Le migliori pratiche per la politica di rimborso delle spese
I rimborsi spese si verificano quando un'azienda deve ai propri dipendenti del denaro per acquisti diretti effettuati per conto dell'azienda. L'istituzione di una politica formale di rimborso spese definisce le aspettative sui tipi di spese che saranno coperte dall'azienda e sui tempi di rimborso.Che cosa è una politica di rimborso spese?
Una politica di rimborso spese è un insieme di linee guida che stabiliscono quali acquisti di tasca propria i dipendenti possono effettuare per conto della propria azienda e come e quando verranno rimborsati per le spese legate al lavoro.Qualsiasi azienda in cui un dipendente effettui un acquisto per conto dell'azienda utilizzando fondi personali (contanti, carta di credito personale, ecc.) anziché una carta di credito aziendale dovrebbe disporre di una politica di rimborso spese.Le spese aziendali di tasca propria sono molto comuni per l'organizzazione di eventi o per ruoli che richiedono molte trasferte. Un dipendente potrebbe pagare di tasca propria il tragitto in taxi dall'aeroporto a un centro congressi. Oppure qualcuno potrebbe utilizzare fondi personali per acquistare materiali dell'ultimo minuto per una raccolta fondi organizzata dall'azienda. Quando i dipendenti utilizzano denaro proprio per effettuare acquisti per conto del datore di lavoro, devono sapere come verranno rimborsati per queste spese.Come creare una politica di rimborso spese
Per creare una politica di rimborso spese ci sono due passaggi fondamentali:Creare linee guida per ciò che conta come spese rimborsabili
Poniti queste domande:- La spesa è relativa al viaggio? In caso affermativo, consulta le linee guida per i dipendenti relative ai viaggi. Dovresti includere linee guida su cosa è considerato e cosa non è considerato una spesa relativa al viaggio. Ad esempio, i pasti consumati durante il viaggio sarebbero rimborsabili a condizione che rispettino le tariffe giornaliere aziendali.
- Le spese non relative al viaggio possono essere rimborsate se soddisfano i criteri per le regole del piano contabile. L'IRS crea linee guida per il rimborso dei dipendenti in modo che queste spese non siano considerate reddito imponibile. Affinché le spese soddisfino le regole del piano contabile, devono essere spese legate al lavoro e segnalate tempestivamente ai datori di lavoro.
Descrivere come i dipendenti dovrebbero segnalare le spese
Innanzitutto, fate in modo che monitorino i loro acquisti conservando le ricevute. Dovrebbero annotare la finalità di ogni spesa per dimostrare che aveva uno scopo commerciale nel caso in cui l'IRS decidesse di effettuare un controllo. Stanco di raccogliere ricevute cartacee? Utilizzate uno strumento di gestione delle spese per automatizzare le note spese e semplificare il monitoraggio delle spese di viaggio.In seguito, stabilite le scadenze per la presentazione delle note spese in modo da poter chiudere i libri contabili e rimborsare i dipendenti in modo tempestivo. Decidete come effettuare i rimborsi ai dipendenti. I rimborsi spese non costituiscono reddito imponibile per i dipendenti se soddisfano i criteri del piano contabile dell'IRS. In questo caso, i rimborsi dovrebbero essere separati dalla retribuzione del dipendente.Definite le aspettative su quando e come i dipendenti saranno rimborsati. Ad esempio, potreste rimborsare i dipendenti per le spese vive tramite accredito diretto al momento della ricezione della busta paga, oppure potreste emettere assegni 30 giorni dopo l'elaborazione delle spese. Si tratta solo di decidere quale sia la soluzione migliore per la vostra organizzazione.Come documentare e implementare la politica sulle spese dei dipendenti
Creare una politica di rimborso per le spese vive è metà dell'opera per un team finanziario. Una documentazione e un'implementazione adeguate sono la chiave del successo di una politica. Puoi farlo:- Rendendo la politica di rimborso spese della tua azienda chiara e specifica. Definisci eventuali termini tecnici potenzialmente confusi in modo che i dipendenti non fraintendano le regole.
- Testandola sui dipendenti. Quando conosci i dettagli della contabilità, è facile dare per scontato che anche tutti gli altri li conoscano. Testa la tua nuova politica su un focus group prima di estenderla all'intera azienda per vedere cosa devi spiegare o semplificare. Tutti capiscono cos'è un piano contabile? Le "spese di lavoro" sono definite chiaramente? I dipendenti possono accedere alla carta di credito aziendale invece di pagare di tasca propria? Raccogli feedback per determinare se la politica contiene clausole che possono essere interpretate erroneamente. Apporta le modifiche necessarie.
- Annunciare la nuova politica e renderla facilmente accessibile tramite lo strumento di comunicazione aziendale, Slack, intranet, ecc. Rendere la politica disponibile su un'unità cloud in modo che i dipendenti possano consultarla ovunque si trovino. Questa accessibilità è particolarmente importante per chi viaggia per lavoro.
- Includere la politica di rimborso spese nella politica di viaggio aziendale per renderla ancora più accessibile.
- Fornire ai dipendenti un software per la gestione di viaggi e note spese per l'applicazione della politica. Fornire loro uno strumento di gestione delle spese per raccogliere le ricevute e archiviare le note spese e un software per la prenotazione dei viaggi per monitorare le spese di viaggio.
Suggerimenti per l'applicazione di una politica di rimborso spese
Dopo aver implementato la politica di rimborso, è importante applicarla per evitare frodi. Le frodi sui rimborsi spese si verificano solitamente in due modi: quando i dipendenti recuperano spese che non hanno sostenuto (come una corsa in taxi per una riunione a cui hanno partecipato a piedi) o quando gonfiano le spese (noleggiando un veicolo di lusso invece di un'opzione più economica).I rimborsi per spese di viaggio di lieve entità possono accumularsi. Supponiamo che un dipendente utilizzi una carta di credito personale per pagare una corsa in taxi per un'uscita personale durante un viaggio di lavoro. La corsa costa solo 6 dollari, quindi passa inosservata al reparto finanziario. Tuttavia, moltiplicando spese fraudolente di minore entità come questa per decine di dipendenti e centinaia di corse, questi 6 dollari potrebbero rapidamente trasformarsi in 6.000 o 60.000 dollari!È importante applicare una politica di rimborso spese per mantenere il controllo sulle spese aziendali e impedire a dipendenti avidi di prosciugare le risorse aziendali per uso personale. Se applichi la politica e punisci chi abusa di queste norme, le spese eccessive e le frodi cesseranno.Utilizza questi suggerimenti per evitare le frodi sui rimborsi spese:- Chiedi ai dipendenti di fornire ricevute che indichino il nome del fornitore, la data e l'ora dell'acquisto e l'elenco degli articoli acquistati.
- Esamina attentamente le ricevute. Sono contraffatte? Gli acquisti hanno senso? Il dipendente sta cercando di ottenere un rimborso per una mancia nonostante fosse inclusa nel pasto? La ricevuta include una serie di spese aziendali e diverse spese personali nascoste? Fai il detective.
- Crea conseguenze per le frodi. Licenziare i dipendenti che commettono frodi darà l'esempio e scoraggerà altri dal fare lo stesso.
- Crea conseguenze per le spese eccessive. Se i dipendenti spendono più della tariffa giornaliera per la loro trasferta, rimborsali fino all'importo consentito, ma non lasciargliela passare liscia. Se un dipendente spende costantemente più del dovuto durante le trasferte di lavoro, valuta la possibilità di concedergli meno opportunità di viaggio.
- Utilizza strumenti che applichino la politica di spesa aziendale. Adotta uno strumento di gestione dei viaggi che mostri quali opzioni sono previste dalla policy e quali no. La tecnologia semplifica più che mai l'identificazione e la prevenzione delle frodi relative alle polizze di rimborso spese.
- Concedi ai dipendenti l'accesso a carte aziendali virtuali. Queste carte consentono agli amministratori di monitorare le spese in tempo reale. Se un membro del team finanziario vede un viaggiatore d'affari effettuare acquisti sospetti, può inviare al dipendente un avviso o inviargli via email una copia della policy di rimborso spese come promemoria.
Applica la policy di rimborso spese della tua azienda per evitare frodi e far risparmiare denaro alla tua azienda.?)
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