On

On heeft een automatiseringspercentage van 90% bereikt en verwerkt de kosten gemiddeld binnen 24 uur, wat resulteert in een efficiëntieverhoging van 472%. Deze prestatie heeft de kostenbeheerkosten met 78,8% verlaagd, terwijl medewerkers tegelijkertijd vertrouwen en vrijheid kregen.

Company overview

Zurich, Switzerland

Sporting goods manufacturer

1’700 employees

1’474 users

20 entities live

Perk Expense

Vrijheid van beweging

Sinds de lancering dertien jaar geleden in de Zwitserse Alpen is On trouw gebleven aan zijn visie om beweging voor mensen overal ter wereld te revolutioneren.

Met zijn innovatieve hardloopschoenen, kleding en accessoires die zijn gebouwd voor sport, tijd buitenshuis doorbrengen en voor dagelijkse activiteiten, is On snel een geliefd merk geworden voor mensen over de hele wereld.

Gesteund door het idee dat inspiratie en de altijd ongrijpbare flow-staat worden aangeboord wanneer mensen zich bezighouden met beweging, is On, zowel als merk als als bedrijfscultuur, geworteld in vrijheid in al zijn vormen; vrijheid van beweging, denken, dromen – en breng hun visie tot leven.

Gebaseerd op dit vertrouwen, transparantie en respect, is de werkcultuur van On opmerkelijk omdat het iets in zijn werknemers vrijmaakt om standaard te gedijen, een belangrijk aspect van het wegnemen van grenzen in innovatie en groei.

De controle loslaten terwijl u aan de regels blijft voldoen

Aan de andere kant van een succesvol bedrijf dat wordt gevoed door vrijheid en vertrouwen staat onkostenbeheer, een bedrijfsgebied dat wordt gedefinieerd door regels, compliance, richtlijnen en controle; een reeks waarden die eenvoudigweg niet strookten met de operationele geest van On.

“Hoewel het van cruciaal belang was om ons uitgavenbeheer volgens het boekje te beheren, wilden we het gevoel bij onze medewerkers wegnemen dat ze gecontroleerd of gecontroleerd werden op alles wat met financiën te maken had. In plaats daarvan wilden we ze op dit gebied hetzelfde vertrouwen geven als ze genieten in alle andere delen van hun werk.”

Martin Hoffmann, CFO, Co-CEO at On

Bovendien wilde On, als bedrijf dat vanaf dag één hard heeft gewerkt om te voorkomen dat het de traditionele manier van doen zou volgen, dezelfde aanpak hanteren bij het uitgavenbeheer. Maar als notoir plakkerig, traditiegevoelig zakengebied was dit geen geringe prestatie.

Met repetitieve en papierintensieve processen, gebaseerd op verspreide documenten zoals Excel-spreadsheets, vormden de eenvoudige mechanismen van de traditionele benadering van uitgavenbeheer een fundamentele mismatch met de innovatieve, technisch onderlegde geest van On.

Game, set, match – een winnend duo

De uitgavenbeheersuite van Perk werd in 2020 op On geïntroduceerd, niet alleen om de efficiëntie te verhogen of geld te besparen, maar nog belangrijker om het team de meest geavanceerde tool te geven die beschikbaar is.

“We hebben Perk verkozen boven de concurrentie vanwege de bruikbaarheid ervan. Hun intuïtieve mobile-first oplossing maakt alles wat met onkostenbeheer te maken heeft eenvoudig en handig, ongeacht of onze medewerkers dagelijkse uitgaven moeten indienen of dat ons financiële team uitgaven moet goedkeuren en verantwoorden.”​

Christoph Kühne, Head of Group Finance at On

Een oplossing die het vertrouwen in beide richtingen blijft bevorderen. On-werknemers zijn nu volledig bevoegd om hun eigen uitgaven vrijelijk en zonder enige controle van de manager af te handelen, en het financiële team heeft tijd vrijgemaakt voor belangrijkere taken.

Dankzij end-to-end automatisering, inclusief nalevingscontroles, op regels gebaseerde goedkeuringsworkflows en naadloze integratie met het ERP-systeem, werkt On’s onkostenbeheer efficiënter en soepeler dan ooit tevoren.

De uitgaven een run voor hun geld geven

“We zijn erin geslaagd een automatiseringspercentage van 90% te bereiken, wat betekent dat bijna elke uitgave door de tool wordt verwerkt zonder enige handmatige goedkeuring of beoordeling door ons financiële team”, legt Viktor Hegyi, Accounts Payable Specialist bij On uit.

De gevolgen? De financiële afdeling van On verwerkt nu maandelijks ongeveer 10.135 uitgaven, met een gemiddelde doorlooptijd van 24 uur. Hiermee wordt een efficiëntieverhoging van 472% gerealiseerd ten opzichte van het vorige proces.

“Deze tool is zo van onschatbare waarde voor ons dat het moeilijk is om er een cijfer op te plakken. Het bespaart ons zoveel tijd en energie, en belichaamt in financiële termen het niveau van vrijheid waarvan we willen dat onze werknemers op het werk leven.”

Martin Hoffmann, CFO & CO-CEO, On

Als we het hebben over de echte waarde van de implementatie, merkt Hoffmann op: “Deze tool is zo van onschatbare waarde voor ons dat het moeilijk is er een cijfer op te plakken. Het bespaart ons zoveel tijd en energie, en belichaamt in financiële termen het niveau van vrijheid waarvan we willen dat onze werknemers op het werk leven.”

Hoewel de voordelen van deze implementatie algemeen worden gevoeld, kunnen ze worden gekwantificeerd in cijfers die boekdelen spreken over hun financiële impact. On heeft de kostenverwerkingskosten in verhouding tot het totale uitgavenvolume met ongeveer 78,8% verlaagd. Via besparingen en BTW-terugvordering realiseren zij nu een jaarlijkse ROI van 27x de jaarlijkse licentievergoeding voor Perk.

10'135

uitgaven die elke maand worden verwerkt

0 %

automatiseringspercentage bereikt

0 %

kostenreductie in verwerkingskosten

472%

verhoging van de efficiëntie

“Het financiële team van On zet momenteel de volgende grote stap door Perk Pay te lanceren”, merkt Hegyi op, en voegt eraan toe: “Onze medewerkers willen heel graag bedrijfskaarten kunnen gebruiken, waardoor ze zakelijke uitgaven kunnen betalen zonder hun eigen geld te hoeven gebruiken .”