La guida definitiva alla gestione dei viaggi delle piccole imprese

Guida ai viaggi per le piccole imprese

Gestione dei viaggi per le piccole imprese: una guida completa

Viaggiare è importante, anche per le aziende più piccole. Incontrarsi di persona può essere l'ultimo passo che spinge un potenziale cliente a diventare un cliente. Ecco quindi alcuni consigli per rendere il programma di viaggi della tua piccola impresa efficiente e senza stress.

Le aziende più grandi di solito hanno un budget stabilito per i viaggi d'affari, che non solo consente loro di prenotare con sicurezza un certo numero di viaggi al mese, ma può anche offrire loro una maggiore flessibilità per il viaggio stesso. È anche molto più probabile che abbiano già una procedura di viaggio definita.

Per le aziende più piccole che organizzano viaggi d'affari, questa procedura di viaggio, il budget e altre politiche potrebbero dover essere definiti da zero. Questo può sembrare impegnativo, quindi incontrare i potenziali clienti tramite una videochiamata invece che di persona potrebbe sembrare l'opzione più semplice e allettante.

Non deve essere necessariamente così.

Questa guida tratterà tutto ciò che le piccole imprese dovrebbero considerare e organizzare quando iniziano a inviare dipendenti in viaggio d'affari.

Scopri come risparmiare sui viaggi d'affari

Come gestire i viaggi d'affari in una piccola impresa

Le piccole imprese tendono a spendere di più per i viaggi in percentuale delle loro spese rispetto alle aziende più grandi. Pertanto, è importante stabilire priorità, obiettivi e processi per rendere i viaggi di lavoro il più convenienti possibile.

Principali priorità per le piccole imprese:

Consolidamento: nessuna duplicazione degli sforzi e fare il più possibile in un unico viaggio di andata e ritorno

Conformità: assicurarsi che il personale rispetti le regole di spesa e ne conosca il motivo

Flessibilità: consentire al personale di prenotare viaggi adatti alle proprie esigenze e di reagire rapidamente alle situazioni in cui è necessario un viaggio

Trasparenza e responsabilità: avere una supervisione sulle ragioni per cui il personale viaggia, sulle spese e sugli obiettivi

Se seguito correttamente, un buon sistema di gestione dei viaggi porta a viaggi di lavoro ben organizzati, convenienti e produttivi. E... viaggiatori soddisfatti!

Quando viaggiare e chi inviare

Ci sono due domande molto importanti da porsi quando si inizia a stabilire una travel policy per la propria azienda:

Quando mandiamo i nostri dipendenti in viaggio d'affari?

Chi mandiamo in viaggio?

Le risposte a queste domande dipenderanno da diversi fattori: le dimensioni e la composizione del team, il budget, i dettagli dei viaggi stessi e altro ancora. Ad esempio, per quanto riguarda l'anzianità, più un dipendente è in posizione, maggiore è la flessibilità e la capacità di autonomia che dovrebbe avere nella decisione di partire per viaggi d'affari. Mentre i dipendenti più giovani hanno probabilmente limiti più rigidi alla loro possibilità di viaggiare.

La cosa importante è assicurarsi che la decisione, e la policy che ne consegue, siano chiare al team. Soprattutto in una piccola azienda, è consigliabile ridurre il numero di richieste di viaggio da elaborare, incoraggiando al contempo il personale a viaggiare quando è opportuno.

Spese e fatture

Mantenere le spese di viaggio entro il budget prestabilito è essenziale. Soprattutto per una piccola impresa, rimanere entro questo limite è fondamentale, non solo perché le piccole imprese hanno meno flessibilità nel prendere decisioni finanziarie, ma anche perché, con la crescita dell'azienda, questa scarsa aderenza alle spese diventerà sempre più caotica.

Aspetti da considerare:

Limiti di spesa

Regole di spesa specifiche e come variano in base all'anzianità del dipendente o all'importanza del viaggio

Metodo di pagamento: i viaggiatori pagano e fatturano all'azienda, tramite carte di credito aziendali o carte prepagate.

Procedura di fatturazione, se questo è il metodo di pagamento scelto

Per quanto riguarda il metodo di pagamento, è generalmente consigliabile evitare che i dipendenti paghino le spese personalmente per poi richiedere loro di restituire la fattura all'azienda.

Se ai viaggiatori d'affari viene fornita una carta di credito aziendale da utilizzare durante il viaggio, è necessario chiarire loro le linee guida su cosa è accettabile acquistare e pagare.

L'ultima opzione è quella di fornire ai dipendenti una carta prepagata con un limite di spesa: bisogna solo assicurarsi che abbiano un modo per pagare nel caso in cui superino il limite o in caso di emergenza.

Stabilire una politica di viaggio

Avere una travel policy consolidata è importante per mantenere sostenibile la propria capacità di gestire i viaggi d'affari.

Le organizzazioni dovrebbero essere al centro dell'attenzione. La travel policy deve essere:

Chiara e di facile comprensione

Ben comunicata a tutti coloro che potrebbero essere inviati in viaggio d'affari

Conservata in un unico luogo e facilmente accessibile a tutti

Facile da usare, con pochi passaggi per i dipendenti nell'organizzazione del viaggio

Oltre alla travel policy, anche le informazioni e i documenti importanti per i viaggiatori d'affari devono essere ben organizzati. Conserva tutte le informazioni per i viaggiatori in un unico luogo, in modo che quando devono volare, noleggiare un'auto o prenotare un hotel, sia il più rapido e semplice possibile.

Questo è particolarmente importante se i viaggi d'affari sono gestiti da una singola persona, il cui lavoro richiede anche la responsabilità di altre attività. Se sono assenti per alcuni giorni, è necessario che qualcuno possa facilmente sostituirli temporaneamente e trovare comunque tutte le informazioni pertinenti.

I dipendenti devono anche conoscere la procedura esatta per richiedere l'autorizzazione per questi viaggi. Che si tratti di un programma di messaggistica come Slack, di un'e-mail, dell'invio di un modulo online o di qualcosa di non digitale, indipendentemente da come venga effettuata la comunicazione, i dipendenti dovrebbero esserne informati e incoraggiati ad aderirvi.

Dovrebbero inoltre essere definite politiche chiare su cosa fare nel caso in cui accada qualcosa di negativo, durante o dopo il viaggio, come:

Voli persi

Camera d'albergo non disponibile

Cliente/responsabile che annulla la riunione in prossimità del viaggio

Smarrimento di ricevute e note spese incomplete

Situazioni estreme che richiedono un rapido rimpatrio

Per una guida più approfondita, leggi il nostro articolo su perché e come scrivere una politica sulle spese per una piccola impresa.

Conformità alla politica

Se la tua travel policy è completa e rispetta tutti e quattro gli standard descritti nella sezione precedente, puoi iniziare a concentrarti sul garantirne la conformità.

Far sì che l'intera azienda aderisca a queste regole renderà i viaggi di lavoro molto più efficienti e si tradurrà in dipendenti più soddisfatti e produttivi.

Nei moderni viaggi di lavoro si è assistito a uno spostamento dell'attenzione dalla ricerca del fornitore più economico alla garanzia di un comportamento e di spese più controllati da parte dei viaggiatori d'affari. Il mancato rispetto delle regole da parte dei dipendenti durante i viaggi può compromettere notevolmente i risultati finanziari.

Detto questo, è necessario un certo livello di flessibilità, il che rende questo un gioco di equilibri. È importante sapere quando considerare le regole come concrete e quando come linee guida. Affinché la flessibilità sia possibile, è fondamentale una comunicazione aperta tra viaggiatori e manager.

Durante i viaggi di lavoro, il piano viene modificato continuamente. La maggior parte di questi viaggi è all'estero e implica la collaborazione con un'organizzazione separata. È inevitabile che ci siano aspetti che non sono stati considerati. Pertanto, spesso vengono apportate modifiche, sia al budget che a volte persino all'itinerario.

In generale, comunicazione e visibilità saranno fondamentali per il rispetto della travel policy. I viaggi d'affari dipendono dalla conoscenza e dall'aggiornamento delle policy da parte del personale. Anche in una piccola azienda, è un errore dare per scontato che tutti conoscano la policy. Pertanto, comunicare la policy al personale e renderla facilmente consultabile sono aspetti fondamentali da garantire.

Segnalazione e misurazione dell'impatto

Una solida contabilità delle spese semplifica notevolmente i futuri viaggi d'affari. I viaggiatori d'affari devono sapere come registrare le proprie spese, e dovrebbe essere un processo semplice e veloce. A tal fine, il consiglio migliore è quello di utilizzare una piattaforma di prenotazione viaggi o un software di contabilità/gestione spese.

Un registro completo delle informazioni finanziarie relative ai viaggi d'affari può consentire di condurre analisi annuali del ROI ottenuto e di fornire informazioni sull'entità dell'investimento futuro.

Infine, è fondamentale anche rendicontare gli aspetti non finanziari del viaggio. Dopo un viaggio d'affari, il viaggiatore dovrebbe essere incoraggiato a fornire un feedback sull'andamento del viaggio, magari sotto forma di un breve questionario. Ecco alcune domande da considerare:

Ha mai avuto problemi di fondi durante il viaggio?

Ha avuto abbastanza tempo per completare tutto?

Le indicazioni erano chiare?

La comunicazione pre-viaggio è stata sufficiente?

Ha ricevuto supporto dalla sede centrale durante il viaggio?

Fate in modo che il questionario sia facilmente accessibile e che la risposta sia abbastanza rapida: se i partecipanti riescono a compilarlo mentre aspettano il volo, tanto meglio.

Come le piccole imprese possono prenotare i viaggi

Esistono diversi metodi per prenotare e gestire i viaggi d'affari a disposizione delle piccole imprese. Ognuno di essi presenta pro e contro. Queste opzioni sono:

Agenzie di viaggi aziendali

Siti web di viaggi per privati

Strumenti gratuiti per viaggi d'affari

Per una guida approfondita, puoi leggere il nostro articolo sui migliori strumenti gratuiti per la prenotazione di viaggi per le piccole imprese. Troverai anche alcuni consigli per risparmiare.

Agenzie di viaggio aziendali

Le agenzie di viaggio aziendali possono colmare una lacuna importante nei team di piccole dimensioni. Sono particolarmente utili per coloro che non hanno un travel manager dedicato nel loro staff, o almeno un responsabile d'ufficio con la gestione dei viaggi come responsabilità chiave. Queste agenzie possono fungere da prezioso intermediario e possono aiutare a negoziare tariffe più economiche con i fornitori necessari, ad esempio hotel, compagnie aeree, autonoleggi, ecc.

Le agenzie di viaggio non sono così costose come si potrebbe pensare e l'aspetto umano del loro servizio può essere utile. Tuttavia, molte aziende applicano tariffe ai clienti in base al tempo di gestione delle chiamate e al numero di prenotazioni. Inoltre, in molti casi, tutto ciò che si desidera è prenotare rapidamente qualcosa tramite un portale online, senza dover affrontare una lunga telefonata per spiegare le proprie esigenze.

Le agenzie di viaggio sono spesso a conoscenza di sconti segreti, quelli che non vengono pubblicati online e visibili al pubblico. Tuttavia, queste agenzie sono anche aziende e cercano di ottenere una percentuale, il che a volte può comportare un costo netto più elevato per la vostra azienda.

Siti web dei consumatori

I siti web per i consumatori sono quelli che consentono agli utenti di inserire i parametri di viaggio (località, date, fasce di prezzo, ecc.) e poi mostrano una pagina con le opzioni di diverse compagnie aeree. Esempi famosi sono Kayak, Booking e Skyscanner. Sono utilizzati principalmente per viaggi non aziendali, ma possono essere utili anche per le piccole imprese.

I vantaggi sono l'ampia gamma di opzioni disponibili e la facilità di trovare soluzioni più economiche. Per le aziende che scelgono di utilizzare una politica di prenotazione aperta per i viaggi d'affari, questa è un'opzione abbastanza semplice e che semplifica la prenotazione dei viaggi da parte dei dipendenti. Infine, poiché questi siti web sono estremamente comuni per la prenotazione di vacanze, è probabile che tutto il personale sia abituato a utilizzarli, quindi non c'è bisogno di considerare una curva di apprendimento.

L'utilizzo di questi siti presenta tuttavia degli svantaggi. Innanzitutto, una politica di prenotazione aperta comporterà sicuramente un sacco di scartoffie per chiunque si occupi della gestione dei viaggi. Ogni dipendente invierà le proprie fatture, spesso più di una se prenota voli con più fornitori.

Si dà inoltre ai dipendenti il controllo sulle spese eccessive, il che rende il rispetto delle policy particolarmente importante.

Strumenti di prenotazione gratuiti per le piccole imprese

L'opzione più appropriata per i viaggi d'affari è utilizzare gli strumenti di prenotazione online disponibili, molto più orientati ai viaggi d'affari che alle vacanze. In genere, combinano i vantaggi dei siti di facile utilizzo per i consumatori con il supporto e la consulenza delle agenzie di viaggi d'affari.

Questi siti offrono alle aziende il vantaggio del controllo e della supervisione sui propri dipendenti in viaggio, ma non richiedono l'iscrizione a un'agenzia di viaggi costosa. La maggior parte offre una versione gratuita del servizio.

Inoltre, questi strumenti offrono un servizio di assistenza clienti. Ciò significa che gli utenti beneficiano dei vantaggi della piattaforma digitale automatizzata, come nei siti web di viaggi per consumatori, ma hanno anche la possibilità di richiedere assistenza umana come in un'agenzia di viaggi.

Se sai che un'agenzia fa al caso tuo, leggi la nostra guida alle agenzie di viaggi d'affari per le piccole imprese.

L'unico vero svantaggio è la breve curva di apprendimento rispetto al semplice utilizzo di un sito web di viaggi per consumatori, ma questa non dura mai a lungo e i vantaggi nel tempo superano di gran lunga il tempo necessario per iniziare a utilizzare questi strumenti.

Suggerimenti per ridurre le spese di viaggio delle piccole imprese:

Carte di credito per viaggi d'affari

Molti fornitori di carte di credito offrono opzioni specificamente pensate per premiare i viaggi d'affari e vantaggi concreti. Queste carte offrono vantaggi non solo per la prenotazione di voli, ma anche per hotel, noleggio auto e altro ancora.

L'unico svantaggio di queste carte è il canone annuo, ma questo costo viene generalmente ammortizzato rapidamente se la vostra azienda investe in viaggi d'affari.

Alcuni vantaggi chiave da aspettarsi:

Punti extra su voli e hotel

Sconti sul pagamento dei punti

Credito annuale per spese accessorie della compagnia aerea

Accesso alle lounge aeroportuali

Accesso a programmi fedeltà

Soggiorni gratuiti in hotel in determinati giorni

Programmi di ricompensa

Anche fornitori come compagnie aeree, hotel, autonoleggi e altri offrono programmi fedeltà. Desiderano fidelizzare i clienti al loro marchio, quindi è importante tenere a mente questi programmi fedeltà nella scelta dei fornitori. Nel tempo, la scelta giusta può tradursi in risparmi significativi sulle spese di viaggio aziendali e in dipendenti molto più soddisfatti.

Per le compagnie aeree:

Nessuna data di blackout, punti extra accumulati al momento della prenotazione

Sconti sugli upgrade, ad esempio per posti a sedere aggiuntivi, o per il trasporto di animali

Possibilità di saltare le code ai controlli di sicurezza

Check-in gratuito per più bagagli

Eliminazione delle penali per le cancellazioni

Per gli hotel:

Nessuna data di blackout

Tipologie di camere e disponibilità garantite

Check-out posticipato

Extra gratuiti, come Wi-Fi in camera e colazione

Noleggio auto:

Consegna del veicolo in aeroporto privato

Disponibilità del noleggio garantita

Giorni di noleggio aggiuntivi gratuiti

Scelta libera del veicolo

Tariffe aziendali

I fornitori sono particolarmente interessati ai viaggiatori d'affari e spesso offrono tariffe aziendali. Per queste aziende, guadagnarsi la fiducia di un'organizzazione che invia un elevato numero di dipendenti in viaggio è una priorità assoluta. Vogliono essere la vostra opzione di riferimento, quindi potete sfruttare questa fiducia per ottenere sconti consistenti.

Contattare direttamente i fornitori e spiegare che rappresentate un'azienda può aiutarvi a negoziare tariffe migliori. Vale la pena contattare diversi fornitori e confrontare le loro offerte.

Detrazioni sulle spese di viaggio

Per i viaggiatori d'affari, è possibile applicare alcune detrazioni alle dichiarazioni dei redditi annuali. Questi risparmi possono essere concessi se il viaggiatore:

Paga i pasti

Utilizza il proprio veicolo per gli spostamenti

Paga le spese di spedizione o i bagagli

Paga i pedaggi

Sfide comuni

App di ride-sharing e la tua politica di viaggio

Una questione da considerare quando si definisce una politica di viaggio è quali mezzi di trasporto consentire ai viaggiatori di utilizzare durante il soggiorno in una nuova città.

I taxi sono:

Veloce e comodo

Costoso

Il trasporto pubblico è:

L'opzione più economica

Non è flessibile e potrebbe richiedere al viaggiatore di percorrere a piedi un tratto da/per stazioni e fermate.

Il noleggio auto è:

A metà strada tra taxi e mezzi pubblici, molto comodo per i viaggiatori.

L'ultima opzione è utilizzare le app di ride-sharing, la cui popolarità sta crescendo, soprattutto negli Stati Uniti. Potrebbero essere considerate una potenziale opzione, dato che sono più economiche dei taxi, ma leggermente più comode dei mezzi pubblici.

Alloggio condiviso

Condividere l'alloggio può rappresentare un enorme risparmio se si inviano più persone in viaggio d'affari.

Tuttavia, può essere un argomento spinoso per chi viaggia per lavoro. Molti non hanno problemi a condividere la camera con un altro viaggiatore, ma altri danno molta priorità alla privacy e al proprio spazio personale, soprattutto quando lavorano in una città straniera.

Il consiglio più importante in questo caso è quello di garantire la trasparenza. Se si sceglie di condividere l'alloggio con i viaggiatori, non dovrebbero mai sorprenderli. Ancor prima di confermare il viaggio, i dipendenti dovrebbero essere informati della possibilità di condividere la camera d'albergo con un altro dipendente. È un fattore fondamentale per molti dipendenti e può causare profonda insoddisfazione se scoprono di condividere la camera all'improvviso.

Linee guida di viaggio specifiche per area geografica

Le politiche e le linee guida di viaggio dovrebbero tenere conto anche di fattori geografici specifici. I viaggiatori d'affari dovrebbero aspettarsi esperienze molto diverse quando viaggiano all'estero, che hanno culture diverse, pratiche commerciali diverse e forse un diverso livello di sicurezza.

Quindi, vale la pena di rendere alcuni aspetti della propria politica dipendenti dalla posizione geografica, come:

Limiti di spesa giornalieri

Accesso a noleggio auto e taxi

Viaggi individuali vs. coppie di gruppi di dipendenti

Una realtà dei viaggi d'affari è che i dipendenti possono essere inviati in destinazioni non così universalmente sicure come quelle a cui sono abituati. Pertanto, è necessario fornire consigli a questi dipendenti e considerare altre eccezioni, come garantire l'accesso a veicoli privati o a catene alberghiere più grandi che si concentrano sulla sicurezza degli ospiti.

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