5 passaggi per creare il programma perfetto di gestione dei rischi di viaggio
Sebbene la gestione del rischio di viaggio sia sempre stata un aspetto fondamentale dei viaggi aziendali, è fondamentale disporre di un programma di gestione del rischio di viaggio solido e affidabile.Ogni volta che i dipendenti viaggiano per lavoro, sono esposti a una serie di rischi per la salute, la sicurezza e la protezione da cui il programma di gestione del rischio di viaggio dovrebbe proteggerli efficacemente.Esaminiamo i passaggi necessari per creare un programma di gestione del rischio di viaggio che gestisca efficacemente la mitigazione del rischio e riduca la frequenza e la gravità degli incidenti legati ai viaggi di lavoro.1. Definire chiaramente le politiche e le procedure e comunicarle ai dipendenti
In qualità di datore di lavoro, hai il dovere di diligenza nei confronti dei tuoi dipendenti per facilitare viaggi di lavoro e piani di viaggio sicuri. Il successo del tuo programma dipende in larga misura da quanto bene definisci le tue politiche e procedure per la sicurezza dei viaggi e da quanto le comunichi ai dipendenti.Dai dettagli sulle restrizioni regionali alle azioni da intraprendere in caso di emergenza, la tua politica sui viaggi dovrebbe coprire ogni dettaglio ed essere spiegata chiaramente, senza lasciare spazio a malintesi.Dovrai anche delineare le misure che i viaggiatori d'affari devono adottare in caso di emergenza e chi è coinvolto nella comunicazione con i viaggiatori e nel supporto. La tua politica di gestione del rischio di viaggio dovrebbe anche definire chiaramente i passaggi per l'approvazione dei viaggi di lavoro, inclusi i flussi di lavoro e chi è esattamente coinvolto nel processo di approvazione.Una volta definite le tue politiche e procedure, comunicale ai dipendenti. Questo può essere fatto tramite e-mail, un portale per i dipendenti o uno strumento di messaggistica aziendale; tuttavia, assicurati che le tue politiche siano disponibili e visibili ovunque i tuoi dipendenti effettuino prenotazioni di viaggi di lavoro.2. Accedi ai dati in tempo reale per informare le decisioni di viaggio
Le decisioni sulla sicurezza e il benessere dei viaggiatori non dovrebbero essere prese sulla base di supposizioni. Garantire l'accesso a informazioni in tempo reale che possano guidare le decisioni di viaggio è parte integrante della creazione di un programma di gestione dei viaggi.Alcune società di gestione dei viaggi, come TravelPerk, offrono i dati e le informazioni necessarie per prendere decisioni di viaggio globali sicure, affidabili ed efficaci. La nostra soluzione TravelCare fornisce alle organizzazioni i dati di viaggio più aggiornati per tutti i paesi che i loro dipendenti visiteranno e fornisce aggiornamenti in tempo reale prima, dopo e durante il viaggio.Inoltre, la soluzione, integrata in ogni ricerca di viaggio, avvisa sia te che i dipendenti di:- Restrizioni di viaggio attuali o future
- Eventuali problemi con i mezzi di trasporto (ad esempio, scioperi del controllo del traffico aereo)
3. Applicare una formazione pre-viaggio adeguata per i viaggiatori d'affari
Oltre ai vostri travel manager, anche i dipendenti in viaggio dovrebbero completare una formazione pre-viaggio per garantire la massima sicurezza possibile durante il viaggio.Dai materiali che trattano emergenze e crisi alle competenze di base in viaggio e alla formazione in salute e sicurezza, assicurarsi che i dipendenti siano formati e aggiornati è un elemento fondamentale di qualsiasi programma di gestione del rischio di viaggio.Quando i dipendenti viaggiano verso destinazioni ad alto rischio, assicuratevi che siano formati e dotati di tutto ciò che devono sapere sul Paese e sulle regioni. Tuttavia, è anche necessario assicurarsi di disporre di procedure, come avvisi automatici tramite la piattaforma di gestione dei viaggi, per impedire ai dipendenti di prenotare viaggi in Paesi che non rientrano nei parametri di rischio.4. Sviluppare un quadro di valutazione del rischio di viaggio per i viaggi d'affari nelle regioni ad alto rischio
Per le regioni ad alto rischio, è necessario un solido quadro di valutazione per valutare la sicurezza dei viaggiatori.Oltre alle problematiche di sicurezza generali e non regionali, il programma di gestione del rischio di viaggio e il relativo processo di valutazione dovrebbero includere le seguenti potenziali minacce in qualsiasi regione in cui i dipendenti potrebbero recarsi:- Eventuali instabilità politiche
- Il rischio di disastri naturali
- Eventuali malattie endemiche regionali
- Tassi di criminalità nella regione
- Requisiti di ingresso a livello nazionale
- Diritti limitati/inesistenti per la comunità LGBTQIA+
Oltre a questo, è necessario considerare anche il profilo personale di ciascun viaggiatore. Ad esempio, il dipendente soffre di patologie per le quali potrebbe necessitare di cure durante il viaggio? Il suo genere e/o la sua religione lo espongono a un rischio maggiore nel paese di destinazione del viaggio?A supporto di questo quadro, si consiglia di utilizzare una piattaforma di gestione dei viaggi per monitorare i dipendenti durante i loro viaggi in regioni ad alto rischio e in quelle a basso rischio. La funzionalità di monitoraggio dei viaggiatori di TravelPerk consente ai responsabili dei viaggi di ottenere una visibilità immediata sui propri dipendenti quando sono in viaggio e su eventuali rischi o interruzioni a cui sono esposti.5. Elaborare un piano di comunicazione e supporto per i dipendenti coinvolti in incidenti durante il viaggio
I tuoi dipendenti devono sapere chi contattare e come accedere al supporto in caso di incidenti durante il viaggio. Dalle cancellazioni impreviste degli hotel alle gravi emergenze sanitarie, il supporto ai dipendenti deve essere incluso in un piano di gestione delle crisi.Oltre ai numeri di telefono di contatto per le emergenze, questa sezione dovrebbe descrivere come il dipendente deve segnalare eventuali incidenti e cosa farete voi, in qualità di datore di lavoro, per supportarlo.Per la massima tranquillità, le organizzazioni dovrebbero rivolgersi a soluzioni professionali che le aiutino a gestire i propri piani di risposta alle emergenze. Il servizio clienti di TravelPerk è disponibile per assistere i viaggiatori 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno, con un tempo di risposta di 1 minuto. I viaggiatori riceveranno supporto specializzato per aiutarli a gestire l'incidente.?)