AP-automatisering: het crediteurenproces versnellen met AI-software

Leveranciersfacturen vormen bijna 90% van de uitgaven in bedrijven, waardoor transparantie en controle op dit gebied cruciaal zijn. Maar het betekent ook dat kleine overwinningen de grootste impact hebben.

Daarom hebben we onze aandacht gericht op het crediteurenproces, om via AI-technologie kosten- en tijdbesparingen te realiseren voor de AP-afdeling. Kijk welke terugverdientijd het biedt.

Wat is crediteurenautomatisering?

Automatisering van crediteuren verwijst naar het gebruik van technologie en softwareoplossingen om het hele proces van het beheren en betalen van facturen te stroomlijnen en optimaliseren. Het omvat het automatiseren van taken zoals gegevensextractie, factuurvalidatie, goedkeuringsworkflows en betalingsverwerking.

Door handmatige, tijdrovende processen te elimineren, kunnen organisaties een grotere efficiëntie bereiken, fouten verminderen, de controle en zichtbaarheid over hun financiële activiteiten verbeteren en uiteindelijk waardevolle tijd en middelen besparen.

AP-automatisering speelt een cruciale rol in moderne financiële afdelingen, waardoor ze zich kunnen concentreren op strategische activiteiten en tegelijkertijd nauwkeurigheid en compliance in hun dagelijkse activiteiten kunnen garanderen.

De kosten van een traditioneel AP-proces

Al tientallen jaren dromen accountants van “straight through processing”. Een wereld waarin het hele proces van Accounts Payable of AP – van eerste bestelling tot factuurafhandeling – soepel, efficiënt en zo geautomatiseerd mogelijk verloopt.

Voor de meeste AP-afdelingen blijft het dagelijkse werk echter een wervelwind van administratief werk: boeken, toewijzen, facturen goedkeuren zodra ze binnenkomen van verschillende leveranciers, en eindeloos inkoopordernummers en kosten intikken in boekhoudsoftware.

Al deze stappen kosten bedrijven tijd en geld. Uit het onderzoek van Ardent Partners uit 2021 blijkt dat:

• 60% van de bedrijven heeft te maken met lange goedkeuringstijden voor facturen en betalingen

• De gemiddelde verwerkingstijd van een factuur is 10 dagen

• 22% van de tijd van het AP-personeel wordt besteed aan het afhandelen van vragen van leveranciers

• De gemiddelde kosten voor het verwerken van een enkele factuur zijn $ 10,89

Andere onderzoeken tonen aan dat 84% van de tijd van de gemiddelde AP-professional wordt besteed aan handmatige processen, en dat bijna een kwart – 22% – van de facturen aanleiding geeft tot uitzonderingen die menselijke aandacht vereisen.

Hoewel dit van bedrijf tot bedrijf verschilt, zijn de meest tijdrovende stappen in een traditioneel AP-proces over het algemeen de handmatige gegevensinvoer en het oplossen van fouten, de goedkeuring van facturen en betalingen en het beheer van betalings- en bankgegevens van leveranciers.

Dus wat is de oplossing?

Geautomatiseerde crediteurenoplossingen bestaan al een tijdje, maar de meeste missen een of meer essentiële elementen in het proces.

Sommige AP-automatiseringssoftware werkt prima als zelfstandige oplossing, maar werkt niet goed met ERP-platforms. Andere automatiseringstools voor de crediteurenadministratie verbinden de juiste punten, maar hebben te veel menselijke ogen nodig om acties gaandeweg te controleren en goed te keuren.

Bij Perk geloven we dat de oplossing niet een enkele innovatie is, maar een reeks innovaties: de juiste technologieën op de juiste manier met elkaar verbonden.

Daarom hebben we deze minigids samengesteld over wat automatisering van de crediteurenadministratie inhoudt, welke technologieën hierbij betrokken zijn en hoe we deze toepassen om uw AP-proces sneller en soepeler te laten verlopen.

Welke factuurverwerkingsstappen kunnen worden geautomatiseerd?​

Door deze stappen te automatiseren kunnen organisaties de efficiëntie aanzienlijk verbeteren, fouten verminderen, de zichtbaarheid vergroten en hun algehele AP-proces optimaliseren.

• Matching van inkooporders (PO): Automatisering van het matchen van facturen met bijbehorende inkooporders, waardoor nauwkeurigheid wordt gegarandeerd en handmatige inspanningen worden verminderd.

• Gegevensextractie: het automatisch extraheren van kritische gegevens uit facturen, zoals leveranciersinformatie, factuurnummers en regelitemdetails.

• Factuurvalidatie: geautomatiseerde validatie van facturen aan de hand van vooraf gedefinieerde regels en beleid om fouten of discrepanties te identificeren.

• Goedkeuringsworkflows: Implementatie van geautomatiseerde goedkeuringsworkflows op basis van vooraf gedefinieerde regels, waarbij facturen naar de juiste goedkeurders worden gerouteerd op basis van factoren zoals het factuurbedrag.

• Gegevensinvoer: Automatisering van het gegevensinvoerproces, inclusief het invoeren van factuurgegevens in het boekhoud- of ERP-systeem, waardoor handmatige gegevensinvoerfouten worden verminderd.

• Factuurcodering: Automatisch grootboekcodes of kostenplaatsen toewijzen aan facturen op basis van vooraf gedefinieerde regels.

• Detectie van dubbele facturen: het identificeren en markeren van dubbele facturen om te hoge betalingen te voorkomen.

• Betalingsverwerking: het stroomlijnen van de betalingsverwerking, inclusief het genereren van betalingsbestanden, het uitvoeren van betalingen en het afstemmen van betalingen met facturen.

• Rapportage en analyse: gebruik maken van automatisering voor het genereren van rapporten en het uitvoeren van gegevensanalyses om inzicht te krijgen in AP-prestaties en trends.

• Compliance en audittrail: Garanderen van naleving van regelgeving door een geautomatiseerd audittrail bij te houden van alle AP-activiteiten en transacties.

• Documentbeheer: Automatisering van de opslag en het ophalen van AP-gerelateerde documenten, zoals facturen, ontvangstbewijzen en inkooporders.

• Afhandeling van uitzonderingen: het implementeren van geautomatiseerde workflows om uitzonderingen, zoals niet-standaard facturen of afwijkingen, efficiënt af te handelen.

De reis van een factuur ​

Het uitgeven van een inkooporder (PO) klinkt eenvoudig genoeg, maar er is geen 1:1 overeenkomst tussen de gemiddelde PO en de factuur van de leverancier. Een PO kan meerdere leveringen van die leverancier omvatten, waarbij elke factuur een deel “afbijt”, en er kunnen meerdere PO’s in het spel zijn met een enkele leverancier.

Dan kost het, zelfs als het PO-nummer duidelijk op de factuur staat, nog steeds tijd om het in een boekhoudsysteem in te voeren. En de verwerking ervan vergt veel meer stappen: er kunnen bijvoorbeeld verschillende goedkeurders nodig zijn, afhankelijk van het factuurtotaal.

Er zijn ook tal van andere gegevens die gecontroleerd en gekruist moeten worden: leverdatums, SKU’s per pallet of verantwoorde uren, plus de enorme klus om ervoor te zorgen dat datgene waarvoor u betaalt ook daadwerkelijk is geleverd.

Wat deze administratieve taken verenigt: ze zijn repetitief. Hoewel ze saai zijn voor mensen, zijn ze ideaal voor machines. Als een taak duizend keer op dezelfde manier wordt herhaald, is deze rijp voor automatisering.

Dat lossen we bij Perk op met onze oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking. Onze software neemt de volledige factuurverwerking en goedkeuringsstroom over, waardoor het AP-proces wordt versneld.

De eerste stap naar het succes van AP-automatisering is om het papierwerk in het systeem te krijgen en het proces op gang te brengen. En hoewel weinig bedrijven tegenwoordig te maken hebben met papieren facturen die per post worden ontvangen – ze sturen je in ieder geval een pdf per e-mail – zorgt het gebrek aan standaardisatie nog steeds voor hindernissen.

Een pdf-factuur, geüpload naar een boekhoudsysteem, heeft veel van dezelfde problemen als een papieren document: het is niet in een machineleesbare vorm.

Belangrijke details zoals het relevante PO-nummer en belastinginformatie kunnen bovenaan, onderaan, in een tabel of op een tweede pagina worden geplaatst. Het handmatig uitlezen van deze informatie is niet alleen tijdrovend, het is ook foutgevoelig.

Om het crediteurenproces vanaf het begin te verbeteren, maakt de oplossing van Perk gebruik van softwarematige karakterherkenning. “Vlakke” informatie op een PDF – zoals de naam van de leverancier, factuurgegevens, PO-gegevens en de totalen en subtotalen – kan worden herkend en uit het document worden gehaald, rechtstreeks naar uw boekhoudsoftware.

Dat is nog maar het begin.

Hoe Perk AI gebruikt om factuurverwerking te automatiseren

De meeste bedrijven gebruiken vaste formaten voor hun facturen. Ze verschillen van bedrijf tot bedrijf, maar na verloop van tijd zullen de meeste facturen van een enkele bron er ongeveer hetzelfde uitzien, met informatie die op dezelfde manier is gerangschikt. En dat is geweldig nieuws als u wilt dat software inkoopordernummers en datums uit een document haalt.

Automatisering kan de handmatige werklast per document met 60-90% verminderen. Om 90% automatisering te bereiken, is het belangrijkste ingrediënt software-intelligentie, bereikt door AI.

Kort gezegd voert de kunstmatige intelligentie van Perk de volgende stappen uit:

• De factuurregistratie – Facturen kunnen in meerdere formaten worden ontvangen, van e-factuur tot PDF of EDI

• De factuurverwerking – De AI-algoritmen ‘lezen’ de factuurgegevens en extraheren alle informatie die nodig is om deze te matchen met inkooporders en goederenontvangsten, deze te coderen en goed te keuren.

• De workflows voor het goedkeuren van facturen – Deze kunnen volledig geautomatiseerd zijn, of u kunt ervoor kiezen om handmatig in te grijpen. Met Perk kunt u beleids- en nalevingscontroles toevoegen en automatisch meldingen activeren wanneer er sprake is van een beleidsschending of een fout, bijvoorbeeld een dubbele factuur of een bedrag dat het goedgekeurde leveranciersbudget overschrijdt.

• Het goedkeuren en exporteren van facturen – Deze stap kan ook worden geautomatiseerd, omdat Perk naadloos integreert met ERP-systemen via API en kant-en-klare connectoren.

• Ook het archiveren van facturen kan in Perk, aangezien het systeem alle digitale documenten opslaat, voor vlotte audits.

Dit vereenvoudigt de procure-to-pay– en AP-processen aanzienlijk, waardoor financiële teams hun workflows volledig kunnen automatiseren en tijd kunnen vrijmaken om zich op meer strategische taken te concentreren.

Zo ziet deze automatisering er in de praktijk uit.

Door de formaten te herkennen waarin gegevens vallen, kan Perk’s AI-software voor automatisering van crediteurenadministratie ‘leren’ wat het betekent en waar het naartoe moet worden verzonden, volledig geïntegreerd met het indienen van facturen.

Dit resulteert in geautomatiseerde factuurinvoer waarbij veel minder personeel nodig is, waardoor uw werklast dramatisch wordt verminderd en vrijwel alle fouten en knelpunten die door handmatig werk worden veroorzaakt, worden geëlimineerd. De OCR-technologie ‘leest’ de gegevens en de AI structureert deze en voegt deze toe aan het systeem, terwijl de codering, matching en duplicaatcontroles automatisch worden uitgevoerd.

Nadat de openingsstappen zijn afgehandeld, begint het proces van factuurgoedkeuring vooruit – in elke fase van het proces is er een interactie van gegevens met criteria die een actie in gang zetten.

Interactie per interactie, output per output, de factuur volgt dat procespad door uw boekhoudsysteem en verbonden platforms zoals ERP, waarbij een reeks regels moet worden toegepast op elk contactpunt.

De gegevens worden automatisch vastgelegd en goedgekeurd op basis van vooraf gedefinieerde regels en klantspecifieke workflows. Tegelijkertijd vergelijkt de AI-engine van Perk alle vastgelegde facturen om duplicaten te detecteren en zorgt voor een hoge mate van naleving tijdens de PO-matchingstap.

Het resultaat? Volledige automatisering en controle van de gehele factuurverwerkingsstroom, op een kosteneffectieve en conforme manier. Het automatiseren van het AP-proces maakt ook een snellere inkoop mogelijk, waardoor betalingsachterstanden worden voorkomen en toegang tot kortingen voor vroegtijdige betaling wordt gegarandeerd.

Voordelen van het automatiseren van het crediteurenproces

Op basis van het bovenstaande wordt het vrij duidelijk dat het automatiseren van het crediteurenproces niet alleen “nice to have” is: in een digital-first wereld is het absoluut noodzakelijk om digitale oplossingen te gebruiken om de efficiëntie van het crediteurenproces te verbeteren.

Als we kijken naar de belangrijkste voordelen van het automatiseren van het crediteurenproces, zijn de belangrijkste:

• Verhoogde efficiëntie
  Automatisering vermindert de tijdrovende handmatige taken die gepaard gaan met het crediteurenproces, zoals gegevensinvoer, factuurverwerking en betalingsverwerking. Door deze taken te automatiseren, kunnen organisaties de efficiëntie verhogen en de tijd en middelen verminderen die nodig zijn om deze taken uit te voeren.

• Verbeterde nauwkeurigheid
  Handmatige gegevensinvoer is foutgevoelig, wat kan leiden tot onjuiste betalingen, vertraagde betalingen of verloren facturen. Door het crediteurenproces te automatiseren, kunnen organisaties de nauwkeurigheid verbeteren en het risico op fouten verminderen.

• Snellere verwerkingstijden
  Automatisering stroomlijnt het crediteurenproces, waardoor facturen sneller kunnen worden verwerkt en betaald. Dit helpt de relaties met leveranciers te verbeteren door tijdige betalingen te garanderen en kan helpen het risico op kosten voor te late betaling te verkleinen.

• Betere financiële controle
  Het automatiseren van het crediteurenproces kan organisaties betere financiële controle en zichtbaarheid bieden. Door het goedkeuringsproces te automatiseren en real-time toegang te bieden tot financiële gegevens, kunnen organisaties ervoor zorgen dat uitgaven worden goedgekeurd volgens het beleid en dat uitgaven effectief worden bijgehouden en gecontroleerd.

• Kostenbesparingen
  Het automatiseren van het crediteurenproces kan tot aanzienlijke kostenbesparingen leiden doordat er minder tijd en middelen nodig zijn om facturen en betalingen te verwerken. Bovendien kan automatisering helpen om het risico op fouten en fraude te verminderen, wat kan leiden tot dure audits, boetes en juridische kosten.

Over het algemeen kan het automatiseren van het crediteurenproces organisaties helpen om de efficiëntie te vergroten, de nauwkeurigheid te verbeteren, de verwerkingstijden te verkorten, de financiële controle te verbeteren en kosten te besparen.

Volgende stappen

Hoewel veel van onze klanten denken dat onkostenautomatisering een revolutie is, is crediteurenadministratie meer een evolutie: we nemen wat we hebben geleerd van onze ervaring met onkostenautomatisering en passen dit toe op AP.

Door middel van automatisering en AI stroomlijnt Perk het volledige crediteurenproces en zorgt voor:

• Minder fouten en uitzonderingen,

• Snellere factuurverwerking en goedkeuringstijden,

• Lagere verwerkingskosten,
  Volledig inzicht in de uitgaven, en

• Verbeterde cashflowprognoses

Als u wilt zien wat onze software voor u kan betekenen, kunt u hieronder een demo boeken.