2025 guide alla gestione di viaggi e spese

Politica T&E

Politica di viaggio e spese | Le migliori pratiche per una politica efficace di viaggio e spese

Il termine "T&E" è spesso utilizzato nei viaggi d'affari. In questo caso, l'acronimo può indicare una delle due opzioni: travel and expense o travel and entertainment policy.

In questa breve guida alle migliori pratiche in materia di policy, analizzeremo il significato effettivo di queste due espressioni T&E. Inoltre, scopriremo come gestire un processo T&E per il tuo piano di viaggi aziendale.

Che cosa sono T&E?

Viaggi e spese, o viaggi e intrattenimento, sono le spese sostenute da qualsiasi dipendente durante un viaggio di lavoro (un viaggio d'affari) o per intrattenere un cliente.

Le spese di viaggio e intrattenimento includono i costi di viaggio, le spese per l'affitto di spazi per riunioni, l'alloggio, i pranzi di lavoro, le spese telefoniche all'estero e altro ancora. Includono qualsiasi spesa necessaria, precedentemente concordata in una politica di viaggio e informazioni, per lavorare in modo proficuo durante il viaggio. I dipartimenti Risorse Umane e Finanza sono solitamente responsabili della politica di viaggio e dei processi di viaggio e intrattenimento di un'azienda.

Quali sono i vantaggi di una polizza T&E (e cosa succede senza)

Senza una politica efficace di viaggio e spese, organizzare i viaggi aziendali può richiedere molto tempo, essere frustrante e portare a frequenti spese eccessive. Una politica di viaggio e spese, quando accurata e automatizzata, aiuta a controllare i costi dei viaggi aziendali senza microgestire il team. L'integrazione delle politiche nelle più recenti soluzioni di viaggio può ridurre le domande ripetitive a cui il team amministrativo deve rispondere e garantire che il team finanziario abbia accesso continuo ai dati e ai report necessari.

Senza la giusta politica di viaggio e spese, si verificherà un lavoro inutile con il processo di approvazione, i rimborsi, la raccolta delle note spese e altro ancora.

Abbiamo chiesto a Katharina Wodischeck di Adsquare quando pensa che sia giunto il momento per un'azienda di automatizzare le proprie spese di viaggio. Ecco cosa ha risposto:

Con solo una manciata di dipendenti, la gestione delle spese di viaggio è ancora fattibile utilizzando fogli Excel e ricevute cartacee. Tuttavia, con la crescita delle aziende, l'intero processo di approvazione, rendicontazione e analisi delle spese di viaggio diventa più complesso, e non solo i team finanziari e contabili dedicano gran parte del loro prezioso tempo a cose che potrebbero essere facilmente automatizzate.Le aziende dovrebbero definire lo status quo e gli obiettivi che intendono raggiungere con l'automazione delle spese di viaggio e trasferta. Una volta automatizzato il processo di viaggio e trasferta, sarà semplice tenere il passo con la crescita aziendale o con l'aumento dei viaggi dei dipendenti, con un conseguente risparmio di costi amministrativi a lungo termine.

Katharina Wodischeck, Finance Director, Adsquare

Come si presenta una politica T&E?

Per seguire le best practice ampiamente riconosciute, la tua politica di viaggio e spese dovrebbe includere:

Motivi di viaggio aziendali consentiti

Strumento e procedura di prenotazione (per viaggi aerei, camere d'albergo, trasporti pubblici e noleggio auto)

Linee guida di spesa di base per ciascuna categoria, inclusi i dettagli sull'idoneità per gli upgrade a tariffe aeree in business class o prima classe

Best practice per le spese rimborsabili, inclusa la documentazione giustificativa necessaria (per cibo, trasporto via terra e altre piccole spese)

Esempi di spese non rimborsabili, ad esempio intrattenimento personale e politiche per bevande alcoliche e viaggi di lavoro per motivi di svago per non dipendenti

I provvedimenti disciplinari che verranno adottati in caso di mancato rispetto della tua politica da parte dei viaggiatori d'affari

Una politica di viaggio e spese deve chiarire tre elementi per i viaggiatori d'affari. In primo luogo, la politica aziendale relativa alle motivazioni di lavoro accettabili per l'approvazione di un viaggio di lavoro.

In secondo luogo, la procedura per la prenotazione dei viaggi, incluse le spese di viaggio che il dipendente dovrà prima ottenere l'approvazione. Infine, la policy dovrebbe delineare i budget consentiti per le diverse spese relative ai viaggi di lavoro e le conseguenze di eventuali deviazioni da queste linee guida.

Le policy di viaggio e spese stabiliscono anche gli obblighi fiscali, le procedure di rimborso e forniscono una panoramica della gestione delle spese. Le policy possono variare a seconda della sede aziendale e della destinazione del viaggio.

Ad esempio, i viaggi internazionali possono comportare supplementi per le carte di credito per i dipendenti statunitensi: piccoli dettagli come questi devono essere considerati in una policy di viaggio e spese.

La tua policy di viaggio e spese potrebbe consistere in un documento che spiega ai viaggiatori quale strumento utilizzare per la prenotazione dei viaggi, come presentare un rimborso spese e l'importo della diaria giornaliera. Tuttavia, per ottimizzare i tuoi viaggi aziendali, l'integrazione della tua policy con gli strumenti tecnologici più recenti può aiutarti ad automatizzare molti dei processi.

Come gli strumenti di gestione T&E possono aiutare

Potresti chiederti se esistono strumenti di gestione dei viaggi d'affari in grado di supportare l'approvazione e la rendicontazione delle spese di viaggio e intrattenimento. Fortunatamente, esistono. Automatizzando la tua policy, ottieni alcuni importanti vantaggi che i processi manuali non possono offrire:

Processo di approvazione più rapido e avvisi in caso di violazioni delle policy

Risparmio sui costi grazie a una migliore conformità alle policy

Limiti di spesa precisi per team, reparto o progetto

Dati trasparenti e in tempo reale su spese di viaggio e intrattenimento

Rendicontazione spese consolidata da un unico strumento di prenotazione

Monitoraggio avanzato dei costi di viaggio e intrattenimento che consente ai team finanziari di prevedere le spese future per i viaggi d'affari

Dati di spesa più accurati. Analizza diverse categorie di spesa e le spese dei singoli dipendenti in pochi clic

Possibilità di identificare le tendenze delle spese di viaggio tra i dipendenti e di cercare abbonamenti fedeltà per vantaggi che migliorano l'esperienza

Rimborso più rapido per richieste di rimborso spese vive come pedaggi, visti, assicurazione di viaggio, pasti aziendali o rimborso chilometrico quando si viaggia con veicoli personali.

Una policy di viaggio automatizzata è più facile da comprendere e seguire. Ad esempio, su TravelPerk, un hotel indicherà "Fuori politica" se la tariffa a notte è troppo alta.I viaggiatori possono anche scegliere di attivare o disattivare il pulsante che mostra solo le opzioni in politica, in modo da non visualizzare quelle non conformi. Questa opzione è attivabile e disattivabile, in modo che i viaggiatori che hanno poco tempo a disposizione e si trovano ad affrontare tariffe premium last minute possano richiedere al proprio responsabile dell'approvazione di prenotare fuori politica.

Implicazioni fiscali T&E

Molti dei viaggi di lavoro dei tuoi dipendenti saranno deducibili dalle tasse, a condizione che l'IRS (Agenzia delle Entrate) riconosca tali attività come necessarie per il tuo settore di riferimento. La dura verità è che molte aziende perdono milioni di euro in IVA non riscossa sui programmi di viaggio d'affari.

Non è necessario che la tua azienda sia registrata nel paese in cui viaggia il tuo dipendente per poter recuperare l'IVA. Utilizza l'inventario IVA-friendly di TravelPerk, il calcolatore IVA proprietario e gli esperti IVA interni per guidarti nella configurazione di una soluzione IVA automatizzata. Potrebbe farti risparmiare fino al 25% all'anno sull'intero budget per i viaggi di lavoro.

Le 5 migliori pratiche per semplificare la gestione di viaggi e spese

Seguite queste best practice per ridurre le violazioni, ridurre l'impegno richiesto ai responsabili dell'approvazione e semplificare al massimo l'audit. Ciò che è vantaggioso per il viaggiatore è vantaggioso anche per il CFO.

1. Rendilo accessibile

Per una gestione efficace di viaggi e spese, i tuoi dipendenti devono conoscere le tue esigenze. Assicurati di conservare le policy aziendali sui viaggi e le informazioni essenziali in un luogo accessibile a tutti i dipendenti.

Se lavori con appaltatori o altri fornitori di servizi, tieni presente che potrebbero non avere un indirizzo email aziendale e dovranno quindi adeguarsi.

Allo stesso tempo, il tuo processo deve essere comprensibile e semplice. Non vuoi che qualcuno ti spieghi costantemente come seguire il processo; vuoi che lo impari una volta sola e che rimanga impresso. Più semplice è, meglio è.

2. Preparati per il mobile

I dipendenti in viaggio sono sempre in movimento: il nome suggerisce tutto. La loro documentazione di viaggio e trasferta deve essere sempre disponibile, proprio come loro. Questo significa non aspettarsi che tirino fuori il portatile e tengano traccia delle spese ogni volta che ne fanno una. Forse non avranno il tempo di farlo nell'arco di un'intera giornata.

Il tuo processo di viaggio e trasferta deve essere ottimizzato per i dispositivi mobili, in modo che i tuoi dipendenti possano caricare foto delle ricevute originali, monitorare i costi e assicurarsi che tutte le spese siano conformi alle policy senza dover interrompere il ritmo della loro giornata lavorativa.

3. Creare politiche chiare

La parola "policy" suona inquietante. Il punto è che non c'è bisogno che siano troppo complicate. Quando create una politica di T&E, ricordate a chi la state scrivendo. Parlate al lettore, usate un linguaggio comprensibile e mantenete il testo semplice.

4. Automatizza il tuo flusso di lavoro (e lascia che i viaggiatori prenotino da soli)

L'automazione rende la gestione di viaggi e spese più, beh, gestibile. Inoltre, la configurazione non richiede tutto il tempo che potresti pensare. Con TravelPerk, puoi impostare un processo automatizzato di gestione di viaggi e spese con un paio di clic.

Puoi selezionare un partner di gestione spese già integrato come Expensify, Yokoy e Paykawk. Oppure, integrare i tuoi sistemi con l'API di TravelPerk per le spese, scegliendo la soluzione più adatta alle tue esigenze aziendali.

Dedica del tempo all'automazione del flusso di lavoro di viaggi e spese e ne sarai grato in futuro. In questo modo eliminerai lunghe catene di email e non trascurerai nulla.

Inoltre, l'automazione di viaggi e spese fornirà alla tua azienda preziosi dati sulla gestione delle spese, consentendoti di capire come ottimizzare i costi per ottenere vantaggi finanziari in futuro.

5. Integra il tuo strumento di automazione

L'ultimo passo del tuo percorso verso la creazione di un processo T&E fluido è l'integrazione dello strumento di automazione e del flusso di lavoro.

Assicurati che l'intera azienda abbia una buona panoramica del funzionamento dello strumento e di come utilizzarlo. Fallo bene la prima volta e non dovrai più ripeterlo.

Date il benvenuto a flussi di lavoro T ed E più semplici

Segui questa semplice guida per impostare flussi di lavoro e policy aziendali e creare un'esperienza di viaggio più fluida per tutti. Inoltre, migliorerai la conformità, risparmierai denaro e recupererai potenzialmente fino al 25% dei costi IVA annuali.

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