Come definire un budget per i viaggi aziendali
I viaggi di lavoro sono di nuovo in aumento. L’agenzia Statista prevede che aumenteranno del 38% nel 2022 e si riprenderanno completamente entro il 2024. Secondo una scoperta di Skift, a determinare questa ripresa è il fatto che gli incontri di persona tendono ad avere tassi di successo più elevati. Sono anche l'opzione preferita per otto dirigenti su dieci.Se sei un manager finanziario incaricato di creare un budget per i viaggi d'affari, vorrai definirne uno che permetta al team di essere produttivo, ma che resti anche economicamente fattibile.Potrebbe essere una sfida, ma con il nostro aiuto saprai gestirla al meglio. In questo articolo analizzeremo cinque passaggi per aiutarti a definire un budget funzionale per i viaggi di lavoro.I 5 consigli per definire un budget per i viaggi di lavoro
Quando definisci un budget per i viaggi di lavoro, dovrai assicurarti che le spese siano allineate con gli obiettivi, le esigenze e i profitti.Per semplificare la procedura, ti consigliamo di effettuare i seguenti passaggi:1. Determinare un budget realistico per l’azienda
Il primo passo consiste nel determinare le somme da spendere per i viaggi di lavoro senza mettere a repentaglio altri elementi essenziali come l'affitto e gli stipendi.Se i tuoi dipendenti hanno ripreso a viaggiare per lavoro, un buon punto di partenza per avere un’idea realistica dei costi è esaminare i modelli di viaggio passati, ad esempio:- Durata media del soggiorno
- Tariffa aerea
- Trasferimenti e trasporto via terra
- Spese per i pasti
- Alloggio e intrattenimento
- Tariffe per conferenze
- Visti
- Assicurazione
Da qui, puoi iniziare a capire quanto costerebbe in media un viaggio d'affari e stabilire un budget realistico in base alle tue attuali esigenze e agli obiettivi dell'azienda per il futuro. In definitiva, qualsiasi somma spesa per i viaggi di lavoro deve essere giustificata in base al ritorno sull'investimento potenziale.Nell'assegnazione del budget, dovrai anche assicurarti di considerare le esigenze di diversi team. I team di vendita, ad esempio, tendono a viaggiare più frequentemente rispetto a quelli che sono meno a contatto con i clienti.Sulla base di questi calcoli iniziali, dovrai quindi decidere quali spese i dipendenti possono richiedere per i viaggi di lavoro e confrontare il fatturato attuale con le spese correnti dell'azienda. Questo dovrebbe darti un'idea di quanto sarebbe opportuno riservare alle trasferte.2. Considerare la stagionalità e i fattori esterni
Alcuni periodi dell'anno sono più impegnativi? I membri della dirigenza o i team di sviluppo aziendale partecipano a più conferenze ed eventi di networking in alcuni periodi? Tutti questi elementi dovrebbero essere presi in considerazione quando si definisce il budget per i viaggi di lavoro.Bisognerà valutare anche altri fattori esterni che potrebbero influenzare il budget riservato ai viaggi di lavoro, ad esempio l'aumento dell'inflazione.3. Trovare opportunità per ridurre le spese
È possibile ottimizzare il budget di viaggio e ridurre i costi in tanti modi efficaci, eccone alcuni:- Prenotare in anticipo: Anche se a volte bisogna aspettare l’ultimo minuto, è consigliabile prenotare il viaggio in anticipo, quando possibile.
- Prenotando in anticipo si ottengono vantaggi quali opzioni di volo più economiche, migliori offerte sugli hotel, ecc. Incoraggiare i dipendenti a utilizzare i mezzi di trasporto pubblici, come autobus, tram e treni, invece di taxi o auto a noleggio.
- Utilizzare un'app di gestione dei viaggi per le prenotazioni: Anziché sprecare tempo e denaro nella ricerca su diversi siti web, utilizza una piattaforma di gestione come TravelPerk, dove puoi prenotare il tuo viaggio d'affari in un unico posto, e avere accesso a tariffe alberghiere competitive e a un catalogo di voli leader del settore.
- Prenotare con tariffe flessibili: Previeni riunioni annullate, scioperi e malattie dei dipendenti. Quando devi gestire il budget per i viaggi di lavoro della tua azienda, ci sono cose che non puoi controllare, quindi assicurati di includere opzioni di prenotazione flessibili in modo da poter richiedere il rimborso in caso di imprevisti.
- FlexiPerk, ad esempio, ti consente di annullare qualsiasi viaggio di lavoro fino a 2 ore prima della partenza e di ottenere un rimborso dell’80%.
5. Rendere il budget flessibile
Il budget è assolutamente essenziale per la tua azienda, ma assicurati di prepararti anche agli imprevisti. Il budget per i viaggi d'affari deve essere flessibile per tenere conto di circostanze impreviste, come un'emergenza o spese accessorie.Ecco perché è importante lasciare sempre un margine di errore quando si calcola il costo dei viaggi d'affari.5 modi per evitare di sforare il budget per i viaggi di lavoro
Se sei un manager finanziario responsabile del budget delle spese di viaggio aziendali, saprai quanto sia difficile monitorare i costi di viaggio garantendo al contempo ai dipendenti di usufruire delle migliori offerte.Nel 2021 gli Stati Uniti hanno speso ben 322,42 miliardi di dollari per i viaggi di lavoro. Poiché questa cifra aumenterà probabilmente per il resto del 2022, i team finanziari dovranno monitorare meglio i budget di viaggio per tenere sotto controllo le spese eccessive.Per restare al passo e definire il budget per i viaggi di lavoro è opportuno comprendere quali sono le fonti di spesa eccessiva dell'azienda. Ecco alcuni possibili fattori e i nostri cinque consigli principali per controllare il budget per i viaggi di lavoro della tua azienda.1. Utilizzare una piattaforma all-in-one
Quando i dipendenti prenotano viaggi d'affari utilizzando piattaforme e app diverse, gestire i budget di viaggio e monitorare le spese può risultare alquanto caotico e complesso.Come sanno bene i responsabili finanziari esperti, accedere a piattaforme separate per scaricare singole fatture per il rimborso è noioso, complicato e deleterio per la gestione delle spese.Per semplificare la raccolta delle fatture e la rendicontazione delle spese, trova una società di gestione dei viaggi con una piattaforma all-in-one, in cui è possibile prenotare voli, alloggi e trasferimenti in un unico posto. Idealmente, la piattaforma sarà anche facile da usare, fornirà assistenza e offrirà molte opzioni.TravelPerk offre la migliore soluzione di gestione dei viaggi di lavoro del settore, anche per le piccole imprese. La nostra piattaforma offre un catalogo completo di voli e ti aiuta a trovare i prezzi migliori.2. Implementare la generazione di report in tempo reale
L'eccesso di spesa per i viaggi si verifica quando i team finanziari non dispongono di un quadro chiaro delle tendenze di spesa aziendali. Senza dati in tempo reale, le decisioni finanziarie vengono prese retroattivamente e non al momento.Grazie alla possibilità di consultare dati in tempo reale, potrai individuare i team che prenotano costantemente fuori budget (e scoprire da dove vengono quelle tariffe astronomiche per gli hotel di New York!). Saprai inoltre come adeguare la diaria delle carte di credito assegnate per viaggi nazionali e internazionali.La reportistica flessibile in tempo reale di TravelPerk ti aiuta a ottimizzare il budget per i viaggi di lavoro. I nostri report in tempo reale suddividono i dati aziendali in base al singolo dipendente, al tipo di trasporto, al tipo di prenotazione e alla cancellazione. Consentono inoltre al team di programmare i report entro un intervallo di tempo prestabilito e di impostare avvisi quando è il momento di prendere decisioni basate sui dati.3. Comunicare le politiche relative ai viaggi di lavoro
Informare i dipendenti delle attuali procedure di approvazione e rimborso delle spese per i viaggi di lavoro è fondamentale per le aziende che cercano soluzioni per tenere sotto controllo le spese in eccesso. In questo modo, i dipendenti sono consapevoli della politica di viaggio aziendale e i datori di lavoro hanno l'opportunità di rivedere le linee guida.Per cominciare, organizza una riunione che coinvolga tutti i team e i reparti rilevanti per rispondere alle seguenti domande. Ciò consentirà di identificare le parti della politica che i dipendenti non conoscono bene e di ampliare il raggio d'azione della procedura di approvazione attuale:- I dipendenti sono a conoscenza dell’attuale politica di viaggio?
- Se sì, come viene comunicata? Con quale frequenza?
- La politica di viaggio richiede un aggiornamento?
Dopodiché, stabilisci un programma chiaro che indichi la frequenza con cui si prevede di comunicare le politiche di viaggio aziendali ai dipendenti. La scelta delle informazioni pertinenti da includere in questa fase ti consente inoltre di coprire tutti gli aspetti necessari, ad esempio, informazioni su detrazioni fiscali, spese accessorie e politiche correlate all'IRS.In questa occasione, è importante anche stabilire un programma di revisione dei criteri per garantire controlli costanti delle prestazioni della politica nel corso dell’anno. Ad esempio, si potrebbero eseguire revisioni in base a un momento o a un evento predeterminato, come un cambiamento significativo delle dimensioni o della struttura dell'azienda. È importante anche comunicare sia le politiche a livello aziendale che quelle più granulari.Fai chiarezza anche sulle eccezioni alle politiche di viaggio aziendali. Ad esempio, ci sono casi in cui i dipendenti possono superare il budget?Per ottenere risultati migliori in termini di conformità, scegli uno strumento di prenotazione che permetta di integrare politiche personalizzabili e che fornisca un quadro chiaro dei parametri. Con TravelPerk, questi parametri possono essere impostati in base ai team che viaggiano più frequentemente o alle persone con indennità speciali. Puoi anche automatizzare e impostare limiti che consentono ai dipendenti di prenotare viaggi nell'ambito delle politiche aziendali, senza richiedere prima l'approvazione. In alternativa, se il viaggio non rientra nelle condizioni previste, TravelPerk lo contrassegnerà affinché venga revisionato dal responsabile designato.È quindi essenziale disporre di politiche adatte per soddisfare le esigenze di viaggio dei dipendenti e migliorare la conformità. Il modello di politica di viaggio di TravelPerk ti aiuta a iniziare. Il nostro modello è completamente personalizzabile e progettato per aiutarti a definire le tue politiche di viaggio in pochi minuti.4. Pianificare in anticipo i viaggi d'affari
Le prenotazioni last minute dei viaggi di lavoro comportano un aumento delle spese aziendali. Sebbene i dati rivelino che i dipendenti prenotano i viaggi all’ultimo minuto, è sempre preferibile pianificare in anticipo per ottenere tariffe più economiche.Un modo per organizzarsi in anticipo e rispettare il budget di viaggio è prenotare i viaggi aziendali per conferenze e convegni all'inizio di ogni anno.Offri ai dipendenti vantaggi, premi o upgrade per i viaggi di lavoro per incoraggiarli a prenotare in anticipo e ottenere anche tariffe più vantaggiose su voli e hotel.Massima flessibilità per i viaggi annullati
Anche pianificando in anticipo, chi viaggia per affari ha bisogno della massima flessibilità per poter annullare il viaggio.In un recente sondaggio di GlobalData, il 52% degli intervistati ha riferito di essere preoccupato per le restrizioni internazionali ai viaggi. Dopo la pandemia, chi viaggia per lavoro tende a preferire opzioni flessibili nel caso in cui dovesse trovarsi di fronte a possibili ritardi o cancellazioni derivanti da tali restrizioni.Per la massima tranquillità nonostante i possibili cambiamenti, è opportuno adottare un programma di viaggio che garantisca flessibilità e la possibilità di ottenere un rimborso totale dei costi. FlexiPerk consente ai dipendenti di prenotare voli, camere d'hotel, noleggio auto o trasporto via terra a qualsiasi tariffa con qualunque fornitore, nonché di cancellare qualsiasi parte del viaggio di lavoro fino a due ore prima e ottenere un rimborso dell’80%.È quindi essenziale tenere sotto controllo il budget per i viaggi d'affari monitorando le spese in eccesso. Uno strumento per i viaggi di lavoro come TravelPerk offre ai dipendenti la libertà di prenotare autonomamente, offrendo al contempo opzioni personalizzabili per tenere sotto controllo il budget. Prenota subito una dimostrazione per scoprire come TravelPerk può aiutarti a controllare le spese eccessive per i viaggi di lavoro.Se hai già definito il budget per i viaggi di lavoro, vorrai assicurarti che sia il più efficiente possibile. Esaminiamo meglio come puoi ottimizzare il budget per i viaggi di lavoro durante tutto l'anno e quali strategie e strumenti puoi utilizzare per semplificare questa operazione per il team finanziario. Clicca sull'articolo successivo per ulteriori informazioni.?)
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