Come eseguire una valutazione dei rischi di viaggio per i dipendenti
Quando i tuoi dipendenti sono in viaggio per lavoro, è tua responsabilità garantirne la sicurezza. Ridurre i rischi prima del viaggio è un ottimo punto di partenza e sempre più aziende stanno riconoscendo l'importanza di questo passaggio nella pianificazione dei viaggi di lavoro.È qui che entra in gioco la valutazione dei rischi, che consente di identificare e gestire i potenziali rischi prima che si verifichino. Non solo dimostra che tu e il viaggiatore avete svolto la dovuta diligenza, ma può anche aiutare i viaggiatori a evitare del tutto i rischi.Se sei pronto a implementare un processo di valutazione dei rischi, questa guida è qui per aiutarti.Che cosa è una valutazione del rischio di viaggio?
Una valutazione dei rischi di viaggio identifica le minacce che un dipendente potrebbe incontrare durante gli spostamenti. È fondamentale per il rispetto degli obblighi di diligenza del datore di lavoro.I potenziali rischi di viaggio cambiano costantemente e una valutazione dei rischi di viaggio copre ogni evenienza, dalla perdita di un volo a una crisi sanitaria globale. È fondamentale per il rispetto degli obblighi di diligenza.I risultati della valutazione dei rischi definiranno le politiche e le procedure che verranno implementate per ridurre, ove possibile, i rischi per la sicurezza durante i viaggi. Trasmettere queste conoscenze al dipendente è essenziale, poiché può prevenire incidenti e proteggere i dipendenti in situazioni critiche.Perché dovresti effettuare una valutazione dei rischi di viaggio?
Eseguire una valutazione dei rischi di viaggio è fondamentale per proteggere i dipendenti e la tua azienda, rispettare la legge e adempiere al tuo dovere di diligenza.La valutazione offre l'opportunità di formare i dipendenti su come rimanere al sicuro durante i viaggi e su cosa fare in caso di imprevisti.Una valutazione dei rischi di viaggio ben sviluppata e comunicata rassicurerà il dipendente in viaggio, dandogli la sicurezza di concentrarsi sul proprio lavoro con la tranquillità di sapere cosa fare in caso di imprevisti.Come azienda, puoi essere certo che il dipendente e tu, il travel manager, siate consapevoli delle potenziali minacce, abbiate definito politiche per mitigarle e disponiate di un dipendente ben informato: probabilmente la migliore difesa contro gli incidenti.Modulo di valutazione del rischio [risorsa gratuita]
Abbiamo creato un modulo di valutazione dei rischi che puoi stampare e consegnare ai tuoi dipendenti o utilizzare come checklist prima del viaggio. Accedi al modello di valutazione dei rischi di viaggio seguendo il link qui sotto. Creane una copia e utilizzala quando necessario.Scarica subito la tua valutazione gratuita dei rischi di viaggio
Il modello gratuito di valutazione dei rischi di viaggio è studiato per prepararti a qualsiasi rischio che si presenti durante il viaggio, eliminando ogni incertezza che potrebbe compromettere i piani.Quando effettuare una valutazione del rischio di viaggio e quando no
Se si sceglie di effettuare una valutazione del rischio di viaggio, assicurarsi di farlo prima della partenza. Idealmente, circa cinque settimane prima, per avere il tempo necessario per valutare viaggi complessi, nonché condizioni mediche e anamnesi. Più lungo è il viaggio, più tempo richiederà l'esecuzione della valutazione del rischio.Ecco alcuni scenari comuni e come affrontare la valutazione del rischio di viaggio per ciascuno di essi.Viaggi dell'ultimo minuto
I viaggiatori dell'ultimo minuto possono comunque trarre vantaggio da una breve valutazione dei rischi, soprattutto se non si sono mai recati in quella località in precedenza. Poiché il tempo è essenziale, è meglio condurre una valutazione dei rischi più breve, concentrandosi solo sui principali fattori di rischio.È consigliabile per questi dipendenti stipulare un'assicurazione di viaggio aggiuntiva se non è possibile effettuare una valutazione dei rischi completa.È importante notare che, sebbene una valutazione dei rischi sia raccomandata, non è obbligatoria. Spetta all'azienda decidere se effettuarla o meno, ed è particolarmente consigliata se il dipendente si reca in un nuovo ambiente.Cosa dovrebbe includere una valutazione dei rischi di viaggio?
La gestione del rischio di viaggio (TRM) si divide in due categorie: individuale e ambientale.I rischi individuali di viaggio
Per il singolo individuo, è importante avere una conoscenza generale dei seguenti aspetti:- Salute del viaggiatore: il dipendente è in condizioni di salute sufficienti per viaggiare? Ci sono problemi di salute o allergie da considerare? Fornire al dipendente i numeri di telefono delle strutture mediche nell'area di destinazione.
- Modalità di viaggio: state pensando di prenotare un'auto a noleggio dopo un volo notturno? Pensate all'itinerario di viaggio e al suo effetto sul dipendente.
- Fattori di rischio maggiori specifici per i viaggiatori: le donne che viaggiano da sole hanno maggiori probabilità di essere vittime di reati rispetto ad altre tipologie di viaggiatori e i viaggiatori LGBTQ+ sono maggiormente a rischio di aggressioni violente, soprattutto in alcune parti del mondo. È triste che i travel manager debbano considerare questi fattori, ma la sicurezza e il benessere del singolo individuo sono fondamentali. Tenere conto di questi fattori per la destinazione specifica significa poter fornire al viaggiatore tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni consapevoli e consente alle aziende di pianificare di conseguenza.
Una volta prese in considerazione le esigenze dei dipendenti, è più facile trovare soluzioni per la gestione del rischio di viaggio e ridurli.Ad esempio, se un dipendente dichiara di soffrire di ansia legata ai viaggi aerei, si potrebbe valutare la possibilità di prenotare un viaggio in treno o in auto. Se il dipendente necessita di un accesso per disabili, è necessario tenerne conto al momento di effettuare e gestire le prenotazioni di viaggio.Per dare ai dipendenti l'opportunità di rivelare queste informazioni, l'opzione migliore è inviare loro un questionario da compilare prima del viaggio.I rischi ambientali dei viaggi
L'ambiente in cui il dipendente si troverà a operare deve essere attentamente considerato durante la creazione di un programma di gestione dei rischi di viaggio. Gli aspetti chiave da considerare sono:- Tipo di trasporto: esistono restrizioni, interruzioni o normative di viaggio di cui essere a conoscenza, oppure vi sono rischi maggiori (ad esempio, viaggiare in auto in una parte del paese con strade di scarsa qualità)?
- Malattia: esiste un rischio elevato di contrarre una malattia infettiva come tifo, epatite A o febbre gialla? Il dipendente ha bisogno di vaccinarsi o assumere farmaci prima di partire?
- Calamità naturali: esiste il rischio di condizioni meteorologiche estreme o di calamità naturali in quella zona, come un terremoto o un uragano?
- Tasso di criminalità: qual è il tasso annuo di criminalità nella destinazione? Fornire consulenza e contattare le forze dell'ordine locali per garantire la sicurezza del dipendente.
- Disordini civili o instabilità politica: consultare gli avvisi di viaggio governativi e le notizie locali per individuare eventuali proteste, manifestazioni, tensioni politiche, scioperi e altri eventi in corso che potrebbero aumentare il profilo di rischio della destinazione di viaggio.
Assicuratevi di disporre di un piano di gestione delle crisi e di risposta alle emergenze in caso di problemi improvvisi. Raccogliete informazioni sulla destinazione, sulla densità di popolazione e sulla storia clinica dei dipendenti.Come implementare la valutazione del rischio
Esistono alcuni principi generali da seguire per garantire l'implementazione di un'efficace mitigazione e valutazione del rischio come parte della strategia complessiva di gestione dei rischi di viaggio.1. Identificare le minacce ambientali
Esistono diversi metodi per ricercare i rischi ambientali: dalla ricerca di dati di viaggio online, alla consultazione di notizie recenti, fino alle chiamate alle ambasciate locali.2. Considerare i rischi individuali
Raccogliere informazioni importanti chiedendo ai dipendenti di compilare un modulo o un questionario di valutazione dei rischi prima del viaggio.3. Valutare i rischi e decidere le misure di mitigazione
In questo caso, una policy sui viaggi d'affari può rivelarsi utile: se alla policy si aggiungono restrizioni per la sicurezza personale, i dipendenti non potranno prenotare opzioni considerate ad alto rischio.4. Comunicazione e formazione
Discuti dei rischi con i tuoi dipendenti in modo che siano ben consapevoli e possano porre qualsiasi domanda. Insegna al tuo team in viaggio come reagire a un'ampia gamma di scenari, fornisci loro consigli di viaggio e indica loro un contatto di emergenza raggiungibile tramite cellulare. Questo è un passaggio fondamentale.5. Rivedere e aggiornare quando necessario
Identifica quali procedure hanno funzionato e quali potrebbero essere migliorate. Avrebbero potuto essere evitati incidenti? Aggiorna le tue ricerche ogni volta che mandi un dipendente in viaggio d'affari, per essere consapevole di rischi nuovi e più elevati in quella sede.Semplificare la valutazione dei rischi dei viaggi di lavoro
Sebbene preziosa, una valutazione completa dei rischi di viaggio può essere un processo che richiede molto tempo. Non è un'impresa facile valutare tutti i rischi, istruire i dipendenti e fare tutto il possibile per garantire la loro sicurezza durante il viaggio.Se desideri semplificare il processo di valutazione dei rischi ma vuoi assicurarti che tutto sia coperto, puoi scaricare il modulo gratuito qui.?)
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