Una guida alle politiche di viaggio aziendali
Quando i viaggi d'affari non sono guidati da una policy chiara, i dipendenti non sanno cosa è consentito, come prenotare, quali spese sono coperte e chi deve approvare i loro viaggi. Questa incertezza porta a sforamenti di budget, colli di bottiglia nelle prenotazioni e stress inutile per tutti i soggetti coinvolti.Questa guida ti aiuterà a porre fine a questa confusione. Spieghiamo cos'è una policy aziendale per i viaggi e ti mostriamo come crearne una che definisca chiaramente ogni passaggio: cosa è coperto, come prenotare e come gestire le approvazioni. Con questi pratici passaggi, puoi controllare i costi, garantire la conformità e rendere i viaggi d'affari più fluidi per tutto il tuo team.Che cosa è una politica di viaggio?
Una travel policy è un insieme di linee guida che delineano come i dipendenti dovrebbero gestire i propri viaggi di lavoro. Include istruzioni chiare su cosa è consentito, come prenotare i viaggi e come gestire le spese. Questo garantisce un'equa coerenza e un migliore controllo dei costi in tutta l'azienda.Definire le travel policy aziendali è un processo di co-creazione. Spesso vengono inclusi i contributi di stakeholder, responsabili di reparto e viaggiatori abituali per garantire che la policy soddisfi le esigenze dell'intera organizzazione.Una travel policy di solito si rivolge sia ai viaggi internazionali che a quelli nazionali e include:- Procedura di prenotazione e agenzia di viaggi aziendale approvata per i servizi di viaggio
- Costo di prenotazione ammissibile (hotel, biglietti aerei, trasporto via terra)
- Eccezioni o regole speciali per città o tratte più costose
- Procedura di approvazione per i viaggi che superano i limiti tipici
- Spese consentite e non consentite
- Fornitore o procedure di diligenza
- Fornitori aziendali preferenziali
- Procedura di rimborso
- Procedura di debriefing di viaggio
- Compagnia assicurativa di viaggio
Una travel policy non riguarda solo il momento della prenotazione e le relative spese. Gestisce anche tutte le spese e gli accordi relativi ai viaggi.Perché creare una policy sui viaggi d'affari?
La creazione di una travel policy aziendale garantisce che i viaggi siano coerenti, convenienti e conformi agli standard aziendali. Aiuta a gestire le spese, riduce i rischi e fornisce linee guida chiare per i dipendenti, garantendo esperienze di viaggio più fluide e riducendo i malintesi.Le travel policy non sono solo regole, regole e ancora regole. Non dovrebbero causare frustrazione e sguardi increduli. Al contrario, possono avere un impatto positivo sia sui viaggiatori che sulle aziende. Ecco come:Vantaggi per i viaggiatori (dipendenti)
- Flessibilità e autonomia nella prenotazione dei propri viaggi nel rispetto delle linee guida
- La sicurezza prima di tutto! (la posizione dei viaggiatori viene monitorata)
- Ridurre confusione e problemi nella prenotazione dei viaggi
Cosa dovrebbe essere incluso in una politica di viaggio aziendale?
La politica di viaggio della tua azienda sarà influenzata da come viaggia, da chi viaggia e perché. Tuttavia, ci sono alcuni aspetti che devono essere inclusi nella politica di ogni azienda.Innanzitutto, devi includere il processo e lo strumento di prenotazione approvati. Desideri che i viaggiatori prenotino con un'unica piattaforma di viaggi d'affari per consolidare le spese di viaggio? Desideri che i viaggiatori prenotino autonomamente all'interno della politica o che effettuino una richiesta di viaggio a un responsabile d'ufficio che prenota tutti i viaggi?La tua politica dovrebbe anche elencare chiaramente quali acquisti possono essere dedotti e quali no. Questo aiuta i dipendenti a evitare di effettuare acquisti che non saranno rimborsati o di aggiungere spese inutili alla propria carta aziendale.Specifica le spese aziendali ammissibili come pasti, intrattenimento o quote di iscrizione a eventi. E distinguile dalle spese personali, come lavanderia o attività ricreative, che non devono essere addebitate all'azienda.Non dimenticare di affrontare la sicurezza e l'assicurazione in viaggio. Indica chiaramente i protocolli per la gestione delle emergenze, fornisci le informazioni di contatto e descrivi la copertura assicurativa di viaggio disponibile per problemi medici o interruzioni.Linee guida sulla politica di alloggio
Menzionate le norme alberghiere e le spese di alloggio della vostra azienda nella vostra politica di viaggio aziendale. Ogni organizzazione ha regole diverse in materia di alloggio all'interno della propria politica alberghiera aziendale, quindi è importante chiarirle fin dall'inizio.Per quanto riguarda i costi alberghieri, stabilite un massimo di stelle o di tariffa a notte/camera che i dipendenti non possono superare. È anche normale che i dipendenti siano tenuti a soggiornare in camere d'albergo standard, con suite o camere "deluxe" non ammesse.In secondo luogo, siate chiari su quali spese accessorie possono essere rimborsate. Queste possono variare dal servizio in camera e dai servizi di lavanderia/lavaggio a secco al servizio di parcheggio e all'uso dei servizi dell'hotel (palestra, piscina, sauna, ecc.).Tenete presente che le tariffe alberghiere sono soggette a fluttuazioni stagionali e alla posizione geografica, quindi dovrete prestare attenzione a eventuali variazioni a seconda del periodo dell'anno e della destinazione dei dipendenti. Per questi motivi, molte organizzazioni preferiscono collaborare con fornitori specifici e negoziare pacchetti di viaggio, richiedendo ai propri dipendenti di utilizzare questi fornitori ove possibile.Linee guida sulla politica di viaggio e intrattenimento
Dovrai anche includere una sezione sulle migliori pratiche in materia di viaggi e intrattenimento. Questa dovrebbe includere regole e linee guida su ciò che i dipendenti possono acquistare a titolo di intrattenimento durante i viaggi.Le linee guida per viaggi e intrattenimento dovrebbero includere:- Limiti di spesa per le spese per i pasti (sia per pasto che per giorno)
- Regole su ciò che è consentito quando i dipendenti intrattengono i clienti (pasti, bevande alcoliche, ecc.)
- Istruzioni chiare sulle situazioni in cui gli alcolici possono e non possono essere dedotti come spese e un importo massimo di spesa pro capite per gli alcolici
- Elenco delle spese personali non consentite, come servizi di lavanderia, addebiti per il minibar e addebiti per le chiamate personali
- Istruzioni su informazioni, ricevute originali e altra documentazione necessaria per elaborare i rimborsi
La politica di viaggio è anche un punto di riferimento intelligente per la procedura di rimborso spese. In questo modo, i viaggiatori hanno un motivo per consultarla.È inoltre necessario indicare chiaramente chi è il responsabile finale dell'approvazione di queste spese e qual è il metodo migliore per pagarle (offrite anticipi sulle spese di viaggio? I viaggiatori dovrebbero usare le proprie carte di debito o di credito per questi pagamenti?).Linee guida sulla politica di viaggio aereo per i dipendenti
La tua policy sui viaggi aerei per i dipendenti dovrebbe contenere la documentazione che possono utilizzare per verificare la conformità delle loro prenotazioni, informazioni dettagliate sulle informazioni necessarie per presentare i moduli per le spese di viaggio, un elenco degli acquisti a bordo approvati e, se pertinente, un elenco delle compagnie aeree preferite dalla tua azienda.Due delle domande più frequenti sulle policy sui viaggi aerei riguardano le prenotazioni in business class rispetto alle prenotazioni in economy e le regole sull'utilizzo delle miglia frequent flyer aziendali per uso personale. Di seguito, analizzeremo queste domande più in dettaglio per aiutarti a creare la policy sui viaggi aerei più utile e chiara per i tuoi dipendenti.Linee guida per le prenotazioni in business class
Assicuratevi che i dipendenti sappiano quando possono o non possono prenotare la business class. La business class è molto più costosa dell'economy, ma potrebbero esserci circostanze in cui potrebbe essere consentita.Ad esempio, alcune aziende consentono ai dipendenti di prenotare la business class se il volo supera una determinata durata, di solito tra le sei e le dieci ore. Questo contribuisce a rendere i viaggi lunghi più confortevoli e mantiene i dipendenti soddisfatti: un importante KPI di gestione dei viaggi di cui tenere conto.Potreste anche consentire la business class se è più economica dell'economy. A volte, dopo aver aggiunto costi come le tariffe per i bagagli e i pasti, la business class è un'offerta migliore. Inoltre, i posti in economy potrebbero non essere disponibili per i viaggi dell'ultimo minuto, quindi la business class potrebbe essere l'unica scelta.Se la vostra polizza non prevede la business class, chiaritelo. In questo modo, eviterete confusione o problemi con le richieste di rimborso spese in seguito.Linee guida sull'utilizzo delle miglia frequent flyer aziendali per uso personale
Quando i dipendenti viaggiano per lavoro, spesso accumulano miglia frequent flyer. Non esiste una regola universale che stabilisca se queste miglia appartengano al dipendente o all'azienda, quindi è importante chiarirlo nella vostra politica di viaggio.Alcune aziende consentono ai dipendenti di conservare le miglia frequent flyer poiché è il dipendente a viaggiare. Altre ritengono che le miglia debbano appartenere all'azienda e essere utilizzate per risparmiare sui futuri voli di lavoro. Per questo motivo, è importante includere una sezione che tratti l'utilizzo delle miglia frequent flyer aziendali per uso personale.Ad esempio, potreste consentire ai dipendenti di conservare le miglia, ma specificare che non possono scegliere voli più costosi solo per guadagnare miglia extra. Potreste anche richiedere che i dipendenti prenotino sempre il volo più economico disponibile, indipendentemente dal loro status di frequent flyer con una determinata compagnia aerea.In questa sezione, dovreste anche chiarire come i dipendenti devono registrare e conservare le miglia accumulate. Utilizzando TravelPerk, i dipendenti possono facilmente aggiungere e salvare i numeri specifici dei programmi fedeltà delle compagnie aeree nell'account di ciascun dipendente viaggiatore e verificheremo automaticamente quali dei loro programmi di premi di viaggio sono applicabili quando cercano nuovi voli.Sfide comuni con le politiche di viaggio
Non è tutto rose e fiori quando si tratta di scrivere policy di viaggio. Ecco alcune sfide comuni di cui devi essere consapevole:- Nessuno le legge o le ricorda
- Le policy di viaggio sono difficili da capire
- Le policy di viaggio non vengono applicate tramite la tecnologia
- Le policy di viaggio appaiono eccessivamente burocratiche
Come promuovere la politica di viaggio aziendale ai team interni
È semplice: se vuoi che i tuoi dipendenti aderiscano alla tua travel policy aziendale, devi comunicarla in modo efficace.Nascondere la tua travel policy aziendale in un altro documento è quasi come chiedere prenotazioni di viaggio non autorizzate e invii di note spese errate. Convincere i tuoi dipendenti a partecipare dipende da quanto bene riesci a promuovere e comunicare la policy ai tuoi viaggiatori d'affari.Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a comunicare meglio le tue travel policy aziendali ai dipendenti e garantire tassi di conformità più elevati.Assicurati che la tua politica di viaggio aziendale sia visibile e accessibile
Il primo passo è garantire che i dipendenti possano accedere facilmente al documento tramite il portale Risorse Umane o il portale dedicato ai dipendenti.Il secondo passo è garantire che la policy sia concisa e di facile lettura. Evitate di usare troppi termini tecnici o legali e spiegate chiaramente le linee guida sui viaggi. Potreste valutare di suddividere la policy in sezioni separate in base ai ruoli dei dipendenti.Infine, valutate la possibilità di creare una checklist che i dipendenti possano utilizzare per spuntare ogni fase di prenotazione o invio delle spese man mano che procedono.Come migliorare la conformità alle policy di viaggio con Travelperk
Quando prenoti i tuoi viaggi d'affari tramite TravelPerk, la tua polizza di viaggio è perfettamente integrata nella nostra piattaforma. Questo non solo offre ai tuoi dipendenti una maggiore visibilità sui contenuti della polizza, ma li aiuta anche a fare scelte più consapevoli al momento della prenotazione dei loro viaggi. Senza contare che anche il tuo team finanziario ha bisogno di maggiore controllo e tranquillità!Creare una sezione FAQ completa sulla politica di viaggio
Anche le policy di viaggio più concise e ben scritte non copriranno ogni eventualità o domanda che un dipendente potrebbe avere. Inoltre, se apporti modifiche alle tue policy di viaggio, anche queste dovranno essere recepite.Se ti ritrovi a rispondere alle stesse domande più e più volte, o se ti è stata posta una domanda che pensi possa essere stata posta anche ad altri, inizia a creare una sezione dedicata alle domande frequenti (FAQ) in modo che i viaggiatori possano accedere facilmente alle soluzioni.Incoraggiare il feedback dei dipendenti
Il motivo più comune per cui i dipendenti non rispettano le linee guida della tua policy è che non apprezzano il processo o che il processo è troppo macchinoso. L'esperienza di viaggio dovrebbe essere la tua priorità assoluta se vuoi che i tuoi dipendenti viaggino di nuovo per l'azienda.Richiedere feedback sui processi di prenotazione e gestione delle spese non solo fa capire ai tuoi dipendenti che tieni alla loro esperienza, ma ti consente anche di integrare i suggerimenti più utili nella tua policy.I problemi della politica di viaggio in cifre
- Il 64% dei millennial comprende la travel policy aziendale, ma continua a prenotare al di fuori di essa.
- Il 72% delle aziende non ha raggiunto il livello desiderato di conformità alla travel policy.
- Oltre il 50% delle prenotazioni alberghiere non rientra nella policy aziendale.
Alcuni di questi problemi possono essere risolti semplicemente adottando una policy che rifletta più accuratamente le esigenze dell'azienda e dei viaggiatori. Ad esempio, se metà dei viaggi non è conforme, il problema potrebbe essere che il budget standard per i viaggi non riflette i prezzi o le richieste attuali.La natura della tua attività potrebbe richiedere numerose prenotazioni last minute, anche se queste sono in contrasto con la policy.Oltre a una policy realistica, la cosa migliore che un'azienda possa fare è disporre di una policy praticabile e implementabile tramite la tecnologia. Un wiki, un documento Word o un PDF non saranno sufficienti.Hai bisogno di una policy integrata nella tua tecnologia di prenotazione.Come integrare la tua politica di viaggio nel processo di prenotazione
Poiché un documento non può influenzare ciò che le persone acquistano, è necessaria una tecnologia per la prenotazione dei viaggi d'affari. Utilizza uno strumento di prenotazione che includa policy di viaggio personalizzabili e flussi di lavoro di approvazione. In questo modo, se un viaggio è soggetto a policy, il viaggiatore o l'amministratore possono prenotarlo. In caso contrario, viene inviata una notifica al responsabile appropriato o al reparto finanziario (in base alle impostazioni di approvazione precedenti per quel viaggiatore o reparto).Ora che abbiamo stabilito cos'è una policy di viaggio e perché è importante, diamo un'occhiata agli altri aspetti di questa guida. Questa risorsa online fornirà assistenza sui seguenti aspetti di una policy di viaggio aziendale:Raggiungere il 100% di conformità alle policy di viaggio non è mai stato così facile
Scopri come TravelPerk aiuta le aziende come la tua a migliorare la conformità alle policy di viaggio3 cose da considerare quando si crea una politica di viaggio aziendale per le startup
Le policy sui viaggi d'affari per le startup non dovrebbero essere molto diverse da quelle delle aziende più affermate. Anche se sei appena agli inizi, dovrai assicurarti che la tua policy sui viaggi integri tutto ciò che un'azienda più affermata dovrebbe avere.Tuttavia, come giovane startup che sta elaborando una policy sui viaggi d'affari nuova e unica, ci sono anche alcuni altri fattori che dovrai considerare.2. I dipendenti più giovani potrebbero preferire prenotare autonomamente i viaggi
I millennial sono la prima generazione per cui prenotare autonomamente i viaggi tramite dispositivo mobile è la norma. Mentre le generazioni precedenti si affidavano alle agenzie di viaggio per prenotare voli, alloggi e autonoleggi, i millennial sono più che a loro agio con l'utilizzo di piattaforme di prenotazione online e strumenti di comparazione prezzi per tutte le loro esigenze di viaggio.Pertanto, è molto più probabile che preferiscano prenotare autonomamente i propri viaggi, soprattutto quando sfruttano le opzioni "bleisure". È anche molto più probabile che preferiscano opzioni di alloggio esclusive rispetto ai normali pacchetti hotel aziendali.Dare spazio a questo tipo di libertà nella politica di viaggio della tua startup non solo è attraente per i dipendenti potenziali ed esistenti, ma può spesso rivelarsi un'opzione più conveniente.Opzioni di alloggio alternative
I giovani lavoratori vedono i viaggi di lavoro come un'opportunità per esplorare nuovi luoghi che altrimenti non visiterebbero, e questo include anche i luoghi in cui soggiornano.Sebbene sia necessario valutare i costi e la sicurezza del viaggio (effettuate sempre una valutazione dei rischi di viaggio!), potrebbe essere una buona idea offrire soluzioni di alloggio alternative, come Airbnb, per dare ai dipendenti l'opportunità di sfruttare al meglio il loro tempo libero.Perfeziona la tua politica di viaggio con TravelPerk
Quando crei una travel policy aziendale per la tua startup, ricorda di tenere a mente i tuoi obiettivi aziendali. Assicurati, oltre a considerare la soddisfazione lavorativa dei tuoi dipendenti, di fare promesse che puoi mantenere e che siano in linea con i tuoi obiettivi aziendali.Se vuoi assicurarti che la tua travel policy aziendale per la tua startup copra tutto ciò di cui hai bisogno, consulta il nostro modello di travel policy per iniziare.:format(webp))
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