8 cose da considerare quando si pianifica un incontro aziendale fuori sede
Ti è stato chiesto di organizzare un evento aziendale fuori sede?Organizzatori di eventi, responsabili di ufficio e amministratori sanno che pianificare qualsiasi tipo di evento aziendale può essere una sfida significativa. E forse questa è la prima volta che la tua azienda decide di organizzare un evento aziendale fuori sede da un po' di tempo (o forse in assoluto).Oggi, molte aziende sono distribuite geograficamente e i team che lavorano da remoto sono diventati sempre più comuni. Per questi tipi di team, organizzare occasionalmente incontri di persona è fondamentale per costruire la cultura aziendale.Gli eventi fuori sede possono comportare un numero significativo di viaggi di lavoro, poiché i partecipanti provengono da diverse località. Pianificare un evento di questa portata può diventare complicato in fretta.Ma non preoccuparti: ci sono molti altri nella stessa situazione. La maggior parte degli amministratori che abbiamo intervistato per il sondaggio statistico sul team building di TravelPerk afferma di organizzare incontri di team ogni mese e il 36% stava attualmente pianificando un evento fuori sede.Il processo di pianificazione non deve essere per forza travolgente. Ecco otto domande da porsi per dare il via al processo di brainstorming, così da garantire che la riunione fuori sede proceda senza intoppi e sia divertente e memorabile.1) Qual è l'obiettivo della tua azienda fuori sede?
La prima cosa da fare è definire degli obiettivi e assicurarsi di comprendere il quadro generale del motivo per cui si sta pianificando un evento aziendale fuori sede. Questo è particolarmente importante se si sta cercando di convincere gli stakeholder a stanziare un budget aggiuntivo per l'evento.Ci sono molti ottimi motivi per organizzare un evento aziendale fuori sede o un ritiro aziendale: dalla costruzione di relazioni all'interno dei team all'incoraggiamento del lavoro di squadra, fino al riconoscimento delle prestazioni eccellenti e all'aumento del coinvolgimento e del morale dei dipendenti.Il coinvolgimento dei dipendenti può avere un effetto incredibile sul successo aziendale complessivo. Infatti, secondo Gallup, le unità aziendali con un elevato livello di coinvolgimento registrano migliori prestazioni di squadra, con una riduzione dell'assenteismo dell'81% e un aumento della produttività del 14%. Aumentare il coinvolgimento è un'ottima motivazione per un evento aziendale fuori sede: secondo McKinsey, fino al 55% del coinvolgimento dei dipendenti è guidato da riconoscimenti non finanziari, e gli eventi aziendali possono svolgere un ruolo importante nelle iniziative di riconoscimento.2) Chi deve partecipare all'evento fuori sede?
Una volta definiti i tuoi obiettivi, chiediti chi deve essere presente all'evento. Potresti voler invitare un intero team, più team o l'intera azienda, a seconda della sede dell'evento e delle attività che vi si svolgeranno.Quando decidi chi invitare, considera se lo scopo dell'evento è premiare specifici team/livelli di dipendenti o completare compiti specifici e se sarà necessario coordinare i partecipanti in un'unica sede.Assicurati di chiedere le conferme di partecipazione con largo anticipo, in modo da conoscere il numero di persone partecipanti. Questo sarà importante per la prenotazione di location, intrattenimento e cibo. Utilizzando una piattaforma completa per la prenotazione di viaggi e la gestione di eventi come TravelPerk Events, puoi tenere traccia delle conferme di partecipazione e "spingere" le persone se non hanno ancora risposto. Puoi anche comunicare facilmente eventuali modifiche al programma dell'evento.3) Cosa rende un evento offsite di successo? Come puoi garantire un evento di squadra di successo?
Una volta definiti i parametri per il successo dell'evento, potrai misurarli durante o dopo l'evento.Ad esempio, se uno dei tuoi obiettivi è costruire relazioni all'interno dei tuoi team, puoi inviare un sondaggio di follow-up dopo l'evento, chiedendo ai membri del team se l'evento li ha aiutati a incontrare almeno una nuova persona in azienda (questo è ciò che facciamo noi di TravelPerk).4) Cosa hai imparato dagli eventi precedenti e come puoi applicarlo qui?
Ogni evento è un'esperienza di apprendimento. Se in passato avete organizzato eventi aziendali fuori sede, vi conviene rivedere gli appunti presi in quell'occasione.Forse troverete degli errori che possono essere evitati. Ad esempio, l'ultima volta avete sforato il budget a causa di circostanze impreviste e potete creare un fondo di emergenza per la prossima volta. O forse ci sono problemi logistici a cui potete fare attenzione con una pianificazione strategica e una buona capacità di problem-solving. Ad esempio, non dimenticate di stabilire le regole di base dell'evento e di prevedere tempi di inattività e tempo libero sufficienti in modo che nessuno si stressi.D'altra parte, dovreste anche imparare dai vostri successi. Magari avete pianificato il vostro ultimo evento attorno a un'attività che è piaciuta a tutti: in tal caso, perché non riproporre l'attività anche questa volta?5) Quali sono le azioni “essenziali” e “piacevoli da fare”?
Organizzare un evento aziendale di successo fuori sede costa, ma con qualche piccolo accorgimento, puoi comunque organizzare un evento di grande impatto anche con un budget limitato.Inizia stilando una lista per capire quali sono i tuoi "must-have" e cosa puoi tagliare. Sei disposto a ridurre il budget in un'area per poterne aggiungere di più in un'altra? Ad esempio, saresti disposto a optare per una location più economica per ingaggiare un artista di fama?Quando si tratta di viaggi, sebbene esistano modi per ridurre i costi, è comunque importante assicurarsi che tutti si sentano a proprio agio. Con una piattaforma come TravelPerk, puoi cercare sconti sui viaggi aziendali, in modo da risparmiare prenotando opzioni di viaggio di qualità.7) Qual è il periodo dell'anno e il luogo ideali per il tuo evento fuori sede?
Rifletti attentamente su quando pianificare il tuo evento fuori sede. Innanzitutto, dovrai incoraggiare la massima partecipazione e presenza. Evita i periodi di punta per la tua azienda e il tuo settore (come la fine di un trimestre, ecc.), così come le festività o altri eventi speciali.Se prevedi di organizzare l'evento all'aperto, dovresti anche considerare le condizioni meteorologiche per evitare delusioni, soprattutto se la sede dell'evento fuori sede è soggetta a temperature estreme.Cerca di scegliere una location divertente, comoda e adatta a tutti, e che sia adatta alle attività che hai pianificato. Consulta i nostri elenchi di location fuori sede consigliate in Europa e negli Stati Uniti.8) Come puoi coinvolgere i membri del team e aumentare il coinvolgimento?
Ci sono altri modi per motivare le persone a partecipare all'evento?Per rendere il tuo evento avvincente, assicurati di creare un piano d'azione per un programma di attività divertenti e di assicurarti che i partecipanti ne traggano qualcosa di concreto, che si tratti di apprendimento prezioso, avanzamento di carriera o semplicemente ricordi piacevoli.Se non sei sicuro di quale tipo di membri del team fuori sede preferirebbero partecipare, vale la pena inviare un sondaggio aziendale per scoprirlo.?)