Assumere il giusto corporate travel manager per la tua azienda
I Travel Manager aziendali stanno diventando sempre più comuni all'interno delle organizzazioni. In precedenza, le persone con tali competenze si trovavano più spesso nelle società di gestione dei viaggi (TMC) o nelle agenzie di viaggio che esternalizzavano i propri servizi. Con la continua evoluzione del settore, le aziende cercano di assumere i propri Travel Manager in grado di offrire servizi di viaggio d'affari più specializzati e personalizzati. Un lavoro nella gestione dei viaggi d'affari è altamente strategico, poiché i viaggi d'affari e le relative spese rappresentano una delle voci più consistenti del budget aziendale.La descrizione del ruolo di un Travel Manager aziendale copre tutti gli aspetti dei viaggi d'affari, tra cui:- Creazione e implementazione della travel policy aziendale
- Supervisione dei costi e delle spese di viaggio e gestione del budget di viaggio
- Mantenimento di report e dati spese impeccabili al fine di perfezionare la travel policy e garantire esperienze di viaggio d'affari migliori, individuando e implementando misure di riduzione dei costi.
- Collaborare con agenti di viaggio, consulenti di viaggio e fornitori di servizi durante l'organizzazione dei viaggi
- Negoziare e individuare le migliori offerte e i prezzi migliori per l'azienda attraverso i rapporti sopra menzionati
- Creare e gestire piani di gestione dei viaggi aziendali che coprano crisi, sicurezza e gestione del rischio. Ciò include il monitoraggio del personale durante i viaggi di lavoro.
Grazie a nuove soluzioni di gestione dei viaggi come TravelPerk, una piattaforma completa che semplifica i processi di organizzazione dei viaggi aziendali, collaborare e negoziare con i fornitori è diventato un ricordo del passato per la maggior parte dei manager. Grazie a queste soluzioni, queste attività sono ora automatizzate e altamente efficienti.Perché dovresti prendere in considerazione l'assunzione di un travel manager aziendale?
Le aziende si avvalgono da tempo dei servizi delle società di gestione dei viaggi (TMC) per gestire le proprie esigenze di viaggio aziendali, solitamente con un project manager interno che funge da collegamento. Grazie all'emergere di una nuova generazione di TMC come TravelPerk, le regole del gioco sono cambiate. L'abbonamento a un piano TravelPerk offre alle organizzazioni il pieno controllo sui processi di viaggio aziendale e l'assunzione di un travel manager aziendale interno garantisce che possano godere appieno dei vantaggi di tali piani.Snellendo i processi di prenotazione e pianificazione dei viaggi, un travel manager vi aiuterà a ridurre i costi di viaggio della vostra azienda e a ottenere un maggiore controllo sul budget.Si impegna inoltre a creare un'esperienza di viaggio migliore per i vostri dipendenti, il che in definitiva garantisce viaggi di lavoro più produttivi. Funge da principale punto di contatto tra l'azienda e i viaggiatori d'affari, garantendo a entrambe le parti tranquillità e sicurezza.Attualmente, tutte queste mansioni potrebbero essere di competenza di un responsabile d'ufficio all'interno della vostra azienda. Assumere un travel manager a tempo pieno potrebbe davvero cambiare le carte in tavola. Grazie ad anni di esperienza e competenza nel settore, un travel manager non solo alleggerirà questi compiti dai membri dello staff che potrebbero non essere qualificati per svolgerli, ma garantirà anche viaggi aziendali più economici, più piacevoli e complessivamente migliori.A cosa dovresti prestare attenzione quando assumi un travel manager aziendale?
Se è la prima volta che pubblichi un annuncio di lavoro per un travel manager nella tua azienda, potresti non sapere da dove iniziare. Per questo motivo, abbiamo preparato una rapida checklist di cinque aspetti da tenere in considerazione quando redigi i tuoi annunci di lavoro e consulti i profili LinkedIn:1. Conoscenza approfondita del settore dei viaggi
Il ruolo di travel manager non è un ruolo di base. Il tuo potenziale travel manager deve conoscere a fondo il settore dei viaggi. Questo significa capire come ottenere le migliori offerte, conoscere l'economia del settore ed essere aggiornato su tendenze, politiche e best practice del settore. Potrebbe avere esperienza pregressa come travel manager o in settori specifici come fornitori di servizi o agenzie di viaggio.2. Un grande comunicatore e collaboratore
La comunicazione è parte integrante del lavoro di un travel manager. Prima dell'avvento degli strumenti di prenotazione online, i travel manager investivano tempo ed energie nella costruzione di buoni rapporti con i fornitori di servizi di viaggio locali e internazionali. Questo includeva negoziare le migliori offerte con compagnie aeree e hotel o cercare i migliori programmi di viaggio aziendali per l'azienda. I buoni travel manager che si sono mantenuti aggiornati sulle ultime tecnologie disponibili nel settore dedicano meno tempo a questo compito.D'altra parte, un travel manager è in costante comunicazione con il personale interno per fornire assistenza in merito alle esigenze di viaggio, nonché per comunicare e rafforzare la politica di viaggio interna. Il tipo e il tono della comunicazione variano a seconda del livello di anzianità dei membri del personale.Un travel manager è vincolato dal dovere di diligenza, il che significa che ha l'obbligo di garantire la sicurezza e il benessere dei membri del suo team durante i viaggi e questo deve essere fondamentale per il modo in cui comunica e svolge il proprio lavoro.3. Una mentalità analitica e strategica
I dati sono fondamentali nella gestione dei viaggi aziendali e questo va oltre la semplice comprensione dei dati su un foglio di calcolo o un report. Un travel manager deve essere in grado di utilizzare tali dati per perfezionare costantemente le politiche e le pratiche di viaggio aziendali, soprattutto considerando l'entità dei budget di viaggio della maggior parte delle aziende e l'importanza di viaggi di lavoro di successo per gli obiettivi a lungo termine di un'organizzazione. Ciò include la ricerca costante di nuovi modi per semplificare i processi amministrativi dei viaggi di lavoro, risparmiando tempo e denaro all'azienda.4. Ottime capacità organizzative
Quando più membri dello staff prenotano e pianificano i propri viaggi, riconciliano le spese o sono in viaggio contemporaneamente, un travel manager deve avere la situazione sotto controllo. Deve disporre di sistemi che garantiscano una panoramica in tempo reale di tutto ciò, il che spesso significa essere aperti all'utilizzo delle più recenti soluzioni tecnologiche disponibili per rendere tutto ciò possibile. Un buon travel manager deve essere un pianificatore estremamente ben organizzato e proattivo.Abbiamo chiesto a Natalie Marcantonio, Office Manager di Quadmark, quali siano le competenze generalmente apprezzate in un travel manager aziendale. Ecco cosa ci ha risposto:
Essere organizzata e pragmatica mi ha aiutato. I dipendenti non sempre hanno il tempo di organizzare i propri viaggi, o a causa di impegni e stress possono spesso commettere errori nel processo di prenotazione. Mi assicuro che tutti in azienda sappiano che sono disponibile e disponibile ad aiutarli con le loro esigenze di viaggio. Penso anche che sia davvero prezioso tenere i dipendenti aggiornati sui cambiamenti e sicuri di poter utilizzare tutti gli elementi disponibili sulla piattaforma. (Natalie Marcantonio, Office Manager, Quadmark)