Guida per event manager alla pianificazione di eventi aziendali

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Pianificazione di eventi aziendali: una checklist in 19 passaggi per il successo

Organizzare eventi aziendali può essere impegnativo, anche quando si sa cosa serve per dar vita a un evento. Anzi, soprattutto quando si sa cosa serve.
Organizzatori di eventi, coordinatori di conferenze, responsabili d'ufficio e tutti gli altri organizzatori di eventi sanno cosa serve per trasformare le idee in realtà, e non è un compito da poco. Bisogna pianificare con largo anticipo, individuare le location, organizzare catering e intrattenimento e molto altro.
Gli eventi aziendali richiedono un'organizzazione e una pianificazione precise, e il modo migliore per assicurarsi di non trascurare nulla è creare una checklist per l'evento aziendale. Che si tratti di organizzare una gita per i dipendenti, intrattenere gli stakeholder chiave o fare amicizia con potenziali clienti, è fondamentale pianificare.
Abbiamo creato questa checklist gratuita per eventi aziendali per eliminare ogni dubbio dalla pianificazione e liberare la mente. Scaricala subito e continua a leggere per scoprire come utilizzarla per sfruttare al meglio il tuo prossimo evento aziendale.
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Ritiri, eventi fuori sede, eventi di team building. Rimani aggiornato con la nostra checklist gratuita per gli eventi.

• Definire gli obiettivi dell'evento e i risultati desiderati

Cosa vuoi che i partecipanti ottengano dall'evento? Come misuri il successo del tuo evento aziendale? Prova a riflettere su cosa definirà il tuo evento un "successo", in modo da avere un obiettivo su cui lavorare.

• Decidere il tipo di evento

Stai organizzando un incontro per coinvolgere i dipendenti? Si tratta di un evento aziendale formale per entrare in contatto con gli stakeholder? O di un incontro fuori sede per i dirigenti per pianificare l'anno a venire? Devi sapere di cosa si tratta prima di poter procedere con le fasi successive.

• Definisci il tuo pubblico di destinazione

Simile al passaggio precedente, questo ti aiuterà a prendere decisioni più avanti. Decidi chi saranno i tuoi partecipanti.

• Imposta una data

La data non dovrebbe essere troppo vicina, ma nemmeno lontanamente lontana. Dai ai partecipanti il ​​tempo di inserirla comodamente nei loro programmi.

• Creare un budget

Fissare una data vi permetterà di farvi un'idea più precisa del budget necessario. In genere, prenotare con largo anticipo offre opzioni a tariffe accessibili. La differenza di costo tra un evento in tre mesi e uno in sei mesi può variare notevolmente.

• Trova un luogo

Una volta che avrai un'idea del quando, sarai in una posizione migliore per pianificare il dove. Considera il tipo di evento che stai organizzando: hai bisogno di uno spazio ampio? Basterebbe uno spazio più piccolo? Forse una sala potrebbe bastare?
Dai un'occhiata a ciò che offre la location che hai scelto e seleziona una location adatta al tuo budget e alle tue esigenze.

• Considerare le opzioni di alloggio

Salta questo passaggio se i tuoi partecipanti non necessitano di alcun tipo di alloggio per la notte.
Non vorrai certo scegliere uno spazio per eventi prima di aver verificato che sia vicino ad altri punti essenziali, come opzioni di alloggio e punti di interesse turistico. Una location bella e adatta allo scopo è inutile se i partecipanti non possono alloggiare nelle vicinanze.
La soluzione di gestione eventi TravelPerk può aiutarti in questo passaggio. Puoi facilmente consultare le opzioni di alloggio vicino alla location desiderata per trovare una sistemazione di alta qualità con i servizi di cui hai bisogno, assicurandoti al contempo di rimanere nel budget.

• Controlla le opzioni di viaggio

Proprio come i partecipanti necessitano di un alloggio per un evento di più giorni, devono anche essere in grado di raggiungere la sede dell'evento. Questo potrebbe comportare solo l'organizzazione di viaggi in auto, autobus o treno da e per la sede, ma potrebbe anche comportare viaggi aerei internazionali. Potrebbe persino comportare entrambi.
Organizzare viaggi d'affari è un'impresa enorme, soprattutto quando si cerca di far arrivare più di 20 persone da ogni parte del mondo nella stessa location contemporaneamente.
La soluzione di gestione eventi di TravelPerk è progettata appositamente per organizzare viaggi aziendali di piccole e grandi dimensioni. Puoi sfogliare le opzioni di viaggio da un'ampia gamma, prenotare i biglietti per i partecipanti e gestire i viaggi con facilità. Una volta prenotato il viaggio, puoi visualizzare e gestire tutti i piani di viaggio dei tuoi partecipanti da un'unica piattaforma e assegnare etichette personalizzate per aiutarti a tenere traccia delle spese di budget.

• Prenota e paga la sede, l'alloggio e il viaggio

Una volta che sei sicuro di poter trovare alloggio e viaggiare per raggiungere la location scelta, è il momento di fissarla. Ti consigliamo di dedicare un po' di tempo a fare tutto in una volta per assicurarti di essere a posto. Anche se improbabile, potresti scoprire che da un giorno all'altro alcune opzioni non saranno più disponibili.
Prenotando tramite la soluzione di gestione eventi TravelPerk, puoi gestire tutto da un'unica piattaforma. Non devi scorrere tra le schede per trovare la location, l'alloggio e il viaggio: tutto è in un unico posto, insieme ai dettagli necessari per i partecipanti.

• Organizzare il catering

È molto probabile che qualsiasi evento tu organizzi richieda un servizio di catering, anche se si tratta di un solo pasto. Puoi chiedere alla sede se offre pacchetti di catering o, in alternativa, cercare un'azienda locale che si occupi del catering dell'evento.
I clienti TravelPerk beneficiano anche di un servizio MICE (Meeting, Incentive, Conferenze ed Esposizioni) completo. Un team interno di esperti in eventi è a tua disposizione per aiutarti nella ricerca della location, nella gestione delle prenotazioni, nella gestione delle tempistiche, nel rispetto delle norme di diligenza e altro ancora.
Traveler Street Coffee

Il team Meetings & Events di TravelPerk può aiutarti a prenotare le location e ottenere sconti esclusivi sui viaggi di gruppo

Registreremo i tuoi dati per finalità di marketing. Per saperne di più, consulta la nostra Informativa sulla Privacy.

• Crea i tuoi inviti

Una regola pratica brillante per gli inviti è quella di presentarli con un approccio basato su chi, cosa, dove, quando e perché.
  • Chi? Il tuo partecipante
  • Cosa? Il tuo evento
  • Quando? Data e ora da te scelte
  • Dove? La location appena prenotata
  • Perché? I tuoi obiettivi e lo scopo dell'evento
In questo modo, i partecipanti avranno tutte le informazioni necessarie per partecipare al tuo evento.

• Condividi gli inviti con i partecipanti

Ricorda, i tuoi partecipanti sono il tuo pubblico di riferimento. Devono sapere quando sono previsti, cosa possono aspettarsi e come saperne di più.
Per alcuni partecipanti, l'evento fa parte dei loro obblighi lavorativi, ovvero è obbligatorio. Per altri, ad esempio gli stakeholder esterni, è una scelta volontaria.
Puoi invitare i tuoi partecipanti all'evento utilizzando la soluzione di gestione eventi di TravelPerk. Possono quindi rispondere per farti sapere se intendono partecipare con un sì o un no, proprio come farebbero con un normale invito sul calendario. Inoltre, la soluzione di TravelPerk ti consente di sollecitare gli invitati a rispondere, se necessario.

• Contatta gli sponsor per parlare di collaborazione

Avere degli sponsor al tuo evento aziendale può incrementare il tuo budget e aprire nuove opportunità. Contatta la tua rete di contatti per scoprire se qualcuno è interessato a collaborare all'evento.

• Fonte e intrattenimento del libro

L'intrattenimento è una categoria molto ampia. Può trattarsi di intrattenimento diurno, come relatori per l'evento o escursioni dedicate, oppure di intrattenimento serale, come uno spettacolo o una cena.
Qualunque sia il tipo di evento e le esigenze, è opportuno valutare in anticipo le opzioni di intrattenimento. Questo vi permetterà di non dover fare i salti mortali per trovare un intrattenimento decente e vi darà anche il tempo di prenotare gli spostamenti necessari se l'intrattenimento si svolge in un'altra località.

• Promuovere l'evento

Coinvolgere i partecipanti in anticipo crea fermento ed entusiasmo attorno al tuo evento e fa sì che la gente ne parli. Condividi ulteriori dettagli su più canali per assicurarti di raggiungere un'ampia gamma di partecipanti.

• Invia promemoria

Assicuratevi di tenere i partecipanti informati e coinvolti durante il periodo che precede l'evento. È consigliabile programmare promemoria per i partecipanti sull'evento, sui loro piani di viaggio, sull'itinerario previsto e altro ancora.

• Creare e informare un team (se necessario)

È importante essere pronti all'azione quando l'evento si avvicina. Avere un team pronto a contribuire al successo dell'evento è fondamentale. Non è necessario che si tratti di specialisti dedicati o di event manager a contratto: tutto ciò di cui hai bisogno è un gruppo affidabile di persone su cui puoi contare per aiutarti durante il giorno.

• Effettuare i controlli finali

Questo passaggio avviene il giorno dell'evento, potenzialmente il giorno prima. È importante assicurarsi che tutto sia pronto per il grande giorno e risolvere eventuali problemi che si presentano prima dell'evento.
È anche consigliabile eseguire test tecnici e audiovisivi per assicurarsi che tutte le attrezzature funzionino correttamente. I problemi tecnici possono causare problemi gravi a qualsiasi tipo di evento, quindi questo è molto importante.

• Raccogliere dati post-evento

Prima di tutto, congratulazioni! A questo punto, probabilmente hai organizzato e completato l'evento. Speriamo che tutto sia andato come previsto e che tu sia soddisfatto del risultato finale.
Puoi sicuramente tirare un sospiro di sollievo, ma non hai ancora finito. È ora di scoprire cosa ne pensano i partecipanti. Assicurati di contattarli tramite sondaggi, chiamate di follow-up e attività sui social media per raccogliere feedback utili a futuri miglioramenti. Ecco alcuni esempi di domande da porre ai partecipanti:
  1. Come valuteresti la location dell'evento da 1 a 10? Perché?
  2. Come valuteresti il ​​catering dell'evento da 1 a 10? Perché?
  3. Come valuteresti l'intrattenimento dell'evento da 1 a 10? Perché?
  4. Cosa avresti cambiato dell'evento?
  5. Cosa ti ha sorpreso dell'evento (nel bene o nel male)?
  6. Qual è stata la parte che ti è piaciuta di più?
Le tue domande specifiche dipendono dall'evento e dai suoi obiettivi, ma il succo è chiaro. Questa checklist completa ti aiuterà a pianificare eventi aziendali di successo di ogni tipo e dimensione, che tu abbia 5 o 50 partecipanti. Ecco la nostra checklist da tenere sempre a portata di mano per la pianificazione di eventi aziendali; scaricala per iniziare al meglio la pianificazione del tuo prossimo evento.
C094 Coporate Event Planning Checklist English

Organizzazione di eventi aziendali con TravelPerk

Il nostro punto numero uno in qualsiasi checklist per la pianificazione di eventi, tuttavia, è assicurarti di avere a disposizione un potente strumento di pianificazione per eventi aziendali. Questo semplifica notevolmente ogni fase del processo di pianificazione.
La soluzione di gestione eventi di TravelPerk può aiutarti a portare il tuo evento aziendale a un livello superiore. Ti permette di far arrivare tutti i partecipanti e i dipendenti, ovunque si trovino, direttamente al tuo evento, in modo sicuro, veloce e senza intoppi.
Con la soluzione per eventi di TravelPerk, puoi gestire tutto ciò di cui hai bisogno dalla stessa piattaforma:
  • Gestisci gli inviti: invita i partecipanti e monitora le loro risposte e lo stato delle loro prenotazioni.
  • Tieni tutti aggiornati: condividi i dettagli del viaggio come nomi dei partecipanti, logistica, programmi e tutto il necessario per il corretto svolgimento dell'evento.
  • Ogni dettaglio è importante: tieni aggiornati partecipanti e partecipanti con informazioni in tempo reale e modifiche al programma.
  • Visibilità e monitoraggio: visualizza i piani di viaggio dei partecipanti, inclusi orari di arrivo e partenza e dettagli sulla sistemazione.
Dimentica i continui avanti e indietro e stai tranquillo sapendo che gli eventi del tuo team sono sotto controllo. Contatta oggi stesso il team di TravelPerk per scoprire come iniziare a padroneggiare il processo di pianificazione dei tuoi eventi aziendali e altro ancora.
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