Organizzatore di viaggi aziendali: perché ne hai bisogno?
Un travel planner aziendale, noto anche come corporate travel manager o corporate trip planner, è responsabile di ogni aspetto dei viaggi d'affari. Svolge un ruolo prezioso all'interno dell'azienda e può far risparmiare notevolmente sui costi di viaggio e su altre spese legate ai viaggi di lavoro. In questo articolo, scoprirai tutti i vantaggi che derivano dalla gestione dei viaggi aziendali con un ruolo dedicato e perché è una figura necessaria per la tua azienda. Esploreremo i dettagli delle attività di un travel planner aziendale e le opzioni per assumere un travel planner internamente o esternalizzare questa preziosa risorsa.Cos'è un pianificatore di viaggi aziendali?
Un travel planner aziendale si occupa di tutti i viaggi aziendali dei dipendenti. Dalla ricerca di alloggi e spazi per le sedi, all'organizzazione del budget e alla conformità alle normative di viaggio, fino alla prenotazione di ristoranti e mezzi di trasporto, è responsabile di ogni fase del viaggio.Cosa fa un travel planner aziendale?
Sono numerose le mansioni che un travel planner aziendale dovrà svolgere. Ecco alcune delle mansioni tipiche che ci si aspetta di trovare nelle descrizioni delle mansioni di un travel planner:- Gestisce i circuiti e gli addebiti delle carte di credito
- Gestisce le spese e i rimborsi per i viaggi di lavoro
- Si occupa di tutti gli accordi e della logistica per i viaggi all'estero
- Gestisce i rapporti con i fornitori di servizi di viaggio e il ricorso alle agenzie di viaggio
- Fornisce tutti i documenti di viaggio per l'assicurazione e le normative vigenti
- Sviluppa politiche e programmi di viaggio aziendali pertinenti per i viaggi aziendali
- Sviluppa un programma di viaggio ottimizzato sia per i viaggi internazionali che per quelli nazionali
Prima di assumere un travel planner aziendale, il ruolo di travel manager era solitamente affidato a un responsabile d'ufficio o a una persona che opera all'interno del reparto Risorse Umane. Tuttavia, a causa del crescente numero di viaggi di lavoro, è sempre più necessario un ruolo dedicato ed esclusivo per questo compito.Oltre ad avere ottime capacità comunicative, idealmente, la persona deve avere diversi anni di esperienza nel settore dei viaggi. Questa esperienza è essenziale per l'acquisizione di viaggi, la presa di decisioni rapide e la gestione delle crisi.Con 400 milioni di americani che ogni anno intraprendono viaggi di lavoro a lunga distanza, non c'è dubbio che la domanda per questo ruolo continuerà a crescere.Sappiamo quindi che avete bisogno di un travel planner. Ora è il momento di decidere come e dove assumere quella persona, o il suo team.Cosa caratterizza un buon organizzatore di viaggi aziendali?
Come puoi vedere, un travel planner aziendale competente deve essere un professionista del multitasking, ma ci sono altre qualità che lo rendono un ottimo organizzatore di viaggi:- Comunicazione eccellente: un travel planner aziendale sarà il punto di contatto tra i dipendenti e le rispettive compagnie aeree, hotel e altro ancora. Tenere sotto controllo la corrispondenza e diffondere le informazioni rilevanti è fondamentale per un lavoro ben svolto.
- Pensatori strategici: pianificare viaggi di lavoro è spesso come una partita a Tetris, incastrando diversi blocchi fino a raggiungere un itinerario coerente. Tenere conto di tutte le diverse esigenze può essere impegnativo e avrai bisogno di una mente strategica per risolvere alcuni enigmi lungo il percorso.
- Essere adattabili: i viaggi di lavoro possono essere soggetti a cambiamenti dell'ultimo minuto, quindi i travel planner aziendali devono sempre aspettarsi l'imprevisto ed essere pronti ad apportare modifiche dell'ultimo minuto.
- Rispetto della privacy: un travel planner aziendale ha accesso a una grande quantità di dati privati della tua azienda e dei tuoi dipendenti, quindi trovare una persona affidabile è essenziale (oltre a disporre degli strumenti di sicurezza più recenti per fornire un ulteriore livello di sicurezza).
- Attenzione ai dettagli: quando si tratta di prenotare un viaggio per i propri dirigenti, sono i piccoli dettagli a fare la differenza. Un travel planner aziendale ha il potere di decretare il successo o il fallimento di un viaggio grazie a piccoli benefit personalizzati che i vostri executive traveler apprezzeranno sicuramente.
Assumere un pianificatore di viaggi aziendali internamente o tramite agenzia
Puoi scegliere di assumere un travel planner internamente per gestire le prenotazioni dei viaggi d'affari, oppure puoi rivolgerti a un'agenzia che svolga questo ruolo per te. Entrambe le soluzioni presentano vantaggi e svantaggi. Pronti a scoprirne alcuni?I vantaggi dei travel planner aziendali interni
- Con un travel planner interno, probabilmente avrai accesso al ruolo più di un'agenzia. Magari si trovano nello stesso ufficio, o sono in contatto su Slack, in ogni caso, la tua attività è la loro unica priorità.
- Questa persona è stata selezionata appositamente per il ruolo: di conseguenza, è probabile che goda di maggiore fiducia.
- Avere una persona interna può semplificare la generazione e l'elaborazione dei report di viaggio, poiché questa persona è tradizionalmente più in linea con gli obiettivi aziendali e ha accesso ai dati aziendali.
- Un travel manager interno può collaborare a stretto contatto con il team finanziario per garantire che tutti rispettino il budget di viaggio, trovino le tariffe migliori per le loro prenotazioni e riportino di conseguenza ai propri responsabili di linea.
- Un travel planner aziendale interno utilizzerà probabilmente software e strumenti di prenotazione viaggi come TravelPerk, che possono assisterlo in molte delle attività quotidiane e automatizzare quelle più banali o soggette a errori umani.
Gli svantaggi dei travel planner aziendali interni:
- Con un travel planner d'agenzia, paghi solo per le ore di cui hai bisogno, senza l'impegno finanziario di assumerlo a tempo pieno.
- La competenza è fondamentale e può essere quasi impossibile soddisfare le risorse più ampie e il know-how collettivo di un'agenzia con una sola persona.
- Avere un solo travel planner potrebbe non essere scalabile: ad esempio, se la tua azienda improvvisamente ha una forte domanda di prenotazioni di viaggi, una sola persona probabilmente non sarà in grado di gestire il carico di lavoro.
I vantaggi dei travel planner aziendali delle agenzie:
- Le agenzie di travel management (TMC) offrono competenza e servizi completi a diverse tipologie di aziende.
- Le agenzie offrono accesso a diversi pianificatori di viaggi aziendali e a sistemi di prenotazione efficienti: avrai anche accesso al loro kit di strumenti per prenotare voli, noleggiare auto e molto altro.
- Un'agenzia può aiutarti a sviluppare un programma di gestione dei viaggi aziendali adatto alla tua attività e al tuo budget, ottimizzando i risparmi sui costi e monitorando le dinamiche di viaggio dei dipendenti per garantire la conformità.
- Un altro vantaggio dell'outsourcing di un agente di viaggio aziendale è che non dipendi da una sola persona. Ci sono meno probabilità che il tuo team rimanga bloccato se qualcosa va storto e si trovano in un fuso orario fuori dall'orario d'ufficio.
Gli svantaggi degli organizzatori di viaggi aziendali tramite agenzia:
- L'outsourcing può complicare l'integrazione e l'accessibilità del team.
- Le TMC potrebbero avere opzioni limitate per voli e alloggi a causa di partnership prestabilite.
- La fatturazione oraria da parte delle TMC può comportare costi più elevati per la risoluzione di problemi tanto necessari e spesso dell'ultimo minuto rispetto ai ruoli interni.
A questo punto, dovresti avere un'idea più chiara se un travel planner interno o una soluzione di agenzia siano la soluzione più adatta alla tua attività.Pronto a scoprire i principali strumenti di cui ogni travel planner ha bisogno nel suo stack? Continua a leggere.Strumenti essenziali per i pianificatori di viaggi aziendali
Oggigiorno, la maggior parte dei travel planner aziendali utilizza diversi strumenti per tenere tutto sotto controllo, indipendentemente dal fatto che lavorino internamente o in agenzia. I software di gestione dei viaggi sono ormai utilizzati in modo trasversale.Ecco un elenco degli strumenti più popolari per i viaggi aziendali in questo momento:
- TravelPerk: la piattaforma di gestione viaggi all-in-one, diventata un punto di riferimento per molte aziende che cercano di ottimizzare i propri viaggi d'affari. La piattaforma consente ai viaggiatori d'affari di prenotare viaggi per sé stessi o per altri, nel rispetto delle policy e dei budget aziendali. Con un ampio inventario, un rapido supporto clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e opzioni ecosostenibili per la compensazione delle emissioni di carbonio, è una scelta che sta prendendo piede in molti.
- Payhawk: i viaggi d'affari spesso richiedono un software di gestione delle spese per tenere traccia delle spese aziendali. Payhawk è una soluzione leader che consente alle aziende di automatizzare i processi manuali, monitorare le carte aziendali e gestire le fatture tramite un'unica app, e Payhawk si integra con TravelPerk!
- Tripkicks: un componente aggiuntivo che fornisce informazioni e avvisi sui viaggi, Tripkicks è uno strumento semplice ma essenziale per migliorare l'esperienza di viaggio d'affari. Data la possibilità di modifiche dell'ultimo minuto, questo software consente ai viaggiatori di rimanere aggiornati sui propri viaggi fornendo guide di viaggio, elencando i requisiti di ingresso, aggiornando sulle cancellazioni e altro ancora
- Goodwings: una piattaforma che facilita il viaggio responsabile attraverso la compensazione delle emissioni di carbonio e il calcolo delle emissioni di viaggio, Goodwings è un'opzione sempre più popolare per le aziende attente al clima. Goodwings offre diversi servizi per rendere i viaggi d'affari ancora più sostenibili.
Un pianificatore di viaggi aziendali è essenziale per la tua attività
Trovare una soluzione per un travel planner aziendale non riguarda solo il risparmio sui costi, ma anche l'efficienza con cui vengono gestiti i viaggi aziendali.Riuscire a far arrivare più dipendenti in diverse località in tempo, trovare i voli, i treni o i trasferimenti in auto più economici, disporre dei protocolli e delle politiche adeguati per le emergenze sono tutti compiti che possono essere gestiti da un travel planner o da una TMC efficiente.È il momento di valutare i pro e i contro di cui sopra e prendere una decisione in base alle specifiche esigenze della tua azienda.Se hai bisogno di consigli lungo il percorso, TravelPerk è qui per aiutarti.:format(webp))