Obbligo di diligenza per i viaggi d'affari
Quando i tuoi dipendenti sono in viaggio per lavoro, la tua responsabilità legale ed etica è garantire la loro sicurezza e il loro benessere. Ciò implica la creazione di un piano completo che valuti i rischi prevedibili e imprevedibili, aiutandoti a proteggere i dipendenti da eventuali danni e la tua azienda da eventuali problemi legali. Questo piano è noto come "dovere di diligenza".Che cosa si intende per dovere di diligenza?
Il dovere di diligenza è una politica aziendale e un requisito legale che garantisce l'impegno delle aziende per la sicurezza e il benessere fisico ed emotivo dei propri dipendenti.Per un datore di lavoro, gli obblighi di dovere di diligenza implicano la dimostrazione di preoccupazione per la sicurezza dei dipendenti pianificando e adottando ogni precauzione per mitigare i rischi per loro e per gli altri, tra cui:- Salute e sicurezza
- Sicurezza antincendio
- Discriminazione e bullismo
- Stress
- Violenza
- Sicurezza alimentare
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Viaggi d'affari e dovere di diligenza
Molte cose possono potenzialmente andare storte quando un dipendente viene mandato in viaggio d'affari, e l'azienda deve essere preparata a qualsiasi cosa accada. Per chi viaggia per lavoro, questo significa atterrare in una città straniera e sentirsi comunque sicuri di essere supportati dall'azienda.Alcuni problemi che i viaggiatori d'affari possono affrontare includono:- Perdere un volo o subire cancellazioni di voli
- Smarrire il passaporto o un altro documento importante
- Ammalarsi all'estero
- Incidenti che richiedono cure mediche
- Condizioni meteorologiche estreme o disastri naturali
- Disordini civili
La maggior parte dei rischi è fuori dal controllo di un travel manager. Anche se non è possibile impedire che si verifichino condizioni meteorologiche estreme o proteste, è possibile svolgere la dovuta diligenza e rimanere aggiornati sulle notifiche di sicurezza per i viaggi, gli avvisi meteorologici e le notizie locali. In questo modo, saprete cosa aspettarvi e come preparare i vostri dipendenti prima di qualsiasi viaggio d'affari.Oltre agli obblighi legali e morali di preservare la salute dei dipendenti, il dovere di diligenza aiuta le aziende a soddisfare i requisiti di conformità, a gestire i rischi e a pianificare strategicamente viaggi d'affari sicuri. Vediamo come.Perché il dovere di diligenza è importante?
Incredibilmente, il 22% dei dipendenti in viaggio d'affari non è stato informato su chi contattare in caso di emergenza durante un viaggio d'affari.La maggior parte degli uffici ha già una qualche forma di procedura di diligenza. Questo significa che i dipendenti sanno dove riunirsi in caso di incendio o chi chiamare se si sono chiusi nell'armadio delle scorte!Ma qual è il piano per quando un dipendente ha bisogno di aiuto immediato quando si trova a 16.000 chilometri di distanza?Con l'espansione dei rapporti professionali delle aziende in tutto il mondo, i viaggiatori d'affari sono costantemente esposti a nuovi rischi. Anche i dipendenti con una vasta esperienza di viaggio hanno bisogno di supporto quando si trovano ad affrontare una situazione ad alto rischio, come una malattia grave o disordini politici.Le aziende devono soddisfare le esigenze di supporto dei dipendenti, poiché la sicurezza dei viaggi aziendali è un obbligo di legge, non un optional!Aiuta le aziende ad adempiere agli obblighi legali
Le organizzazioni di tutto il mondo sono sempre più tenute a svolgere le proprie attività con prudenza dai governi e dai dipendenti, affrontando i numerosi rischi associati ai viaggi di lavoro.Negli Stati Uniti, un programma di "dovere di diligenza" è diventato un requisito legale per tutte le organizzazioni di qualsiasi dimensione. Sempre più dipendenti vengono informati dei propri diritti e sono disposti a presentare ricorso contro i propri datori di lavoro se ritengono che un incidente relativo alla sicurezza non sia stato gestito in modo appropriato.Per questi motivi, garantire un adeguato "dovere di diligenza" sta diventando una priorità assoluta per le aziende. Avere la prova documentata che l'azienda fornisca procedure di sicurezza, risorse sufficienti e una formazione adeguata è la migliore tutela contro potenziali contenziosi futuri.A prima vista, queste normative potrebbero sembrare complicate per i viaggi di lavoro. Non è necessariamente vero! Con gli strumenti adeguati, è possibile rimanere conformi semplificando al contempo la pianificazione dei viaggi aziendali.Aiuta le aziende nella pianificazione strategica e nella prevenzione pratica
Prevenzione, risposta e strategia sono aspetti chiave dell'obbligo di ogni datore di lavoro di rispettare la legge e tutelare il proprio team.Prima di autorizzare un viaggio, le aziende sono tenute a ricercare e valutare il livello di rischio effettuando una valutazione del rischio per i viaggi di lavoro e a istruire i dipendenti sulle procedure di sicurezza da seguire. Sono inoltre legalmente obbligate a disporre di un piano di riserva da implementare qualora il rischio si concretizzi.La responsabilità aziendale si estende alle omissioni e alla negligenza. I viaggiatori devono conoscere le vaccinazioni raccomandate prima del viaggio, come e dove accedere alle cure mediche e alle contingenze di evacuazione. Si raccomanda inoltre di informare i dipendenti sulle norme culturali e politiche prima di recarsi in nuove destinazioni. Questo contribuisce a informare il loro comportamento e le loro abitudini come ospiti in quel Paese.La vostra responsabilità non si limita all'identificazione del rischio e alla documentazione di un piano d'azione: dovete anche assicurarvi che i vostri viaggiatori siano coinvolti concretamente. Quando i vostri dipendenti comprendono che il rispetto delle norme è obbligatorio, rispetteranno la politica e voi per aver reso il loro benessere un requisito. Formazione e briefing incoraggiano il rispetto da parte dei dipendenti della politica di valutazione del rischio di viaggio.Le aziende che ignorano il dovere di diligenza come una necessità finiscono per mettersi a rischio. Quelle che non lo fanno spesso faticano a resistere alle minacce e alle interruzioni in continua evoluzione che accompagnano oggi il mondo dei viaggi.Ciò è dovuto in gran parte alla mancanza di risorse o informazioni disponibili su come redigere una politica completa sul dovere di diligenza o su come condurre una valutazione approfondita dei rischi di viaggio. Una causa ancora più comune di negligenza è che molte aziende non conoscono la differenza tra i due.Dovere di diligenza vs gestione del rischio di viaggio
Nell'ambito dei viaggi, il dovere di diligenza è l'obbligo legale di ricercare, pianificare e attuare una strategia per mitigare i rischi a cui sono esposti i dipendenti in viaggio d'affari.Il dovere di diligenza di un'azienda conterrà una dichiarazione del suo impegno a prendersi cura dei propri dipendenti e della sua portata. A tal fine, saranno previsti una serie di processi e tattiche, come la gestione del rischio di viaggio, per rispettare tale impegno.Il processo di gestione del rischio rappresenta il modo in cui la tua azienda rispetterà il proprio dovere di diligenza. Ecco perché è necessario sapere come eseguire una valutazione del rischio di viaggio. Prima di ciò, è necessario redigere un piano di diligenza; questo indicherà le aree su cui concentrarsi durante la valutazione.Una politica sul dovere di diligenza dovrebbe includere la ricerca, la documentazione, l'avvertimento e la formazione per eventuali rischi.Come scrivere una politica di diligenza per i viaggi
Dato che un'adeguata gestione del rischio è difficile da quantificare o definire, i legislatori faticano a concettualizzare chiaramente il dovere di diligenza. Tuttavia, esistono alcune buone pratiche che è possibile seguire indipendentemente dal contesto giuridico.1. Valuta il tuo attuale programma di viaggio
- Coinvolgere le parti interessate e discutere le aree di miglioramento. I viaggiatori offrono esperienza diretta nella gestione di situazioni ad alto rischio e i travel manager forniranno informazioni sulla logistica coinvolta.
- Discutere cosa è andato storto in passato: ricercare le tendenze di rischio globali e concordare politiche di sicurezza aggiornate da seguire.
- Condividere l'onere con un'agenzia di travel management: l'esperienza di TMC vi aiuterà a soddisfare i requisiti del vostro dovere di diligenza fornendo consulenza e strumenti per la sicurezza in viaggio.
Le agenzie di viaggi d'affari sono ideali in quanto comprendono le esigenze aziendali, forniscono dati in tempo reale e report sulla sicurezza, consigliano miglioramenti strategici alle politiche del dovere di diligenza e offrono supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Questo è fondamentale poiché i viaggiatori devono poter contattare un ente affidabile in qualsiasi momento per assistenza di qualsiasi entità.2. Stabilire un processo pre-viaggio
- Compilare report di valutazione dei rischi pre-viaggio: che dettaglino dati consolidati a livello globale, in particolare quando si viaggia verso destinazioni ad alto rischio.
- Automatizzare gli avvisi di viaggio: e integrarli nell'itinerario di viaggio. La tua TMC fornirà probabilmente aggiornamenti in tempo reale ai viaggiatori per informarli di potenziali sviluppi del rischio.
- Assicurarsi che le informazioni di contatto dei dipendenti e le cartelle cliniche siano facilmente reperibili: e aggiornate.
3. Viaggi nazionali vs internazionali
- Pianifica i fattori di rischio nazionali e internazionali: un dipendente potrebbe subire un incidente mentre si reca a una riunione dall'altra parte della città, quindi assicurati di adottare misure di sicurezza per i tuoi dipendenti a casa e per i jet-setter.
Suggerimenti e strumenti per il dovere di diligenza
- Coinvolgimento dei dipendenti: oltre ad aiutare a personalizzare le misure di sicurezza, i dipendenti apprezzeranno il coinvolgimento nel processo decisionale. Saranno lieti di rispettarle perché, in fin dei conti, è la loro sicurezza a essere al centro dell'attenzione.
- Tecnologia per la sicurezza: i servizi automatizzati forniti dalle TMC e dai software di gestione dei viaggi dispongono di funzionalità di tracciamento in tempo reale per individuare la posizione di un viaggiatore e, se necessario, procedere all'estrazione.
- Gadget e attrezzature: se, ad esempio, si viaggia in una zona ad alto rischio di borseggio, si potrebbe consigliare ai viaggiatori di utilizzare una cintura porta soldi e di prenotare un hotel con cassaforte in camera per depositare i propri oggetti di valore.
Creare un piano di diligenza e una solida politica di viaggio è solo metà dell'opera. Far sì che la forza lavoro rispetti le normative interne è ciò che aiuta ad adempiere ai propri obblighi legali e morali per garantire la sicurezza dei dipendenti.Ottieni il 100% di conformità alle policy di viaggio con TravelPerk
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