Cos'è la pianificazione di eventi aziendali?
La pianificazione di eventi aziendali prevede l'organizzazione di eventi aziendali per coinvolgere clienti, dipendenti e altri stakeholder. Tra i motivi più comuni per organizzare eventi aziendali figurano:- Informare i dipendenti o il pubblico su nuove iniziative e offerte
- Premiare il personale per il suo contributo alla crescita e al successo dell'azienda
- Celebrare traguardi importanti con clienti, dipendenti e altri membri
- Annunciare cambiamenti organizzativi e potenziali impatti
- Facilitare la collaborazione e il networking tra i diversi team aziendali
Che si tratti di un evento di accoglienza clienti o di un seminario di formazione interno, l'obiettivo finale è riunire le persone, creare un'esperienza memorabile e aiutare tutti i partecipanti a sviluppare solide relazioni commerciali.Eventi aziendali per dimensione
Le aziende in forte espansione di solito hanno diversi eventi all'orizzonte. È possibile classificarle nelle seguenti tipologie, a seconda delle dimensioni.2. Eventi di medie dimensioni
Gli eventi di medie dimensioni includono conferenze o summit di leadership fino a 1.000 partecipanti. Questi eventi si basano sulla tecnologia per creare e realizzare piani ben strutturati e riunire dipendenti di tutta l'organizzazione, clienti di valore e dirigenti senior.Oltre ai requisiti per gli eventi più piccoli, i requisiti di pianificazione per eventi di medie dimensioni solitamente includono:- Orientamento pre-evento: assicurarsi che tutti si sistemino con l'onboarding e l'orientamento per l'evento.
- Intrattenimento post-evento: gli eventi aziendali sono spesso un mix di lavoro e piacere: assicurati che gli ospiti siano intrattenuti per tutta la durata dell'evento.
- Comunicazioni pre-evento: che si tratti di sponsor o partecipanti, è necessario un modo per comunicare modifiche e aggiornamenti relativi all'evento in modo rapido e semplice.
- Sistemazione alberghiera e trasporto: se gli ospiti provengono da ogni dove, è necessario organizzare l'alloggio e il trasporto per l'evento.
- App mobile per eventi: un'app per eventi consente di tenere informati gli ospiti su eventuali aggiornamenti e di gestire le liste degli ospiti e la biglietteria.
Eventi aziendali per tipologia
Oltre alle dimensioni, esistono molti tipi diversi di eventi aziendali, alcuni più comuni di altri. Ecco alcuni dei tipi di eventi che puoi aspettarti di incontrare nel mondo aziendale:- Le fiere rafforzano l'immagine di un'azienda come leader del settore e la aiutano a generare lead. Le fiere sono un ottimo modo per riunire i principali attori del tuo settore per discutere di tendenze e dati di settore.
- I lanci di prodotti lanciano nuovi prodotti per creare interesse tra i clienti e i media. Un ottimo esempio è Apple Events, dove l'azienda riunisce leader del settore e stampa per condividere nuovi prodotti e funzionalità.
- Gli eventi di apprezzamento celebrano i dipendenti con eventi che mirano a motivare e premiare i dipendenti più impegnati e a costruire il cameratismo di squadra.
- Gli eventi di team building spesso includono attività al chiuso e all'aperto per aumentare la fiducia e il morale dei dipendenti. Possono essere un grande evento fuori sede o una sessione di team building più piccola in sede.
- Seminari e conferenze invitano relatori per migliorare la conoscenza dei dipendenti o degli stakeholder interni su argomenti specifici. Questo può essere un ottimo modo per coinvolgere i dipendenti su un determinato argomento.
- Le riunioni del consiglio di amministrazione e degli azionisti riuniscono i membri del consiglio e gli azionisti per esaminare le performance aziendali e prendere decisioni cruciali. Un evento professionale aiuta a rassicurare i superiori che tutto procede senza intoppi.
- Le celebrazioni di traguardi organizzativi celebrano traguardi o anniversari importanti, come i risultati finanziari e i successi aziendali. Ad esempio, potresti voler festeggiare i dieci anni di attività della tua azienda con un evento elegante per dipendenti e stakeholder.
Le sfide della pianificazione di eventi aziendali
L'organizzazione di eventi aziendali può contribuire a valorizzare il tuo brand, coinvolgere dipendenti e stakeholder e ampliare la tua rete commerciale, ma non è esente da sfide.Anche capacità organizzative sovrumane non sempre bastano per realizzare un evento di successo. Ecco perché ogni event manager aziendale deve aspettarsi l'imprevisto e prepararsi di conseguenza.Esaminiamo le sfide più comuni che potresti incontrare nell'organizzazione di eventi aziendali e come evitarle.Eventi con personale insufficiente
Pochi problemi sono più gravi della mancanza di personale per un evento. La carenza di personale aumenta la pressione lavorativa il giorno dell'evento e costringe il team a faticare per soddisfare le aspettative dei partecipanti.Per evitare la carenza di personale, considerate il vostro evento, i numeri previsti e il numero di membri del personale necessari per garantire un rapporto tra personale e partecipanti sostenibile. Chiarite ruoli e responsabilità: la gestione dei vostri eventi dovrebbe essere simile alla gestione della vostra azienda.È meglio essere prudenti quando si tratta di personale: in caso di dubbi, siate generosi. Se avete organizzato eventi in passato, ripensate a come era stato assegnato il personale: avevate troppo poco o troppo personale? Contattate un'agenzia di eventi per trovare il personale per il vostro evento: possono consigliarvi i livelli di personale ottimali.Rispettare il budget dell'evento
Definire il budget per un evento può essere determinante per il successo, o il fallimento, quando si pianificano eventi dal vivo, virtuali o ibridi. Il budget è un problema che affligge anche gli organizzatori di eventi più esperti: i costi si accumulano rapidamente e, prima che tu te ne accorga, hai già sforato il budget.Le cose cambiano continuamente e potresti avere esigenze aggiuntive poco prima dell'evento. Ad esempio, i costi dei fornitori potrebbero aumentare in base ai costi effettivi o potresti dover affrontare una spesa imprevista. Ecco perché è consigliabile mantenere le spese contenute e assicurarsi di prevedere un fondo di emergenza. Consigliamo di accantonare circa il 20% del budget totale per spese impreviste e cambiamenti dell'ultimo minuto.Ancora meglio, analizza ricerche e dati precedenti per identificare quale dovrebbe essere un budget realistico per ogni occasione. Ad esempio, confronta le voci di spesa previste, come location, cibo, bevande, viaggi, alloggio, compensi dei relatori, personale e marketing, con quelle dei tuoi eventi precedenti.Un software dedicato alla gestione degli eventi aziendali semplifica notevolmente il processo, conservando tutti i dati di budget in un unico posto. In questo modo, è possibile pianificare il budget degli eventi, creare report di budget e visualizzare il ritorno sull'investimento totale (ROI) per monitorare le spese e prendere decisioni mirate.Budgeting per eventi semplificato
Per iniziare, scarica gratuitamente il nostro modello di budget per l'evento.Coinvolgimento e comunicazione dei partecipanti
Un solido piano di coinvolgimento dei partecipanti è fondamentale per superare le loro aspettative. Ecco perché è fondamentale considerare il pubblico potenziale e comprenderne le preferenze.È inoltre necessario evitare un sovraccarico di informazioni, che può rapidamente disimpegnare i partecipanti. Allo stesso tempo, è fondamentale essere in grado di comunicare ai partecipanti i dettagli dell'evento, le modifiche e le scadenze prima e durante l'evento.Ecco alcuni dei modi più semplici per garantire che i partecipanti rimangano coinvolti durante l'evento.- Organizzate sessioni plenarie con relatori coinvolgenti per garantire la partecipazione e un elevato coinvolgimento dei partecipanti. Potete anche organizzare discussioni al tavolo o sessioni di domande e risposte in tempo reale per mantenere i partecipanti coinvolti nell'evento.
- Create contenuti interattivi per le sessioni di gruppo della conferenza con contenuti mirati e interattivi per favorire la conversazione e il dialogo.
- Create opportunità di networking per garantire che i partecipanti abbiano a disposizione sufficienti opportunità di contatto. Connettersi con altri professionisti del loro settore è un vantaggio fondamentale per i dipendenti quando si tratta di eventi aziendali.
Raccogliere e imparare dal feedback è anche un ottimo modo per capire come i partecipanti desiderano interagire. Utilizza strumenti digitali per condurre sondaggi in tempo reale e raccogliere dati che ti aiuteranno a ridefinire le priorità. In questo modo, potrai continuare a imparare man mano che organizzi sempre più eventi.Questi sono i problemi più comuni che incontrerai, indipendentemente dal tipo di evento che organizzi. Anche gli eventi più piccoli possono incorrere in questi problemi: come evitarli?Esaminiamo le cinque C della gestione degli eventi aziendali per suggerimenti su come garantire il successo dei tuoi eventi, dalla registrazione dei partecipanti alla reportistica post-evento.Le 5C della gestione degli eventi aziendali
Queste 5C ti aiuteranno a garantire che il tuo evento proceda senza intoppi dall'inizio alla fine.- Concetto: assicurati di avere obiettivi chiari per l'evento, in modo che sia gli stakeholder che il team di pianificazione siano sulla stessa lunghezza d'onda in termini di visione, obiettivi, responsabilità e tempistiche.
- Coordinamento: considera come pianificherai il tuo evento, inclusi logistica, strategia, piani e budget. La pianificazione di un evento richiede un'organizzazione precisa e sforzi coordinati, quindi iniziare il prima possibile è fondamentale.
- Controllo: assegna ruoli ai membri del tuo team per garantire che tutti i ruoli siano coperti e che tutti sappiano chi è responsabile di cosa. Stabilisci una gerarchia per l'approvazione. Un software di gestione eventi può accelerare il processo di approvazione e aiutarti ad assegnare rapidamente le responsabilità.
- Finale: tutto il duro lavoro svolto fino al giorno dell'evento non vale nulla se non riesci a realizzare i tuoi piani. Assicurati di avere tutto pronto per la logistica del giorno dell'evento molto prima dell'inizio dell'evento per garantire che tutto proceda senza intoppi.
- Conclusione: misura il successo del tuo evento per migliorare la pianificazione degli eventi futuri. Considera aspetti come il coinvolgimento e la soddisfazione dei partecipanti e i KPI dell'evento per misurarne il successo.
Tenere traccia delle 5C della pianificazione di eventi aziendali ti consente di suddividere l'evento in fasi e semplificare il processo di gestione.Hai difficoltà a pianificare il tuo evento aziendale?
Prova la soluzione di gestione eventi di TravelPerk per scoprire come velocizzare i tuoi viaggi di lavoro basati su eventi gestendo i partecipanti, prenotando i viaggi, programmando le riunioni e scegliendo una sede, tutto su un'unica piattaforma.Le migliori pratiche per la gestione degli eventi aziendali: 6 passaggi per eventi aziendali senza intoppi
Ora, passiamo a cosa fare e cosa non fare nell'organizzazione di eventi. Che tu sia un event manager alle prime armi o un esperto, segui questi passaggi per pianificare il tuo prossimo grande evento aziendale.1. Delineare gli obiettivi dell'evento
Non puoi creare un piano evento avvincente senza sapere cosa vuoi raggiungere. Discuti gli obiettivi dell'evento con il tuo team dirigenziale e sviluppa una solida comprensione del perché questo evento sia importante.Quando definisci gli obiettivi del tuo evento, considera quanto segue:- Fai una ricerca sul pubblico di riferimento e comprendi cosa si aspetta dagli eventi
- Decidi se vuoi educare, motivare o ispirare con i tuoi contenuti
- Abbi uno scopo chiaro per allineare il tuo evento agli obiettivi organizzativi fin dall'inizio
- Concentrati sulle metriche che vuoi misurare per determinare il successo dell'evento
Una volta identificato il focus di un evento, sarai in una posizione migliore per gestire il budget dell'evento.2. Imposta il budget per il tuo evento
La definizione del budget è una delle sfide più grandi nella pianificazione e realizzazione di eventi. È fondamentale pianificare i costi dell'evento in anticipo per evitare di spendere troppo.Ecco alcune best practice per la definizione del budget per eventi aziendali di successo.- Crea un elenco di tutto ciò di cui avrai bisogno durante l'intero ciclo di vita dell'evento per stimare le spese, comprese tasse e spese generali.
- Ricerca i costi del budget per un prezzo stimato vicino al costo effettivo.
- Rivedi gli eventi precedenti per farti un'idea dei costi effettivi.
Puoi gestire il budget dell'evento con un semplice foglio di calcolo di Google o utilizzare un software di gestione eventi per funzionalità aggiuntive.Spesso avrai un budget fisso per il tuo evento: devi farlo funzionare. Non esitare a chiedere diversi preventivi ai fornitori e scegli quelli che si adattano alla tua visione.3. Sviluppare un piano di marketing per eventi
Per i tuoi eventi pubblici, dovrai dedicare del tempo al marketing dell'evento: dopotutto, tutta la tua pianificazione è inutile se nessuno partecipa.Prenditi queste domande per comprendere meglio il tuo pubblico:- Quali sono i trend demografici dei tuoi partecipanti?
- Quali canali social utilizzano?
- Quali punti di contatto digitali sono necessari per raggiungerli?
- L'evento risolve un problema specifico?
- Quando i tuoi partecipanti sono solitamente online?
Queste risposte ti aiuteranno a gettare le basi della tua strategia di marketing per eventi. Pensa a ogni punto di contatto che puoi utilizzare per raggiungere i partecipanti durante l'intero ciclo di vita dell'evento, che si tratti di display in ufficio, un sito web per l'evento o email di marketing.4. Considera gli sponsor e come trovarli
Trovare gli sponsor giusti per i tuoi eventi pubblici può essere una vittoria sia per te che per lo sponsor che hai scelto. Gli sponsor dell'evento ti forniscono risorse chiave per l'evento in cambio di promozione. E tieni presente che puoi avere più di uno sponsor contemporaneamente, soprattutto per gli eventi più grandi.Ecco come puoi trovare uno sponsor per il tuo evento:- Identifica un elenco di sponsor target in grado di fornire le risorse di cui hai bisogno.
- Allinea gli obiettivi degli sponsor con quelli dell'evento per suscitare interesse.
- Crea diversi livelli di sponsorizzazione per soddisfare le esigenze di sponsor di tutte le dimensioni.
Costruire relazioni con gli sponsor aiuta a pianificare i tuoi eventi aziendali a lungo termine: un evento di successo potrebbe facilmente trasformarsi in una dozzina.5. Monitorare l'esperienza dei partecipanti
Dopo aver definito gli obiettivi dell'evento, il budget, il marketing e gli sponsor, prenditi del tempo per pensare ai partecipanti.Come puoi garantire che tutti i partecipanti si godano l'esperienza? La risposta sta nel personalizzare l'esperienza dei partecipanti con esperienze mobile e contenuti coinvolgenti.Ecco cosa puoi fare per garantire l'interazione tra il tuo pubblico:- Promuovi il coinvolgimento del pubblico con mappe interattive, quiz, sondaggi di feedback, sondaggi e altre forme di gamification.
- Utilizza app mobile per inviare notifiche dell'ultimo minuto su modifiche all'evento o sconti.
- Consenti ai partecipanti di personalizzare i programmi e partecipare a diverse sessioni di networking o di gruppo.
Mantenere i partecipanti coinvolti è molto più facile con un software di gestione eventi. Molte soluzioni di gestione eventi offrono un'app mobile per facilitare l'esperienza dei partecipanti.6. Post-event engagement strategies
Your event isn’t over once the last guest exits the venue—there’s still lots of work to be done. This is where the post-event engagement phase begins. It’s a key stage for gathering feedback to improve your next event.Consider these post-event engagement strategies to provide a great post-event experience for your attendees:- Create a post-event survey to measure attendee satisfaction and offer an incentive to increase participation.
- Set up a follow-up networking event to create a community and facilitate conversations among returning guests.
- Create text and video blogs to repurpose valuable conference content. You’ve likely gathered ample information, both from speakers and attendees.
- Send a thank you gift to appreciate attendees’ time and participation. This can also be a great way to promote sponsors and satisfy agreements.
- Host a social media contest to generate buzz and get more user-generated content by getting attendees to share their experiences.
- Offer discounts and deals to promote products in the days following your event, when attendees are most engaged.
Corporate event planning: A checklist for success
Planning corporate events can be overwhelming even when you know what it takes to bring events to life.Take the guesswork out of planning and free up your mental energy with this corporate event checklist. Our number one item on any event planning checklist, however, is to make sure you have a powerful corporate event planning tool on your side. This makes every step of the corporate event planning process a whole lot easier.TravelPerk’s event management solution can help you take your corporate event to the next level. It allows you to get all your attendees and employees from wherever they are right to your event–safely, fast, and seamlessly.With TravelPerk’s event solution, you can manage everything you need from the same platform:- Manage invites: Invite attendees and track their responses and the status of their bookings.
- Keep everyone in the loop: Share trip details like attendee names, logistics, agendas, and everything needed for the event to run smoothly.
- Track every detail: Keep attendees and participants updated with real-time information and changes to the plan.
- Increase visibility and tracking: View attendees’ travel plans, including arrival and departure times and accommodation details.
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