Sicurezza nei viaggi aziendali: una breve guida
Il tuo dipendente è dall'altra parte del mondo per un viaggio di lavoro. Tutto procede liscio, finché non cambia. Che si tratti di un volo perso, di una tessera aziendale smarrita o di qualcosa di più serio come disordini civili, devi avere la certezza che il tuo team sia preparato e al sicuro.La realtà è che, sebbene la maggior parte dei viaggi proceda senza intoppi, basta un solo incidente per evidenziare l'importanza di una solida politica di sicurezza. Si tratta di preparare le persone all'imprevisto, assicurarsi che sappiano chi contattare in caso di emergenza e assicurarsi che siano coperte da un'assicurazione di viaggio.In questa guida, ti mostriamo come creare un piano di sicurezza in viaggio chiaro, pratico e facile da seguire per il tuo team. Avrai una strategia che proteggerà i tuoi dipendenti e ti darà tranquillità, sapendo che la tua azienda è pronta a tutto.Il ruolo del dovere di diligenza nei viaggi d'affari
La responsabilità legale e morale di un'azienda di prendersi cura dei propri dipendenti quando viaggiano per conto dell'azienda è nota come "dovere di diligenza". In pratica, il dovere di diligenza implica l'identificazione di potenziali rischi, come problemi di salute, minacce alla sicurezza o interruzioni impreviste, e l'adozione di misure per mitigarli.Le politiche relative al dovere di diligenza sono ormai un elemento imprescindibile della politica aziendale sui viaggi.Le aziende devono condurre valutazioni approfondite dei rischi prima di ogni viaggio, considerando fattori come problemi di sicurezza locali, disordini civili e calamità naturali che potrebbero avere un impatto sul viaggio.È inoltre importante fornire ai dipendenti gli strumenti adeguati, come l'assicurazione di viaggio, i recapiti di emergenza e gli aggiornamenti in tempo reale sulle interruzioni di viaggio. La preparazione alle emergenze è un altro aspetto fondamentale del dovere di diligenza.Le aziende dovrebbero disporre di piani chiari per le emergenze, assicurandosi che i dipendenti sappiano dove trovare i servizi di emergenza locali, come contattare la propria ambasciata e cosa fare in caso di evacuazione.Avere una politica di viaggio basata sul dovere di diligenza non solo aiuta a evitare problemi, ma migliora anche la percezione che i dipendenti hanno dell'azienda. Sono numerosi i vantaggi riscontrati dai datori di lavoro che si prendono cura dei propri viaggiatori.Come la fluidità dei viaggi e il dovere di diligenza influenzano l'esperienza dei dipendenti
Un viaggio il più fluido e privo di complicazioni possibile si traduce in un viaggio più produttivo. Questo si traduce in un dipendente più soddisfatto. Non solo può contribuire alla fidelizzazione del personale, ma soprattutto riduce la possibilità di implicazioni legali in futuro.La sicurezza nei viaggi aziendali, e in particolare le politiche sul dovere di diligenza, sono ambiti che tutti i travel manager, gli amministratori e i team delle risorse umane dovrebbero conoscere. Per i professionisti di questi settori che desiderano migliorare l'assistenza ai dipendenti e prendere iniziative, ripensare o creare una politica sul dovere di diligenza sarebbe un ottimo punto di partenza.In effetti, la maggior parte delle migliori agenzie di viaggi aziendali ora include i servizi sul dovere di diligenza come parte della propria soluzione.In TravelPerk, diamo priorità alla sicurezza dei tuoi dipendenti durante tutto il loro viaggio. Con la nostra funzione "Dovere di diligenza", riceverai aggiornamenti in tempo reale sulle restrizioni di viaggio, sui rischi per la sicurezza locali e sulla documentazione richiesta prima e durante i viaggi.Dagli avvisi prima della partenza all'assistenza di emergenza, TravelCare fornisce al tuo team tutto ciò di cui ha bisogno per viaggiare in sicurezza e tranquillità. Rimani informato, rispetta le normative e proteggi i tuoi dipendenti in ogni fase del percorso.Gestione del rischio di viaggio vs. dovere di diligenza: qual è la differenza?
Il dovere di diligenza è il "perché", ovvero la responsabilità di garantire la sicurezza dei dipendenti, mentre la gestione del rischio di viaggio è il "come", ovvero la strategia che assolve a tale responsabilità.Ad esempio, fornire un'assicurazione di viaggio, l'accesso ai contatti di emergenza e le notifiche in tempo reale fanno tutti parte di una strategia di gestione del rischio di viaggio che adempie al dovere di diligenza dell'azienda.I termini "dovere di diligenza" e "gestione del rischio di viaggio" vengono spesso usati in modo intercambiabile, il che è errato. La differenza sta in ciò che le aziende devono fare per garantire la sicurezza dei propri dipendenti e nel come intendono farlo.Quali sono i rischi per la sicurezza da considerare quando si viaggia per lavoro?
Se i tuoi dipendenti viaggiano spesso in diverse parti del mondo, ecco alcuni potenziali rischi che potresti prendere in considerazione:Sicurezza delle viaggiatrici
Sebbene la sicurezza sia fondamentale per chiunque si trovi in viaggio, le donne che viaggiano per lavoro hanno maggiori probabilità di affrontare rischi rispetto ai colleghi uomini. Un sondaggio del 2023 condotto da World Travel Protection ha rilevato che il 71% delle donne che viaggiano per lavoro afferma che viaggiare per lavoro come donna è meno sicuro rispetto a viaggiare per lavoro come uomo.Lo stesso rapporto ha rilevato che il 19% delle donne che viaggiano per lavoro ha affermato che i propri datori di lavoro dovrebbero "agire tenendo conto della sicurezza delle donne", ad esempio assicurandosi che i voli non arrivino a tarda notte.Ciò nonostante, solo il 18% delle policy di viaggio affronta specificamente la sicurezza femminile. Può essere una questione delicata per le aziende, ma per rispettare adeguatamente i propri obblighi di diligenza, è necessario garantire che le dipendenti donne siano consapevoli delle sfide specifiche che possono incontrare durante i viaggi di lavoro.2. Monitoraggio dell'itinerario dei dipendenti
Sapere esattamente dove si trovano i dipendenti durante i viaggi di lavoro è essenziale per la loro sicurezza e una gestione fluida dei viaggi. In caso di emergenza o interruzione, come la cancellazione di un volo o un rischio per la sicurezza, avere aggiornamenti in tempo reale significa poter agire rapidamente, riducendo confusione e stress.3. Formazione dei dipendenti
Una volta valutati tutti i rischi, è il momento di trasmettere parte di queste conoscenze ai dipendenti. Sebbene non sia possibile prevedere incidenti e infortuni, è possibile addestrare il personale a individuare i rischi inaccettabili da correre durante un viaggio di lavoro.Illustrate tutti i principali rischi e le minacce comuni che voi o i vostri dipendenti potreste incontrare. La formazione dovrebbe concentrarsi principalmente sulla prevenzione, poiché spesso è più facile evitare una situazione pericolosa che risolverla. Tuttavia, istruire le persone su come reagire favorirà anche la competenza.Ricordate che, sul momento, spesso non c'è abbastanza tempo per pensare, quindi assicuratevi che i vostri viaggiatori seguano attentamente i vostri consigli, anche se si tratta di qualcosa di semplice come fare attenzione ai borseggiatori.Ricevere la giusta istruzione e formazione può salvare la vita di un viaggiatore in una situazione critica. I viaggiatori possono facilmente finire nei guai perché non hanno familiarità con la cultura, le regole o le leggi del paese che stanno visitando. Assicuratevi di fornire loro un corso accelerato su questi rischi, così avranno maggiori possibilità di evitarli.4. Di solito non è una questione di vita o di morte
La maggior parte degli incidenti che si verificano durante i viaggi di lavoro non mette a rischio la vita, ma può causare disagi come il furto del telefono o malattie dovute a scarsa igiene nella zona. Oltre all'ovvio stress per i viaggiatori, questi piccoli incidenti si sommano a giornate di lavoro perse, viaggi di lavoro vanificati e dipendenti insoddisfatti.La sicurezza nei viaggi aziendali non consiste solo nell'evitare azioni legali contro il datore di lavoro dopo un incidente durante un viaggio di lavoro, ma anche nel rendere i voli e gli hotel costosi il più efficaci possibile, assicurandosi che il personale operi al meglio e si concentri sul lavoro da svolgere.Definisci linee guida di sicurezza per i viaggi internazionali e proteggi i dipendenti con TravelPerk
Senza una forte attenzione alla sicurezza dei viaggiatori, la tua azienda rischia ben più di semplici inconvenienti: stai esponendo il tuo team a gravi pericoli che possono portare a costose interruzioni, responsabilità legali e danni alla reputazione aziendale. La soluzione? La soluzione completa di TravelPerk per il dovere di diligenza.Con TravelPerk, puoi monitorare i tuoi dipendenti in tempo reale utilizzando una mappa dei viaggiatori. Inoltre, l'assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con un tempo di risposta di 15 secondi tramite app, e-mail o telefono, garantisce un supporto sempre immediato in caso di emergenza o quando sono necessarie modifiche urgenti al viaggio o supporto.?)
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