Workplace Experience Manager chez Rover
Résultats
Flexibilité maximale et tranquillité d’esprit pour coordonner plus de 180 voyages par an
« Nous sommes très satisfaits. Jenz, notre Account Manager, m’a aidé à modifier mon dernier vol pour Seattle une semaine avant le voyage et a résolu rapidement et efficacement tous les imprévus. »
Adrián Barroso, - Workplace Experience Manager chez Rover
Une gestion des voyages plus efficace et sans tracas grâce à l’automatisation
Un meilleur contrôle des dépenses et une gestion financière simplifiée
« Nous avons désormais toutes les factures centralisées sur une seule plateforme et nous n’avons plus à les réclamer aux compagnies aériennes. »
Adrián Barroso, - Workplace Experience Manager chez Rover
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Comment Rover utilise TravelPerk pour réunir ses équipes internationales en réduisant les frictions