Una guida semplice per scrivere una politica sulle spese di viaggio per una piccola impresa
Immagina di mandare il tuo team in viaggio d'affari senza linee guida chiare. Le spese aumentano vertiginosamente e all'improvviso ti ritrovi a dover gestire upgrade in prima classe e ricevute di pasti a cinque stelle, il tutto addebitato sulla carta aziendale. Sembra un incubo?Che tu sia quello che tiene la contabilità o che prenota i voli, avere una travel policy garantisce che ogni chilometro percorso, ogni pasto consumato e ogni soggiorno in hotel siano contabilizzati, equi e nel rispetto del budget. Dalla definizione di ciò che è ammissibile (come indennità giornaliere e biglietti aerei) alla definizione della legge su quei piccoli extra (come spese accessorie e upgrade), questa guida copre tutto.Inoltre, garantirai che la tua azienda rimanga conforme alle normative dell'IRS, assicurandoti al contempo che il tuo team sappia distinguere tra spese aziendali e spese personali.Allora, iniziamo!In cosa consiste la politica sulle spese di viaggio in una piccola impresa?
Una policy sulle spese di viaggio è un insieme di regole aziendali che delineano come i dipendenti devono gestire i costi relativi ai viaggi di lavoro. Stabilisce inoltre tariffe giornaliere chiare, richieste di rimborso e definisce quali voci sono deducibili e non deducibili, garantendo che non vi siano ambiguità quando i dipendenti presentano ricevute dettagliate.Quando si tratta di gestione di viaggi e spese, le priorità dell'organizzazione e quelle dei dipendenti non sempre coincidono. Mentre le aziende si concentrano su costi, conformità e sicurezza, i dipendenti cercano comfort, lusso e praticità. Si consiglia pertanto di elaborare una policy sulle spese di viaggio che si collochi a metà strada.Perché le piccole imprese dovrebbero adottare una politica sulle spese di viaggio?
Implementare una policy sulle spese di viaggio in una piccola impresa significa gestire le finanze in modo intelligente e mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda.Le piccole imprese spesso prosperano grazie alla flessibilità e alla mancanza di burocrazia. Ma un po' di struttura, soprattutto quando si tratta di gestire le spese (come il noleggio auto, i biglietti aerei o le spese di alloggio), può evitare molti grattacapi.- Fornisce indicazioni chiare ai dipendenti. Con una policy sulle spese di viaggio in vigore, i dipendenti sanno esattamente cosa è coperto, dal rimborso chilometrico per l'uso del veicolo personale alle spese ammissibili di alloggio e pasti. Non dovranno consultare l'ufficio finanziario ogni volta che devono effettuare un pagamento. Le regole sono già definite.
- Elimina qualsiasi zona grigia. Una policy aiuta a prevenire malintesi su ciò che è considerato una spesa rimborsabile, come pedaggi, mance o upgrade in business class. Stabilendo regole chiare su tali spese, inclusa la gestione dei viaggi internazionali o fuori dallo stato, si riduce al minimo il rischio che i dipendenti violino involontariamente le linee guida aziendali.
- Rende le spese dei dipendenti più prevedibili. Per chi gestisce le finanze della tua azienda, che si tratti del responsabile dell'ufficio o di un responsabile finanziario designato, avere spese di viaggio prevedibili è fondamentale.
- Restrizioni di spesa, come limiti al costo delle camere d'albergo o linee guida specifiche per le spese di ristorazione, aiutano a controllare i costi ed evitare spese impreviste.
- Adempimenti fiscali. Un ulteriore vantaggio di avere una politica di spesa documentata è che i tuoi dipendenti non dovranno dichiarare i loro rimborsi come reddito imponibile. Ti ringrazieranno per la prossima stagione fiscale.
Cosa devono includere le piccole imprese nella loro politica di spesa?
È importante definire i budget. Questi dovrebbero basarsi sulla situazione finanziaria attuale della tua azienda. È inoltre importante tenere presente che i budget possono variare a seconda delle stagioni, quindi dovresti cercare di fornire una regola generale.E, mentre una grande azienda potrebbe dover includere massimali per ogni città e tratta principale del mondo, una politica di viaggio adeguata per le piccole imprese potrebbe includere solo alcune città e tratte più gettonate. Questo approccio mirato aiuta a gestire i costi di viaggio in modo efficace senza complicare eccessivamente il processo.La tua politica di spesa dovrebbe anche delineare chiaramente il processo di prenotazione dei viaggi. Esamina gli strumenti di prenotazione che i dipendenti possono utilizzare, con quanto anticipo devono organizzare i viaggi e le modalità di pagamento. Con TravelPerk, tutto ciò di cui hai bisogno è in un unico posto. Puoi prenotare da un ampio inventario e definire una politica di viaggio e un flusso di lavoro di approvazione in meno di due minuti con i piani Premium.Assicurati di stabilire cosa coprirà l'azienda in termini di spese relative ai viaggi. Ad esempio, se un dipendente cena durante un viaggio di lavoro, è ovvio che questo debba essere coperto come spesa per il pasto aziendale. Ora, supponiamo che questo dipendente voglia offrire una cena a un cliente o a un contatto, perché pensa che ciò avrebbe un impatto positivo sul rapporto commerciale: coprire questi costi sarebbe sicuramente nel migliore interesse della vostra azienda.Una buona polizza per le spese di viaggio dovrebbe anche prevedere la presentazione delle spese e un piano di rimborsi.Le domande a cui dovete rispondere sono:- Come dovrebbe il personale presentare le proprie spese e qual è il vostro sistema di gestione delle spese?
- Quale documentazione è richiesta per garantire la conformità alla polizza, ad esempio estratto conto bancario o ricevuta IVA?
- Quali sono i tempi per presentare le richieste di rimborso? Riceveranno il denaro nella prossima busta paga o separatamente?
La vostra polizza dovrebbe anche definire altri dettagli importanti, come i limiti di spesa per varie categorie di spesa come alloggio, pasti e spese di intrattenimento. Assicuratevi inoltre di definire le procedure per la gestione di cancellazioni o costi aggiuntivi che potrebbero sorgere durante il viaggio.Infine, considerate le specifiche delle vostre attività aziendali. Ad esempio, se i tuoi dipendenti utilizzano spesso i mezzi pubblici o necessitano di un'assicurazione di viaggio, questi aspetti dovrebbero essere chiaramente specificati nella polizza.Gran parte della tua polizza dipenderà dal tuo obiettivo aziendale e dall'attuale configurazione dei viaggi. Ad esempio, utilizzare una piccola agenzia di viaggi aziendale comporterà costi più elevati per i cambi di volo rispetto, ad esempio, a uno strumento di prenotazione o a una travel management company (TMC), quindi potresti voler essere più restrittivo, oppure potresti aver bisogno che il personale di vendita sia in grado di reagire rapidamente e visitare i clienti. Questi sono tutti aspetti da considerare nella tua polizza spese.Come dovresti comunicare la tua politica sulle spese di viaggio?
Nella comunicazione della tua policy sulle spese di viaggio, chiarezza e accessibilità sono fondamentali. Questo garantisce che tutti nella tua azienda, dai dipendenti più esperti ai non dipendenti o ai collaboratori coinvolti in attività ufficiali, comprendano le linee guida.Ecco come condividere efficacemente la tua policy:- La regola numero uno è la semplicità. Gli effetti di errori o incomprensioni sono amplificati quando si lavora o si possiede una piccola impresa, motivo per cui è estremamente importante che le policy aziendali sulle spese di viaggio per le piccole imprese siano chiare.
Ad esempio, se la tua policy afferma chiaramente: "Tutti i voli devono essere prenotati in classe economica, salvo previa approvazione", non ci saranno confusioni. Questo impedisce ai dipendenti di prenotare erroneamente biglietti più costosi, riducendo gli errori e semplificando la conformità.- Adatta la comunicazione. Spiega direttamente lo scopo aziendale della policy. I dipendenti devono sapere che la policy è stata creata per gestire le spese aziendali come viaggi aerei, prenotazioni alberghiere e quote di iscrizione. Delineando chiaramente cosa si qualifica come viaggio personale rispetto a un viaggio ufficiale, eviti questi malintesi.
- Siate coerenti. Dovrebbe anche essere un documento valido per tutti. Le politiche di viaggio sono applicabili anche ai dirigenti, che dovrebbero dare il buon esempio. Cercate di non fare eccezioni.
- Evidenziate i punti chiave: concentratevi sugli aspetti essenziali, come le spese ammissibili, le tariffe chilometriche per le auto personali e l'utilizzo dei fondi personali. Chiarite quali spese richiedono ricevute dettagliate, come gli alcolici o gli anticipi per i viaggi. Sottolineando questi punti, riducete al minimo il rischio che i dipendenti effettuino spese non autorizzate o poco chiare.
- Automatizza il tuo processo. Spesso, nelle piccole imprese, può essere scomodo per chi monitora le spese dei dipendenti essere troppo diretto con i dipendenti su ciò che possono e non possono spendere. I manager potrebbero essere tentati di trascurare alcune questioni. L'automazione risolve questo problema.
Problemi frequenti che le piccole imprese incontrano quando creano politiche di spesa
Quando si crea una politica sulle spese di viaggio, è necessario evitare errori che possono portare a inefficienza, frustrazione e persino perdite finanziarie. Ecco a cosa fare attenzione:- Utilizzo di note spese cartacee: questo è un altro caso di automazione. Le app gratuite sono una buona opzione se la vostra azienda è piccola e non ha familiarità con i software di gestione delle spese. In questo modo, potete provare diverse app per vedere quale funziona meglio per la vostra attività, prima di investire in una versione a pagamento.
- "Risparmio di denaro": non volete che i vostri dipendenti debbano passare ore a navigare sul web per trovare qualcosa che rientri nel vostro budget. Oltre a causare gravi problemi di produttività, questo porterà a dipendenti insoddisfatti. Dovreste rendere la politica il più equa e flessibile possibile.
- Politiche permissive o poco chiare: una politica troppo permissiva o poco chiara lascia la porta aperta ai dipendenti che potrebbero approfittarsene. Si stima che le organizzazioni perdano ogni anno circa il 5% del fatturato a causa di frodi nelle note spese. Infatti, le perdite totali sono state calcolate in 3,1 miliardi di dollari.
- Non rivedere regolarmente la tua polizza: lasciala testare sul campo dai tuoi dipendenti e poi valuta se c'è margine di miglioramento.
- Ignorare la conformità alle leggi locali: può sembrare ovvio, ma garantire che la tua polizza sia conforme alle leggi locali è fondamentale. Che si tratti di seguire le linee guida dell'Internal Revenue Service (IRS) negli Stati Uniti o altre normative pertinenti, un doppio controllo della conformità ti eviterà grattacapi legali in futuro.
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Creare una policy sulle spese di viaggio per la tua piccola impresa può sembrare difficile, ma con il giusto approccio puoi fare una grande differenza. Man mano che la tua attività cresce, puoi adattare la tua policy per continuare a soddisfare le esigenze del tuo team e il budget aziendale. Prenditi il tempo necessario per definirla correttamente e vedrai operazioni più fluide e un profitto più consistente per ogni viaggio.?)
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