Le buone prassi per gestire le spese di viaggio
Gestire le spese dei viaggi d'affari è particolarmente importante per il successo di un'azienda. Se lavori in questo ambito, hai la responsabilità del flusso di cassa e della supervisione di una delle maggiori spese generali dell'azienda. Con questa guida potrai eliminare lo stress associato alla gestione dei costi e contribuire a creare un processo che lascerà il segno.Cosa sono esattamente le spese di viaggio aziendali?
Una spesa di viaggio aziendale è un costo sostenuto durante un viaggio d'affari. Può includere il costo di prodotti o servizi necessari per la trasferta e solitamente riguarda un viaggio lontano da casa che può durare giorni o settimane.Hai bisogno di controllare meglio le tue spese di viaggio aziendali?
Scopri i modi migliori per ottimizzare il budget per i viaggi aziendaliQuali sono le spese di viaggio aziendali per le quali un dipendente può chiedere il rimborso?
La regola fondamentale è che un rimborso dovrebbe riguardare esclusivamente le spese effettuate per svolgere il proprio lavoro nel raggiungimento di obiettivi aziendali. Ciò significa che tu (al contrario della tua azienda) non dovresti trarre alcun vantaggio personale dal rimborso spese.Ecco alcuni esempi:- Il costo effettivo del viaggio (il volo, il biglietto del treno, il costo dell'hotel ecc.)
- Le spese di sussistenza (il cibo e le bevande consumate durante il viaggio)
- Qualsiasi altra spesa sostenuta durante il viaggio, come l'intrattenimento
Cosa non costituisce una spesa di viaggio valida
Bisogna considerare, però, anche quello che non è compreso nelle "spese di viaggio aziendali". La lista comprende:- Gli spostamenti da e per l'ufficio in cui lavori
- Qualsiasi viaggio intrapreso per motivi personali
E per quanto riguarda le auto? Posso richiedere un rimborso se noleggio un'auto o se utilizzo la mia per motivi di lavoro? Sì, certamente. Per scoprire esattamente quanto puoi richiedere, dai un'occhiata alla nostra Guida al rimborso miglia in UK.Hai l'obbligo di rendicontare le spese di viaggio per motivi fiscali. Tuttavia, alcune spese non lo richiedono. Costi quali servizi di bus per dipendenti o servizi taxi quando non è disponibile il carpooling sono esenti dalla dichiarazione dei redditi.1. La carta di credito/debito aziendale
Anche se non vi è alcun obbligo legale in tal senso, far compilare ai dipendenti una richiesta di rimborso spese è un processo che richiede tempo; sarebbe preferibile utilizzare una carta di credito aziendale che, se non altro, semplifica il processo di monitoraggio delle spese. Ci sono diverse soluzioni che offrono sistemi di rendicontazione e carte di credito aziendali, come Pleo, con cui monitorare e controllare le spese da una sola fonte.Se scegli di optare per carte di credito aziendali, assicurati di effettuare qualche ricerca prima di rivolgerti direttamente all'attuale banca di riferimento dell'azienda. Pleo fornisce una guida efficace per scegliere una carta di credito aziendale.2. Pagare con carte personali e inviare una richiesta di rimborso
Per molte piccole e medie imprese, questa è la soluzione più semplice. Chiedere ai dipendenti di pagare le spese aziendali dai propri conti personali è una pratica abbastanza comune. Rimborsare le spese può essere un processo lungo sia per il reparto amministrativo che per il personale. Fattori come la richiesta delle ricevute fiscali complicano ulteriormente il processo. Puoi trovare qui ulteriori dettagli sulle implicazioni fiscali del rimborso spese. Se questo è il metodo scelto dalla tua azienda, allora un software come Expensify o Spendesk è una buona soluzione. Ti aiuterà a digitalizzare e monitorare le spese. Diventa un dirigente impeccabile facendo risparmiare tempo e denaro alla tua azienda sui viaggi d'affari
3. Comunicare le politica sulle spese
Molte aziende includono la politica sulle spese all'interno della politica sui viaggi d'affari e quasi tutte hanno problemi a rispettarla. A prescindere dall'opzione scelta, spendere al di fuori delle regole aziendali crea situazioni imbarazzanti. Se hai fornito una carta di credito aziendale a qualcuno che ha effettuato un acquistonon in linea con la politica, non c'è modo di recuperare quel denaro. Se un dipendente ha comprato qualcosa con la propria carta e ha richiesto un rimborso che non rispetta la politica aziendale, il datore di lavoro si ritroverà davanti a uno scenario spiacevole: o dovrà pagare quella spesa, o dovrà negare il rimborso, lasciando il dipendente al verde e insoddisfatto.Il modo migliore per evitare tutto ciò è far sì che ogni dipendente conosca le regole. Assicurati di comunicarle in modo chiaro e regolare, così non ci saranno scuse.Ecco alcuni consigli su come farlo.- Invia un’e-mail a tutta l’azienda ogni trimestre: invia un'e-mail con la politica ogni tre mesi, a meno che il team non sia ridotto.Parlane nelle riunioni del personale: il tuo lavoro è importante e fa risparmiare denaro all'azienda, quindi tutti devono conoscere le regole.
- Alla prossima riunione chiedi di parlare per alcuni minuti facendo esempi (senza fare nomi) di richieste di rimborso valide e non idonee.Pubblica la politica sulla rete interna dell’azienda: assicurati che sia un documento facilmente accessibile in tempo reale.
- Collegala a un documento Google o a qualsiasi strumento utilizzato dal team, in questo modo non dovrai chiedere ai dipendenti di eliminare o ignorare le precedenti versioni in caso di aggiornamenti.
Quando possibile, automatizza le spese dei dipendenti con uno strumento come TravelPerk, così non dovranno più essere loro a registrare i costi sostenuti per voli e hotel.Se temi che qualcuno in azienda stia infrangendo deliberatamente le regole per sottrarre denaro, assicurati di leggere la nostra guida su come riconoscere ed eliminare le frodi sulle spese.Come calcolare e monitorare le spese di viaggio aziendali in modo professionale
Considerato che un'azienda spende in media circa 950 € all'anno per dipendente solo per i viaggi nazionali, è probabile che gli amministratori e altri addetti alla gestione delle spese dovranno fornire report e dettagli sul modo in cui l'azienda investe nei viaggi. Ecco alcuni elementi che, se stabiliti in anticipo, renderanno la stesura di report trimestrali più semplice.1. Registra tutto ed etichetta ogni spesa
Sembra ovvio, ma se non utilizzi un software che lo faccia per te, il tempo dedicato all'organizzazione di ogni ricevuta, fattura e nota spese sarà notevole quando dovrai analizzare i costi. Fare il report di viaggi e spese è estremamente importante, dato che in molti paesi questi costi sono deducibili fiscalmente, il che implica un risparmio notevole per le aziende.La prima cosa da fare è assicurarsi di tenere un registro esaustivo di tutte le spese aziendali in modo regolare. Farlo ogni giorno è l'ideale, ma andrebbe fatto almeno due volte alla settimana. Ogni spesa va conteggiata! Fai attenzione ai pagamenti in contanti, che possono facilmente sfuggire al report ma che sono pur sempre spese aziendali e non vanno dimenticati. Il modo migliore è scegliere uno dei tanti software di contabilità per aziende presenti sul mercato. Qui puoi vedere quelli che consigliamo noi. Etichettare le spese è una buona idea, così potrai estrarre informazioni aggiuntive se necessario. Più granulari sono i registri, meglio è. Considera la possibilità di raggruppare ed etichettare le spese di viaggio in più modi.- Per tipo di viaggio (cliente esistente, vendita, evento aziendale)
- Per reparto
- Per tipo di spesa
È consigliabile impostare le spese ricorrenti nel sistema di contabilità. Se sai che pagherai un fornitore ogni mese, imposta quella uscita per i mesi successivi. In questo modo non la dimenticherai e potrai pianificare meglio per il futuro.Prevedi le spese di viaggio
Se tutti i costi sono conteggiati e registrati, puoi analizzare le spese degli anni precedenti e identificare quanto potresti spendere in futuro. Ti aiuterà a capire dove spendi più del dovuto e a comprare voli e hotel più economici in anticipo. Considera la stagionalità, le spese ricorrenti, l'arrivo di nuovi dipendenti e l'apertura di un nuovo ufficio nazionale.Vuoi altri consigli per gestire i viaggi aziendali?
Leggi i nostri trucchi e consigli sulla gestione dei viaggi aziendaliCome ridurre le spese di viaggio per le piccole imprese
Per le piccole e medie imprese, come per le grandi aziende, ci sono molti modi per ridurre le spese di prenotazione dei viaggi d'affari, eccone 6 da provare subito.1. È necessario pernottare?
La maggior parte delle compagnie aeree low cost e perfino i servizi ferroviari propongono opzioni per viaggiare di prima mattina o a tarda sera. Anche se significa dormire un po' di meno, è un buon modo per risparmiare, perché non sarà necessario pagare una notte in hotel o in un Airbnb. Se utilizzi uno strumento con politiche di viaggio automatizzate, potresti impostare un'approvazione necessaria per i viaggi che prevedono un pernottamento.4. Ottieni tariffe aziendali
Se hai uffici in più città e la maggior parte dei viaggi si svolge tra le diversi sedi, può essere utile negoziare una tariffa speciale con gli hotel nelle vicinanze. Puoi farlo quando noti che la maggior parte dei viaggi avviene nella stessa città. Gli hotel spesso apprezzano i clienti abituali.5. Calcola la giusta diaria
Fornisci a chi viaggia una diaria giornaliera per i pasti e altre spese extra? Assicurati di regolarle in base alle singole città. Possono esserci grandi differenze di prezzo anche all'interno dell'Unione Europea. Ricorda che nel Regno Unito la HMRC stabilisce delle tariffe sulla diaria dei pasti e su ciò che è possibile rimborsare, quindi fai riferimento a quella cifra per pagare di meno.?)