Come ottimizzare il budget per i viaggi di lavoro
I viaggi di lavoro possono rappresentare una spesa ingente per le aziende di ogni dimensione, seconda solo agli stipendi. L’84% dei viaggiatori d'affari prevede di effettuare almeno una trasferta nei prossimi 6 mesi, per cui è essenziale rendere i viaggi aziendali efficienti sotto il profilo dei costi.I dati in tempo reale sono fondamentali
Se desideri ottimizzare il budget per i viaggi di lavoro, avere a disposizione dati in tempo reale ti aiuterà a definire dei punti di riferimento per le spese, creare budget futuri che riflettano i costi effettivi e prendere decisioni intelligenti che influiranno sulle decisioni finanziarie nel mese e nel trimestre in corso.Per ottenere un migliore controllo del budget è necessario avere piena visibilità di tutte le spese dei viaggi di lavoro e poter visualizzare le voci di ogni singolo viaggio in base a varie categorie. In questo modo potrai calcolare il costo medio dei viaggi di lavoro per ogni reparto, team, persona e/o sede. Se di solito ti avvali di procedure manuali e laboriose, tutto questo ti sembrerà un sogno!Come ottenere i dati necessari?
Il modo più semplice per ottenere i dati è lasciare che lo strumento di prenotazione dei viaggi di lavoro li raccolga per te. Ciò vuol dire impedire ai travel manager e ai responsabili dell’ufficio di prenotare i viaggi di lavoro sui siti e le app pensati per gite di piacere e vacanze.Evita anche le agenzie di viaggio tradizionali. Utilizza invece una moderna piattaforma di prenotazione appositamente progettata per i viaggi di lavoro e, soprattutto, per soddisfare le esigenze dei team finanziari.Idealmente, la piattaforma di prenotazione scelta dovrebbe riportare automaticamente il costo totale del viaggio per singolo dipendente, team e sede dell'ufficio, nonché fornire dati specifici come il prezzo medio del viaggio, l'intervallo di date e il tipo di spesa (tariffe aeree, alberghiere, ecc.).Lo strumento dovrebbe includere anche delle etichette per consentirti di raccogliere informazioni più personalizzate sulle spese, come ad esempio la somma spesa per un particolare cliente o evento.TravelPerk offre una soluzione di reportistica flessibile, che consente di vedere la ripartizione delle spese in tempo reale. Il nostro strumento ti permette di scegliere una combinazione di filtri automatici ed etichette manuali, in modo da poter visualizzare tutti i dati necessari con un semplice clic.Grazie agli strumenti di reportistica, è possibile suddividere le spese e i costi dei viaggi di lavoro in base a:- Spesa per reparto o team
- Spesa per dipendente
- Spesa per voli, camera d'albergo, noleggio auto, treni
- Spesa per ufficio
- Spesa per progetto, cliente, posizione lavorativa o evento
- Spesa in tempo reale per il mese, il trimestre o l'anno in corso
- Cancellazioni
- IVA recuperabile
Classificare e separare queste spese è essenziale per prendere decisioni operative intelligenti e ottimizzare il budget per i viaggi d'affari.Lo strumento di reportistica di Travelperk consente inoltre di configurare report o programmare avvisi incentrati sui dati per te più importanti, così potrai prendere decisioni più informate.Semplifica il processo di gestione delle spese
Oltre ai sofisticati strumenti di reportistica, la soluzione di gestione dei viaggi dovrebbe consentirti di integrare lo strumento di prenotazione con il sistema di gestione delle spese che già utilizzi. In questo modo, tutte le spese vengono raggruppate all'interno di un'unica piattaforma, semplificando notevolmente l'analisi.Strumenti come Ramp, Divvy, Mobilexpense Group, Payhawk e Yokoy consentono di aggiungere altri dati, ad esempio su pasti o biglietti per eventi, per ottenere una panoramica completa.Per maggiori informazioni consulta la nostra guida completa su come semplificare il processo di gestione delle spese.Oltre ai dati in tempo reale e ai processi di spesa semplificati, ecco altri tre suggerimenti per rendere il budget dei viaggi di lavoro più efficace.Integra la tua politica di viaggio nello strumento di prenotazione
Per controllare le prenotazioni in tempo reale è utile integrare la tua politica sui viaggi di lavoro nello strumento di prenotazione. Questo non solo è un vantaggio per il team finanziario, ma consente anche ai dipendenti e ai travel manager di avere un quadro più chiaro di cosa rientra nel budget, migliorando di conseguenza la conformità alle politiche di viaggio.Quando configuri la politica di viaggio all'interno della piattaforma di prenotazione, cerca di semplificare. Consigliamo alla maggior parte delle aziende di applicare una politica standard e al massimo una politica executive, se necessario. Ciò contribuirà a rendere la gestione delle politiche di viaggio e il coordinamento delle spese molto più agevole.Imposta flussi di approvazione automatici
Questa funzione aiuta a definire dei flussi di approvazione per consentire ai travel manager di controllare e convalidare le richieste in modo più efficiente. Se la tua politica di viaggio è integrata in uno strumento di prenotazione come TravelPerk, puoi configurare un flusso di approvazione preferito. Ad esempio, se un dipendente prenota una trasferta imminente che rientra nella politica di viaggio che hai impostato, puoi configurarlo in modo che venga approvato automaticamente, lasciandoti tempo per concentrarti su attività più importanti.Recupera l'IVA sui viaggi di lavoro
Ogni anno le piccole e medie imprese perdono somme ingenti perché non recuperano l’IVA sui viaggi di lavoro. Considerando le normative fiscali diverse applicate a seconda del paese, la procedura di rimborso è spesso confusa e laboriosa. Per fortuna, TravelPerk ha creato una semplice soluzione di recupero dell'IVA che consente di ridurre i costi di viaggio e risparmiare fino al 25% del budget annuale. TravelPerk raccoglie le fatture per tuo conto dai fornitori di servizi, assicurando che nulla venga tralasciato.?)