Cos'è una società di gestione viaggi?
Si prevede che la spesa globale per il settore dei viaggi d'affari raggiungerà 1,8 trilioni di dollari entro il 2027. Trattandosi di una crescita impressionante rispetto ai soli 1,07 trilioni di dollari del 2022, molte aziende sono ora alla ricerca di una travel management company (TMC) per semplificare la pianificazione e l'esecuzione dei viaggi aziendali.Una travel management company è essenzialmente un agente di viaggio o un'agenzia di viaggi per le esigenze di viaggio aziendali. Con l'evoluzione della tecnologia, stiamo iniziando a vedere soluzioni TMC più personalizzate che offrono molto più della semplice possibilità di prenotare viaggi. I programmi di viaggio d'affari necessitano di TMC più esperte in tecnologia che mai.Prima di approfondire gli otto motivi per cui le organizzazioni utilizzano le TMC, diamo un'occhiata a come funzionano.Come funzionano le società di gestione dei viaggi?
Oggigiorno, le migliori società di gestione dei viaggi offrono strumenti di prenotazione online che aiutano i viaggiatori d'affari a organizzare i propri viaggi e a gestire una serie di attività. Dalla rendicontazione delle spese alla gestione dei rischi, queste soluzioni di gestione dei viaggi aziendali online possono offrire maggiore visibilità e regalare alle aziende una ricchezza di dati in grado di rivoluzionare il programma di viaggi aziendali di un'azienda.Una società di organizzazione viaggi e un'agenzia di organizzazione viaggi sono la stessa cosa?
Sono sostanzialmente simili come fare la fila al banco del check-in in aeroporto rispetto al check-in online. Entrambe ti permettono di imbarcarti sul volo, ma l'esperienza che ottieni è completamente diversa.Un'agenzia di viaggi ha un approccio più tradizionale ai servizi di gestione dei viaggi. Agenti e operatori di viaggio, spesso nei loro uffici fisici, ti assistono prenotando voli e alloggi, creando itinerari di viaggio e persino aiutandoti a comunicare le spese di viaggio al tuo team finanziario.Per collaborare con un'agenzia di viaggi, dovrai prenotare il tuo viaggio via email o telefonicamente. Potresti dover pagare costi aggiuntivi come l'assistenza fuori orario, oltre alle commissioni e ai costi di servizio che ti vengono già addebitati.Una travel management company (TMC) è solitamente un'azienda tecnologicamente avanzata che fornisce soluzioni online adatte alla moderna gestione aziendale. Pensa a una TMC come all'opzione di check-in online della nostra analogia. Ti fornisce gli strumenti necessari per eliminare gli intermediari aziendali e ti dà la libertà di gestire il tuo programma di viaggio alle tue condizioni.8 motivi per cui le aziende si avvalgono di una società di gestione dei viaggi aziendali
I viaggi aziendali sono complessi. Dall'elaborazione delle prenotazioni alla gestione delle spese, sono molti gli aspetti dell'esperienza di viaggio che una TMC può semplificare. L'utilizzo dei più recenti servizi di viaggio aziendale può eliminare molti dei problemi comuni riscontrati dai viaggiatori d'affari. Inoltre, sfruttando le tecnologie più recenti, le organizzazioni di tutte le dimensioni possono risparmiare tempo e denaro. Esploriamo otto motivi per cui le organizzazioni oggi si affidano a una TMC.1. Aumentano l'efficienza
Una moderna soluzione di gestione dei viaggi può semplificare il processo di prenotazione per i viaggiatori aziendali grazie all'automazione. Anziché dover passare in rassegna più fornitori o parlare con diversi agenti di gestione dei viaggi, le migliori TMC offrono potenti strumenti di prenotazione online che riuniscono alloggi, voli e trasporti via terra, come tariffe ferroviarie e noleggio auto, in un'unica dashboard di facile utilizzo.Oltre a semplificare il processo di prenotazione, le TMC possono aiutare i team a liberarsi da infiniti fogli di calcolo. Le soluzioni di gestione dei viaggi possono supportare la reportistica, l'integrazione delle fatture e la gestione del rischio grazie a integrazioni mirate.2. Forniscono assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7
Oltre a richiedere molto tempo, prenotare tramite alcuni fornitori può causare ulteriori problemi in futuro. Coordinare le modifiche può diventare un incubo quando è necessario contattare diversi team di assistenza clienti.Optare per una TMC offre ai travel manager e ai viaggiatori un unico punto di riferimento. I sistemi più sofisticati offrono inoltre a viaggiatori e travel manager diversi canali per contattarci 24 ore su 24. Invece di affidarsi a robot, un'agenzia di travel management avanzata avrà a disposizione agenti umani per risolvere i problemi in tempi record.Dopotutto, non si vuole rimanere bloccati in attesa in caso di emergenza. Sia i viaggiatori d'affari che i loro manager hanno bisogno della certezza di poter trovare soluzioni rapidamente. Gli utenti di TravelPerk possono contattare il nostro team di assistenza clienti umano con un obiettivo di risposta di 30 secondi, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno.Inutile dire che i viaggiatori d'affari devono poter accedere a sistemi e soluzioni al volo. Le soluzioni di viaggio complete offriranno app desktop e mobile per l'intera gamma di sistemi operativi, per garantire che i dipendenti non siano mai senza accesso ai loro itinerari di viaggio.3. Offrono servizi di concierge per organizzare gli extra importanti
Per qualsiasi viaggio d'affari, è probabile che ci siano requisiti di viaggio aggiuntivi che in genere costringono i viaggiatori a cercare su diversi siti e ad accumulare un numero vertiginoso di email di conferma. Con una TMC, servizi extra come lounge aeroportuali, parcheggio o preferenze di posto possono essere gestiti tramite servizi di concierge.Questo vantaggio aggiuntivo può spesso offrire alle organizzazioni l'accesso a servizi privilegiati, tariffe agevolate o prenotazioni che altrimenti non sarebbero in grado di ottenere.4. Possono aiutare a organizzare e gestire eventi aziendali
Oltre a servizi di concierge specifici, alcune TMC come TravelPerk offrono anche uno specialista MICE, e non intendiamo qualcuno che si prenda cura dei vostri animali! MICE sta per Meeting, Incentive, Conferenze ed Esposizioni. Si tratta di un settore di nicchia ma in crescita nel settore dei viaggi aziendali.Con uno specialista MICE, potete ottenere l'assistenza necessaria per pianificare eventi incredibili, memorabili e produttivi. State pensando di organizzare un evento fuori sede in un luogo tropicale, un lancio di prodotto speciale o festeggiare l'anniversario della vostra azienda? La soluzione personalizzata e completa che otterrete dal vostro specialista MICE è esattamente ciò di cui avete bisogno per garantire il perfetto svolgimento dei vostri eventi.Con un professionista MICE al vostro fianco, potete rilassarvi completamente e godervi questi eventi aziendali, sapendo che ogni piccolo dettaglio è curato nei minimi dettagli.5. Forniscono eccellenti soluzioni di diligenza
Se gli ultimi anni ci hanno insegnato qualcosa, è che potremmo dover modificare i nostri piani di viaggio in un istante. Oggi le aziende sono costantemente alla ricerca di soluzioni per migliorare le proprie pratiche in materia di sicurezza dei viaggiatori.Le TMC possono aiutare i travel manager, sempre impegnati, ad analizzare i potenziali rischi legati ai viaggi e a tenere traccia dei propri viaggiatori d'affari. I servizi di gestione completi includono utili notifiche in tempo reale per problemi di sicurezza e aggiornamenti sulle normative di viaggio, per garantire che tutti siano sempre aggiornati.Con questi sistemi, la gestione del rischio non è mai stata così snella, garantendo ai team la massima tranquillità quando viaggiano per lavoro.6. Aiutano le aziende a ridurre i costi di viaggio
Sebbene l'utilizzo di un servizio di gestione dei viaggi comporti dei costi, i suoi vantaggi possono ridurre le spese di viaggio complessive. Una TMC può garantire che accumuliate sempre punti con le vostre iscrizioni ai programmi fedeltà e può offrirvi l'accesso a tariffe negoziate, risparmiando su voli, prenotazioni alberghiere e trasporti.Uno strumento di gestione dei viaggi può anche fornire servizi di concierge per assistervi nell'organizzazione di eventi, nei viaggi di gruppo e nell'ottenere benefit per i viaggiatori executive, utilizzando contatti e tariffe che richiederebbero anni per essere stabiliti da un'organizzazione individuale.Oltre a offrire le migliori tariffe, una TMC avanzata può offrire altre soluzioni di risparmio sui costi, come il recupero dell'IVA, che può aiutare le aziende a risparmiare fino a un ulteriore 25% sulla spesa annuale di viaggio.7. Offrono maggiore visibilità attraverso report di viaggio in tempo reale
Sappiamo tutti che la conoscenza è potere. Ma quando i report sono relegati a fogli di calcolo, può essere difficile ricavare informazioni significative. Una TMC può aiutare i team a prendere decisioni basate sui dati grazie alla generazione di report in tempo reale.Che si tratti di analizzare le tendenze di viaggio o di gestire i budget, sistemi sofisticati consentono ai responsabili dei viaggi e della finanza di effettuare ricerche in base a diversi fattori, tra cui destinazione, reparto e persino singoli viaggiatori. Offrendo una maggiore visibilità, le TMC aiutano le organizzazioni a ridurre le spese di viaggio e a monitorare gli itinerari attuali con un semplice clic.8. Possono integrare le politiche di viaggio aziendali per una maggiore conformità
L'ultimo vantaggio dell'utilizzo di una TMC è la possibilità di ottimizzare le policy di viaggio aziendali. Anziché languire nelle caselle di posta elettronica o su unità condivise, gli utenti possono integrare le policy di viaggio aziendali in una soluzione di gestione dei viaggi.I risultati di ricerca dei viaggiatori d'affari vengono automaticamente conformi e tutti gli itinerari che richiedono ulteriore attenzione vengono segnalati per l'approvazione manuale.Qual è la differenza tra le TMC tradizionali e TravelPerk?
Utilizzare un software di gestione dei viaggi può eliminare lo stress da molti aspetti dei moderni viaggi d'affari. Un sistema completo di gestione dei viaggi può sfruttare l'efficienza di uno strumento di prenotazione online (OBT) e contribuire a semplificare altre attività come la gestione delle spese e la sicurezza dei viaggiatori in viaggio.Con TravelPerk, miriamo a fornire un supporto completo ai nostri viaggiatori aziendali. Oltre alla nostra soluzione di prenotazione online, i nostri utenti possono avvalersi di report automatizzati per il monitoraggio delle spese e dei viaggiatori, di un sistema di recupero IVA e di servizi di concierge per organizzare eventi e pianificare viaggi di gruppo.Le nostre funzionalità aggiuntive includono FlexiPerk, che offre ai viaggiatori le tariffe più flessibili del settore con un rimborso garantito dell'80% sulle cancellazioni fino a due ore prima della partenza. Inoltre, con GreenPerk, le organizzazioni possono adottare misure di sostenibilità grazie all'intelligenza artificiale che segnala opzioni più ecologiche per i viaggi d'affari del vostro team.Ma gli strumenti non finiscono qui. Collaboriamo con una vasta gamma di applicazioni innovative per le risorse umane, la finanza e altre applicazioni per rendere i viaggi aziendali meno impegnativi. Dal monitoraggio delle schede attività alla gestione degli effetti del jet lag, qui puoi trovare la nostra gamma completa di integrazioni studiate nei minimi dettagli.Stanco di gestire internamente tutti i tuoi viaggi aziendali? Se desideri scoprire come TravelPerk può rivoluzionare la gestione dei viaggi aziendali per la tua azienda, contattaci e parla con il nostro team oggi stesso.?)