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La guida completa alla pianificazione dei viaggi aziendali

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La guida completa alla pianificazione dei viaggi aziendali
6 passaggi per prenotare un viaggio di lavoro senza stress per il tuo capo

Una guida per pianificare senza problemi viaggi di lavoro senza stress per il tuo capo

Ti stai chiedendo come semplificare l'organizzazione dei viaggi per il tuo capo? Sei nel posto giusto. Sappiamo tutti che prenotare e gestire i viaggi di lavoro dei dirigenti può essere stressante. Può essere un vero grattacapo per assistenti esecutivi come te, che cercano di coordinare i loro viaggi di lavoro mentre si occupano di altre responsabilità quotidiane. Il tempo libero del tuo capo potrebbe essere pieno zeppo di riunioni, il tutto mentre cerca di stare al passo con i colleghi che hanno fusi orari diversi e affronta il jet lag.
Da strumenti di prenotazione che semplificano tutti i tuoi impegni a soluzioni che automatizzano le spese di viaggio e semplificano il recupero dell'IVA. Fortunatamente, esistono modi per semplificare i viaggi dei dirigenti, alleggerire la burocrazia ed eliminare i comuni problemi che i viaggi di lavoro possono comportare.

1. Dare priorità alle loro preferenze

Il primo passo nell'organizzazione di qualsiasi viaggio di lavoro è assicurarsi di considerare tutte le priorità personali del viaggiatore. Ad esempio, il tuo capo potrebbe preferire un posto finestrino o soggiornare in una specifica catena alberghiera. Forse è importante per lui avere accesso a una palestra, o vorrebbe che la sua camera avesse una scrivania spaziosa per controllare le email tra una riunione e l'altra.
Se il tuo capo viaggia spesso, potrebbe accumulare punti fedeltà con compagnie aeree o hotel. Opta per opzioni di viaggio con queste compagnie, ove possibile, e assicurati di annotare il loro numero di tessera in modo che possano guadagnare vantaggi o ricevere un trattamento preferenziale per questo nuovo itinerario.
Accumulare punti su voli e soggiorni in hotel può far ottenere al tuo capo diversi vantaggi, dal check-out posticipato gratuito all'accesso alle lounge. Se non aderisce già a nessun programma fedeltà, chiedigli in quali compagnie aeree o hotel preferisce soggiornare e verifica se puoi iscriverlo. Dopo aver annotato queste preferenze, sfruttare le tecnologie più recenti può aiutarti a semplificare il processo di prenotazione.

2. Prenota le migliori opzioni con uno strumento di gestione dei viaggi

Invece di scorrere diversi siti web alla ricerca delle migliori offerte, uno strumento di prenotazione completo come TravelPerk può aiutarti a organizzare l'intero viaggio in pochi clic. Dai soggiorni in hotel, ai voli, al noleggio auto e ai treni, puoi facilmente cercare e selezionare le opzioni che soddisfano le preferenze del tuo manager su un unico strumento online facile da usare.

Accedi a tariffe competitive con TravelPerk

Uno dei tanti vantaggi della prenotazione di viaggi d'affari su TravelPerk è che gli utenti possono usufruire di tariffe alberghiere competitive senza dover negoziare direttamente.
Infatti, con TravelPerk puoi scegliere tra oltre 26.000 tariffe alberghiere scontate. Questi risparmi significativi ti faranno sicuramente entrare nelle grazie del tuo capo!

3. Informa il tuo capo

Dopo aver pianificato attentamente il viaggio di lavoro del tuo capo, è importante comunicargli i dettagli con attenzione. Ci siamo passati tutti con un dirigente impegnato che dice di ascoltarti, ma in realtà ha la testa piena di mille cose!
Con una soluzione di gestione dei viaggi come TravelPerk, i dettagli di ogni viaggio possono essere consultati e scaricati da un unico posto (con un solo accesso!). Tuttavia, se il tuo capo non utilizza una piattaforma di gestione dei viaggi, è importante che abbia a disposizione tutte le informazioni necessarie.
Sebbene gli screenshot siano un metodo rapido e semplice per garantire che il tuo capo abbia accesso offline, puoi fare un ulteriore sforzo per preparare un itinerario di viaggio che includa elementi specifici per il suo specifico viaggio di lavoro, in modo che sia più facile da leggere.
Ecco alcuni consigli utili per creare un itinerario chiaro:
  • Suddividete ogni giorno e analizzate le attività dei partecipanti
  • Annotate i numeri di conferma delle prenotazioni per autonoleggi, hotel, ristoranti e altri elementi del viaggio
  • Per i voli, includete i numeri di telefono della compagnia aerea, l'indirizzo del terminal, i numeri di conferma, i numeri dei voli, le prenotazioni dei posti e gli eventuali numeri di tessera necessari per l'accesso alle lounge e ad altri vantaggi fedeltà
  • Specificate i binari per i viaggi in treno, ove possibile
  • Se avete prenotato un servizio auto, includete questi dettagli e i numeri di contatto dell'autista e dell'azienda
  • Includete l'indirizzo del loro hotel specifico e i recapiti della reception nel caso in cui ci siano più hotel con lo stesso nome
  • Annotate gli orari di check-in e check-out per i soggiorni in hotel: molto importante!
  • Aggiungi le riunioni del tuo capo a questo itinerario, annotando i partecipanti e gli obiettivi di ogni appuntamento.
  • Per un tocco in più: includi le foto dei partecipanti alle riunioni su LinkedIn per assicurarti che possano dare loro un saluto caloroso e personalizzato.
  • Dopo aver completato l'itinerario, salvalo in PDF, stampalo e invialo via email al tuo capo in modo che possa accedere sia alla copia cartacea che a quella digitale.
Prima che il tuo dirigente se ne vada, assicurati anche che abbia ben chiare le procedure da seguire in caso di emergenza. Potrebbe essere utile includere per iscritto anche questi dati e qualsiasi contatto di emergenza di cui abbia bisogno nel suo itinerario.

4. Preparati al cambiamento

Organizzare i viaggi per i dirigenti implica aspettarsi l'imprevisto. Viaggiare per lavoro può riservare infinite sorprese, che si tratti di previsioni meteo sfavorevoli o di una cancellazione dell'ultimo minuto. Molti di questi imprevisti richiedono modifiche immediate ai programmi di viaggio.
In questi casi, è necessario avere le idee chiare su come apportare queste modifiche, soprattutto al di fuori dell'orario d'ufficio. Anche se si può essere soddisfatti della reperibilità, può causare stress inutile al dirigente se cerca di contattarvi nelle prime ore del mattino.
Un supporto completo, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è fondamentale per garantire un'esperienza di viaggio impeccabile. Con TravelPerk, il tuo capo può contattare un team di operatori di assistenza clienti tramite telefono, e-mail e chat, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno.
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Aiuta il tuo team a viaggiare in tutta tranquillità. Ricevi assistenza umana 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Per evitare le costose commissioni di cambio piano, è sempre consigliabile prenotare le tariffe più flessibili possibili. Uno strumento come FlexiPerk può portare le modifiche ai tuoi viaggi di lavoro a un livello superiore. Gli utenti FlexiPerk possono annullare o modificare tutti gli elementi delle loro prenotazioni fino a 2 ore prima della partenza e ricevere un rimborso pari all'80% del costo. Tu o il tuo viaggiatore potete selezionare soluzioni alternative sulla piattaforma desktop o mobile, facile da usare, e sarete pronti a passare immediatamente ai vostri nuovi piani.
Inoltre, qualunque sia il motivo del cambio di piano, non dovrete insistere per ottenere il rimborso dal vostro viaggiatore. Il denaro verrà restituito sul vostro conto come credito, pronto per essere utilizzato in soli 14 giorni.

5. Rimani aggiornato sugli obiettivi di sostenibilità della tua azienda

Garantire che il viaggio di lavoro del tuo capo contribuisca al rispetto delle normative ambientali e degli obiettivi di responsabilità sociale d'impresa (CSR) da parte dell'azienda richiede un monitoraggio attento e complesso.
Valutando regolarmente l'impatto ambientale dei tuoi viaggi di lavoro, puoi identificare aree di miglioramento e implementare pratiche di viaggio più ecologiche. Tuttavia, misurare le emissioni di CO2 dei tuoi viaggi di lavoro per monitorare gli sforzi di compensazione del tuo team è un compito arduo per chiunque.
GreenPerk di TravelPerk semplifica e velocizza l'aumento degli sforzi di sostenibilità offrendo report dettagliati sulle emissioni generate dai tuoi viaggi di lavoro.
GreenPerk evidenzia anche le opzioni di viaggio ecosostenibili durante il processo di prenotazione per incoraggiare cambiamenti efficaci direttamente ai tuoi viaggiatori. Inoltre, puoi compensare le emissioni rimanenti attraverso progetti di riduzione delle emissioni di carbonio verificati da VERRA.

6. Semplificare la rendicontazione delle spese di viaggio

La rendicontazione delle spese può sembrare una perdita di tempo significativa. Monitorare il denaro richiede più tempo che spenderlo! Aiuta il tuo capo a completare la rendicontazione delle spese in un batter d'occhio scaricando un'app per la scansione o la gestione delle ricevute. Con questo approccio più moderno, può registrare le spese in tempo reale anziché cercare di recuperare le ricevute al rientro.
Come abbiamo visto, niente è meglio dell'automazione. TravelPerk si integra con diverse app di gestione delle spese di terze parti, tra cui Pleo, Expensify, Yokoy e Payhawk, in modo che i costi di viaggio siano archiviati in modo sicuro e i report sulle spese di viaggio siano accessibili rapidamente.
Con strumenti come TravelPerk, tu e i tuoi colleghi del reparto finanziario potete accedere rapidamente a una vasta gamma di informazioni sulle spese di viaggio. Cerca per dipendente, destinazione o reparto per controllare le spese di viaggio in tempo reale e assicurarti di essere sulla buona strada per rispettare i budget di quest'anno.

Ora puoi fare un ulteriore passo avanti

Il vantaggio migliore dell'automatizzare e esternalizzare alcuni aspetti della gestione dei viaggi di lavoro è la possibilità di concentrarsi sui dettagli extra che il tuo capo apprezzerà. Questa attenzione ai dettagli ti distinguerà dagli altri assistenti esecutivi e avrà un impatto sull'esperienza di viaggio del tuo capo.
Ecco alcuni esempi di piccoli extra che puoi preparare in anticipo:
  • Etichette per i bagagli
  • Biglietti da visita
  • Argomenti di conversazione e recapiti dell'host locale (cliente o responsabile d'ufficio)
  • Consigli di galateo aziendale locale
  • Consigli sui ristoranti in base alle loro preferenze: puoi persino utilizzare un servizio concierge come TravelPerk per prenotare
  • Consigli su come trascorrere il tempo libero. Assicurati di evidenziare le opzioni che richiedono biglietti e di prenotarle in anticipo
  • Adattatori da viaggio e limitatori di sovratensione
Prenditi un secondo per capire le piccole cose che faranno una grande differenza per il tuo dirigente e tieni un elenco aggiornato per i futuri viaggi di lavoro.
Diventa l'assistente superstar. Gestisci i viaggi con facilità e rendi felice il tuo team.
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  • Trova centinaia di risorse per tutti i viaggi di lavoro, da spunti per viaggiare in modo più sostenibile, a consigli per definire una politica sui viaggi di lavoro e gestire le spese. Scopri le nostre migliori risorse sui viaggi aziendali e i post sul blog per tante informazioni utili.
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