Politica di rimborso chilometrico aziendale
Una politica efficace è il fondamento di qualsiasi programma di rimborso chilometrico. Una politica chiara e ben strutturata contribuirà a eliminare dubbi e ritardi quando i dipendenti presentano le loro spese di viaggio e a garantire che l'azienda riceva tutti i benefici fiscali offerti.Alcuni paesi hanno effettivamente reso la politica di rimborso chilometrico un obbligo formale. Negli Stati Uniti, ad esempio, le aziende sono tenute a creare un piano contabile, un quadro per la gestione delle spese aziendali che soddisfi i requisiti dell'Internal Revenue Service (IRS). Uno dei requisiti chiave del piano contabile è che tutti i pagamenti siano correttamente richiesti e documentati.Ma anche se la tua agenzia delle entrate nazionale non prevede questo requisito, dovresti comunque assicurarti che la tua politica di rimborso chilometrico e, più in generale, la politica sui viaggi di lavoro siano ben definite per i tuoi dipendenti. Esistono molti tipi di potenziali insidie quando si tratta di spese di viaggio aziendali, e hai il dovere nei confronti dei tuoi dipendenti di chiarire quanti più dubbi possibile.In questa guida spiegheremo come redigere un documento completo ed efficace per la polizza di rimborso chilometrico, in modo che tutti i vostri dipendenti sappiano esattamente come richiedere il rimborso per l'utilizzo del proprio veicolo personale. Alla fine, vi forniremo anche alcuni esempi, in modo che possiate averli a disposizione se necessario.1. Introduzione al rimborso chilometrico
L'introduzione dovrebbe illustrare i principi fondamentali del rimborso chilometrico, chiarendo i seguenti punti:- Il rimborso chilometrico estende i benefici dell'indennizzo per viaggi di lavoro ai dipendenti che utilizzano i propri veicoli privati per uso aziendale.
- Il termine "veicolo personale" può includere auto, furgoni e biciclette, purché intestati alla persona che presenta la richiesta (il termine non include auto aziendali o veicoli a noleggio).
Vale inoltre la pena sottolineare e chiarire fin da subito cosa si intende esattamente per viaggio di lavoro quando si utilizza un'auto personale o un altro veicolo. Nella definizione si possono includere i seguenti punti:- Il normale tragitto casa-lavoro (il tragitto tra casa e lavoro) non è considerato.
- Il viaggio deve essere utile all'azienda e alle sue attività quotidiane.
- I viaggi devono avere uno scopo principalmente lavorativo. Se un dipendente ha semplicemente aggiunto una commissione di lavoro a un viaggio personale, questo non ha diritto al rimborso.
Suggerimento: utilizzare le definizioni fornite dall'agenzia delle entrate nazionale. L'IRS, ad esempio, ha pubblicato una definizione chiara di cosa costituisce un viaggio d'affari rimborsabile, affermando che deve essere 1) Ordinario, ovvero comune e accettato nel settore commerciale o aziendale, e 2) Necessario, ovvero utile e appropriato.2. Fornire esempi specifici
Bene, hai fornito ai tuoi collaboratori una panoramica generale di cosa costituisce un viaggio deducibile dalle tasse. Ora andiamo un po' oltre e forniamo esempi specifici di cosa costituisce esattamente un viaggio d'affari.Di seguito puoi trovare un elenco di alcuni dei viaggi che soddisfano i criteri.- Visite presso le sedi dei clienti
- Riunioni con clienti attuali e potenziali
- Riunioni con i fornitori di attrezzature, arredi o software dell'azienda
- Visite presso le abitazioni dei dirigenti aziendali per riunioni
- Viaggi per l'acquisto di beni di prima necessità per l'azienda
Puoi includere questo elenco nel tuo documento di policy o personalizzarlo in base alle circostanze della tua azienda (ad esempio, potresti voler nominare alcune delle sedi dei clienti che i tuoi collaboratori potrebbero visitare).Vale anche la pena fornire esempi concreti per mostrare ai dipendenti cosa possono dedurre e come dedurre voci come il tragitto casa-lavoro. Ecco un esempio molto semplice:Un dipendente si reca e torna a una conferenza in auto, e la distanza è di 80 km per tratta. Il tragitto giornaliero del dipendente è di 16 km a tratta, quindi 32 km devono essere detratti dalla richiesta di rimborso. In questo caso, è possibile richiedere un rimborso di 132 km.Consiglio: più esempi fornisci, meglio è. Spesso le persone rispondono meglio agli esempi aneddotici che alle nozioni teoriche, soprattutto quando si discute di un argomento complesso come il rimborso delle spese aziendali!3. Come viene calcolato il tasso
Una volta definiti i termini generali del piano di rimborso chilometrico, è importante spiegare ai dipendenti come verrà calcolato il loro compenso.La maggior parte delle aziende utilizza una tariffa chilometrica approvata dall'Agenzia delle Entrate nazionale, che tiene conto di tutti i costi legati alla gestione di un'auto, sia fissi che variabili. Questa tariffa è spesso chiamata tariffa chilometrica standard. Negli Stati Uniti, ad esempio, la tariffa IRS è attualmente di 56 centesimi a miglio.Tuttavia, non è obbligatorio utilizzare la tariffa chilometrica standard. Negli Stati Uniti è possibile utilizzare la cosiddetta Fixed and Variable Rate Allowance (Favr), che prevede un'indennità mensile di base integrata da pagamenti variabili personalizzati in base ai costi effettivi nella zona in cui si trova il conducente (prezzo del carburante, costo delle riparazioni, ecc.).Che si utilizzi la tariffa chilometrica standard o un'alternativa come la Favr, è importante spiegare esattamente ai dipendenti cosa comporta. Se utilizzi la tariffa chilometrica standard, informa i tuoi dipendenti che copre l'intero costo di ogni viaggio (tasse, revisione, ammortamento, ecc.), non solo il prezzo del carburante. Se utilizzi un'alternativa, spiega cosa include e cosa non include.Come ulteriore vantaggio per i tuoi dipendenti, potresti includere esempi di calcolo nella tua polizza. Se risiedi negli Stati Uniti e utilizzi la tariffa chilometrica dell'IRS, un esempio potrebbe essere:Se percorri 1.000 miglia nell'anno fiscale, moltiplica 1.000 per 0,56Quindi il rimborso totale è di $ 560Ricorda: puoi impostare la tua tariffa chilometrica personalizzata, se lo desideri. Tuttavia, se decidi di superare la tariffa chilometrica standard, dovresti informare i tuoi dipendenti che i pagamenti saranno classificati come reddito imponibile e quindi non saranno più deducibili. Se si scende al di sotto della tariffa approvata, i dipendenti potrebbero essere in grado di dedurre la differenza nella dichiarazione dei redditi (nel Regno Unito, ad esempio, i contribuenti possono richiedere il Mileage Allowance Relief, una forma di detrazione fiscale sul reddito). La polizza assicurativa dovrebbe fornire istruzioni su come procedere.Suggerimento: se si utilizza la tariffa chilometrica standard, considerare le spese correlate non incluse, come multe per parcheggio e pedaggi. Fornire ai dipendenti informazioni specifiche sulla rimborsabilità di questi costi e, in tal caso, su come dichiarare le spese.4. Come presentare le richieste di rimborso chilometrico
Bene, ora che i tuoi dipendenti conoscono i loro diritti e doveri, puoi mostrare loro come presentare le richieste di rimborso chilometrico aziendale.Ti consigliamo di chiedere ai tuoi dipendenti di tenere un registro dettagliato dei chilometri percorsi per registrare i propri viaggi di lavoro con i veicoli, che potranno utilizzare per la compilazione delle note spese. L'IRS richiede quattro informazioni chiave dalle richieste di rimborso chilometrico ed è buona norma per i dipendenti conservare queste informazioni anche se non risiedono negli Stati Uniti.- L'ora e la data di ogni viaggio
- Il numero totale di chilometri percorsi (le letture del contachilometri possono essere utili per il monitoraggio del chilometraggio)
- La destinazione
- Il motivo del viaggio
Consiglio: crea un modulo standard per il rimborso chilometrico che i tuoi dipendenti potranno compilare quando richiedono il rimborso delle spese chilometriche aziendali. In questo modo tutte le tue richieste saranno presentate in modo uniforme.?)
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