La guida moderna alla gestione dell'ufficio
I 30 migliori strumenti software per la gestione dell'ufficio
Incredibili software di gestione dei progetti per i responsabili d'ufficio
Le numerose opzioni di visualizzazione delle attività di Asana (tra cui timeline, bacheche ed elenchi di attività) rendono questo strumento uno dei preferiti dai fan. Per ogni progetto, puoi scegliere il sistema di organizzazione più appropriato. Puoi assegnare attività a diversi membri del team, creare calendari interattivi e monitorare i tuoi progressi in tempo reale.
Trello può aiutarti a semplificare la collaborazione con flussi di lavoro e bacheche di lavoro facili da seguire. Commenta le attività, carica file pertinenti e monitora i progressi. Senza contare che è disponibile un'app mobile sia per iOS che per Android!
Se il tuo team non ha ancora uno strumento di comunicazione come Slack o Flock (o è aperto al passaggio), TaskWorld può essere un ottimo modo per riunire comunicazione e collaborazione in un unico posto, perché questo strumento offre non solo la gestione delle attività e la pianificazione dei progetti, ma anche canali e chat pubblici e privati.
Bitrix24 è un software potente e affidabile che unisce la gestione dei documenti, la gestione del calendario, la pianificazione degli eventi e la gestione delle risorse dei clienti con la gestione dei progetti e la collaborazione.
L'importanza della collaborazione sui documenti
?)
Dove saremmo senza Google Drive? Se non avete ancora trasferito il vostro team su Google Drive, cosa aspettate? Convinceteli a fare il grande passo. Per la maggior parte delle esigenze di documentazione, vi consigliamo di passare subito a questo sistema di archiviazione cloud.
Per i team che non possono fare affidamento su Google Drive e hanno bisogno di un modo più semplice per collaborare su documenti che possono essere esportati in modo più affidabile come .docx o .xlsx o .pptx, LibreOffice è la soluzione perfetta per la collaborazione nel cloud.
Strumenti di comunicazione per i team moderni
?)
Slack, il re delle chat d'ufficio, è uno strumento di comunicazione che permette di inviare messaggi diretti ai singoli colleghi o di conversare in modo informale in gruppi chiamati canali. I canali possono essere organizzati per team, progetti, argomenti o tutti e tre.
Sebbene la maggior parte degli strumenti di chat e comunicazione siano progettati per ridurre le email e consentire alle persone di interagire con altre persone, questo non sempre è utile. Per i team che devono comunicare con persone esterne all'organizzazione (ad esempio, i clienti), l'integrazione con l'email è un grande vantaggio. Fleep consente a tutti di scegliere le proprie preferenze, che si tratti della posta in arrivo o dell'app Fleep, e integra tutte le comunicazioni.
Oltre alla chat individuale e di gruppo, alla condivisione di file e alla ricerca tramite chat, Flock offre anche liste di cose da fare, sondaggi e creazione di liste email (per quando la chat non è il mezzo migliore ma si desidera comunque contattare tutti gli utenti di quel canale). Flock è anche la soluzione di chat più economica.
Strumenti di videoconferenza per il lavoro a distanza
Precedentemente noto come Google Hangouts, è la soluzione di Google per le conferenze aziendali. È offerto gratuitamente come parte di Google Workspace o per qualsiasi utente Google. È un modo fantastico e pratico per incontrare i colleghi ovunque ci si trovi.
Se preferisci la suite per ufficio, Microsoft Teams è un'ottima opzione per gli utenti di Office 365. È completamente compatibile con tutti gli altri strumenti Microsoft come Excel, Word e PowerPoint. Utilizza la versione gratuita per browser come utente ospite o scopri le diverse opzioni di prezzo per ottenere la suite completa.
?)
Il famoso Zoom! La popolarità e la diffusione di questo strumento di videoconferenza sono aumentate vertiginosamente da quando il lavoro da remoto è diventato la nuova normalità nel 2020. È uno strumento altamente affidabile con funzionalità eccezionali che rendono il lavoro di squadra e la collaborazione rapidi e semplici.
Software di gestione viaggi e spese
TravelPerk è progettato per prenotare e gestire i viaggi d'affari. Aggregando tutte le opzioni di voli e hotel che trovi su Google e offrendo tale inventario insieme a funzionalità business-critical come i limiti delle policy di viaggio per la prenotazione autonoma e la rendicontazione delle spese, TravelPerk è una scelta ovvia. E abbiamo menzionato l'assistenza viaggi 24 ore su 24, 7 giorni su 7? È incredibile. I viaggiatori d'affari te ne saranno grati.
A nessuno piace scrivere note spese. Davvero a nessuno. Expensify automatizza l'intero processo di rendicontazione delle spese con la scansione delle ricevute, l'integrazione con la contabilità e i rimborsi rapidi.
Gli elementi della pianificazione di un evento stellare
Come strumento di sondaggio, Typeform può essere utilizzato per tantissime cose diverse, tra cui ricevere feedback su un evento recente, richiedere ordini per il pranzo o scoprire che tipo di arredamento il vostro team vorrebbe avere nella nuova lounge. Ma uno degli usi migliori di Typeform è la pianificazione di eventi.Devi scoprire quando arriveranno i membri del team o qual è il loro itinerario preferito? Typeform è utilissimo per raggruppare le persone e gestire la prenotazione di viaggi o altre attività relative agli eventi.
Ok, sappiamo di aver menzionato TravelPerk, ma abbiate pazienza. TravelPerk offre servizi fantastici integrati nella piattaforma e nell'esperienza complessiva. Le prenotazioni di gruppo sono uno di questi.Se avete mai organizzato un ritiro o un summit, sapete quanto siano complicati gli eventi di gruppo. Gli specialisti di TravelPerk gestiranno le prenotazioni di gruppo per voi e si assicureranno che tutti gli itinerari e i dati di viaggio siano inseriti nel vostro account TravelPerk, in modo che voi, in qualità di amministratori, possiate tenere traccia di tutti e il vostro CFO possa visualizzare tutte le spese.
Gestione dell'ufficio e organizzazione generale
Semplifica la vita di tutti implementando l'uso di Google Calendar in tutto il team o in azienda. Se devi prenotare pranzi o riunioni di gruppo, sarà molto più semplice scegliere un orario (senza dover aspettare avanti e indietro) se puoi visualizzare i calendari condivisi per le parti interessate.E se qualcuno del tuo team responsabile dell'assistenza clienti utilizza strumenti di pianificazione come Calendly o Acuity Scheduling, strumenti che si integrano con Google Calendar, qualsiasi evento creato nella sua agenda verrà automaticamente bloccato. E soprattutto, Google Calendar invia notifiche e promemoria per gli eventi, quindi le riunioni perse sono molto meno comuni!
Q può fare tantissime cose, ma la nostra preferita è alimentata da una startup chiamata Hivy, recentemente acquisita da Q.Ora integrato nella solida piattaforma Q, questo strumento intelligente si integra con il bot di Slack, così qualsiasi dipendente può chiedere più forchette, più camomilla o più spillatrici e dare seguito a tale richiesta per assicurarsi che l'ordine sia stato effettuato. Quando altri membri del team sono alla ricerca di articoli in esaurimento (e te lo ricordano), è una benedizione per un responsabile d'ufficio impegnato.
Tu e il tuo team usate tantissimi strumenti diversi ogni giorno! Davvero, dovreste usare la maggior parte di quelli presenti in questo elenco. Questo significa tantissime credenziali di accesso diverse. Dite addio alla necessità di ricordare decine di password e usate OneLogin per accedere a tutti gli altri strumenti che utilizzate. Non solo è più sicuro, ma vi mantiene anche più produttivi perché potete accedere una sola volta e continuare a svolgere le vostre attività quotidiane.
Per la receptionist moderna, Envoy è un must. Ecco cosa puoi fare con questa piattaforma: consentire agli ospiti di registrarsi, inviare notifiche all'host, ottenere firme dai visitatori su documenti legali, se necessario, e stampare rapidamente i badge per gli ospiti. Ed è completamente ottimizzato per l'uso con touchscreen su tablet. Evviva!
Amazon, perché semplificarti la vita? Il gigante della vendita al dettaglio non è rivolto solo ai consumatori. Offre spedizioni rapide e ordini facili anche per le aziende. Puoi persino impostare flussi di lavoro di approvazione per gli ordini di materiali di consumo, pagare nel modo più comodo per la tua attività e ottenere sconti esclusivi.
I migliori strumenti di contabilità e gestione dei conti
Inserisci profitti e perdite, categorizza gli articoli, crea report trimestrali e preparati al meglio per la stagione delle tasse. QuickBooks è disponibile da tempo come applicazione desktop, ma è riuscito a trasformarsi con successo in un'app web facile da usare.
Xero è una piattaforma di contabilità e amministrazione nota per la sua affidabile esperienza su dispositivi mobili e per le riconciliazioni rapide e semplici. Le oltre 600 integrazioni di app la rendono una delle preferite dai fan.
Fatture professionali e facili da creare con uno strumento gratuito? Non c'è niente di meglio. Se la tua azienda utilizza una suite completa che include la fatturazione, non ne avrai bisogno. Ma se utilizzi strumenti finanziari semplici, questo è il componente aggiuntivo perfetto per creare fatture velocemente.
?)
Se la tua azienda lavora per i clienti, probabilmente, in qualità di responsabile d'ufficio, ti occupi di contratti e proposte. Gestire tutto manualmente con Microsoft Word è davvero complicato. Passa a un sistema intelligente come PandaDoc per gestire proposte e contratti e consentire ai clienti di firmare elettronicamente su qualsiasi dispositivo.
Se il tuo team fattura le ore, avere un rilevatore di presenze integrato nel tuo sistema di fatturazione può farti risparmiare un sacco di tempo. FreshBooks ti permette di monitorare le ore, inviare fatture, gestire la rendicontazione delle spese e riscuotere i pagamenti. Ideale per studi legali, agenzie, società di consulenza IT e altro ancora.
Prendere appunti e creare elenchi per il lavoro amministrativo
?)
Con Evernote, puoi creare note dinamiche che includono link, checklist, tabelle, allegati e registrazioni audio. E soprattutto, queste note sono facili da cercare e possono essere condivise e condivise con altri.
Questa solida app (disponibile su qualsiasi dispositivo) può aiutarti a organizzare elenchi e note in cartelle, a creare date di scadenza e promemoria tramite notifiche push e persino a gestire la valanga di posta elettronica in arrivo trasformando le email in attività.
Oltre a creare impegni e organizzare il tuo calendario giornaliero, puoi impostare attività ricorrenti, collaborare con il tuo team, ricevere promemoria basati sulla posizione e altro ancora. Se telefonare fa parte del tuo flusso di lavoro quotidiano, questa è l'app perfetta per te perché si integra con la tastiera del telefono.
Tipi di strumenti di gestione della posta elettronica
Collabora con altri membri del team per rispondere alle email dei clienti taggando le conversazioni, attivando risposte automatiche, contrassegnando una conversazione come completata, menzionando altri colleghi nei commenti privati e altro ancora.
Perfetto per grandi marchi di e-commerce, venditori eBay e venditori Amazon, ReplyManager ti aiuta a gestire le email di assistenza clienti con risposte centralizzate e più rapide.
Questo software di assistenza clienti completo offre una casella di posta multicanale che ha reso le interazioni frammentate un ricordo del passato. Gli operatori possono accedere facilmente a tutte le email, chat e messaggi da diversi canali su un'unica piattaforma.
Questo software di assistenza clienti completo offre una casella di posta multicanale che ha reso le interazioni frammentate un ricordo del passato. Gli operatori possono accedere facilmente a tutte le email, chat e messaggi da diversi canali su un'unica piattaforma.
Come responsabile d'ufficio, rispondere a decine di email ogni giorno fa parte del tuo lavoro. Ma se non gestisci le email in blocco, non sarai in grado di fare altro. Inbox Pause mette letteralmente in pausa la tua casella di posta, così puoi riservare 15 o 30 minuti per gestire altre attività importanti.
Sebbene molti utenti si affidino a Yesware per il monitoraggio delle email, la sua funzionalità di template è ancora più utile. Se vi trovate a dover rispondere alla stessa domanda più e più volte o a inviare la stessa email di onboarding a nuovi clienti, i template di Yesware saranno una vera salvezza. Anche le funzionalità di follow-up e promemoria sono fantastiche.
Progettato per aiutarti a raggiungere Inbox Zero, SaneBox ti aiuta a dare priorità alle email importanti, a inviare le distrazioni a una cartella "SaneLater", a personalizzare altri tipi di cartelle e a inviare email a te stesso in una data futura.
Suggerimenti software per i responsabili d'ufficio
?)
Semplifica i viaggi di lavoro. Per sempre.
- Guarda la nostra piattaforma in azione. Scelto da migliaia di aziende in tutto il mondo, TravelPerk semplifica la gestione dei viaggi di lavoro offrendo maggiore flessibilità, controllo completo delle spese con report semplici e opzioni per compensare le emissioni di CO2.
- Trova centinaia di risorse per tutti i viaggi di lavoro, da spunti per viaggiare in modo più sostenibile, a consigli per definire una politica sui viaggi di lavoro e gestire le spese. Scopri le nostre migliori risorse sui viaggi aziendali e i post sul blog per tante informazioni utili.
- Non perderti mai un aggiornamento. Seguici sui social per le ultime novità sui prodotti, gli eventi in programma e gli articoli appena pubblicati.