Una guida alle politiche di rimborso chilometrico aziendale
- Il rimborso chilometrico aziendale consente ai contribuenti di richiedere il rimborso quando utilizzano veicoli personali, ma il sistema è complesso. Qui spieghiamo come funziona sia per i dipendenti che per i titolari di aziende.
- Ogni paese ha una propria tariffa chilometrica standard. Analizziamo come l'IRS e altre agenzie delle entrate calcolano questi valori di riferimento.
- L'articolo fornisce istruzioni specifiche su cosa devono fare sia i dipendenti che i lavoratori autonomi per richiedere il rimborso chilometrico.
Siamo in viaggio più che mai. Solo negli Stati Uniti, gli automobilisti percorrono ormai più di tre trilioni di miglia ogni anno e una parte considerevole di questi spostamenti è per lavoro: è essenziale che i datori di lavoro adottino una solida politica aziendale di rimborso chilometrico.Il rimborso chilometrico può essere vantaggioso sia per i dipendenti che per i titolari di aziende. Per i dipendenti, fornisce un compenso quando utilizzano il proprio veicolo personale per uso aziendale. Allo stesso tempo, offre alle aziende vantaggi in termini di detrazioni fiscali.Tuttavia, le norme sul rimborso chilometrico possono essere più complesse rispetto ad altre forme di viaggio d'affari, che richiedono semplicemente ai dipendenti di presentare una ricevuta al momento della dichiarazione delle spese di trasloco. L'elevato numero di articoli e guide pratiche disponibili dimostra quanto questo argomento possa essere complesso.In questa guida, forniremo una panoramica completa di ciò che il sistema prevede, in modo che i datori di lavoro sappiano esattamente come rimborsare i dipendenti per le spese chilometriche e i loro dipendenti sappiano come richiedere correttamente il rimborso quando utilizzano i propri veicoli per la guida aziendale.Come funziona il rimborso chilometrico?
Negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in molti altri paesi, le spese aziendali sono generalmente deducibili dalle tasse. Quando i contribuenti viaggiano in aereo, treno o taxi, possono richiedere il rimborso e il datore di lavoro può beneficiare di agevolazioni fiscali.I programmi di rimborso chilometrico aziendale estendono questo vantaggio ai veicoli personali. Quando i dipendenti utilizzano la propria auto, furgone o bicicletta per le attività aziendali quotidiane, possono richiedere il rimborso senza pagare l'imposta sul reddito.Un punto importante da notare è che il rimborso chilometrico non è concepito per coprire gli spostamenti da e per il lavoro. È concepito per coprire gli spostamenti effettuati dai dipendenti durante il lavoro, in particolare quelli per motivi di lavoro (purtroppo non è possibile richiedere il rimborso delle spese di viaggio per andare in palestra o prendere il cibo a pranzo).L'Internal Revenue Service (IRS), che regola il rimborso chilometrico negli Stati Uniti, afferma che per essere considerato un viaggio di lavoro, un viaggio deve essere 1) ordinario, ovvero comune o accettato nel settore, e 2) necessario, ovvero appropriato o utile per l'azienda.Questi possono includere una varietà di viaggi, tra cui:- Per andare a trovare un cliente
- Per partecipare a una riunione
- Per andare a trovare un altro dipendente o responsabile
- Per andare a ritirare materiale aziendale
- Per fare una commissione per conto dell'azienda
Le normative sul rimborso chilometrico stabiliscono inoltre che la maggior parte del viaggio deve essere correlata al lavoro, quindi se ci si ferma a ritirare dell'attrezzatura da ufficio durante il viaggio di ritorno da una visita ai genitori, questo non conta.È importante sottolineare l'importanza di una buona tenuta dei registri a questo punto. Negli Stati Uniti, l'IRS si aspetta che i dipendenti tengano un registro dei chilometri percorsi, con quattro dettagli distinti:- L'ora e la data di ogni viaggio.
- La distanza totale percorsa (le letture del contachilometri possono essere utili per annotare i chilometri percorsi per lavoro).
- La destinazione di ogni viaggio.
- Una breve descrizione dello scopo.
Il registro dei chilometri percorsi può essere annotato con carta o penna, oppure al computer. L'importante è che vengano annotati al momento.Il datore di lavoro è tenuto a pagare le spese chilometriche?
Nella maggior parte dei casi, no. La maggior parte dei paesi si è astenuta dal rendere il rimborso chilometrico un requisito formale.Negli Stati Uniti, esiste un solo caso in cui un datore di lavoro è tenuto a livello federale a pagare il rimborso chilometrico ai dipendenti: quando la mancata osservanza di tale obbligo comporta che i loro guadagni scendano al di sotto del salario minimo. In caso contrario, non esiste una legge federale che obblighi le aziende a compensare il rimborso chilometrico (sebbene diversi stati abbiano approvato leggi proprie, tra cui California e Massachusetts).La maggior parte dei datori di lavoro paga il rimborso chilometrico anche se non è tenuta a farlo. Se scelgono di non rimborsare un dipendente per l'utilizzo del proprio veicolo privato, o per eventuali spese aziendali, rischiano di perdere personale e danneggiare il proprio marchio.Come viene calcolato il rimborso chilometrico?
Quando si paga il rimborso chilometrico a fine anno, un datore di lavoro non ha bisogno di calcolare il valore di ogni viaggio o l'importo speso dal dipendente. Può semplicemente moltiplicare il numero totale di miglia di ciascun dipendente per la tariffa chilometrica aziendale approvata nel proprio paese, nota anche come tariffa aziendale e più comunemente come tariffa chilometrica standard.La tariffa chilometrica standard è stabilita dall'IRS negli Stati Uniti e dalle agenzie delle entrate nazionali in altri paesi. Fornisce un parametro di riferimento approvato per i rimborsi deducibili dalle tasse: in altre parole, un importo massimo che i datori di lavoro possono erogare esentasse.I datori di lavoro possono stabilire i propri importi se lo desiderano. Tuttavia, se superano la tariffa chilometrica standard, il rimborso verrà conteggiato come retribuzione ordinaria e perderà i benefit esentasse (se scendono al di sotto di tale tariffa, i dipendenti in molti paesi possono dedurre la differenza al momento della dichiarazione dei redditi).Negli Stati Uniti, l'attuale tariffa IRS per il chilometraggio aziendale è la seguente:- 67 centesimi per miglio per i chilometri percorsi da lavoratori autonomi e aziendali (in aumento di 1,5 centesimi rispetto al 2023)
- 22 centesimi per ogni miglio percorso per motivi medici o di trasloco.
- 14 centesimi per miglio percorso per conto di organizzazioni benefiche.
Ecco alcuni esempi delle tariffe chilometriche standard opzionali in Europa:- Regno Unito £0,45 al miglio
- Germania €0,30 al km
- Belgio €0,42 al km
- Spagna €0,19 al km
- Portogallo €0,36 al km
- Austria €0,42 al km
- Finlandia €0,53 al km
- Svezia €2,25 ogni 10 km
- Svizzera l'equivalente di €0,76 al km
- Repubblica Ceca l'equivalente di €0,19 al km
- Ungheria l'equivalente di €0,038 al km
- Croazia l'equivalente di €0,27 al km
Per paesi come Francia e Irlanda, la tariffa dipende dal tipo di veicolo utilizzato. Per i Paesi Bassi, una franchigia chilometrica pari o inferiore a €0,21 al chilometro è esente da tasse. Tuttavia, se l'indennità supera 0,21 € al chilometro, le autorità fiscali olandesi considereranno l'eccedenza come salario imponibile.Esistono alternative alla tariffa chilometrica standard?
In molti paesi, la tariffa chilometrica aziendale approvata è l'opzione più praticabile. Tuttavia, negli Stati Uniti esiste un'alternativa nota come Rimborso a Tariffa Fissa e Variabile, o Favr. I dipendenti ricevono una tariffa base per compensare i costi fissi, integrata da pagamenti per miglio basati sui costi variabili nella loro area postale.I sostenitori del Favr suggeriscono che sia più accurato della tariffa chilometrica standard perché è calibrato sui costi effettivi che i dipendenti devono affrontare nella loro località (un vantaggio particolare per i team distribuiti su aree estese). Tuttavia, il Favr richiede un po' più di lavoro rispetto alla tariffa chilometrica standard e tende a penalizzare gli automobilisti sulle lunghe distanze.I contribuenti possono effettivamente passare dall'una all'altra, ma solo se utilizzano la tariffa chilometrica standard durante il primo anno di utilizzo della loro auto. Successivamente, sono liberi di calcolare le spese effettive se lo desiderano, oppure di confrontarle e decidere quale sia la migliore per loro!Il rimborso chilometrico deve essere effettuato tramite busta paga?
Se il rimborso chilometrico rientra nella tariffa approvata, allora no, non è necessario che venga registrato in busta paga. Se, invece, il rimborso supera la tariffa chilometrica standard, viene considerato una retribuzione e entra in gioco l'elemento "profitto".Va sottolineato, tuttavia, che le aziende statunitensi devono predisporre un piano contabile prima di iniziare a rimborsare le miglia. In caso contrario, qualsiasi pagamento per spese di viaggio e altre spese viene considerato come retribuzione integrativa, il che lo rende tassabile.Qual è la tariffa chilometrica per i lavoratori autonomi?
Con l'aumento del lavoro autonomo, questa domanda è più attuale che mai. La buona notizia è che, negli Stati Uniti e in altri paesi come il Regno Unito, i lavoratori autonomi possono richiedere la stessa tariffa del personale dipendente.Come appaltatore (o subappaltatore) puoi richiedere il rimborso per una varietà di viaggi, a condizione che siano considerati spese di trasloco ordinarie e necessarie. Alcuni esempi includono:- Guidare dal luogo di lavoro a un cantiere.
- Spostarsi tra due cantieri.
- Incontrare clienti.
- Partecipare a riunioni fuori dal luogo di lavoro abituale.
- Ritornare al luogo di lavoro.
I contribuenti autonomi possono richiedere il rimborso delle spese chilometriche nella dichiarazione dei redditi calcolando l'importo speso per benzina, manutenzione e riparazioni nell'arco dell'intero anno, oppure calcolando la quota di chilometri percorsi per lavoro.Ok, è tutto! Speriamo di aver risposto a tutte le tue domande sul rimborso chilometrico e sui suoi numerosi misteri. Buona guida... e buon guadagno!?)