La guida moderna alla gestione dell'ufficio
La gestione di un ufficio è un compito impegnativo che coinvolge numerose parti interessate. Non si tratta solo di distribuire materiale per ufficio e gestire altre attività amministrative: si tratta di garantire che il tuo ufficio moderno e tutti coloro che ne fanno parte possano collaborare in modo armonioso.In questa guida, analizzeremo le esigenze del ruolo di gestione di un ufficio, le competenze necessarie per avere successo, come questo ruolo sta cambiando e come eccellere in questo ambito.La gestione di un ufficio è un ruolo che si concentra sul miglioramento della produttività, dell'efficienza e della collaborazione all'interno di un ufficio. Può comportare una vasta gamma di responsabilità, tra cui la gestione delle attrezzature d'ufficio, la creazione di un ambiente di lavoro accogliente, la gestione del budget aziendale, l'accoglienza di visitatori e nuovi dipendenti, l'organizzazione di attività in ufficio e di eventi fuori sede per il personale, la pianificazione e la prenotazione di viaggi per il personale, la gestione delle comunicazioni interne, l'acquisto di arredi per ufficio e altro ancora.L'Office Manager è una posizione specifica il cui ruolo varia notevolmente da azienda ad azienda, a seconda del settore, delle dimensioni dell'azienda e della composizione degli altri reparti.Esistono diverse posizioni alternative per questo ruolo, come:Le competenze trasversali sono fondamentali per un buon responsabile d'ufficio, soprattutto. I responsabili d'ufficio spesso fungono da tramite tra diversi reparti, dalla comunicazione tra i dirigenti e il personale, dalle risorse umane ai dipendenti, o tra l'azienda e gli altri lavoratori dell'edificio, come il personale addetto alle pulizie.Questo non significa che le competenze tecniche non siano importanti, anzi, possono certamente aggiungere valore. Con il continuo evolversi del ruolo di responsabile d'ufficio, l'esperienza tecnica e la formazione, come la capacità di apprendere rapidamente nuovi strumenti digitali o la conoscenza del diritto del lavoro, acquisiscono sempre più importanza. Molti responsabili d'ufficio oggi possono possedere una laurea triennale in economia aziendale o avere una vasta esperienza nell'amministrazione d'ufficio: queste sono ben lontane dalle tradizionali posizioni di "segretaria".Detto questo, le principali competenze trasversali su cui un responsabile d'ufficio dovrebbe concentrarsi sono:Indipendentemente dal settore, c'è spazio per una posizione di office manager nella maggior parte delle aziende. Tuttavia, i compiti assegnati a questa figura possono variare notevolmente e dipendere da diversi fattori, non ultimo il settore in cui opera l'azienda.Le tipologie di office manager più comuni sono:In un'azienda, i compiti principali dei responsabili d'ufficio spesso riguardano il miglioramento delle prestazioni dei reparti che operano al suo interno. L'ambiente di lavoro dei dipendenti deve essere adeguato al lavoro svolto, nonché al branding e alla cultura aziendale.In ambito aziendale, i responsabili d'ufficio possono essere coinvolti nel lavoro di altri reparti, come le risorse umane (HR e gestione del personale), la finanza e persino il marketing.Nelle grandi aziende, è comune la presenza di più filiali sparse in tutto il paese, o persino in tutto il mondo. In questo caso, viene solitamente assunto almeno un responsabile d'ufficio per supervisionare le attività di ciascuna filiale, ognuno dei quali fa capo a un responsabile d'ufficio di livello superiore, generalmente impiegato presso la sede centrale, che gestisce le attività generali della gestione dell'ufficio.Gli studi legali impiegano responsabili d'ufficio per gestire gli ambienti di lavoro del personale e dei clienti dell'azienda. Le loro responsabilità variano da studio a studio, ma i responsabili d'ufficio hanno spesso il compito di gestire i clienti in arrivo e gli altri visitatori, gestire gli assistenti amministrativi, gestire le buste paga del personale e lavorare a progetti in collaborazione con il team delle risorse umane.Una delle principali responsabilità di un responsabile d'ufficio legale è lo spazio ufficio stesso. Poiché è spesso qui che i clienti attuali e potenziali si recano per parlare con i loro consulenti legali, lo spazio di lavoro deve trasmettere il massimo senso di professionalità.Lavorare come responsabile d'ufficio legale richiede generalmente una conoscenza di base del diritto, in particolare in qualsiasi settore in cui l'azienda è specializzata.Nel settore sanitario, i responsabili di ufficio sono spesso impiegati in ospedali, studi medici e studi dentistici.Un responsabile di ufficio che lavora in ambito sanitario è comunque responsabile dello spazio di lavoro, con particolare attenzione alla creazione di un ambiente adatto ai pazienti. Registrare i pazienti, rispondere alle loro domande, fissare appuntamenti e altre attività correlate sono attività comuni per i responsabili di studi medici e odontoiatrici. Le sale d'attesa dovrebbero avere un'estetica rilassante e sicura, e i responsabili di ufficio devono avere un'immagine simile quando interagiscono con i pazienti.I responsabili di studio medico potrebbero anche essere tenuti a possedere un certo livello di conoscenza del settore pertinente. Ulteriori compiti per i responsabili di ufficio in ambito sanitario possono includere la gestione della riservatezza dei pazienti, la garanzia di procedure appropriate per lo smaltimento dei rifiuti sanitari e, eventualmente, anche la supervisione degli assistenti medici.Molte aziende oggi non hanno bisogno di un responsabile d'ufficio che lavori a tempo pieno in un'unica sede. L'azienda può essere piccola e avere solo poche ore di lavoro a settimana da gestire, oppure può operare da remoto.Per aziende come queste, il ruolo di un responsabile d'ufficio virtuale sta diventando sempre più comune e vitale per il successo. Le responsabilità di un responsabile d'ufficio virtuale dipenderanno dall'azienda stessa: dalle sue esigenze, dal numero di ore di lavoro settimanali previste per il dipendente, dalla cultura aziendale e così via.Con un ufficio virtuale, il responsabile d'ufficio deve comunque destreggiarsi tra la maggior parte delle attività di un responsabile d'ufficio tradizionale, come l'organizzazione dei viaggi, la pianificazione di eventi aziendali fuori sede, il supporto ai progetti per altri team e l'implementazione di strumenti di videoconferenza. In questo caso, sarà necessario gestire team distribuiti in diverse sedi.La gestione degli uffici si è evoluta notevolmente negli ultimi anni. Questi dipendenti si sono trasformati da receptionist e segretarie incaricate di fotocopie e trasmissione di messaggi, a ruoli più strategici all'interno dell'azienda.Molti responsabili d'ufficio ora incontrano regolarmente il personale senior, poiché sono incaricati di prendere decisioni importanti come la sede dell'ufficio, il miglioramento della produttività e altro ancora.Ci si aspetta che i moderni responsabili d'ufficio abbiano un impatto più diretto sulla generazione di fatturato dell'azienda. Ecco solo alcuni esempi di come la gestione d'ufficio moderna si sia evoluta rispetto ai ruoli prettamente amministrativi:Questa maggiore responsabilità e le opportunità di crescita professionale comportano aspettative più elevate. Un responsabile d'ufficio di successo dovrebbe possedere:Le responsabilità di un responsabile d'ufficio all'interno di un'azienda dipendono da molti fattori, come il settore, le dimensioni e la cultura aziendale. Pertanto, questo elenco si concentrerà sulle responsabilità tipiche di un responsabile d'ufficio moderno in una sede aziendale.I settori tipici della gestione d'ufficio possono essere suddivisi in:In un ruolo standard di gestione d'ufficio, questa è spesso la responsabilità principale. Trovare un equilibrio tra forma e funzione è importante, garantendo un'atmosfera positiva che favorisca comunque elevate prestazioni.Esempi di attività:Spesso, al responsabile d'ufficio viene chiesto di aiutare le Risorse Umane con il resto del personale. E nelle piccole aziende emergenti, potrebbe non esserci alcun team Risorse Umane, e tutte queste responsabilità possono ricadere sul responsabile d'ufficio.In questi casi, non si dovrebbe prendere in considerazione un responsabile d'ufficio generale, ma piuttosto una persona con una conoscenza approfondita del diritto del lavoro.In ogni caso, il coinvolgimento del responsabile d'ufficio nelle responsabilità delle Risorse Umane può includere compiti più soft, come ascoltare le preoccupazioni e i feedback del personale, nonché compiti relativi a retribuzioni e benefit.Esempi di compiti:Spesso i dipendenti dell'azienda non sono gli unici a lavorare negli uffici. Spesso sono presenti in ufficio anche collaboratori esterni e dipendenti dell'edificio in affitto, la cui gestione rientra generalmente nelle competenze del responsabile dell'ufficio.Esempi di mansioni:La gestione degli eventi che si svolgono all'interno dell'ufficio rientra chiaramente nelle competenze di un responsabile d'ufficio. Questo spesso si estende anche agli eventi esterni, dagli eventi di team building per i dipendenti a quelli che coinvolgono clienti e potenziali clienti.Esempi di attività:La gestione dei viaggi dei dipendenti è una parte fondamentale della moderna gestione d'ufficio. Ci sono molti aspetti da considerare e il carico di lavoro per la gestione dei viaggi può essere immenso e a volte molto caotico.Complicazioni impreviste legate ai viaggi possono avere conseguenze dannose per un'azienda se non gestite correttamente, ad esempio perdendo un importante evento di settore o un potenziale cliente importante.Esempi di attività:?)
La comunicazione tra l'alta dirigenza di un'azienda e i dipendenti è estremamente importante per la produttività aziendale. Spesso, questa attività è affidata al responsabile d'ufficio. Anche se un'azienda dispone di un reparto comunicazione o di specialisti della comunicazione all'interno del team marketing, al responsabile d'ufficio potrebbe essere richiesto di collaborare in questo tipo di attività.Esempi di attività:L'importanza di creare un ambiente di lavoro sicuro non può essere sottovalutata. Ciò significa che le condizioni di lavoro per i dipendenti devono essere sicure e che l'azienda deve essere al sicuro da potenziali minacce esterne.Le aziende possono vedere l'impatto diretto dei responsabili d'ufficio sul loro ambiente di lavoro, quindi è improbabile che il ruolo scompaia a breve. Per i responsabili d'ufficio, il ruolo è così impegnativo che può portare a posizioni di vertice in azienda, dal Chief of Staff al Chief Operations Officer.Se sei un responsabile d'ufficio che desidera accrescere le proprie competenze e svolgere le proprie mansioni in modo più fluido e meno stressante, considera come TravelPerk può aiutarti a gestire più facilmente la pianificazione di eventi, i viaggi dei dipendenti, la comunicazione interna e la gestione del budget.Con TravelPerk, puoi:
Cos'è la gestione dell'ufficio?
- Workplace Manager
- Responsabile delle operazioni d'ufficio
- Facility Manager
- Direttore amministrativo
Competenze del responsabile dell'ufficio
- Capacità organizzative e capacità di gestione del tempo. I responsabili d'ufficio hanno una vasta gamma di esigenze, il che significa che solo i responsabili d'ufficio meglio organizzati saranno in grado di svolgere al meglio il loro lavoro. Essere in grado di creare flussi di lavoro personalizzati, utilizzare al meglio i software di project management e gestire il proprio tempo sono fondamentali per una gestione efficace dell'ufficio.
- Capacità interpersonali e di leadership. Queste consentono ai responsabili d'ufficio di supportare la soddisfazione dei dipendenti, fare una buona prima impressione con i visitatori e disinnescare tensioni tra i team. Ottime capacità interpersonali saranno utili anche quando si lavora con diverse personalità in diversi reparti, inclusi personale amministrativo, ruoli di segreteria, team finanziari e team delle risorse umane.
- Capacità comunicative. Una buona comunicazione aiuta i membri del team ad avere un'idea chiara di ciò che il senior management sta pianificando per il futuro e di ciò che si aspetta dal personale.
- Capacità di negoziazione. Questo può contribuire a migliorare eventuali accordi che l'azienda potrebbe avere con fornitori esterni. Ad esempio, se si sta cambiando sede, è necessario possedere capacità di negoziazione e capacità decisionali per ottenere l'offerta migliore per la propria azienda.
- Competenze finanziarie. Molti responsabili d'ufficio devono gestire un budget aziendale, così come altri budget, come quello per i viaggi aziendali, i budget per gli eventi e altro ancora. Solide competenze finanziarie aiuteranno a ottimizzare le risorse aziendali.
Quali sono le tipologie tipiche di gestione d'ufficio?
- Office manager aziendali
- Office manager legali
- Office manager medici e odontoiatrici
- Office manager virtuali
Responsabili degli uffici aziendali
Responsabili degli uffici legali
Direttori di studi medici e odontoiatrici
Responsabili di uffici virtuali
Come sta cambiando il concetto di gestione dell'ufficio?
Gestione moderna dell'ufficio
- Invece di limitarsi a gestire uno spazio fisico o a supportare altri dipendenti, i responsabili d'ufficio sono spesso incaricati di pianificare, eseguire e analizzare i propri progetti, il tutto con l'obiettivo di apportare un valore reale all'azienda.
- Oggi i responsabili d'ufficio potrebbero dedicare più tempo alla ricerca e alla definizione di programmi di benessere per i dipendenti adeguati, solitamente in coordinamento con le risorse umane.
- Oggi, ai responsabili d'ufficio può essere richiesto di ricoprire ruoli diversi. Non solo due aziende possono avere aspettative molto diverse per la posizione, ma le responsabilità di un responsabile d'ufficio possono variare significativamente di settimana in settimana.
Competenze del responsabile d'ufficio moderno
- Esperienza e conoscenza dei diversi software utilizzati dall'azienda, come strumenti di comunicazione, strumenti di gestione progetti, strumenti di pianificazione e altro ancora.
- Competenze di project management per gestire i numerosi progetti, scadenze e flussi di comunicazione.
- Capacità di rimanere aggiornati sulle conoscenze del settore, come tendenze, normative e novità.
- Flessibilità e agilità per adattarsi a esigenze, attività e problemi in continua evoluzione di settimana in settimana.
- Capacità di problem-solving per essere creativi, supportare diverse attività e progetti e soddisfare le esigenze aziendali in tempo reale.
Quali sono le principali funzioni della gestione d'ufficio?
- Spazi ufficio
- Gestione del personale
- Organizzazione di eventi
- Viaggi dei dipendenti
- Personale di struttura
- Comunicazione interna
- Sicurezza e protezione
Lo spazio ufficio
- Garantire che l'estetica dello spazio ufficio sia in linea con il brand e le persone che vi lavorano.
- Definire la cultura, le norme e l'organizzazione del lavoro in ufficio.
- Definire procedure d'ufficio per attività come la pianificazione di riunioni, l'accoglienza di visitatori, ecc.
- Creare uno spazio di lavoro adeguato per i dipendenti al fine di migliorare la produttività e il morale.
- Sostituire attrezzature rotte, usurate o obsolete.
- Gestire le sale riunioni utilizzate dai diversi team.
- Rifornire le sale relax o le cucine dei dipendenti.
Gestione dei dipendenti
- Gestire benefit e programmi di benessere.
- Capire come i dipendenti in ufficio lavorano meglio e quali sono le loro esigenze e i loro desideri.
- Programmare attività d'ufficio per promuovere il lavoro di squadra e aumentare il morale.
- Collaborare con le Risorse Umane per il reclutamento e le assunzioni.
- Gestire i pagamenti e le promozioni del personale esistente.
- Contribuire a creare motivazione esterna per i dipendenti tramite premi, eventi o benefit aziendali.
Gestione del personale della struttura
- Comunicare e coordinarsi con persone come addetti alla manutenzione, personale addetto alle pulizie o autisti addetti alle consegne.
- Comunicare con il proprietario o l'amministratore di condominio.
- Instaurare rapporti con i fornitori esterni.
- Ricevere pacchi o consegne per l'ufficio.
- Essere il "volto dell'ufficio" per visitatori, personale addetto alle consegne e così via.
Pianificazione di eventi
- Pianificare e organizzare feste in ufficio.
- Gestire viaggi fuori sede, come workshop, eventi di team building e ritiri.
- Gestione di location, fornitori, stand e itinerari.
- Creare relazioni con fornitori e coordinatori di viaggio per la gestione degli eventi.
- Trovare e gestire una piattaforma di gestione eventi aziendali.
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Viaggi dei dipendenti
- Gestire un budget per i viaggi dei dipendenti.
- Prenotare i voli, i trasporti da e per gli aeroporti e gli alloggi dei dipendenti.
- Gestire le emergenze, come voli cancellati o persi.
- Creare e/o applicare una travel policy aziendale.
- Gestire un calendario con chi viaggia, dove e quando per valutare e ridurre i rischi legati ai viaggi aziendali.
Prenota, organizza e controlla i tuoi viaggi d'affari, tutto in un unico posto.
Comunicazione interna
- Comunicare le esigenze e gli obiettivi dell'azienda ai propri dipendenti.
- Informare i dipendenti sui cambiamenti aziendali, come il branding, le assunzioni e gli aggiornamenti di reparto.
- Ascoltare e tenere in considerazione le preoccupazioni e le esigenze dei dipendenti.
- Condurre sondaggi e moduli di feedback tra i dipendenti e comunicarne i risultati al management.
Sicurezza e protezione
- Organizzare e svolgere esercitazioni, ad esempio in caso di incendi o sparatorie.
- Garantire che l'edificio sia chiuso a chiave durante la notte.
- Gestire le squadre di sicurezza o la videosorveglianza.
- Distribuire e tracciare chiavi e pass per dipendenti e ospiti.
- Garantire l'accesso alle attrezzature di sicurezza adeguate.
- Approvare strumenti e materiali da utilizzare da parte dei dipendenti appropriati.
- (In collaborazione con le Risorse Umane) Gestire molestie, discriminazioni o comportamenti minacciosi tra dipendenti, manifestazioni di rabbia e frustrazione da parte del personale.
Porta la gestione del tuo ufficio a un livello superiore
- Definire le policy aziendali di viaggio e garantirne automaticamente il rispetto.
- Consentire ai dipendenti di prenotare autonomamente i propri viaggi in base alle policy aziendali.
- Visualizzare e gestire itinerari e prenotazioni dei dipendenti in un unico posto.
- Definire e gestire un budget di viaggio aziendale.
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- Semplifica la pianificazione degli eventi con la gestione degli eventi.
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