La guida completa alla pianificazione dei viaggi aziendali

6 passaggi per prenotare un viaggio di lavoro senza stress per il tuo capo

Organizzatore di viaggi aziendali: perché ne hai bisogno?

Organizzare i trasporti, prenotare l'alloggio, rispettare una travel policy, rendicontare correttamente le spese... Pianificare un viaggio può sembrare una montagna ardua da scalare, soprattutto quando non ci sono opzioni di prenotazione per la funivia! Non temete, in questo articolo analizzeremo le migliori pratiche per rendere i viaggi di lavoro senza stress, così potrete lasciare il mal di testa a casa.

Prima di addentrarci nell'argomento, diamo un'occhiata ad alcune delle sfide legate alla gestione e alla pianificazione dei viaggi d'affari che molti travel manager possono comprendere.

Le sfide della pianificazione dei viaggi aziendali

La pianificazione dei viaggi aziendali presenta alcuni degli stessi punti critici che si incontrano quando si prenota un viaggio personale. Un viaggio in famiglia implica il rispetto di un budget e la necessità di soddisfare le esigenze di tutti al momento della prenotazione di viaggi o alloggi.

Questo vale solo per i viaggi privati, ma è ancora più complesso quando si tratta di pianificazione dei viaggi aziendali. Prenotare sotto l'egida delle policy aziendali, degli obblighi di diligenza del datore di lavoro e delle prenotazioni dell'intero team renderà le cose molto più complicate.

Ci sono quattro sfide chiave per ogni travel planner aziendale quando si tratta di pianificare viaggi d'affari:

Conformità e controllo

È fondamentale bilanciare la mobilità dei dipendenti con il rispetto delle policy aziendali in materia di viaggi. Garantire il rispetto delle linee guida stabilite riduce i rischi associati alla mancata conformità, come il rischio di sforare il budget o di mettere i dipendenti in situazioni di vulnerabilità.

Chi pianifica viaggi aziendali deve anche assicurarsi che tutti i documenti di viaggio, come vaccini, visti, passaporti e altri documenti, siano in regola per la trasferta.

Gestione dei costi

L'aumento delle spese di viaggio richiede l'ottimizzazione dei budget dedicati, senza compromettere la qualità dell'organizzazione del viaggio. Individuare soluzioni economicamente vantaggiose e ottenere la migliore offerta per l'azienda è un'impresa ardua che i travel manager aziendali devono affrontare.

Sicurezza dei viaggiatori

Dare priorità alla sicurezza e al benessere dei dipendenti durante i viaggi è fondamentale. Affrontare scenari geopolitici e affrontare le problematiche relative a salute e sicurezza rientrano nelle strategie di gestione del rischio complete che chiunque pianifichi viaggi aziendali deve avere nel proprio bagaglio.

Digitalizzazione

La digitalizzazione del posto di lavoro ha rivoluzionato la pianificazione dei viaggi aziendali. Può contribuire a semplificare i processi riunendone molti sotto lo stesso tetto, o in un'unica app, in questo caso.

Ma introduce anche una serie di complessità. Ad esempio, gestire più strumenti di prenotazione e siti web di terze parti garantendo al contempo la sicurezza dei dati è un'impresa che apparentemente richiede di essere domata per sempre.

Oltre a questi aspetti principali, le preferenze di viaggio moderne sono cambiate. Dall'ascesa dei viaggi "bleisure" alla domanda di opzioni sostenibili, la pianificazione dei viaggi aziendali richiede un approccio lungimirante per poter prenotare tenendo conto di queste preferenze.

Ora che comprendiamo le numerose sfide che si presentano nella pianificazione dei viaggi aziendali, vediamo come semplificare la pianificazione dei viaggi aziendali per te e il tuo team.

7 passaggi e best practice per pianificare viaggi aziendali di successo

Abbiamo tutti provato il mal di testa di pianificare viaggi di lavoro. Ma c'è luce alla fine del tunnel per chi organizza viaggi aziendali ovunque. Scopriamo sette buone pratiche che possono trasformare i problemi di pianificazione dei viaggi aziendali in un vero e proprio urrà!

1) Budget chiaro e ponderato

Innanzitutto, parliamo di soldi. Definire un budget chiaro getta le basi per una pianificazione di viaggi aziendali di successo. Conoscere i propri limiti finanziari aiuta a stabilire le priorità e a prevenire spese eccessive. Inoltre, garantisce di ottenere il massimo dal proprio budget per ogni viaggio.

Ecco alcune domande chiave da considerare quando si tratta di definire un budget per i viaggi d'affari:

Quanto budget è disponibile per questo viaggio?

Come possiamo mantenere basse le spese senza compromettere la sicurezza dei viaggiatori?

Ci sono potenziali misure di risparmio o opzioni alternative da considerare?

Possiamo confrontare il ritorno sull'investimento (ROI) di questo viaggio con i viaggi precedenti?

"Un aspetto importante che consideriamo per i viaggi di lavoro è la politica aziendale sulle spese e la necessità di fornire ai dipendenti le risorse necessarie per attuarla. I dipendenti devono avere ben chiaro cosa e quanto possono dedurre per ogni categoria. Ad esempio, hotel, cibo e trasporti necessitano di politiche, budget e linee guida chiare."

—Grace Berry, Assistant Management Accountant at LGT Wealth Management.

2) Creare una politica di viaggio aziendale digeribile

Gli elenchi puntati possono aiutare i dipendenti a comprendere cosa fare e cosa non fare nella loro destinazione, coprendo ogni aspetto, dai protocolli di sicurezza alle modalità di trasporto preferite. Una travel policy aziendale ben definita mantiene tutti sulla stessa lunghezza d'onda, riducendo al minimo la confusione e massimizzando l'efficienza.

Tenete presente che dovrete tenere conto delle considerazioni sulla sicurezza per destinazioni specifiche nelle policy aziendali, oltre a includere eventuali requisiti legali o normativi che la policy deve affrontare.

Se possibile, riassumete tutto in un unico documento, fornendo le informazioni in modo che i dipendenti possano ricordarle chiaramente o possano accedervi facilmente e rapidamente durante gli spostamenti.

3) Scegli la piattaforma o il software di gestione dei viaggi giusto

Quando scegliete una piattaforma di gestione dei viaggi, puntate a una soluzione completa che vi dia la sensazione di avere un'agenzia di viaggi completa o un agente di viaggio esperto a portata di mano.

Cercate una piattaforma che offra un'ampia gamma di opzioni di viaggio, inclusi voli e alloggi, insieme a funzionalità essenziali come il dovere di diligenza, l'approvazione automatica dei rimborsi e le note spese "clicca e prendi".

Dovrete anche considerare la qualità dell'assistenza clienti che riceverete: non vorrete che i vostri viaggiatori rimangano bloccati da qualche parte senza accesso a un aiuto rapido, altrimenti probabilmente non viaggeranno più per la vostra azienda.

Abbiamo parlato con Anja Sejfic, HR Business Partner di Rinkel. Anja ha condiviso alcune considerazioni chiave da tenere a mente nella scelta di uno strumento di gestione dei viaggi:

Quali caratteristiche e funzionalità specifiche sono essenziali per le esigenze di gestione dei viaggi della nostra organizzazione?

Quanto è intuitiva la piattaforma sia per i travel planner che per i viaggiatori?

Quale livello di supporto e assistenza offre il fornitore della piattaforma?

Ci sono potenziali problemi di integrazione con i nostri sistemi o processi esistenti?

Quale livello di formazione e supporto sarà necessario per garantire l'adozione e l'utilizzo di successo del software o della piattaforma?

Come possiamo misurare l'efficacia e il ritorno sull'investimento del software nel tempo?

4) Eseguire una ricerca approfondita della destinazione

Prima di mandare i dipendenti in viaggio, informatevi. Approfondite i dettagli della destinazione, come le condizioni meteorologiche, le opzioni di trasporto e le problematiche di sicurezza locali.

È importante informarsi su eventuali norme culturali o sociali di cui i viaggiatori potrebbero aver bisogno e trasmetterle ai viaggiatori. Questo permetterà ai vostri viaggiatori di muoversi con successo in un nuovo ambiente.

5) Creare itinerari dettagliati

Può sembrare scoraggiante, ma fidatevi, avere itinerari dettagliati per ogni prenotazione di viaggio vale la pena. Non lasciano spazio a incertezze, coprendo tutto, dai dettagli del volo al ritiro e alla riconsegna dell'auto a noleggio, alle priorità aziendali, alle attrazioni turistiche e al tempo libero per il relax. Dovrebbero essere un mix di lavoro e svago (personalizzato) per garantire che l'esperienza di viaggio sia produttiva e piacevole in egual misura.

Questo non solo fa risparmiare tempo ai viaggiatori, ma aggiunge anche un livello di organizzazione prezioso durante i viaggi più impegnativi, e il modello può essere riutilizzato e rivisto per i viaggi futuri.

6) Prenota in anticipo

Ricorda la regola d'oro: chi prima arriva meglio alloggia. Prenotare voli e alloggi con largo anticipo offre innumerevoli vantaggi in termini di risparmio. Permette una maggiore flessibilità nella scelta delle opzioni di viaggio preferite e di ottenere sconti aziendali laddove possibile.

Tuttavia, tieni presente che dovrai anche essere preparato ad alcuni cambiamenti dell'ultimo minuto, quindi pianificali il più possibile e rimani sempre all'erta (o a portata di mano) quando i viaggiatori sono in viaggio.

7) Scegli con saggezza il tuo alloggio

Una buona notte di sonno è essenziale per viaggi di lavoro produttivi. Dopotutto, un viaggiatore ben riposato è un viaggiatore felice e produttivo.

Ecco alcune domande da tenere a mente quando si tratta di scegliere la sistemazione giusta per i vostri viaggiatori:

Quanto è importante la vicinanza alle principali attività commerciali o alla sede dell'evento?

Quali comfort o servizi sono essenziali per garantire un soggiorno confortevole e piacevole nel rispetto del budget?

La camera è sufficientemente lontana dal livello stradale se prenotate in una città trafficata?

La tipologia di sistemazione è adatta ai viaggiatori d'affari? Non vogliamo certo prenotare CEO in ostello!

Considerando queste sette buone pratiche, sarete in grado di affrontare le complessità dei viaggi aziendali con un po' più di sicurezza ed efficienza di prima.

Clicca qui per scoprire gli 8 elementi essenziali di un ottimo hotel aziendale

Metriche chiave per misurare il successo della gestione dei viaggi

Immagina questo: hai pianificato il viaggio, i tuoi viaggiatori sono tornati in ufficio.E adesso?

Un aspetto fondamentale è valutare l'efficacia del tuo programma di viaggi aziendali. Per farlo, dovrai definire alcuni indicatori chiave di prestazione (KPI) come:

risparmio sui costi ottenuto

soddisfazione dei viaggiatori

tassi di conformità

percentuale di modifiche e cancellazioni

Analizzando queste metriche dopo ogni viaggio e implementando debriefing post-viaggio, i travel manager saranno in grado di garantire viaggi (e pianificazione) di maggior successo in futuro.

Pronti a migliorare la pianificazione dei vostri viaggi aziendali?

Utilizza questi nove KPI per misurare il successo della tua gestione dei viaggi.

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Che tu sia un travel planner o un travel manager aziendale, i viaggi aziendali possono essere notevolmente semplificati grazie a un'agenzia di gestione viaggi come TravelPerk.

La piattaforma intuitiva di TravelPerk ti consente di prenotare trasporti, alloggi e altro ancora da un unico posto. Potrai usufruire di una soluzione integrata per il duty of care, ottenere visibilità in tempo reale su viaggiatori e spese e accedere a un supporto 24 ore su 24 con un tempo di risposta di 15 secondi.

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