5 competenze che ogni buon event manager deve avere
La gestione o l'organizzazione di eventi è un lavoro entusiasmante che attrae candidati di talento da tutto il mondo. Spesso associato a sfarzo e glamour, è un ruolo in cui si ha la possibilità di interagire e socializzare con molte persone interessanti, gestire la raccolta fondi e collaborare con numerosi creativi per trasformare l'evento in qualcosa di speciale.Diamo un'occhiata alla descrizione del lavoro di event manager e alle competenze necessarie per avere successo.Cos'è esattamente la gestione degli eventi?
I coordinatori di eventi, noti anche come pianificatori di eventi o event manager, sono responsabili dell'organizzazione di ogni tipo di evento per un'azienda. Che si tratti di eventi promozionali per il marketing di eventi, sociali per il team building o aziendali come i summit, rientreranno tutti nelle competenze dell'event manager.Chi ricopre questo ruolo deve gestire la logistica e la pianificazione completa di questi eventi. Questo include la supervisione del budget assegnato; la gestione di location, espositori e fornitori; la gestione della lista degli invitati; la gestione degli spostamenti da e per l'evento; la disponibilità di tutte le strutture necessarie per tutti (ad esempio, parcheggio, pronto soccorso, ecc.); il coordinamento con i team legali; e la garanzia della salute e della sicurezza di tutti i partecipanti, solo per citarne alcuni.1. Avere capacità di gestione del tempo che vadano oltre il possedere un orologio di lusso
Senza dubbio, la capacità di gestione del tempo è la caratteristica più preziosa che un coordinatore di eventi possa avere. Pianificare un evento può essere un'attività molto dispendiosa in termini di tempo e stressante, e il modo migliore per uscirne vincitore è gestirlo al meglio. Ci sono molti aspetti degli eventi che devi considerare e pianificare in momenti diversi. Ad esempio, dovrai prenotare lo spazio per l'evento con diversi mesi di anticipo, mentre probabilmente dovrai inviare gli inviti qualche giorno o settimana prima. Essere abili nel definire le tempistiche per i diversi obiettivi e le diverse difficoltà è fondamentale in questo ruolo.2. Avere capacità organizzative di livello Marie Kondo
Per essere un buon event planner, devi essere il tipo di persona che sorride quando vede un armadio con un colore coordinato. Ci sono così tante componenti in gioco nella gestione di un evento e così tante parti interessate da coordinare che semplicemente non puoi farcela senza una buona organizzazione.Probabilmente trascorrerai molto tempo a fare più cose contemporaneamente, a parlare con diverse persone e a pagare diversi fornitori, tra le altre cose, e tenere traccia di tutto è l'unico modo per sopravvivere. Non dimenticare che sarai anche responsabile del budget dell'evento, che può essere una somma piuttosto considerevole. Essere organizzati nella gestione del budget di un evento può decretare il successo o il fallimento del tuo evento.3. Sii una farfalla sociale
Le capacità comunicative sono essenziali per pianificare un evento di successo. Pensateci: dovrete parlare letteralmente con tutti. Inizierete incontrando il vostro team e gli stakeholder interni della vostra azienda per comprendere gli obiettivi dell'evento e definirne le basi. Poi, dovrete dare il via alle attività contattando diverse location per l'evento, servizi di catering e servizi di trasporto.Una volta fatto questo, dovrete iniziare ad assumere il personale per l'evento, a promuoverlo ai partecipanti dell'azienda o agli ospiti che vorrete invitare e persino a negoziare tariffe agevolate per diverse attività. Avere capacità interpersonali che vanno oltre la semplice comunicazione in questo caso è di grande aiuto.4. Diventa un maestro nella risoluzione dei problemi
Ok, non vogliamo indorare la pillola. Agli eventi le cose vanno male. Sempre. Ogni. Volta. Dalle cancellazioni dell'ultimo minuto ai disguidi con gli ordini, fino alle mutevoli restrizioni sanitarie, organizzare un evento raramente è una passeggiata. Soprattutto il giorno dell'evento, quando inevitabilmente si presentano mille imprevisti.Non si può misurare il successo di un evento in base alla facilità con cui si è gestita la propria esperienza, perché gran parte della pianificazione consiste nel superare gli ostacoli che si presentano. Ecco perché è così importante per gli event manager mantenere la calma e reagire bene sotto pressione. Per essere un buon event planner, è necessario avere un atteggiamento del tipo "dammi un problema", piuttosto che del tipo "dammi una soluzione".5. Adoro le comunicazioni digitali e tutto ciò che le accompagna
Come event manager, dovrai essere in grado di ricoprire diversi ruoli, non ultimo quello di marketing e comunicazione. Avere competenze di marketing quando si lavora nell'organizzazione di eventi è fondamentale, poiché questo rappresenterà gran parte delle tue responsabilità lavorative. Pensaci un attimo: stai pianificando un evento promozionale per il lancio di un nuovo prodotto. Cosa devi fare?Dovrai occuparti delle pubbliche relazioni e coinvolgere la stampa per una conferenza. Dovrai comprendere la strategia dei social media per capire come sfruttare il tuo evento come contenuto di qualità per i tuoi follower. Dovrai lavorare su una strategia di marketing adeguata, pensando al pubblico di riferimento, alla segmentazione, alla comunicazione esterna e altro ancora. Dovrai collaborare con molti stakeholder diversi, quindi avrai bisogno di materiali di marketing come brochure e presentazioni pronti all'uso. Potresti anche dover lavorare su opportunità di sponsorizzazione con partner esterni!Sì, il settore degli eventi si è evoluto, ma rimane fondamentalmente forte.
Non si può negare che il settore degli eventi sia dinamico e dinamico. Le persone vorranno e avranno sempre bisogno di incontrarsi di persona. Che si tratti di una conferenza o di un summit professionale, di un incontro di team building o di una festa aziendale, i media virtuali non possono sostituire completamente l'interazione faccia a faccia. Gli esseri umani sono esseri sociali per natura ed è nella nostra natura desiderare la reciproca compagnia.Detto questo, ci sono alcuni fattori importanti che tutti i bravi event manager devono considerare nel contesto odierno:Ibrido è la parola del secolo
È importante ricordare che, sebbene desideriamo ardentemente l'interazione di persona, le circostanze variano notevolmente in base al Paese, alla città, al quartiere e persino alle famiglie. Ecco perché è importante progettare eventi ibridi, ora e nel prossimo futuro. Offrire alle persone la possibilità di partecipare a un evento di persona o da remoto sarà un elemento fondamentale per una buona gestione degli eventi in futuro.La tecnologia è tua amica, non tua nemica
Sì, siamo tutti stanchi di Zoom. Ma un buon event manager deve utilizzare strumenti tecnologici e di videoconferenza per rendere il suo evento un successo per tutti i partecipanti. Non si tratta solo di sapere come impostare un "link di partecipazione", ma di capire come replicare un evento fisico straordinario per i partecipanti online. Usare la tecnologia è il modo migliore per farlo.Avere sempre un piano di riserva
È importante avere un piano di riserva per qualsiasi evento. Questo potrebbe significare prenotare tariffe flessibili con location e fornitori in modo da poter cambiare la data con breve preavviso, oppure riorganizzare l'intero evento per passare a un modello online. Qualunque sia la sfida, sii pronto con un piano di riserva per non doverti affannare all'ultimo minuto se le cose dovessero cambiare!?)
?)