Zakenreizen beheren in 2023: wat blijft en wat gaat

De wereldwijde zakenreisindustrie gaat gestaag op weg naar volledig herstel. Wereldwijd zullen de uitgaven aan zakenreizen tegen het einde van 2023 naar verwachting stijgen tot 1,39 biljoen USD.

De toename van het aantal zakenreizen heeft niet alleen gevolgen voor de operationele processen van het bedrijf, maar ook voor de financiële processen, wat gevolgen heeft voor zowel werknemers als financiële teams.

Voor werknemers betekent meer werkreizen het invullen van onkostendeclaraties, het beheren van meer bonnetjes en het indienen van verzoeken binnen het bedrijfsbudget. En wanneer zakenreizen worden uitgebreid met vrijetijdsreizen, kan onkostendeclaratie gemakkelijk in chaos vervallen.

Financiële teams hebben de taak om bonnen na te jagen en persoonlijke transacties uit te filteren, langere onkostenformulieren met elkaar in overeenstemming te brengen – soms voor meerdere valuta’s, en verzoeken en toewijzingen van meerdere teams binnen het bedrijf te beheren.

Dus hoe kunnen bedrijven deze nieuwe uitdagingen het hoofd bieden en hun reisprogramma’s toekomstbestendig maken, om de kosten onder controle te houden zonder hun werknemers van zich te vervreemden?

Dit jaar zouden bedrijven hun zakenreisproces holistisch moeten bekijken en een solide digitale basis moeten leggen om reiskosten te integreren in het grotere uitgavenbeheer.

Nu "bleisure" een blijvertje is, verwachten werknemers meer van zakenreizen

Terugkeren naar zakenreizen brengt zijn eigen reeks unieke uitdagingen met zich mee, ook al is het geweldig voor persoonlijke interactie en algemene professionele groei voor werknemers. De combinatie van papieren en digitale bonnetjes kan leiden tot slordige afstemming van uitgaven, fouten in de rapportage van kosten of verwarring over wat wel en niet kan worden gedeclareerd volgens het bedrijfsbeleid.

Terwijl enkele jaren geleden dergelijke onaangenaamheden als de norm werden beschouwd, bepaalt vakantiereizen in de realiteit van vandaag de norm en bepaalt het de verwachtingen die reizigers hebben van zakenreizen. Werknemers zijn niet langer bereid uren te verspillen aan het invullen van onkostennota’s, en financiële afdelingen verwachten op hun beurt dat de zaken beter worden gestroomlijnd.

Gelukkig kunnen al deze handmatige, tijdrovende en vervelende taken worden overgenomen door moderne technologie, voornamelijk AI en automatisering.

Hoe ziet dit er in de praktijk uit?

Hoe bedrijven het nieuwe tijdperk van zakenreizen kunnen betreden

Voor middelgrote tot grote ondernemingen kunnen smart corporate cards worden toegewezen aan werknemers op alle niveaus, in alle landen, en kunnen onkostenprocessen op afstand worden beheerd.

Het beheren en indienen van onkosten met behulp van een smart business card, of een smart lodge card, voor reis- en hotelboekingen, maakt de reiskostendeclaratie veel vlotter en helpt handwerk – en stress – voor alle betrokken partijen te verminderen.

Beide soorten kaarten zijn er in virtuele vorm en kunnen automatisch worden geïntegreerd met de zakelijke reisaanbieder van een bedrijf. Alle uitgaven die van de kaart worden afgeschreven, worden onmiddellijk afgestemd in de uitgaven- en reisbeheersystemen van het bedrijf en door middel van automatisering toegewezen aan de juiste uitgavencategorie.

Hoewel de werknemer nog steeds de taak heeft om de onkosten te verifiëren, wordt het hele reconciliatieproces overgenomen door AI, wat de zaken enorm vereenvoudigt.

Zo kan automatisering worden gebruikt om de handmatige werkdruk van het financiële team te verlichten, terwijl AI-matchingtechnologie kan worden gebruikt om handmatige fouten en dubbele indieningen te elimineren, en om uitgaven in verschillende toewijzingen te sorteren, die vervolgens helpen om de algehele vorm beter vorm te geven. zakelijke reiskosten foto.

Door bijvoorbeeld uitgaven te groeperen in land of regio, kunt u zien welke teams het meeste uitgeven, of zakelijke uitgaven worden toegewezen aan één afdeling of dat deze uitgaven worden veroorzaakt door een externe factor. Deze kosten kunnen vervolgens worden geëvalueerd, beheerd en geoptimaliseerd voor toekomstige gevallen, wat bijdraagt aan de algehele financiële gezondheid van het bedrijf.

Wat betreft handmatige fouten, kleine onnauwkeurigheden of slordige vergissingen zorgen niet alleen voor extra werk, maar kunnen vaak ook juridische of compliance gevolgen hebben. AI-oplossingen zijn geprogrammeerd om uitgaven te markeren die buiten het bereik vallen of die in het systeem worden gedupliceerd, zodat het financiële team de onkostenstaat een tweede blik kan werpen om eventuele onduidelijkheden met de werknemer of teamleider op te lossen.

Alles bij elkaar: Zakenreismanagement in 2023 ​

In 2023 is holistisch inzicht in bedrijfsbrede uitgaven van cruciaal belang. Dit is vooral van cruciaal belang op bedrijfsniveau, waar er nog meer verplaatsingen van werknemers zijn van kantoor naar kantoor en van klantlocatie naar sociale locatie.

Financiële teams die volledig inzicht hebben in de gegevens achter de uitgaven voor zakenreizen van werknemers, zijn beter uitgerust om weloverwogen beslissingen te nemen over dagvergoedingen en te beoordelen hoe toestemming moet worden verleend voor uitgaven die het normale beleid overschrijden.

Daarnaast kunnen bedrijven realtime inzicht in uitgaven gebruiken om gebieden te herkennen waar ze de meeste kans hebben op kostenbesparingen.

Naarmate bedrijven manieren zoeken om meer efficiëntie in al hun IT-oplossingen te creëren en hun digitale transformatietraject te ondersteunen, zal het optimaliseren van hun uitgavenbeheerproces – inclusief hun T&E-programma’s – steeds belangrijker worden. En dit jaar is zakenreizen een van de topgebieden om digitalisering en automatisering aan het werk te zetten!

Klaar om de volgende stap te zetten? Bekijk wat Perk kan betekenen voor uw reis- en onkostenbeheerproces: Boek hieronder een demo.