Come scrivere una politica di viaggio
Con la crescente popolarità delle compagnie aeree low cost, la gestione dei costi dei viaggi d'affari potrebbe essere diventata più semplice. Tuttavia, prenotare voli più economici è solo una parte dell'equazione e non sostituisce la necessità di una solida travel policy aziendale.Un'ottima travel policy non si limita a stabilire cosa i dipendenti possono acquistare con la carta di credito aziendale o quanto possono spendere per voli o alloggi. È il modo per semplificare i flussi di lavoro di gestione dei viaggi d'affari e aiutare il team amministrativo a diventare più efficiente e produttivo.Una travel policy ben strutturata consente ai dipendenti di raggiungere efficacemente gli obiettivi aziendali, garantendo al contempo sicurezza ed efficienza dei costi. Bilancia flessibilità e responsabilità, fornendo linee guida chiare per l'organizzazione e le spese di viaggio.Esploriamo come scrivere una travel policy aziendale che faccia la differenza.Come creare una politica di viaggio facile da seguire per i dipendenti
La tua travel policy dovrebbe tutelare i tuoi dipendenti. Mettendo le loro esigenze al primo posto, crei una policy che non viene solo seguita, ma anche accolta.Ecco due modi importanti per metterla in pratica:- Includi informazioni di cui i dipendenti hanno bisogno (come rimborsi e sicurezza). Se i dipendenti hanno bisogno di consultare la tua policy, è più probabile che la conoscano.
Un facile accesso alla tua travel policy e alle tue spese è fondamentale. Includi linee guida chiare su rimborsi e procedure, collaborando a stretto contatto con il tuo team finanziario. Non dimenticare di trattare argomenti essenziali come l'assicurazione di viaggio e i protocolli di emergenza.- Indica chiaramente lo strumento di prenotazione viaggi approvato con policy integrate. Non dovresti aspettarti che i dipendenti ricordino la tariffa consentita per notte in 100 città diverse per tutti i loro viaggi.
Utilizza la tua travel policy per ricordare ai dipendenti qual è lo strumento di prenotazione viaggi approvato. Questa piattaforma dovrebbe includere budget preimpostati, flussi di lavoro di approvazione e linee guida chiare per i viaggi aerei, i viaggi personali e le prenotazioni in business class.Come scrivere una politica di viaggio passo dopo passo
Per creare una politica di viaggio che funzioni davvero, inizia definendo i tuoi obiettivi, raccogliendo i contributi delle principali parti interessate e analizzando i punti di forza e di debolezza della tua politica attuale.Rivedi la tua politica o le tue pratiche attuali
Avete una travel policy esistente? In tal caso, è aggiornata ed efficace? In caso contrario, dovrete partire da zero. In ogni caso, coinvolgete gli stakeholder chiave nella valutazione dei vostri processi attuali durante il primo incontro.Stabilisci obiettivi e priorità
Definisci i due o tre obiettivi principali per l'aggiornamento della tua policy, ad esempio soddisfare le esigenze di un team in crescita. Definisci le finalità aziendali alla base dei viaggi dei dipendenti in modo che tutti abbiano chiaro come e perché ci si aspetta che si rechino.Ecco alcuni esempi di obiettivi per l'aggiornamento della tua policy aziendale sui viaggi:- Processo di prenotazione: semplifica il processo di prenotazione con strumenti intuitivi, offri fornitori di servizi di viaggio preferiti e fornisci linee guida chiare per la prenotazione di alloggi, voli e trasporti.
- Spese aziendali: implementa procedure di rendicontazione spese semplici, incluse linee guida chiare su ciò che è ammissibile sulla carta di credito aziendale, requisiti per le ricevute, tariffe giornaliere e tempi di rimborso.
- Sicurezza in viaggio: dai priorità alla sicurezza dei dipendenti con informazioni di contatto per le emergenze, requisiti per l'assicurazione di viaggio e linee guida per le destinazioni ad alto rischio.
- Benessere: definisci le responsabilità per il benessere dei dipendenti, incluse le procedure di emergenza.
- Comunicazione della policy: sviluppa canali di comunicazione chiari per garantire che i dipendenti comprendano la policy. Valuta l'utilizzo di una piattaforma digitale.
Coinvolgere le parti interessate
Le dimensioni e l'organizzazione della tua azienda determineranno chi dovrà approvare il nuovo modello di travel policy. Ecco chi dovrebbe contribuire alla stesura della travel policy aziendale o approvarne la versione finale:- Travel manager – Fornisce informazioni dettagliate sul comportamento dei viaggiatori, sugli obiettivi della travel policy e su tutti i dettagli relativi ai fornitori di servizi di viaggio, alle tariffe negoziate per i viaggi internazionali e nazionali e molto altro.
- Office manager – Fornisce informazioni dettagliate sulle problematiche relative al processo di prenotazione e all'assistenza viaggi, e contribuisce a definire obiettivi per migliorare la travel policy e le procedure.
- AD (nel caso di piccole aziende) – Fornisce informazioni aziendali sugli obiettivi di conformità e risparmio sui costi. Fornisce inoltre idee per semplificare le procedure di rendicontazione delle spese.
- COO – Aiuta a definire obiettivi per semplificare i processi e risparmiare tempo, oltre a migliorare il dovere di diligenza e la compliance.
- Viaggiatori abituali – Conosce i vantaggi e gli svantaggi dell'attuale travel policy.
- HR – Comprende le esigenze e le aspettative dei dipendenti.
Per ridurre al minimo l'interruzione delle normali attività di tutti, organizza una riunione di avvio per definire gli obiettivi, quindi lavora in modo indipendente per completare le personalizzazioni del modello.Se necessario, puoi contattare i singoli stakeholder per ottenere supporto su determinate sezioni. Successivamente, organizza una riunione finale con tutti i soggetti coinvolti per rivedere la policy prima di implementarla.Scegli uno stile di gestione dei viaggi e un livello di rigore
Prima di iniziare a scrivere la tua policy, dovrai anche decidere il tuo stile di gestione dei viaggi e il livello di rigore. Conoscere questi aspetti renderà più semplici le altre decisioni.- Stile di gestione dei viaggi: i dipendenti prenoteranno autonomamente utilizzando il tuo software di gestione dei viaggi aziendali? O un amministratore/responsabile gestirà comunque la prenotazione? Quanta libertà e autonomia vuoi offrire loro? Potranno combinare viaggi di lavoro con viaggi per motivi personali?
- Livello di rigore: decidi quanto controllo desideri sulle prenotazioni dei dipendenti. Il tuo strumento applicherà rigorosamente la policy, richiedendo l'approvazione per tutti i viaggi fuori policy? Oppure preferisci un approccio più flessibile, consentendo prenotazioni al di fuori della policy ma informando i responsabili? In definitiva, il livello di rigore dipende dalla tolleranza al rischio della tua azienda e dal livello di controllo desiderato.
Se le parti interessate non sono ancora d'accordo sullo stile di gestione dei viaggi, diventa difficile scrivere una policy o configurare correttamente il processo di approvazione all'interno del tuo strumento di prenotazione dei viaggi aziendali.Decidi cosa includere nella tua polizza
La tua politica sulle spese di viaggio è la guida del tuo dipendente per un viaggio di lavoro. Dovrebbe essere chiara, concisa e di facile comprensione.Ecco una ripartizione degli elementi essenziali:- Panoramica della politica: spiega lo scopo e l'importanza della politica.
- Procedure di prenotazione: descrivi gli strumenti di prenotazione preferiti, il processo di approvazione, le cancellazioni e i tempi necessari per effettuare le prenotazioni.
- Spese rimborsabili: definisci chiaramente quali costi di rimborso viaggio sono coperti, che si tratti di pranzi di lavoro, spese accessorie, spese di alloggio, lavaggio a secco, quote di registrazione o upgrade. Sii esaustivo e specifico.
- Spese non rimborsabili: specifica le voci non coperte dalla politica. Potrebbero essere cose come bevande alcoliche, buoni, spese di intrattenimento e telefonate.
- Viaggi: fornisci linee guida dettagliate per biglietti aerei, trasporti via terra e auto a noleggio.
- Spese: spiega la procedura per la presentazione e l'elaborazione delle spese.
- Emergenze: fornisci le informazioni di contatto per l'assistenza viaggi, l'assicurazione e l'assistenza di emergenza. Ricorda che il livello di dettaglio varia a seconda delle dimensioni e della natura dell'attività della tua azienda.
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