Come scegliere un'agenzia di viaggi aziendale per una piccola impresa
Gestire le risorse può essere una sfida per qualsiasi piccolo imprenditore, soprattutto se i dipendenti viaggiano spesso. Se le prenotazioni non vengono effettuate tramite un unico canale e non si tiene conto delle politiche di viaggio, un'azienda può rapidamente perdere tempo e denaro.Esistono molte opzioni prontamente disponibili per le piccole imprese per massimizzare le risorse e centralizzare le spese di viaggio. Sempre più piccole e medie imprese scelgono le agenzie di viaggio per gestire i propri viaggi d'affari. Se non sei sicuro che la tua piccola impresa trarrebbe vantaggio dall'affidarsi a un'agenzia o se ti stai chiedendo se esista una soluzione migliore, questa guida può aiutarti.Cos'è un'agenzia di viaggi d'affari?
Come suggerisce il nome, un'agenzia di viaggi d'affari è specializzata esclusivamente in viaggi d'affari. Le sue responsabilità dipendono dalle esigenze di ciascuna azienda, ma in generale:- Prenota e gestisce tutti i viaggi aziendali, inclusi meeting, conferenze ed eventi.
- Fornisce supporto per cancellazioni, modifiche e assistenza durante il viaggio.
- Monitora e rendiconta le spese di viaggio.
- Crea una travel policy aziendale adeguata.
- Gestisce le spese di viaggio.
- Negozia le tariffe per prenotazioni aziendali e di gruppo.
Come le aziende, esistono molti tipi diversi di agenzie aziendali con competenze diverse. Alcune agenzie possono essere di grandi dimensioni, con uffici internazionali e supporto multilingue, mentre altre agenzie si concentrano specificamente su una regione o un settore. I costi tipici per l'utilizzo di un'agenzia variano: alcune addebitano un costo per transazione, altre un canone mensile fisso.Perché un'agenzia di viaggi è la scelta giusta per una piccola impresa?
Un'agenzia di viaggi è una delle opzioni disponibili per le piccole imprese. Anziché cercare di gestire tutto senza un travel manager o un team interno, un'agenzia di viaggi aziendale può fornire i servizi necessari, lasciando che i dipendenti si concentrino sul lavoro per cui sono stati assunti.Un'agenzia di viaggi dovrebbe comprendere le esigenze della tua azienda e applicare una travel policy per rispettare il budget e risparmiare sui costi.Quali sono i vantaggi di rivolgersi a un'agenzia di viaggi per una PMI?
Ci sono molti motivi per cui una piccola impresa potrebbe richiedere l'assistenza di un'agenzia di viaggi. Ecco alcuni dei principali vantaggi:- Aumento dell'efficienza aziendale: le agenzie possono rendicontare le spese per team, reparto o progetto, offrendo all'azienda l'opportunità di controllare le spese e ottimizzare il budget.
- Risparmio di tempo prezioso: le aziende non dovranno perdere tempo a prenotare itinerari, raccogliere fatture o interagire con l'assistenza clienti di terze parti.
- Risparmio sui costi grazie a tariffe scontate negoziate: gli agenti di viaggio aziendali possono negoziare tariffe per i propri clienti che potrebbero non essere disponibili al pubblico.
- Gli agenti hanno la competenza: se la vostra azienda ha un sistema di viaggio complesso o apporta modifiche frequenti, gli agenti hanno le conoscenze e l'esperienza necessarie per aiutarvi.
- Gestione della politica e delle spese di viaggio: un'agenzia semplificherà il programma di viaggio aziendale e garantirà che le prenotazioni siano conformi alla politica di viaggio.
- Offrire assistenza di viaggio: in caso di problemi durante il viaggio o di modifiche all'ultimo minuto a una prenotazione, un'agenzia di viaggi è solitamente disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per assistere il dipendente.
Quali sono gli svantaggi per le piccole imprese?
Esistono altre opzioni disponibili per le piccole imprese per gestire i viaggi d'affari, più flessibili ed economiche. Prima di affidarsi a un'agenzia di viaggi aziendali, vale la pena considerare gli svantaggi e le alternative.- Nessuna libertà per il viaggiatore: sempre più viaggiatori d'affari desiderano poter prenotare autonomamente, facilmente e nel rispetto delle policy aziendali, cosa che non è possibile con un'agenzia di viaggi d'affari.
- Mancanza di controllo per la dirigenza e gli amministratori: invece di avere un facile accesso ai report, gli amministratori dovranno contattare l'agenzia per richiedere informazioni in anticipo.
- La tecnologia non è altrettanto avanzata: le agenzie di viaggi spesso contattano i clienti per telefono o via e-mail, e non esiste un unico strumento intuitivo per visualizzare tutte le informazioni sul viaggio.
- Inventario limitato: sebbene le agenzie di viaggi abbiano partnership e accordi, la maggior parte delle agenzie di solito non offre fornitori a basso costo, il che significa che non possono prenotare l'opzione più economica disponibile.
- Commissioni elevate: le agenzie di viaggi d'affari aumentano la spesa complessiva per i viaggi a causa delle commissioni e dei ricarichi sui servizi.
Cosa dovrebbero cercare le piccole imprese in un'agenzia di viaggi
Se possiedi una piccola impresa, è importante che energie e risorse siano concentrate su ciò che avrà il maggiore impatto. Ecco alcuni aspetti da considerare quando cerchi un'agenzia che soddisfi le tue esigenze aziendali.- Costi chiari: è importante sapere come l'agenzia applicherà i suoi servizi. Definisci accordi di pagamento e fai attenzione a eventuali costi aggiuntivi e commissioni.
- Inventario viaggi di livello consumer: più scelta significa poter prenotare l'opzione più economica e ridurre le spese di viaggio. Le opzioni disponibili per i clienti abituali dovrebbero essere disponibili anche per i viaggiatori d'affari.
- Ottima assistenza: che tipo di assistenza offre l'agenzia? È disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7? Supporta la tua lingua? Questo è estremamente importante ed è qui che l'agenzia può offrire un valore reale.
- Report sulle spese di viaggio: per migliorare i budget, è essenziale avere una visione completa delle spese di viaggio. Cerca un'agenzia in grado di elaborare le spese e di fornire report e analisi approfondite.
- Specializzata e scalabile: assicurati che l'agenzia abbia contatti nelle località in cui viaggi più spesso e abbia la capacità di scalare e svilupparsi con la crescita della tua azienda.
Esiste un'alternativa conveniente?
Se ritieni che un'agenzia di viaggi non sia la soluzione migliore per la tua piccola impresa, o se hai dubbi finanziari sull'utilizzo di un'agenzia, esistono alternative facilmente reperibili che aiutano le aziende allo stesso modo di un'agenzia di viaggi.Gli strumenti di gestione dei viaggi possono aiutare le piccole imprese a prenotare, gestire e automatizzare i viaggi di lavoro senza la necessità di rivolgersi a un'agenzia di viaggi aziendale. La maggior parte degli strumenti consente al viaggiatore di organizzare autonomamente i propri viaggi, nel rispetto delle policy di viaggio e del budget. I team di gestione e finanza possono accedere facilmente ai report, con una panoramica chiara delle spese dei dipendenti.Esiste uno strumento che può aiutare la tua azienda in ogni fase del processo di viaggio, ed è probabile che esista una versione gratuita a cui puoi accedere, il che li rende un'opzione conveniente per gestire i viaggi delle piccole imprese.Qual è la migliore agenzia di viaggi per le piccole imprese?
In breve, la migliore agenzia di viaggi per una piccola impresa non è un'agenzia di viaggi, ma uno strumento di viaggio. L'obiettivo di rivolgersi a un'agenzia di viaggi è risparmiare tempo e risorse nel processo di prenotazione e gestione. Un tempo le agenzie di viaggi erano la migliore opzione disponibile per questo scopo. Tuttavia, strumenti tecnologici con supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, come TravelPerk, offrono il supporto di un'agenzia di viaggi tradizionale con tutti i vantaggi di una piattaforma di prenotazione online.Clicca qui sotto per un confronto più dettagliato tra le due piattaforme:
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