Individuele bestedingslimieten instellen met slimme bedrijfskaarten

Financiële professionals worstelen al lang met de beperkingen van traditionele bedrijfskaarten. Een van de meest lastige problemen waarmee zij worden geconfronteerd, is de noodzaak om tijdrovende en vaak frustrerende bankbezoeken af te leggen wanneer aanpassingen van de bestedingslimieten nodig zijn.

Deze verouderde praktijk kost niet alleen waardevolle uren, maar introduceert ook onnodige hindernissen op de weg naar effectief uitgavenbeheer.

Beperkingen van traditionele bedrijfskaarten​

Traditional corporate cards, while once groundbreaking, have become a source of frustration for finance professionals.

These cards lack the flexibility and agility required to adapt to the dynamic nature of modern business expenses. Their rigid structures and outdated processes make them ill-suited for the rapid pace of today’s financial landscape.

To list just a few of their limitations:

• Administratieve overhead: Het verkrijgen van nieuwe bedrijfskaarten of het aanpassen van de bestedingslimieten met traditionele kaarten brengt een moeizaam en tijdrovend administratief proces met zich mee. Financiële professionals worden belast met papierwerk, heen-en-weercommunicatie met banken en talloze bureaucratische hindernissen.

• Handmatige processen: Het hele proces is zeer tijdrovend vanwege de vele handmatige stappen. Deze handmatige aanpak vergroot niet alleen het risico op fouten, maar leidt ook waardevolle menselijke hulpbronnen af van meer strategische financiële taken.

• Complexiteit en inefficiëntie: financiële teams moeten vaak omgaan met meerdere kaartaanbieders, elk met zijn eigen regels, procedures en beperkingen. Deze complexiteit kan leiden tot inefficiëntie, verwarring en verhoogde administratieve overhead.

• Beperkt zicht op de uitgaven van medewerkers: Het statische karakter van traditionele bedrijfskaarten en het feit dat ze vasthouden aan verouderde processen belemmeren het vermogen van financiële professionals om de uitgaven van medewerkers bij te houden. Zelfs als er limieten gelden, krijgen financiële teams pas aan het einde van de maand, tijdens het maandafsluitingsproces, volledig inzicht in de bedrijfsuitgaven.

• Meerdere kaartaanbieders en entiteiten: Accountantsteams in mondiale ondernemingen hebben voor hun verschillende entiteiten vaak te maken met meerdere kaartaanbieders. Dit maakt het bestelproces voor kaarten en het aanpassen van de bestedingslimieten nog lastiger.

• Beperkte controle: Bovendien heeft het boekhoudteam zeer weinig controle over de bestedingslimieten, omdat alles buiten hun IT-infrastructuur ligt.

• Reactieve aanpak: Met traditionele zakelijke uitgavenkaarten is het vrijwel onmogelijk voor het boekhoudteam om onderweg kaarten uit te geven of nieuwe limieten in te stellen. Speciale verzoeken, zoals een werknemer die een tijdelijke kaart nodig heeft voor een evenement, zijn dus zeer moeilijk te honoreren.

In het licht van deze beperkingen is het duidelijk dat traditionele bedrijfskaarten niet slechts overblijfselen uit het verleden zijn; het zijn belemmeringen voor vooruitgang en efficiëntie in de financiële wereld.

Wat dit betekent voor financiële professionals

Om licht te werpen op de omvang van het probleem, overweeg deze statistieken:

• Gemiddeld besteden financiële teams 20 uur per maand per medewerker aan het beheer van bedrijfskaarten en aanverwante taken.

• Bovendien rapporteert maar liefst 70% van de financiële professionals frustratie over de tijd en moeite die nodig is om zelfs maar eenvoudige aanpassingen aan de bestedingslimieten door te voeren.

Laten we, om de frustratie te illustreren waarmee financiële professionals worden geconfronteerd, eens kijken naar de ervaring van het financiële team van een mondiale onderneming.

Toen zich plotseling de noodzaak voordeed om de bestedingslimieten aan te passen voor een team verkoopmanagers die een cruciale buitenlandse klantbijeenkomst bijwoonden, raakte de financieel manager verstrikt in een bureaucratische nachtmerrie.

Meerdere telefoontjes en e-mails later duurde de eenvoudige taak om de bestedingslimieten aan te passen bijna een week, wat onnodige stress veroorzaakte en het vermogen van het bedrijf om een lucratieve zakelijke kans te grijpen, belemmerde.

Het traditionele bedrijfskaartmodel is dringend aan herziening toe, en het goede nieuws is dat er een transformatieve oplossing voor de deur staat: slimme bedrijfskaarten.

Slimme bedrijfskaarten zorgen voor een revolutie in de manier waarop financiële professionals hun uitgaven beheren, waardoor de traditionele problemen en inefficiënties die de sector al zo lang teisteren worden geëlimineerd.

Deze intelligente betalingsoplossingen consolideren de verschillende kaarttypen in één gebruiksvriendelijk platform voor uitgavenbeheer, waardoor het beheer van verschillende bestedingscategorieën, zoals reclame, reizen, marketing, software en kantoorevenementen, wordt vereenvoudigd.

In de volgende paragrafen zullen we onderzoeken hoe deze werknemerskaarten een onderbreking bieden van de frustraties uit het verleden en een weg bieden naar gestroomlijnd, efficiënt uitgavenbeheer.

Controle over bestedingslimieten met slimme bedrijfskaarten

Met slimme bedrijfskaarten kunnen financiële teams uitgavenlimieten instellen en de uitgaven van werknemers in realtime volgen, vanaf één centraal platform. Laten we eens kijken hoe ze werken.

BESTEL KAARTEN ONDERWEG

Met de slimme bedrijfskaarten van Perk kunnen financiële teams nieuwe bestedingskaarten creëren – virtueel of fysiek – en onderweg de bestedingslimieten instellen, vanaf de desktop of mobiele app.

De valuta, het bestedingsbedrag en de bestedingsfrequentie kunnen vanaf het begin worden ingesteld en indien nodig later worden aangepast. De standaardopties waaruit u kunt kiezen zijn Fysieke werknemerskaart, Virtuele werknemerskaart, Virtuele kaart met hoog uitgavenvolume en Fysieke kaart met hoog uitgavenvolume.

Er is geen limiet aan het aantal kaarten dat kan worden uitgegeven, en u hoeft geen enkele bank te bellen. Het proces is zeer eenvoudig en handig.

GRANULAIRE KOSTENBEHEERSING EN INDIVIDUELE BESTEDINGSLIMIETEN​

De Perk-kaarten bieden gedetailleerde mechanismen voor uitgavencontrole. Financiële teams kunnen niet alleen geld toewijzen waar en wanneer dat nodig is en bestedingslimieten en -controles voor individuele werknemers definiëren, maar ze kunnen ook het gebruik van kaarten voor specifieke soorten uitgaven beperken.

Zo kan een kaart alleen worden uitgegeven voor marketingkosten, terwijl een andere kaart kan dienen als reis- of tankkaart. In dit laatste geval wordt de kaart alleen geaccepteerd als de uitgave binnen de toegewezen categorie valt.

VOORBETALINGEN VOOR WERKNEMERS ​

Slimme bedrijfskaarten zijn een reddingslijn voor werknemers die vooruitbetalingen vereisen voor last-minute zakenreizen.

Dankzij het gemak waarmee specifieke vervaldata en vooraf bepaalde bestedingslimieten kunnen worden ingesteld, kunnen werknemers deze kaarten onmiddellijk ontvangen, waardoor een naadloze en stressvrije ervaring wordt gegarandeerd.

Stel dat een medewerker geen frequente reiziger is en dus geen bedrijfscreditcard heeft. Hij heeft echter een dringend klantbezoek en heeft een kaart nodig die zijn uitgaven voor accommodatie, vluchten en alle reiskosten dekt.

Zijn persoonlijke kaart heeft geen hoge bestedingslimiet, dus hij heeft een vooruitbetaling of bankoverschrijving nodig om zijn reis te financieren.

De virtuele smart corporate cards van Perk zijn in dit scenario de perfecte oplossing. De kaart kan met één klik worden besteld en de medewerker ontvangt hem en kan hem direct gebruiken via zijn mobiele telefoon.

GECENTRALISEERD KAARTENBEHEER​

Het Perk-platform biedt volledig inzicht in de bedrijfsuitgaven. Vanuit hun beheerdersgedeelte kunnen financiële teams al hun kaarten zien, inclusief het huidige saldo, reserveringen en het nog beschikbare bedrag.

Ze kunnen onderweg in realtime geld overboeken naar een kaart of rekening vanaf het centrale dashboard. Bovendien kan het boekhoudteam kaarten met een paar klikken bevriezen en beëindigen.

Het platform kan worden geconfigureerd om pushmeldingen uit te geven voor autorisaties en potentieel frauduleuze betalingen in realtime te detecteren, waardoor naleving wordt gegarandeerd en overbestedingen en fraude worden voorkomen.

Volgende stappen

Kortom, slimme bedrijfskaarten transformeren de manier waarop financiële professionals hun uitgaven beheren en bieden een weg naar gestroomlijnd, efficiënt uitgavenbeheer.

Als u de Perk smartcards in actie wilt zien, kunt u hieronder een demo boeken.