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Case Study Kantox

Kantox

50% tempo risparmiato
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Kantox risparmia oltre 80 ore al mese nella gestione dei viaggi di lavoro

Chi è Kantox?

Kantox offre soluzioni di gestione delle valute e dei rischi per garantire trasparenza e risparmio nel settore dei cambi internazionali. Questa nuova arrivata nel settore fintech è una delle aziende d’Europa in più rapida crescita e ha rivoluzionato il settore bancario in tutto il mondo fin dal suo lancio nel 2011.
"Prima di TravelPerk, prenotare i viaggi era un incubo. Passavamo oltre 100 ore a settimana a controllare i prezzi, confermare le prenotazioni e rintracciare le fatture. Un vero inferno! Per un'azienda in rapida crescita con oltre 100 viaggi di lavoro al mese, serviva una soluzione più efficace." Johanna Barvo, Office Manager e Executive Assistant di Kantox
Johanna Barvo, Office Manager & Executive Assistant di Kantox

Prima di TravelPerk: procedura di prenotazione lunga e complessa

Kantox si è rapidamente trasformata da piccola startup innovativa con una decina di dipendenti a una forza dirompente che opera in oltre 120 paesi. E con questa crescita sono aumentati drasticamente anche i viaggi di lavoro. Data la rapidità con cui si è espansa, l’azienda non ha avuto il tempo di implementare alcuna procedura o politica per gestire un programma di viaggi così ricco.
Johanna Barvo, responsabile dell'ufficio e assistente esecutiva del CEO, si è trovata improvvisamente a gestire fino a 125 viaggi al mese per 35 persone. Dalla ricerca del volo migliore su più piattaforme alla scelta dell’hotel nella giusta posizione fino alla conferma di tutti i dettagli con i viaggiatori, ogni prenotazione richiedeva circa 50 minuti.
La gestione delle prenotazioni era già da sola una procedura complessa ed estenuante, ma con l'aumento del numero di viaggiatori, effettuare pagamenti e tenere traccia delle fatture era diventato un incubo.

Entra in gioco TravelPerk

Johanna ha quindi deciso di provare TravelPerk e da allora non ha avuto ripensamenti. Prima doveva controllare i prezzi di Skyscanner e confrontarli con quelli di altre piattaforme e fornitori diretti. Con TravelPerk, ora può consultare un catalogo leader del settore in un unico posto e trovare automaticamente le migliori offerte disponibili.
Inoltre, tutti i pagamenti, le fatture e le comunicazioni vengono ora effettuati all'interno della piattaforma, senza più dover inviare lunghe catene di e-mail.
Ma la cosa che rende TravelPerk davvero eccezionale è la sua assistenza clienti dedicata, disponibile H24.

Storia vera:

In una fredda sera di febbraio, Johanna ha ricevuto una telefonata da Felicia di TravelPerk che la informava di uno sciopero in Germania che avrebbe avuto ripercussioni su Toni Rami, COO e co-fondatore di Kantox. Toni si trovava a Berlino e doveva assolutamente tornare a Barcellona il giorno dopo. Erano già le 23:00 e, come sottolinea Johanna: "Se non ci fosse stato TravelPerk, Toni se la sarebbe dovuta vedere da solo."
Invece, il team di assistenza dedicato ha lavorato tutta la notte per trovare una soluzione: Toni ha preso un treno a mezzanotte per Praga e poi da lì un volo diretto per Barcellona. Dopo una ricerca frenetica, tutto è stato confermato e l'ultimo messaggio è stato inviato alle 4:30. Johanna ricorda che il giorno dopo ha ricevuto una chiamata dalla moglie di Toni in cui la ringraziava per averlo riportato a casa sano e salvo.
"Questa è assistenza a 7 stelle in azione. Felicia ha lavorato tutta la notte, prenotando treni, aerei e taxi fino all'alba per portare Toni a casa dalla sua famiglia". Johanna Barvo, Office Manager e Executive Assistant di Kantox
Johanna Barvo, Office Manager & Executive Assistant di Kantox

Risultati: prenotare interi viaggi in meno di 10 minuti

In totale, TravelPerk consente a Kantox di risparmiare 3-4 ore al giorno, ovvero oltre 80 ore al mese, nella gestione dei viaggi di lavoro. Ora non sono più necessarie catene interminabili di e-mail e tutte le fatture sono raggruppate in un unico account.
Ma, cosa più importante, Johanna è felice di avere un team di assistenza valido su cui contare in caso di emergenze, come cambi di itinerario dell'ultimo minuto o scioperi delle compagnie aeree.

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